Сегодня будем решать очень интересную задачку. Даже не просто задачку, а задачу со звездочкой!
Дано: предприятие, которое периодически организует для своих работников тренинги. Расходы на проведение тренингов предприятие берет на себя.
Найти ответ на вопрос: как расценивать время, проведенное на тренинге, — как рабочее время или как время обучения работника?
Имеет ли право работодатель требовать присутствия работника на тренингах, если они проводятся в дни, которые являются выходными для последнего?
Нужно ли (и каким способом) компенсировать работнику время, проведенное на тренинге, в частности если такой тренинг проводится в выходные дни?
Подсказка: эти вопросы мы задали Минсоцполитики. Ответ ведомство предоставило в письме от 02.10.2019 г. № 1437/0/206-19 (далее — письмо № 1437). Что ж, давайте посмотрим, совпадем мы в своих выводах с ним или нет.☺
Решение задачи.
Работа или обучение?
Определение термина «тренинг» вы не найдете в КЗоТ.
Вместе с тем из п. 4 ч. 1 ст. 1 Закона об образовании* следует, что тренинг является видом образовательной деятельности, направленной на формирование знаний, других компетенций соискателя образования. А ч. 2 ст. 59 этого Закона классифицирует тренинг как способ повышения квалификации работника.
* Закон Украины «Об образовании» от 05.09.2017 г. № 2145-VIII.
Таким образом, время, проведенное работником на тренинге, следует расценивать не как рабочее время, а как время обучения. На это обращает внимание Минсоцполитики в письме № 1437.
Участие в тренингах относится к образовательной деятельности работника, направленной на повышение его квалификации
Это очень важный вывод, который влияет и на порядок документального оформления такого процесса, и на способ реализации трудовых гарантий, установленных законодательством о труде, для работников, совмещающих работу с обучением, и на принцип применения норм налогового законодательства.
Документальное
Если исходить из того, что тренинг = повышение квалификации, то и в «бумажном вопросе» работодатели смело могут использовать аналогию.
Так, если на вашем предприятии есть работники, которые обязаны проходить повышение квалификации согласно закону, то целесообразно ежегодно составлять план-график такого прохождения, с которым знакомить их под подпись. В плане-графике укажите, кто из работников и в какие сроки должен пройти повышение квалификации (посетить тренинг), а также его основание.
Если инициатива прослушать тренинг и повысить квалификацию исходит от работника, он может обратиться к работодателю с заявлением, в котором изложить свою просьбу.
Идея организовать тренинг для работников пришла в голову их работодателю? Тогда последний может направить работникам предложение пройти тренинг. Причем если предложение сделано в устной форме, рекомендуем получить от работников письменное согласие. Если же оно оформлено в письменном виде, будет достаточно отметок работников о согласии, сделанных в предложении.
Имейте в виду: в одностороннем порядке обязать работников посетить тренинг на том основании, что «я так решил», работодатель не вправе.
Тренинг в выходной день. Довольно часто такая инициатива работодателей вызывает недовольство работников. И даже если последние придут на тренинг из-за боязни навлечь на себя неприятности со стороны руководства, результатом будет демотивированный работник и деньги на ветер. Вряд ли именно о таком результате мечтает работодатель.
Возможный выход — разъяснить работникам преимущества обучения, в частности повышение профессионального уровня и рост их стоимости на рынке труда без финансовых влияний с их стороны. И помните:
участие работников в тренинге должно быть добровольным
На это обращает внимание ч. 4 ст. 34 Закона о занятости**.
** Закон Украины «О занятости населения» от 05.07.2012 г. № 5067-VI.
О направлении работника на тренинг издают соответствующий приказ (распоряжение).
В табеле учета рабочего времени дни повышения квалификации (тренинга) с отрывом от производства Минтруда в письме от 22.06.2010 г. № 6551/0/14-10/13 рекомендует отражать с кодом «ІН» (цифровой код «22») — другое неотработанное время. Однако, на наш взгляд, здесь работодателю есть смысл ввести свою кодировку для обученческих дней, чтобы не запутать бухгалтера-оплатчика (см. ниже).
Трудовые гарантии
Здесь на первое место выходит ст. 122 КЗоТ. Она обязывает обычного работодателя сохранять за работником, который повышает квалификацию с отрывом от производства, место работы (должность) и проводить ему выплаты, предусмотренные законодательством.
Если говорить о выплатах, то тут ориентир на постановление № 695***. В его п. 1 установлены для основных работников, направляемых на повышение квалификации с отрывом от производства, следующие минимальные госгарантии:
*** Постановление КМУ от 28.06.97 г. № 695.
а) сохранение средней зарплаты за время обучения;
б) оплата стоимости проезда работника до места обучения и обратно;
в) выплата суточных за каждый день нахождения в пути в размере, установленном законодательством для служебных командировок. Иногородним работникам в течение первого месяца обучения суточные выплачиваются в размере, установленном законодательством для служебных командировок, а в последующие месяцы до окончания срока обучения тем, кто получает зарплату в размере менее 6 необлагаемых минимумов доходов граждан (сегодня это смешная сумма в 102 грн.), выплачивается стипендия в размере 20 % суточных.
Как видим, предусмотренные действующим законодательством для основных работников минимальные госгарантии не зависят от места повышения квалификации. Их нужно соблюдать независимо от того, проводятся тренинги в другом городе или на самом предприятии.
Единственное: если обучение (тренинг) проводится по месту работы основного работника, то оплатные гарантии сворачиваются до сохранения средней зарплаты за время обучения.
А как быть, если на тренинг направлен совместитель? На что он может в этом случае рассчитывать? Бесспорно, на сохранение места работы (должности). Это четко прописано в ст. 122 КЗоТ. А вот на все остальное, что «светит» основному работнику, работник-совместитель будет иметь право, если будет на то добрая воля работодателя.
Тренинг в выходной день. В ст. 122 КЗоТ и постановлении № 695 идет речь о гарантиях, которые установлены для стандартного случая: повышения квалификации с отрывом от производства. Но есть ли такой «отрыв» в случае, когда тренинг проходит исключительно в выходные дни работника? Ответ — нет. Ведь работник из-за обучения не пропустит ни одного рабочего дня.
При этом постановление № 695 гарантирует начисление средней зарплаты за рабочие дни, которые пришлись на период повышения квалификации. Предписаний по оплате времени обучения (тренинга), если оно проводилось в выходные дни работника, ни КЗоТ, ни постановление № 695 не содержат.
Так, может, здесь нужно ориентироваться на положения ст. 71 и 72 КЗоТ, которые устанавливают порядок привлечения работников к работе в выходной день и условия компенсации за такую работу? Уверены, что нет. Ведь время тренинга не является рабочим временем работника. Во время тренинга работник не выполняет свои должностные обязанности, а повышает квалификацию (т. е. обучается). Соответственно, и нормы о привлечении к работе в выходной день (ст. 71 КЗоТ) и компенсации такой работы (ст. 72 КЗоТ) здесь применять нельзя.
Так что же получается: время пребывания работника в свой выходной день на тренинге можно не оплачивать?
Формально говоря, да. Ведь работник не теряет в заработке, а обучается в выходной по доброй воле.
Вместе с тем Минсоцполитики в письме № 1437 приходит к выводу, что в случае направления работника на обучение (тренинг) в выходной день этот день подлежит оплате в размере средней зарплаты. Такой вывод ведомство обосновало тем, что постановление № 695 обязывает сохранять среднюю зарплату по основному месту работы за время обучения.
Что ж, согласны. Обязывает. Но только в расчете этой «средней» участвуют рабочие дни, а начисление выплат проводят путем умножения среднедневной зарплаты на количество рабочих дней. В случае с обучением (тренингом) в выходной день количество таких рабочих дней = 0.
Вместе с тем, если вы хотите (1) промотивировать сотрудника, приглашенного на тренинг, (2) повысить его заинтересованность и при этом (3) не хотите спорить с Минсоцполитики, рекомендуем вам прислушаться к рекомендациям ведомства.
Налоговые тонкости
НДФЛ. Сумма расходов работодателя в связи с повышением квалификации работника согласно закону не является налогооблагаемым доходом последнего.
Основание — п.п. 165.1.37 НКУ.
Поскольку мы с вами уже выяснили, что тренинг = повышение квалификации, то это норму НКУ может применять и в вопросе расходов работодателя на тренинг.
Причем, на наш взгляд, при написании п.п. 165.1.37 НКУ законодатель использовал термин «закон» в его широком значении****.
**** См. п. 2.9 постановления пленума ВХСУ от 29.05.2013 г. № 11.
Под ним следует понимать:
— непосредственно закон Украины. Так, например, ст. 34 Закона о занятости обязывает работодателей периодически организовывать для работников профессиональное обучение и повышение квалификации;
— подзаконные нормативные акты, к числу которых относится и Справочник квалификационных характеристик профессий работников, утвержденный приказом Минтруда от 29.12.2004 г. № 336 (ср. ).
Заметьте: п.п. 165.1.37 НКУ выводит из-под налогообложения не только стоимость повышения квалификации (тренинга), но другие расходы на повышение квалификации.
В разделе I Налогового расчета по форме № 1ДФ необлагаемую сумму расходов работодателя в связи с повышением квалификации (проведением тренинга) работника согласно закону отражайте с признаком дохода «158».
Рекомендация. Старайтесь, чтобы из документов следовало, что инициатором проведения тренинга был работодатель, а не работник. Иначе, увидев заявление работника, с просьбой оплатить прохождение тренинга, у контролеров может возникнуть соблазн «подтянуть» такую выплату под допблаго и настаивать на обложении НДФЛ.
ВС. Не облагаемая НДФЛ стоимость расходов работодателя на организацию тренинга для наемных работников также не будет облагаться ВС (см. пп. 1.2 и 1.7 п.п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Вместе с тем такая выплата должна быть отражена в разд. II формы № 1ДФ в общей сумме доходов, начисленных/выплаченных физлицам в отчетном квартале.
ЕСВ. Сумму расходов работодателя на повышение квалификации (тренинг) для работников не включают в базу взимания ЕСВ, поскольку она указана среди выплат, на которые не начисляется ЕСВ (см. п. 9 разд. II Перечня, утвержденного постановлением КМУ от 22.12.2010 г. № 1170).
Соответственно в ЕСВ-отчете по форме № Д4 стоимость повышения квалификации не отражают.