Выдаем уволенному трудовую книжку

* Если работодатель — ФЛП, то трудовая книжка хранится непосредственно у работника. Но все записи в ней при увольнении работника предприниматель делает в общем порядке.

14.1. Внесение записи и выдача трудовой

Вносим запись об увольнении

Порядок заполнения трудовой книжки при увольнении работников регулируют пп. 2.26 — 2.29 Инструкции № 58. Согласно п. 2.26 этой Инструкции записи в трудовой книжке о причинах увольнения должны точно соответствовать формулировкам действующего законодательства. При этом

Также помните: при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, в записи об увольнении в трудовой книжке указывают эти причины.

При увольнении все записи о работе и наградах работника, внесенные в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, нужно заверить подписью руководителя предприятия (специально уполномоченного им лица) и печатью предприятия или отдела кадров (при ее наличии).

Важно! Для лиц трудоспособного возраста не забудьте указать в трудовой книжке время, продолжительность и место прохождения повышения квалификации, которое работник прошел за последние 2 года перед увольнением (п. 4.1 Инструкции № 58).

Внесение записи об увольнении в раздел «Відомості про роботу» осуществляют в следующем порядке (п. 2.27 Инструкции № 58):

— в графе 1 проставляют порядковый номер записи — следующий за предыдущей записью;

— в графе 2 указывают дату увольнения. Напоминаем: эту дату записывают арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, а год — четырехзначными. Так, например, если вы увольняете работника 21 августа 2020 года, то в эту графу трудовой книжки необходимо вписать: «21.08.2020»;

— в графе 3 делают собственно запись об увольнении. Здесь обязательно указывают причину увольнения и ссылаются на соответствующий «увольнительный» пункт, статью закона (подробнее о заполнении этой графы см. ниже);

— в графе 4 указывают название документа (приказ/распоряжение руководителя предприятия), на основании которого внесена запись, его дату и номер. Это может выглядеть, к примеру, так: «Наказ від 18.08.2020 № 46-ос».

На заполнении графы 3 остановимся немного подробнее.

Так, запись в этой графе начинают словом «Звільнений (а)», продолжают — словами «у зв’язку» или «за», а завершают — указанием конкретной причины увольнения со ссылкой на норму закона.

Например, при увольнении работника в связи с сокращением штата делают запись: «Звільнений у зв’язку зі скороченням штату працівників, п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП України». При увольнении по собственному желанию указывают: «Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України».

Если работник при увольнении по собственной инициативе имеет определенные льготы и преимущества, то в графе 3 трудовой книжки пишут, к примеру: «Звільнений за власним бажанням у зв’язку зі вступом до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України».

Напомним также, что в трудовой книжке умершего работника в графе 3 записывают: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», а в графе 2 указывают дату смерти работника, независимо от того, работал умерший в этот день или нет (подробнее см. в разделе 12).

Внесенную в трудовую книжку запись об увольнении нужно заверить. Для этого строчкой ниже этой записи в графе 3:

— указывают должность ответственного лица, которое уполномочено заверять записи в трудовых книжках. Обычно в этой роли выступают руководитель предприятия или специально уполномоченное им лицо (чаще всего — специалист кадровой службы);

— напротив должности руководитель (или ответственное лицо) проставляет свою подпись;

— рядом с подписью вписывают инициалы и фамилию руководителя (или ответственного лица);

— ниже подписи руководителя (или ответственного лица) проставляют оттиск печати предприятия / отдела кадров (при наличии).

Ниже приведем образец заполнения трудовой книжки при увольнении работника.

Обратите внимание:

При этом днем увольнения считается последний день работы работника. Например, если ваш работник увольняется 21.08.2020 г., то этот день для него еще рабочий.

Важно! Дата записи в трудовой книжке об увольнении должна совпадать с датой увольнения.

Интересно, можно ли сделать запись об увольнении заранее (например, за день или за неделю), если конкретная дата увольнения точно известна? Лучше не рискуйте. Ведь до назначенного дня многое может измениться. Например, работник может заболеть, из-за чего придется перенести дату увольнения (если речь идет об увольнении по инициативе работодателя), а то и вовсе может передумать увольняться (это допускается при увольнении по ст. 38 и п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗоТ).

Поэтому чтобы потом не пришлось заранее сделанную запись признавать недействительной, за заполнение трудовой книжки беритесь только в день увольнения работника, т. е. в последний день его работы.

Выдаем трудовую книжку работнику

Выдать работнику трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении работодатель должен в день увольнения (ст. 47 КЗоТ и п. 4.1 Инструкции № 58).

Но бывают нюансы. Например, может случиться так, что работник в день увольнения отсутствует на работе. Как быть в этом случае?

Порядок действий в такой ситуации диктует п. 4.2 Инструкции № 58. Так, он предписывает в день увольнения направить работнику почтовое уведомление с указанием на необходимость получить трудовую книжку.

А можно ли переслать трудовую книжку по почте с доставкой по указанному адресу? Да. Но только с письменного согласия работника.

Напомним, что трудовую книжку умершего работника следует отдать на руки его близким родственникам под расписку или по их требованию направить по почте (п. 4.3 Инструкции № 58)*.

* Подробнее см. «12. Увольнение умершего работника».

Ваш бывший работник (родственники умершего работника) не забрал свою трудовую книжку при увольнении? Не вздумайте от нее избавляться! В таком случае вам придется хранить ее в отделе кадров в течение 2 лет отдельно от трудовых книжек других работников. После окончания этого срока невостребованную трудовую книжку нужно передать в архив предприятия. Там храните ее не менее 50 лет. И только после этого трудовую книжку можно уничтожить в установленном порядке (п. 6.2 Инструкции № 58).

Учтите также последствия несвоевременной выдачи трудовой книжки работнику. Так, если будет иметь место задержка по вине работодателя, придется выплатить работнику средний заработок за все время вынужденного прогула (ст. 235 КЗоТ, п. 4.1 Инструкции № 58). Определяют средний заработок по общим правилам в соответствии с Порядком № 100 (п. 32 постановления № 9).

В этом случае днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения необходимо издать приказ и внести запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенную запись о дне увольнения признают недействительной в порядке, установленном п. 2.10 Инструкции № 58 (ср. ).

Работодатель не выдает трудовую: действия работника

Отдельное внимание уделим случаю, когда работодатель не отдает работнику трудовую книжку при увольнении. Причины тому могут быть разные: от неподписания обходного листа до непогашенных перед предприятием долгов. Но законно ли такое поведение работодателя? И как действовать в таком случае работнику? Рассмотрим далее.

Сразу скажем, что

Нормы КЗоТ и Инструкции № 58 четко указывают на то, что работодатель обязан вернуть трудовую книжку и никакие дополнительные условия выдвигать он не имеет права.

Но если все же работодатель пренебрегает этим правилом, работнику необходимо поступить следующим образом.

Сначала нужно написать заявление с просьбой отправить трудовую книжку на указанный адрес или с требованием просто выдать ее. Заодно в нем можно напомнить об ответственности, которая грозит работодателю в случае задержки выдачи трудовой книжки (о ней см. выше). Также можно намекнуть о возможном обращении в суд или Гоструда, если работодатель не отреагирует на это обращение.

Желательно зарегистрировать это заявление в канцелярии предприятия (оставив предварительно один экземпляр с отметкой о получении у себя). Если же сделать это не получится, следует отправить заявление по почте с уведомлением о вручении и описью вложения. Можно также перед отправкой сделать нотариально заверенную копию этого заявления. В случае судебного разбирательства такие документы станут хорошим подспорьем при обосновании вашей позиции в иске.

Работодатель не реагирует на заявление? Тогда стоит предпринять более кардинальные шаги.

Первый способ — это судебное обжалование бездействия работодателя и возврат трудовой книжки в принудительном порядке. Для этого подайте иск в суд с соответствующей формулировкой. При этом требовать можете не только выдачи документа, но и компенсации среднего заработка за время вынужденного прогула, о чем мы говорили выше, и даже морального ущерба.

Но помните: для того чтобы такие требования были удовлетворены судом, должна обязательно присутствовать вина работодателя. Например, вы отсутствовали на работе в день увольнения. В связи с этим работодатель отправил вам письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться и забрать трудовую книжку или направить письменное заявление с согласием получить этот документ по почте. Если вы это проигнорировали, то на получение компенсации надеяться не стоит. Тут работодатель действовал согласно закону, и его вины в неполучении вами трудовой книжки нет. Соглашаются с этим и суды (см., например, постановление ВС от 24.10.2018 г. по делу № 296/8346/16-ц и определение ВССУ по рассмотрению гражданских и уголовных дел от 18.05.2016 г. по делу № 335/12573/14-ц*).

* См. по ссылкам: reyestr.court.gov.ua/Review/77763701 и reyestr.court.gov.ua/Review/57926336 соответственно.

Если же работодатель намеренно не выдает трудовую книжку (т. е. его вина налицо), то помните: работник в этом случае не должен подтверждать факт неполучения трудовой книжки. Бремя доказывания обратного ложится на работодателя.

Чтобы укрепить свои позиции, предоставьте суду заявления с вашими требованиями выдать трудовую книжку или отправить ее по почте на указанный вами адрес c отметкой предприятия о приеме (при их наличии, конечно). Если вы направляли их по почте, предоставьте копии писем (если остались), описи вложения, уведомления о вручении и квитанции (чеки) об оплате отправки. Настаивайте также на игнорировании работодателем требований КЗоТ.

В пользу работника может сыграть еще один аргумент. Так, согласно п. 7.1 Инструкции № 58 предприятие должно осуществлять учет трудовых книжек в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10**). В этой Книге регистрируются все трудовые книжки, которые приняты от работников при трудоустройстве. Также регистрируются эти документы (с записью серии и номера) при их выдаче. В случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в Книге учета.

** Утверждена приказом № 277.

Таким образом, отсутствие подписи работника в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним может послужить еще одним аргументом в пользу работника. Но! Только в том случае, если работник не писал заявление о направлении трудовой книжки по почте. Поскольку проставление подписи в Книге учета движения трудовых книжек в такой ситуации по понятным причинам не предусматривается.

А вот если вы присутствовали в свой последний рабочий день на месте или пришли по вызову предприятия, чтобы забрать трудовую книжку, а работодатель ее вам не выдал, тогда этот аргумент будет кстати. Только не забудьте подать ходатайство об истребовании Книги учета в суде.

Также имейте в виду:

Он исчисляется с момента, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права.

Второй способ повлиять на работодателя — обращение в Гоструда (п.п. 1 п. 5 Порядка № 823, абзац пятый ч. 1 ст. 6 Закона № 877). Ведь одним из заданий этого органа является осуществление государственного контроля за соблюдением требований законодательства, устанавливающего права работников при увольнении (п.п. 9 п. 4 Положения № 340).

После получения от работника сигнала о нарушении в отношении него законодательства о труде Гоструда может принять решение о проведении инспекционного посещения нерадивого работодателя.

Обнаружив нарушения требований законодательства о труде, инспектор труда зафиксирует их в акте инспекционного посещения, вынесет предписание об устранении таких нарушений и предпримет меры по привлечению виновников к установленной законом ответственности (пп. 16 и 24 Порядка № 823).

Заметим, что предприятию за невыдачу трудовой книжки грозит финансовая санкция в виде штрафа в размере одной МЗП* (в августе 2020 года — 4723 грн) за каждое такое нарушение в соответствии с абзацем девятым ч. 2 ст. 265 КЗоТ. При повторном подобном нарушении в течение года со дня выявления первого такого нарушения размер штрафа увеличивается до 2 МЗП за каждое нарушение (в августе 2020 года — 9446 грн).

* Здесь и далее — минимальная заработная плата.

Кроме того,

Это, напомним, штраф в размере от 30 до 100 ннмдг** (от 510 до 1700 грн).

** Не облагаемый налогом минимум доходов граждан.

При повторном (в течение года) привлечении к ответственности по ч. 1 ст. 41 КУоАП либо нарушении в отношении несовершеннолетнего, беременной женщины, одинокого отца, матери или лица, которое их заменяет и воспитывает ребенка до 14 лет или ребенка с инвалидностью, — от 100 до 300 ннмдг (от 1700 до 5100 грн).

Работодатель игнорирует предписание Гоструда (т. е. все равно не выдает трудовую книжку)?

Тогда инспекторы труда наведаются к нему повторно на основании п.п. 11 п. 5 Порядка № 823 (п. 22 упомянутого Порядка).

Кроме того, такое поведение грозит виновным должностным лицам админштрафом, установленным ст. 188⁶ КУоАП. Его размер — от 50 до 100 ннмдг (от 850 до 1700 грн).

То есть, как видите, если работодатель принципиально не выдает вам трудовую книжку, то за нее можно побороться…

14.2. Ошибка в трудовой: исправляем

Бывают случаи, когда в трудовую книжку вносятся неверные «увольнительные» записи. Это может быть связано как с банальной ошибкой по невнимательности, так и с изменением обстоятельств увольнения (например, по решению суда). Рассмотрим далее, как такие ошибки исправить.

Во-первых, может возникнуть необходимость изменить неправильную дату увольнения в связи с тем, что она была неверно перенесена из приказа. Четкого порядка исправления для этого случая Инструкция № 58 не дает. Но ясно одно: зачеркнуть неверную дату и проставить сверху правильную не получится (п. 2.10 Инструкции № 58). Способ исправления данных в трудовой книжке путем зачеркивания допустимо использовать (при необходимости) только при корректировке сведений, приведенных на титульном листе. А как же тогда быть?

Мы считаем, если указание неверной даты произошло по невнимательности работника кадровой службы, то необходимо поступить так:

— в графе 1 — проставить очередной номер, следующий за номером последней записи;

— в графе 2 — указать дату внесения исправлений;

— в графе 3 – сначала написать: «Запис за № недійсний», а затем повторить запись об увольнении с указанием здесь же в тексте правильной даты увольнения;

— в графе 4 — указать дату и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого изначально в трудовой книжке была сделана запись. То есть здесь нужно повторить реквизиты приказа из неверной записи.

Приведем образец такого исправления.

Вместе с тем может быть ситуация, когда первоначально оговоренная дата увольнения меняется после внесения «увольнительной» записи в трудовую книжку.

Это может случиться, если запись была внесена не в последний день работы работника (заранее), а до намеченной даты увольнения произошли обстоятельства, приведшие к отсрочке такой даты (например, работник заболел*).

* Отсрочка по этой причине «работает», если работник увольняется по инициативе работодателя (ч. 3 ст. 40 КЗоТ).

Напомним, что в этом случае согласно п. 4.1 Инструкции № 58 днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки. Также дата увольнения может быть изменена по решению суда.

Во всех этих случаях ранее внесенную в трудовую книжку дату увольнения придется изменить.

При этом графы 1 — 3 заполняют так же, как и в случае исправления ошибки по невнимательности (см. выше). А вот с графой 4 есть нюансы.

Дело в том, что о новой дате увольнения работодатель издает соответствующий приказ. Его дату и номер, считаем, и нужно привести в графе 4 вместо даты и номера приказа, на основании которого изначально в трудовой книжке была сделана запись.

Теперь об исправлении причины увольнения.

Здесь также могут быть два варианта:

1) причина увольнения неверно перенесена из приказа;

2) причина увольнения изменяется (например, по решению суда).

В этом случае действуют следующим образом:

— в графе 1 — проставляют очередной номер, следующий за номером последней записи;

— в графе 2 — указывают дату внесения исправлений;

— в графе 3 после слов «Запис за № є недійсним» пишут: «Звільнений...» и приводят новую формулировку.

Например: «Запис за № 4 є недійсним. Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України».

Теперь о графе 4.

Если формулировка причины увольнения, указанная в трудовой, меняется в связи с решением суда, то работодателю необходимо издать приказ об изменении формулировки причины увольнения.

В таком случае в графе 4 делают ссылку на такой приказ.

Если же в приказе о прекращении трудового договора указана верная причина увольнения, а в трудовой по ошибке приведена неправильная, то в графе 4 указывают дату и номер приказа работодателя, на основании которого изначально в трудовой книжке была сделана запись.

Следует также добавить, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении, в дальнейшем признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки.

Обратите внимание: исправления в трудовую книжку работника вносит то предприятие, которое сделало неверную запись (п. 2.6 Инструкции № 58).

Поэтому если на момент выявления ошибки работник уже трудится у нового работодателя, такая исправительная запись может быть внесена в трудовую книжку работника только после его увольнения от этого работодателя, когда книжка окажется на руках у работника.

В этом случае нужно действовать так:

1) снова впишите в трудовую книжку в виде заголовка наименование предприятия-работодателя;

2) внесите исправляющую запись в порядке, предусмотренном п. 2.10 Инструкции № 58 (см. выше);

3) заверьте исправляющую запись подписью руководителя предприятия / специалиста кадровой службы и печатью предприятия / отдела кадров (при ее наличии), т. е. в таком же порядке, как вы заверили запись об увольнении работника.