Податкові вигадки
Важливо, щоб придбання для підприємства здійснювалися працівником у межах його трудових обов’язків.
Річ у тому, що фіскали свого часу наполегливо підводили суму компенсації за товари (роботи, послуги), придбані працівником за його власні кошти, під оподаткування ПДФО і ВЗ. Мінфін ці спроби зупинив, закріпивши висновки узагальнюючою податковою консультацією1. Проте додав «трудову» умову — закупівля працівником товарів, робіт, послуг для потреб підприємства повинна входити до його посадових обов’язків. Про що слід прописати в трудовому договорі/контракті (посадовій (робочій) інструкції) працівника.
1 Наказ Мінфіну від 26.04.2019 р. № 181.
Зауважте: зобов’язати працівника здійснювати закупівлю ТМЦ для підприємства за рахунок власних коштів не вийде — таку вимогу на підставі ст. 9 КЗпП буде визнано недійсною. Тому спочатку ми маємо справу з відносинами між працівником і суб’єктом господарювання цивільно-правового характеру, які регулюють ст. 1158 — 1160 ЦКУ (див. листи НБУ від 14.09.2016 р. № 18-0005/76945 і Мінфіну від 28.08.2007 р. № 31-34000-10-25/17266). Тобто директор діє без попереднього доручення (ст. 1158 ЦКУ) і якщо його дії будуть схвалені роботодавцем (що, у принципі, очевидно), то працівник може розраховувати на компенсацію таких витрат.
Незважаючи на те, що ці відносини регулюються ЦКУ, якщо закупівлі в інтересах підприємства входять до трудових обов’язків працівника, то компенсація таких витрат не оподатковується ПДФО і ВЗ (103.04 БЗ).
У принципі, вважаємо, не має значення, у межах трудових чи цивільно-правових відносин виплачується відшкодування фізособі, адже дохід (тобто приріст показників фінансового та/або майнового стану платника) відсутній в обох випадках2.
2 Це підтверджують суди: reyestr.court.gov.ua/Review/75325645, reyestr.court.gov.ua/Review/79526656
Загалом схема придбання на підприємство за рахунок особистих коштів працівника цілком життєздатна3.
3 До речі, особистими коштами директора можна скористатися навіть при сплаті податків в інтересах підприємства (див. «Податки & бухоблік», 2020, № 11, с. 28).
А що зі строками?
Строки подання звіту. Якщо працівник витратив власні кошти, то встановлених строків для подання звіту за такими витратами не існує.
Попередимо: спроби з боку фіскалів втиснути подання Звіту про витрачені особисті кошти у строки, встановлені законодавством, усе-таки були та є (див. лист Мінфіну від 01.12.2016 р. № 31-11170-16-29/34246, 109.15 БЗ). Що, вважаємо, повністю йде врозріз із логікою і, власне, законодавством, адже такі норми (пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ) говорять саме про видані кошти, а не про особисті. Утім, фіскали тут же погоджуються, що навіть якщо ці строки будуть порушені, то ні працівникові, ні підприємству нічого не загрожує.
Водночас зауважте: по-перше, ЦКУ зобов’язує працівника негайно після завершення дій, здійснених в інтересах роботодавця, подати останньому Звіт4 і передати все, що при цьому було отримане (ст. 1159 ЦКУ). Якщо цього не зробити, то роботодавець може відмовитися прийняти такі дії і компенсувати витрати (ч. 2 ст. 1160 ЦКУ). А по-друге, підприємство потребує первинних документів для відображення в обліку відповідних придбань.
4 Можна використовувати звичайний Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом № 841 (див. листи Мінпраці від 10.08.2009 р. № 193/06/186-09 і Мінфіну від 28.08.2007 р. № 31-34000-10-25/17266).
Строки компенсації. Строк погашення заборгованості, що виникла в підприємства перед працівником, законодавчо не встановлений. У принципі, його можна прописати в колективному або в трудовому договорі. А ось визначати строк давності, вважаємо, слід керуючись вимогами ЦКУ. У загальному випадку строк позовної давності становить 3 роки (ст. 257 ЦКУ).
Якщо строк погашення заборгованості перед працівником установлено в колективному або трудовому договорі, то строк позовної давності слід відлічувати з дня, наступного за останнім днем установленого строку.
Якщо строк виплати компенсації ніде не прописаний, працівник може звернутися з письмовою вимогою виплатити належні йому суми з дня затвердження Звіту. Після отримання від працівника вимоги в роботодавця є 7 днів, щоб її виконати (ч. 2 ст. 530 ЦКУ). А з 8-го дня можна починати відлічувати строк позовної давності (ч. 5 ст. 261 ЦКУ). Тобто, доки працівник не звернеться до підприємства з письмовою вимогою про відшкодування йому витрачених коштів, перебіг позовної давності за такою заборгованістю не почнеться.
Зауважте: як зазначають Мінсополітики і Нацбанк (листи від 14.09.2016 р. № 13517/0/14-16/13 і № 18-0005/76945), якщо трудовим договором установлено обов’язок працівника придбавати товар за особисті кошти з подальшим відшкодуванням цих коштів роботодавцем5, то такі відносини розглядаються з урахуванням трудового законодавства. Тоді вся сума кредитового підзвіту має бути погашена при звільненні працівника (ст. 116 КЗпП). Якщо цього не зробити, звільнений працівник може вимагати виплатити його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку (ст. 117 КЗпП).
5 Хоча, як ми сказали вище, така умова суперечить вимогам КЗпП.
Готівкові обмеження
При готівкових розрахунках з підприємствами і підприємцями потрібно дотримуватися обмеження в 10 тис. грн, а при розрахунках з фізособами6 — у 50 тис. грн на день за одним або декількома платіжними документами (п. 6 Положення № 148). Готівкові обмеження діють протягом дня в розрахунках з однією особою в обидві сторони (109.13 БЗ)7.
6 У тому числі це стосується розрахунків з особами, які здійснюють незалежну професійну діяльність, за умови, що така особа не зареєстрована як ФОП (див. 109.13 БЗ).
7 Про відповідальність див. у «Податки & бухоблік», 2020, № 11, с. 7.
Розрахунки з третіми особами. Придбаваючи товари (роботи, послуги) для потреб підприємства, працівник фактично виконує цивільно-правові дії від імені підприємства. Тому тут спрацьовує готівкове обмеження (у 10 тис. грн) незалежно від того, здійснювалося таке придбання за рахунок отриманої раніше готівки чи за рахунок власних коштів працівника.
Розрахунки з підзвітною особою. Однозначної відповіді на запитання про застосування готівкового обмеження при розрахунках з підзвітними особами наразі немає (див. детальніше «Податки & бухоблік», 2020, № 11, с. 5). Враховуючи, що до готівкових розрахунків Положення 148 відносить у тому числі операції, які не пов’язані з реалізацією), безпечніше при погашенні підзвітних сум граничні розміри готівкових розрахунків не перевищувати.
При цьому ніщо не заважає погасити заборгованість перед працівником шляхом перерахування коштів на його картковий рахунок з поточного рахунку підприємства. Такі операції вважаються безготівковими (ч. 3 і 4 ст. 341 ГКУ). А отже, готівкові обмеження на них узагалі не діють.
