Один ВКО на підзвітну суму із зарплатою: чи можливо?

Прямої відповіді на поставлене запитання Положення про ведення касових операцій в нацвалюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі — Положення № 148), не дає.

У ньому тільки передбачено, що:

— приймання і видача готівки за касовими ордерами проводиться тільки в день їх складання (п. 32);

— виправлення в касових ордерах забороняються (п. 32);

— у касових ордерах вказується підстава для їх складання і перераховуються документи, що додаються до них (п. 32);

— виплати, пов’язані з оплатою праці, проводяться за ВКО, складеними на кожного одержувача, або за відомостями (п. 30);

— при видачі готівки окремим особам касир вимагає пред’явлення паспорта або іншого документа, що засвідчує особу, і записує його назву, номер, ким і коли виданий (п. 27).

А ось чи можна одним видатковим касовим ордером оформити виплату працівникові і зарплати, і підзвітної суми — не говориться.

Втім, повинні зауважити, що при автоматизованому обліку і заповненні ВКО за допомогою бухпрограми касове програмне забезпечення налаштоване таким чином, що в ньому розмежовані підстави для виписування ВКО. І, зокрема, такі підстави, як зарплата і підзвітна сума, представлені окремими позиціями (до кожної з яких автоматично підв’язаний свій бухобліковий рахунок — відповідно 661 і 372).

Тому об’єднати дві різні підстави та оформити ВКО одночасно і на зарплату, і на підзвітну суму в програмному забезпеченні неможливо.

Хіба що якби обидві виплати були з одного бухрахунку (приміром, працівникові виплачувалася і зарплата, і матдопомога з субрахунку 661). Тоді якщо підстави і суми деталізувати в рядку «Підстава», програмне забезпечення пропустить ВКО.

Але що як вручну (припустимо, неавтоматизовано) вже оформили єдиний ВКО на підзвітну суму із зарплатою? Тоді

Оскільки прямої заборони на таке заповнення ВКО Положенням № 148 не встановлено. А отже, і якоїсь відповідальності за це бути не може.

Тим паче, що Указ Президента України від 12.06.95 р. № 436/95, який встановлював драконівські штрафи щодо готівки, ще минулого року був скасований (детальніше див. «Податки & бухоблік», 2019, № 52, с. 2).

А ось якщо скласти єдиний ВКО тільки збираєтеся, то робити так все ж не рекомендуємо.

Краще розмежувати виплати і кожну оформити окремим ВКО. Особливо враховуючи, що одна з сум до того ж — підзвітна. Тобто про її використання працівникові доведеться відзвітувати, подавши авансовий звіт. І в ньому — зазначити реквізити ВКО, на підставі якого була видана готівка, та отриману суму (приклад заповнення авансового звіту див. у «Податки & бухоблік», 2018, № 42, с. 32). А щоб підзвітну суму легко було побачити, її краще провести все ж окремим ВКО.

Детальніше про касові операції див. «Податки & бухоблік», 2018, № 32, а про авансовий звіт — «Податки & бухоблік», 2020, № 11.