Видаємо звільненому трудову книжку

* Якщо роботодавець — ФОП, то трудова книжка зберігається безпосередньо в працівника. Але всі записи в ній при звільненні працівника підприємець робить у загальному порядку.

14.1. Внесення запису і видача трудової

Вносимо запис про звільнення

Порядок заповнення трудової книжки при звільненні працівників регулюють пп. 2.26 — 2.29 Інструкції № 58. Згідно з п. 2.26 цієї Інструкції записи в трудовій книжці про причини звільнення повинні точно відповідати формулюванням чинного законодавства. При цьому

Також пам’ятайте: при розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов’язує надання певних пільг і переваг, у записі про звільнення в трудовій книжці зазначають ці причини.

При звільненні всі записи про роботу та нагороди працівника, внесені до трудової книжки за час роботи на цьому підприємстві, потрібно засвідчити підписом керівника підприємства (спеціально уповноваженої ним особи) і печаткою підприємства або відділу кадрів (за її наявності).

Важливо! Для осіб працездатного віку не забудьте зазначити в трудовій книжці час, тривалість і місце проходження підвищення кваліфікації, яке працівник пройшов за останні 2 роки перед звільненням (п. 4.1 Інструкції № 58).

Внесення запису про звільнення до розділу «Відомості про роботу» здійснюють у такому порядку (п. 2.27 Інструкції № 58):

— у графі 1 проставляють порядковий номер запису — наступний за попереднім записом;

— у графі 2 зазначають дату звільнення. Нагадуємо: цю дату записують арабськими цифрами: число та місяць — двозначними, а рік — чотиризначними. Так, наприклад, якщо ви звільняєте працівника 21 серпня 2020 року, то до цієї графи трудової книжки необхідно вписати: «21.08.2020»;

— у графі 3 роблять власне запис про звільнення. Тут обов’язково зазначають причину звільнення і посилаються на відповідний «звільнювальний» пункт, статтю закону (детальніше про заповнення цієї графи див. нижче);

— у графі 4 зазначають назву документа (наказ/розпорядження керівника підприємства), на підставі якого внесено запис, його дату та номер. Це може виглядати, наприклад, так: «Наказ від 18.08.2020 № 46-ос».

На заповненні графи 3 зупинимося трохи детальніше.

Так, запис у цій графі починають словом «Звільнений (а)», продовжують — словами «у зв’язку» або «за», а завершують — зазначенням конкретної причини звільнення з посиланням на норму закону.

Наприклад, при звільненні працівника у зв’язку зі скороченням штату роблять запис: «Звільнений у зв’язку зі скороченням штату працівників, п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП України». При звільненні за власним бажанням зазначають: «Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України».

Якщо працівник при звільненні з власної ініціативи має певні пільги та переваги, то в графі 3 трудової книжки пишуть, наприклад: «Звільнений за власним бажанням у зв’язку зі вступом до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України».

Нагадаємо також, що в трудовій книжці померлого працівника в графі 3 записують: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», а в графі 2 зазначають дату смерті працівника, незалежно від того, працював померлий у цей день чи ні (детальніше див. у розділі 12).

Унесений до трудової книжки запис про звільнення потрібно засвідчити. Для цього на рядок нижче цього запису в графі 3:

— зазначають посаду відповідальної особи, яку уповноважено засвідчувати записи в трудових книжках. Зазвичай у цій ролі виступають керівник підприємства або спеціально уповноважена ним особа (найчастіше — спеціаліст кадрової служби);

— навпроти посади керівник (або відповідальна особа) проставляє свій підпис;

— поряд з підписом вписують ініціали та прізвище керівника (або відповідальної особи);

— нижче підпису керівника (або відповідальної особи) проставляють відбиток печатки підприємства / відділу кадрів (за наявності).

Нижче наведемо зразок заповнення трудової книжки при звільненні працівника.

Зверніть увагу:

При цьому днем звільнення вважається останній день роботи працівника. Наприклад, якщо ваш працівник звільняється 21.08.2020 р., то цей день для нього ще робочий.

Важливо! Дата запису в трудовій книжці про звільнення повинна збігатися з датою звільнення.

Цікаво, чи можна зробити запис про звільнення заздалегідь (наприклад, за день або за тиждень), якщо конкретна дата звільнення точно відома? Краще не ризикуйте. Адже до призначеного дня багато що може змінитися. Наприклад, працівник може захворіти, через що доведеться перенести дату звільнення (якщо йдеться про звільнення з ініціативи роботодавця), а то й зовсім може передумати звільнятися (це допускається при звільненні за ст. 38 і п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП).

Тому щоб потім не довелося заздалегідь зроблений запис визнавати недійсним, за заповнення трудової книжки беріться тільки в день звільнення працівника, тобто в останній день його роботи.

Видаємо трудову книжку працівнику

Видати працівнику трудову книжку з унесеним до неї записом про звільнення роботодавець повинен у день звільнення (ст. 47 КЗпП і п. 4.1 Інструкції № 58).

Але бувають нюанси. Наприклад, може трапитися так, що працівник у день звільнення відсутній на роботі. Як діяти в цьому випадку?

Порядок дій у такій ситуації диктує п. 4.2 Інструкції № 58. Так, він наказує в день звільнення направити працівнику поштове повідомлення із зазначенням на необхідність отримати трудову книжку.

А чи можна переслати трудову книжку поштою з доставкою за зазначеною адресою? Так. Але тільки з письмової згоди працівника.

Нагадаємо, що трудову книжку померлого працівника слід віддати на руки його близьким родичам під розписку або на їх вимогу направити поштою (п. 4.3 Інструкції № 58)*.

* Детальніше див. «12. Звільнення померлого працівника» цього номера.

Ваш колишній працівник (родичі померлого працівника) не забрав свою трудову книжку при звільненні? Не думайте її позбутися! У такому разі вам доведеться зберігати її у відділі кадрів протягом 2 років окремо від трудових книжок інших працівників. Після закінчення цього строку незатребувану трудову книжку потрібно передати до архіву підприємства. Там зберігайте її не менше 50 років. І тільки після цього трудову книжку можна знищити в установленому порядку (п. 6.2 Інструкції № 58).

Врахуйте також наслідки несвоєчасної видачі трудової книжки працівнику. Так, якщо матиме місце затримка з вини роботодавця, доведеться виплатити працівнику середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (ст. 235 КЗпП, п. 4.1 Інструкції № 58). Визначають середній заробіток за загальними правилами відповідно до Порядку № 100 (п. 32 постанови № 9).

У цьому випадку днем звільнення вважатиметься день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення необхідно видати наказ і внести запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнають недійсним у порядку, встановленому п. 2.10 Інструкції № 58 (ср. ).

Роботодавець не видає трудову: дії працівника

Окрему увагу приділимо випадку, коли роботодавець не віддає працівнику трудову книжку при звільненні. Причини тому можуть бути різні: від непідписання обхідного листа до непогашених перед підприємством боргів. Але чи законна така поведінка роботодавця? І як діяти в такому разі працівникові? Розглянемо далі.

Одразу скажемо, що

Норми КЗпП і Інструкції № 58 чітко вказують на те, що роботодавець зобов’язаний повернути трудову книжку і жодних додаткових умов висувати він не має права. Але якщо все ж роботодавець нехтує цим правилом, працівнику необхідно діяти таким чином.

Спочатку потрібно написати заяву з проханням надіслати трудову книжку на зазначену адресу або з вимогою просто видати її. Заразом у ній можна нагадати про відповідальність, яка загрожує роботодавцю в разі затримки видачі трудової книжки (про неї див. вище). Також можна натякнути про можливе звернення до суду або Держпраці, якщо роботодавець не відреагує на це звернення.

Бажано зареєструвати цю заяву в канцелярії підприємства (залишивши попередньо один примірник з відміткою про отримання в себе). Якщо ж зробити це не вийде, слід надіслати заяву поштою з повідомленням про вручення й описом вкладення. Можна також перед відправленням зробити нотаріально посвідчену копію цієї заяви. У разі судового розгляду такі документи стануть чудовою підмогою при обґрунтуванні вашої позиції в позові.

Роботодавець не реагує на заяву? Тоді варто зробити кардинальніші кроки.

Перший спосіб — це судове оскарження бездіяльності роботодавця і повернення трудової книжки в примусовому порядку. Для цього подайте позов до суду з відповідним формулюванням. При цьому вимагати можете не лише видачі документа, але й компенсації середнього заробітку за час вимушеного прогулу, про що ми говорили вище, і навіть моральної шкоди.

Але пам’ятайте: для того щоб такі вимоги були задоволені судом, має обов’язково бути вина роботодавця. Наприклад, ви були відсутні на роботі в день звільнення. У зв’язку із цим роботодавець відправив вам лист з повідомленням про вручення з проханням з’явитися і забрати трудову книжку або направити письмову заяву зі згодою отримати цей документ поштою. Якщо ви це проігнорували, то на отримання компенсації сподіватися не варто. Тут роботодавець діяв згідно із законом, і його вини в неотриманні вами трудової книжки немає. Погоджуються із цим і суди (див., наприклад, постанову ВС від 24.10.2018 р. у справі № 296/8346/16-ц і ухвалу ВССУ з розгляду цивільних і кримінальних справ від 18.05.2016 р. у справі № 335/12573/14-ц*).

* Див. за посиланнями: reyestr.court.gov.ua/Review/77763701 і reyestr.court.gov.ua/Review/57926336 відповідно.

Якщо ж роботодавець навмисно не видає трудову книжку (тобто його вина наявна), то пам’ятайте: працівник у цьому випадку не повинен підтверджувати факт неотримання трудової книжки. Тягар доведення зворотного лягає на роботодавця.

Щоб зміцнити свої позиції, надайте суду заяви з вашими вимогами видати трудову книжку або надіслати її поштою на зазначену вами адресу з відміткою підприємства про приймання (за їх наявності, звісно). Якщо ви направляли їх поштою, надайте копії листів (якщо залишилися), опису вкладення, повідомлення про вручення та квитанцію (чеки) про оплату відправлення. Наполягайте також на ігноруванні роботодавцем вимог КЗпП.

На користь працівника може зіграти ще один аргумент. Так, згідно з п. 7.1 Інструкції № 58 підприємство повинне здійснювати облік трудових книжок у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10**). У цій Книзі реєструються всі трудові книжки, які прийняті від працівників при працевлаштуванні. Також реєструються ці документи (із записом серії та номера) при їх видачі. У разі отримання трудової книжки у зв’язку зі звільненням працівник розписується в Книзі обліку.

** Затверджена наказом № 277.

Таким чином, відсутність підпису працівника в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них може стати ще одним аргументом на користь працівника. Але! Тільки в тому випадку, якщо працівник не писав заяву про надіслання трудової книжки поштою. Оскільки проставлення підпису в Книзі обліку руху трудових книжок у такій ситуації зі зрозумілих причин не передбачається.

А ось якщо ви були присутніми у свій останній робочий день на місці або прийшли за викликом підприємства, щоб забрати трудову книжку, а роботодавець її вам не видав, тоді цей аргумент буде доречним. Тільки не забудьте подати клопотання про витребування Книги обліку в суді.

Також майте на увазі:

Він обчислюється з моменту, коли працівник дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права.

Другий спосіб вплинути на роботодавця — звернення до Держпраці (п.п. 1 п. 5 Порядку № 823, абзац п’ятий ч. 1 ст. 6 Закону № 877). Адже одним із завдань цього органу є здійснення державного контролю за додержанням вимог законодавства, що встановлює права працівників при звільненні (п.п. 9 п. 4 Положення № 340).

Після отримання від працівника сигналу про порушення щодо нього законодавства про працю Держпраці може прийняти рішення про проведення інспекційного відвідування недбалого роботодавця.

Виявивши порушення вимог законодавства про працю, інспектор праці зафіксує їх в акті інспекційного відвідування, винесе припис про усунення таких порушень і здійснить заходи щодо притягнення винуватців до встановленої законом відповідальності (пп. 16 і 24 Порядку № 823).

Зазначимо, що підприємству за невидачу трудової книжки загрожує фінансова санкція у вигляді штрафу в розмірі однієї МЗП* (у серпні 2020 року — 4723 грн) за кожне таке порушення відповідно до абзацу дев’ятого ч. 2 ст. 265 КЗпП. При повторному подібному порушенні протягом року з дня виявлення першого такого порушення розмір штрафу збільшується до 2 МЗП за кожне порушення (у серпні 2020 року — 9446 грн).

* Тут і далі — мінімальна заробітна плата.

Крім того,

Це, нагадаємо, штраф у розмірі від 30 до 100 нмдг** (від 510 до 1700 грн). При повторному (протягом року) притягненні до відповідальності за ч. 1 ст. 41 КУпАП або порушенні щодо неповнолітнього, вагітної жінки, одинокого батька, матері або особи, яка їх замінює і виховує дитину до 14 років або дитину з інвалідністю, — від 100 до 300 нмдг (від 1700 до 5100 грн).

** Неоподатковуваний мінімум доходів громадян.

Роботодавець ігнорує припис Держпраці (тобто все одно не видає трудову книжку)?

Тоді інспектори праці навідаються до нього повторно на підставі п.п. 11 п. 5 Порядку № 823 (п. 22 згаданого Порядку).

Крім того, така поведінка загрожує винним посадовим особам адмінштрафом, установленим ст. 188⁶ КУпАП. Його розмір — від 50 до 100 нмдг (від 850 до 1700 грн).

Тобто, як бачите, якщо роботодавець принципово не видає вам трудову книжку, то за неї можна поборотися.

14.2. Помилка в трудовій: виправляємо

Трапляються випадки, коли до трудової книжки вносяться неправильні «звільнювальні» записи. Це може бути пов’язано як з банальною помилкою через неуважість, так і зі зміною обставин звільнення (наприклад, за рішенням суду). Розглянемо далі, як такі помилки виправити.

По-перше, може виникнути необхідність змінити неправильну дату звільнення у зв’язку з тим, що вона була неправильно перенесена з наказу. Чіткого порядку виправлення для цього випадку Інструкція № 58 не дає. Але зрозуміло одне: закреслити неправильну дату і проставити зверху правильну не вийде (п. 2.10 Інструкції № 58). Спосіб виправлення даних у трудовій книжці шляхом закреслення допустимо використовувати (за необхідності) тільки при коригуванні відомостей, наведених на титульному аркуші. А як же тоді бути?

Ми вважаємо, якщо зазначення неправильної дати відбулося через неуважність працівника кадрової служби, то необхідно:

— у графі 1 — проставити черговий номер, наступний за номером останнього запису;

— у графі 2 — зазначити дату внесення виправлень;

— у графі 3 — спочатку написати: «Запис за № недійсний», а потім повторити запис про звільнення із зазначенням тут же в тексті правильної дати звільнення;

— у графі 4 — зазначити дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця, на підставі якого первісно в трудовій книжці був зроблений запис. Тобто тут потрібно повторити реквізити наказу з неправильного запису.

Наведемо зразок такого виправлення.

Водночас може бути ситуація, коли первісно обумовлена дата звільнення змінюється після внесення «звільнювального» запису до трудової книжки. Це може статися, якщо запис був унесений не в останній день роботи працівника (заздалегідь), а до наміченої дати звільнення відбулися обставини, що призвели до відстрочення такої дати (наприклад, працівник захворів*).

* Відстрочення із цієї причини «працює», якщо працівник звільняється з ініціативи роботодавця (ч. 3 ст. 40 КЗпП).

Нагадаємо, що в цьому випадку згідно з п. 4.1 Інструкції № 58 днем звільнення вважається день видачі трудової книжки.

Також дата звільнення може бути змінена за рішенням суду.

В усіх цих випадках раніше внесену до трудової книжки дату звільнення доведеться змінити. При цьому графи 1 — 3 заповнюють так само, як і в разі виправлення помилки через неуважність (див. вище). А ось з графою 4 є нюанси.

Річ у тому, що про нову дату звільнення роботодавець видає відповідний наказ. Його дату та номер, вважаємо, й потрібно навести в графі 4 замість дати і номера наказу, на підставі якого первісно в трудовій книжці був зроблений запис.

Тепер про виправлення причини звільнення.

Тут також можуть бути два варіанти:

1) причина звільнення неправильно перенесена з наказу;

2) причина звільнення змінюється (наприклад, за рішенням суду).

У цьому випадку діють таким чином:

— у графі 1 — проставляють черговий номер, наступний за номером останнього запису;

— у графі 2 — зазначають дату внесення виправлень;

— у графі 3 після слів «Запис за № є недійсним» пишуть: «Звільнений…» і наводять нове формулювання.

Наприклад: «Запис за № 4 є недійсним. Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України».

Тепер про графу 4.

Якщо формулювання причини звільнення, зазначене в трудовій, змінюється у зв’язку з рішенням суду, то роботодавцю необхідно видати наказ про зміну формулювання причини звільнення. У такому разі в графі 4 роблять посилання на такий наказ.

Якщо ж у наказі про припинення трудового договору зазначено правильну причину звільнення, а в трудовій помилково наведено неправильну, то в графі 4 вказують дату і номер наказу роботодавця, на підставі якого первісно в трудовій книжці був зроблений за- пис.

Слід також додати, що за наявності в трудовій книжці запису про звільнення, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видається дублікат трудової книжки.

Зверніть увагу: виправлення до трудової книжки працівника вносить те підприємство, яке зробило неправильний запис (п. 2.6 Інструкції № 58). Тому якщо на момент виявлення помилки працівник уже працює в нового роботодавця, такий виправний запис може бути внесений до трудової книжки працівника тільки після його звільнення від цього роботодавця, коли книжка опиниться на руках у працівника. У цьому випадку потрібно діяти так:

1) знову впишіть до трудової книжки у вигляді заголовка найменування підприємства-роботодавця;

2) унесіть виправляючий запис у порядку, передбаченому п. 2.10 Інструкції № 58 (див. вище);

3) засвідчіть виправляючий запис підписом керівника підприємства / спеціаліста кадрової служби і печаткою підприємства / відділу кадрів (за її наявності), тобто в такому ж порядку, як ви засвідчили запис про звільнення працівника.