Один РКО на подотчет с зарплатой: возможно ли?

Прямого ответа на поставленный вопрос Положение о ведении кассовых операций в нацвалюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148 (далее — Положение № 148), не дает.

В нем только предусмотрено, что:

— прием и выдача наличности по кассовым ордерам проводится только в день их составления (п. 32);

— исправления в кассовых ордерах запрещаются (п. 32);

— в кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы (п. 32);

— выплаты, связанные с оплатой труда, проводятся по РКО, составленным на каждого получателя или по ведомостям (п. 30);

— при выдаче наличности отдельным лицам кассир требует предъявления паспорта или другого удостоверяющего личность документа, и записывает его наименование, номер, кем и когда выдан (п. 27).

А вот о том, можно ли одним расходным кассовым ордером оформить выплату работнику и зарплаты, и подотчетной суммы, не говорится.

Впрочем, должны заметить, что при автоматизированном учете и заполнении РКО с помощью бухпрограммы кассовое программное обеспечение построено таким образом, что в нем разграничены основания для выписки РКО. И, в частности, такие основания, как зарплата и подотчет, представлены отдельными позициями (к каждой из которых автоматически подвязан свой бухучетный счет — соответственно 661 и 372).

Поэтому объединить два разных основания и оформить РКО одновременно и на зарплату, и на подотчет в программном обеспечении не представляется возможным.

Разве что если бы обе выплаты были с одного бухсчета (к примеру, работнику выплачивалась и зарплата, и матпомощь со сч. 661). Тогда если основания и суммы детализировать в строке «Підстава», программное обеспечение пропустит РКО.

Но что, если вручную (допустим, неавтоматизированно) уже оформили единый РКО на подотчет с зарплатой? Тогда

Так как прямой запрет на такое заполнение РКО Положением № 148 не установлен. А значит, и какой-либо ответственности за это быть не может.

Тем более, что Указ Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95, устанавливавший драконовские штрафы по наличке, еще в прошлом году был отменен (подробнее см. «Налоги & бухучет», 2019, № 52, с. 2).

А вот если составить единый РКО только собираетесь, то поступать так все же не рекомендуем.

Лучше разграничить выплаты и каждую оформить отдельным РКО. Особенно учитывая, что одна из сумм к тому же подотчетная. А значит, об ее использовании работнику придется отчитаться, подав авансовый отчет. И указав в нем реквизиты РКО, на основании которого была выдана наличность, и полученную сумму (пример заполнения авансового отчета см. в «Налоги & бухучет», 2018, № 42, с. 32). А чтобы подотчет легко просматривался, его лучше провести все же отдельным РКО.

Подробнее о кассовых операциях см. спецвыпуск «Налоги & бухучет», 2018, № 32, а об авансовом отчете — «Налоги & бухучет», 2020, № 11.