Покупки за счет средств директора

Налоговые придумки

Важно, чтобы приобретения для предприятия осуществлялись работником в рамках его трудовых обязанностей.

Дело в том, что фискалы одно время настойчиво подводили сумму компенсации за товары (работы, услуги), приобретенные работником за личные средства, под обложение НДФЛ и ВС. Минфин эти попытки, можно сказать, пресек, закрепив выводы обобщающей налоговой консультацией¹. Однако добавил при этом «трудовое» условие — закупка работником товаров, работ, услуг для нужд предприятия должна входить в его должностные обязанности. О чем следует прописать в трудовом договоре/контракте (должностной (рабочей) инструкции) работника.

¹ Приказ Минфина от 26.04.2019 г. № 181.

Учтите: обязать работника осуществлять закупку ТМЦ для предприятия за счет собственных денежных средств не получится — такое требование на основании ст. 9 КЗоТ будет признано недействительным. Поэтому изначально мы имеем дело с отношениями между работником и субъектом хозяйствования гражданско-правового характера, которые регулируют ст. 1158 — 1160 ГКУ (см. письма НБУ от 14.09.2016 г. № 18-0005/76945 и Минфина от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266). То есть директор действует без предварительного поручения (ст. 1158 ГКУ) и если его действия будут одобрены работодателем (что, в принципе, очевидно), то работник может рассчитывать на компенсацию таких расходов.

Несмотря на то, что данные отношения регулируются ГКУ, если закупки в интересах предприятия входят в трудовые обязанности работника, то компенсация таких расходов не облагается НДФЛ и ВС (103.04 БЗ).

В принципе, считаем, не имеет значения, в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений выплачивается возмещение физлицу, ведь доход (т. е. прирост показателей финансового и/или имущественного состояния плательщика) отсутствует в обоих случаях².

² Это подтверждают суды: reyestr.court.gov.ua/Review/75325645, reyestr.court.gov.ua/Review/79526656

В целом, схема приобретения на предприятие за счет личных средств работника вполне жизнеспособна³.

³ Кстати, личными средствами директора можно воспользоваться даже при уплате налогов в интересах предприятия (см. «Налоги & бухучет», 2020, № 11, с. 28).

А что со сроками?

Сроки предоставления отчета. Если работник потратил собственные средства, то установленных сроков для предоставления отчета по таким расходам не существует.

Предупредим: попытки со стороны фискалов втиснуть предоставление Отчета о потраченных личных средствах в сроки, установленные законодательством, все-таки были и есть (см. письмо Минфина от 01.12.2016 г. № 31-11170-16-29/34246, 109.15 БЗ). Что, полагаем, полностью идет вразрез с логикой и, собственно, законодательством, ведь такие нормы (пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ) говорят именно о выданных средствах, а не о личных. Впрочем, фискалы тут же соглашаются, что даже если эти сроки будут нарушены, то ни работнику, ни предприятию ничего не грозит.

Но, учтите: во-первых, ГКУ обязывает работника немедленно после завершения действий, совершенных в интересах работодателя, предоставить последнему Отчет⁴ и передать все, что при этом было получено (ст. 1159 ГКУ). Если этого не сделать, работодатель может отказаться принять такие действия и компенсировать расходы (ч. 2 ст. 1160 ГКУ). А во-вторых, предприятие нуждается в первичных документах для отражения в учете соответствующих приобретений.

⁴ Можно использовать обычный Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом № 841 (см. письма Минтруда от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09 и Минфина от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266).

Сроки компенсации. Срок погашения задолженности, возникшей у предприятия перед работником, законодательно не установлен. В принципе, его можно прописать в коллективном или в трудовом договоре. А вот определять срок давности, полагаем, следует, руководствуясь требованиями ГКУ. В общем случае срок исковой давности составляет 3 года (ст. 257 ГКУ).

Если срок погашения задолженности перед работником установлен в коллективном или трудовом договоре, то срок исковой давности следует отсчитывать со дня, следующего за последним днем установленного срока.

Если срок выплаты компенсации нигде не прописан, работник может обратиться с письменным требованием выплатить ему причитающиеся суммы со дня утверждения Отчета. После получения от работника требования у работодателя есть 7 дней, чтобы его выполнить (ч. 2 ст. 530 ГКУ). А с 8-го дня можно начинать отсчитывать срок исковой давности (ч. 5 ст. 261 ГКУ). То есть, пока работник не обратится к предприятию с письменным требованием о возмещении ему потраченных средств, течение исковой давности по такой задолженности не начнется.

Учтите: как отмечают Минсоцполитики и Нацбанк (письма от 14.09.2016 г. № 13517/0/14-16/13 и № 18-0005/76945), если трудовым договором установлена обязанность работника покупать товар за личные средства с последующим возмещением этих средств работодателем⁵, то такие отношения рассматриваются с учетом трудового законодательства. Тогда вся сумма кредитового подотчета должна быть погашена при увольнении работника (ст. 116 КЗоТ). Если этого не сделать, уволенный работник может потребовать выплатить его средний заработок за все время задержки по день фактического расчета (ст. 117 КЗоТ).

⁵ Хотя, как мы сказали выше, такое условие противоречит требованиям КЗоТ.

Наличные ограничения

При наличных расчетах с предприятиями и предпринимателями надо соблюдать ограничение в 10 тыс. грн, а при расчетах с физиками⁶ — в 50 тыс. грн в день по одному или нескольким платежным документам (п. 6 Положения № 148). Наличные ограничения действует на протяжении дня в расчетах с одним лицом в обе стороны (109.13 БЗ)⁷.

⁶ В том числе это касается расчетов с лицами, осуществляющими независимую профессиональную деятельность, при условии, что такое лицо не зарегистрировано как ФЛП (см. 109.13 БЗ).

⁷ Об ответственности см. «Налоги & бухучет», 2020, № 11, с. 7.

Расчеты с третьими лицами. Покупая товары (работы, услуги) для нужд предприятия, работник фактически выполняет гражданско-правовые действия от имени предприятия. Поэтому тут срабатывают наличные ограничения (в 10 тыс. грн) независимо от того, приобретения осуществлялись за счет полученной ранее наличности или за счет собственных средств работника.

Расчеты с подотчетным лицом. Однозначного ответа на вопрос о наличном ограничении при расчетах с подотчетными лицами на сегодняшний момент нет (см. подробнее «Налоги & бухучет», 2020, № 11, с. 5). Учитывая, что к наличным расчетам Положение № 148 относит в том числе операции, которые не связаны с реализацией, безопаснее при погашении подотчетных сумм предельные размеры наличных расчетов не превышать.

Кстати, ничто не мешает погасить задолженность перед работником путем перечисления средств на его карточный счет с текущего счета предприятия. Такие операции считаются безналичными (ч. 3 и 4 ст. 341 ХКУ). А значит, «наличные» ограничения на них вообще не действуют.