5.1. Документы, необходимые при приеме на работу
Процесс приема на работу начинается с заявления работника. Помимо заявления, работник также подает:
1) паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
2) документ о присвоении ему регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов (не предоставляют лица, которые отказались от получения такого номера и имеют в паспорте соответствующую отметку);
3) трудовую книжку, кроме лиц, которых принимают на работу по совместительству, и лиц, поступающих на работу впервые;
4) военно-учетный документ (призывники — удостоверение о приписке к призывному участку, военнообязанные — военный билет или временное удостоверение);
5) документ об образовании, специальности либо квалификации (если он необходим для допуска к выполнению определенной работы);
6) документ о состоянии здоровья (заключение предварительного медицинского осмотра). Его предоставляют только в случаях, определенных законодательством;
7) другие документы, требовать которые не запрещает ст. 25 КЗоТ*, например, автобиографию.
* Напомним: от трудоустраиваемых лиц запрещено требовать, в частности, сведения об их партийной и национальной принадлежностях, происхождении, регистрации места проживания или пребывания.
Остановимся на заявлении о приеме на работу. Его оформляют в произвольном виде, поскольку форма заявления о приеме на работу нормативными актами не утверждена.
В случае если к заявлению прилагаются какие-либо документы (трудовая книжка, копии документов об образовании и т. п.), ниже текста заявления об этом делают соответствующую отметку.
Далее вы можете ознакомиться с примерами оформления заявлений о приеме на работу по совместительству по срочному трудовому договору и о приеме на основную постоянную работу (см. с. 34).
Оформляя будущего работника, следует также получить от него письменное согласие на обработку и использование его персональных данных. При этом можно оформить такое согласие отдельным документом или включить соответствующее положение в трудовой договор, заключенный в письменной форме.
Приведем примерный текст согласия на обработку персональных данных.
5.2. Трудовой договор
С трудоустраиваемым работником в обязательном порядке заключают трудовой договор либо контракт. Как это сделать правильно — см. далее.
Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем. В его рамках работник обязуется выполнять работу, определенную таким соглашением. В свою очередь, работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. Такое определение трудового договора дано в ст. 21 КЗоТ.
По общему правилу трудовой договор можно заключать как в письменной, так и в устной форме.
Но!
В отдельных случаях, установленных ст. 24 КЗоТ, соблюдение письменной формы трудового договора является обязательным
Так, в письменной форме заключают трудовые договоры:
1) при организованном наборе работников;
2) при заключении трудового договора о работе в районах с особыми природными географическими и геологическими условиями и условиями повышенного риска для здоровья;
3) при заключении контракта;
4) в случаях, когда работник настаивает на заключении трудового договора в письменной форме;
5) при заключении трудового договора с несовершеннолетним;
6) если работодателем является физическое лицо, в том числе физическое лицо — предприниматель;
7) при заключении трудового договора о дистанционной (надомной) работе;
8) в других случаях, предусмотренных законодательством Украины.
В трудовом договоре, заключаемом в письменной форме, в обязательном порядке должны быть указаны:
— фамилия, имя и отчество работника;
— наименование работодателя — юридического лица или фамилия, имя и отчество работодателя — физического лица;
— место работы (объект, участок, цех, структурное подразделение);
— наименование работы, профессии или должности, трудовые функции, которые будет выполнять работник (определяются должностной инструкцией*). Учтите: наименование работы, профессии или должности в трудовом договоре должно указываться в соответствии с Классификатором профессий;
* О составлении должностных (рабочих) инструкций см. в разделе 4.
— условия оплаты труда (устанавливаются в соответствии с утвержденной на предприятии системой оплаты труда);
— дата начала действия трудового договора и дата, когда работник должен фактически приступить к работе;
— срок действия трудового договора (если договор является срочным).
Кроме этого, в трудовом договоре можно устанавливать прочие условия работы (например, об испытательном сроке, материальной ответственности и пр.).
Однако имейте в виду: условия трудового договора, ухудшающие положение работника по сравнению с действующим законодательством и коллективным договором, считаются недействительными (ст. 9 КЗоТ).
Особой формой трудового договора является контракт. В нем срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон (в том числе материальная), условия материального обеспечения и организации труда работника, условия расторжения договора, в том числе досрочного, могут устанавливаться соглашением сторон (ст. 21 КЗоТ).
В отличие от трудового договора, контракт заключают исключительно в письменной форме
Обратите внимание: работодатель вправе трудоустроить работника путем заключения с ним контракта только в случаях, прямо предусмотренных законом (ч. 3 ст. 21 КЗоТ).
Типовая форма контракта утверждена приказом Минтруда от 15.04.94 г. № 23. Кроме того, для некоторых категорий работников различными министерствами и ведомствами утверждены отдельные типовые формы контракта.
Далее приведем пример трудового договора.
5.3. Приказ о приеме на работу
Заключение трудового договора (контракта) между работодателем и наемным лицом должно быть оформлено приказом (распоряжением) о приеме на работу (ст. 24 КЗоТ). С таким документом работника ознакомляют под подпись.
В отличие от предыдущих документов, рассмотренных в этом разделе, приказ (распоряжение) о приеме на работу имеет официально установленную форму. Это типовая форма № П-1, утвержденная приказом № 489. Однако в случае необходимости работодатель может дорабатывать ее «под себя» — дополнять какими-либо сведениями или вносить в нее иные изменения. Также он вправе и вовсе разработать собственную, удобную для него форму приказа (распоряжения).
Если вы решились самостоятельно разработать форму приказа о приеме на работу, то имейте в виду: он должен содержать все обязательные реквизиты типовой формы № П-1.
Рассмотрим примеры оформления приказа о:
1) приеме на основное место работы на неопределенный срок с нормальной продолжительностью рабочего дня (типовой формы № П-1) ;
2) приеме на работу по совместительству на время выполнения определенной работы (приказ оформлен в произвольной форме).
Важно! Прежде чем допустить нового сотрудника к работе, не забудьте отправить налоговикам уведомление о приеме работника на работу по форме, утвержденной постановлением КМУ от 17.06.2015 г. № 413.
Но тут есть исключения. Уведомление не нужно подавать при приеме на работу:
1) руководителя предприятия, учреждения, организации;
2) члена исполнительного органа хозяйственного общества*.
* Считаем, что не подавать уведомление можно лишь по тем членам исполнительного органа хозобщества, сведения о которых включены в Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований.
5.4. Личная карточка работника
После того как трудовой договор (контракт) заключен, издан приказ (распоряжение) о приеме на работу, можно переходить к следующему этапу. На нового сотрудника нужно заполнить личную карточку. При этом заводят ее на каждое лицо, принятое на постоянную, временную или сезонную работу, в том числе по совместительству. Как правило, этим занимаются работники кадровой службы (отдела кадров) предприятия.
Типовая форма этого документа № П-2 утверждена приказом № 495. Для госслужащих приказом Нацагентства по вопросам госслужбы от 19.05.2020 г. № 77-20 утверждена специальная форма личной карточки.
Личную карточку заполняют в одном экземпляре на основании опроса работника и соответствующих документов: паспорта, военного билета (временного удостоверения, выданного вместо военного билета или удостоверения о приписке к призывному участку), трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения и других документов.
Если на протяжении трудовой деятельности на этом предприятии изменяются данные о работнике (образование, место жительства, семейное положение, Ф. И. О. и пр.), их также нужно указать в личной карточке.
Имейте в виду: с каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводе и увольнении, работника ознакомляют под подпись в личной карточке.
Вносить в учетные данные какие-либо изменения без ведома работника, на которого оформлена личная карточка, запрещено
Личные карточки комплектуют в соответствии со штатным расписанием по структурным подразделениям, а внутри структурного подразделения — по фамилиям работников в алфавитном порядке.
Личные карточки военнообязанных работников и работников-призывников хранят в алфавитном порядке в отдельной картотеке, поделенной на четыре группы (п. 44 Порядка № 921):
— первая группа — личные карточки военнообязанных офицерского состава;
— вторая группа — личные карточки военнообязанных рядового, сержантского и старшинского состава;
— третья группа — личные карточки военнообязанных женщин;
— четвертая группа — личные карточки призывников.
На военнообязанных, забронированных за предприятиями на период мобилизации и на военное время, личные карточки выделяют отдельно в каждой группе.
Личные карточки на лиц, снятых с воинского учета по возрасту или по состоянию здоровья, хранят в общей картотеке предприятия.
Личная карточка типовой формы № П-2 состоит из пяти разделов. В общих чертах рассмотрим, как их заполняют.
Раздел I «Загальні відомості». Здесь отражают общие сведения о работнике: фамилию, имя, отчество; дату рождения; гражданство; данные об образовании; сведения о последнем месте работы и причинах увольнения с него; семейное положение; адрес регистрации и фактического места проживания и т. д.
Изменились данные о работнике (например, Ф. И. О., место жительства)? Как мы уже говорили, такие изменения нужно отразить в личной карточке. Обычно их вносят следующим образом: одной чертой зачеркивают старые данные работника и рядом (либо выше) вписывают новые. Далее на поле личной карточки рядом с обновленными данными либо ниже в графе «Додаткові відомості» работник, вносивший изменения, указывает реквизиты документа, на основании которого они были внесены, проставляет дату и свою подпись.
Есть и другой путь решения этого вопроса. Так, некоторые кадровики в таком случае заполняют на работника новую личную карточку с уже измененными личными данными. При этом и в старой, и в новой личной карточке делают запись о том, что личная карточка была заменена в связи с изменением тех или иных данных о работнике.
Еще один вариант, применяемый отдельными кадровиками, — вносить данные в пункты 10 — 12 раздела І карандашом.
Раздел II «Відомості про військовий облік». Этот раздел личной карточки заполняет лицо, ответственное за ведение воинского учета на предприятии, на основании военно-учетных документов. При этом руководствоваться ему следует положениями Порядка № 921.
Порядок заполнения раздела II личной карточки зависит от категории лиц, подлежащих воинскому учету. Подробнее см. в табл. 5.1.
Таблица 5.1. Порядок заполнения раздела II личной карточки работника
| Наименование строки | Сведения, указываемые в строке | ||
| Военнообязанные рядового, сержантского и старшинского состава | Офицеры запаса | Призывники | |
| «Група обліку» | Последняя буква военно-учетной специальности (от «А» до «Ч») (например, для Нацгвардии — «П», для летного состава — «Е», для Госпогранслужбы — «Р» и т. д.) | Не заполняют | Указывают: «Призовник» |
| «Категорія обліку» | Категория учета «1» или «2», а также серия и номер военного билета или временного удостоверения | Разряд запаса в соответствии с записью в военном билете офицера запаса, а также серия и номер военного билета или временного удостоверения | Не заполняют |
| «Склад» | Рядовой, сержантский или старшинский состав | Профиль подготовки: командный, инженерный, технический, юридический, медицинский, ветеринарный, оперативный, административный, оперативно-технический | Не заполняют |
| «Військове звання» | Воинское звание, присвоенное военнообязанному во время прохождения им военной службы или пребывания в запасе | Не заполняют | |
| «Військово-облікова спеціальність №» | Трехзначное кодовое (цифровое) обозначение военно-учетной специальности | Шестизначное цифровое обозначение военно-учетной специальности | Не заполняют |
| «Придатність до військової служби» | Решение военно-врачебной комиссии для лиц, признанных ограниченно годными к военной службе в военное время | Не заполняют | Не заполняют |
| «Назва райвійськкомату за місцем реєстрації» | Наименование военкомата, в котором военнообязанный состоит на воинском учете (приписан призывник) | ||
| «Назва райвійськкомату за місцем фактичного проживання» | Наименование военкомата, на территории ответственности которого фактически проживает военнообязанный (призывник) из числа внутренне перемещенных лиц | ||
| «Перебування на спеціальному обліку» | Номер перечня, пункта и раздела перечня, в соответствии с которыми оформлено бронирование военнообязанного. Если военнообязанный имеет мобилизационное распоряжение, здесь указывают номер команды | Номер пункта (абзаца), части и статьи Закона № 2232, по которому предоставляется отсрочка от призыва на срочную военную службу, и дата, до которой она предоставляется | |
Снятие с воинского учета по возрасту осуществляется на основании отметки военного комиссариата в военно-учетном документе. При этом в личной карточке работника делают отметку: «Виключений з військового обліку за віком» (п. 43 Порядка № 921).
Раздел III «Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства-роботодавця)». Этот раздел заполняют на основании документов, подтверждающих прохождение работником первичной профессиональной подготовки и переподготовки, повышение квалификации на производстве (повышение квалификации руководящих работников и специалистов). Здесь же указывают сведения о профессиональном обучении работников за счет предприятия на базе других субъектов хозяйствования.
В разделе IV «Призначення і переведення» в первую строку вносят запись о приеме на работу. В следующих строках этого раздела делают записи о переводе работника на другую постоянную работу. А вот информацию о временном переводе на другую работу здесь не отражают.
Учтите:
наименование профессии, на которую принят/переведен работник, и ее код указывают в соответствии с Классификатором профессий
С записями в этом разделе работника ознакомляют под подпись в графе «Підпис працівника».
Раздел V «Відпустки». Здесь приводят сведения о предоставляемых работнику отпусках всех видов. В графе «Вид відпустки» указывают вид отпуска (например, ежегодный основной отпуск, отпуск работникам, имеющим детей, и т. д.) и количество дней отпуска.
В графе «За який період» указывают период, за который предоставлен отпуск. В случае предоставления отпуска в связи с беременностью и родами, отпуска для ухода за ребенком до достижения им 3 (6, 16, 18) лет, отпуска в связи с усыновлением ребенка и творческого отпуска эту графу не заполняют.
В строке «Додаткові відомості» приводят данные, которые не были указаны в других разделах личной карточки, например, о судимости, наличии правительственных наград, об участии в войнах, знании иностранных языков, избрании на выборную должность и т. д. Также здесь отмечают принадлежность лица к определенной категории работников, имеющей право на льготы и гарантии, установленные действующим законодательством (лицо с инвалидностью, «чернобылец», «афганец», одинокая мать и т. д.), и документ, на основании которого работник отнесен к этой категории.
В строке «Дата і причина звільнення (підстава)» указывают дату увольнения работника согласно приказу (распоряжению) об увольнении*, а также причину увольнения со ссылкой на соответствующую норму КЗоТ.
* Пример составления этого документа см. в подразделе 5.6.
Ну а теперь приведем пример заполнения личной карточки типовой формы № П-2 за период времени от приема работника на предприятие до его увольнения.
5.5. Оформляем перевод (перемещение)
В процессе хозяйственной деятельности предприятия может возникнуть необходимость перевести работника на другую работу на этом же предприятии или же осуществить его перемещение внутри предприятия. В зависимости от причин и оснований для таких действий законодательство предусматривает несколько вариантов. Рассмотрим их в деталях.
1. Перевод на другую постоянную работу на том же предприятии (ч. 1 ст. 32 КЗоТ). Учтите: такой перевод допускается только с согласия работника. При этом форма, в которой работник может выразить свое согласие на перевод, законодательством не установлена. По нашему мнению, такое согласие может быть оформлено двумя способами:
— либо отдельным заявлением работника,
— либо непосредственно в приказе на перевод.
Имейте в виду: не считается переводом на другую работу перемещение работника внутри предприятия на другое рабочее место, в другое структурное подразделение (в той же местности), поручение работы на другом оборудовании в пределах специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором (о таких изменениях в работе см. ниже).
В рассматриваемом случае перевод может инициировать как работодатель, так и сам работник. Основанием для издания приказа (распоряжения) о переводе могут служить следующие документы:
— заявление работника с просьбой о переводе — если инициатором перевода является работник;
— докладная записка руководителя структурного подразделения или кадровой службы о необходимости перевода и предложение о переводе на другую работу — если инициатором перевода является работодатель;
— представление о переводе — если работника переводят на вышестоящую должность. Составляя такой документ, учтите: в нем должно быть оформлено согласие работника на его перевод на другую постоянную работу на этом же предприятии.
Пример заявления вы найдете ниже, а примеры приказа и представления о переводе работника на другую постоянную работу на том же предприятии — на с. 49.
2. Перемещение внутри предприятия (ч. 2 ст. 32 КЗоТ). Перемещение внутри предприятия на другое место работы, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате в пределах специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором, могут осуществляться без согласия работника.
Инициатором такого перемещения выступает, как правило, работодатель. Но! Есть одно ограничение:
нельзя перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья
При этом наличие медицинских противопоказаний должно быть документально подтверждено соответствующим медицинским заключением.
С документированием перемещения работника внутри предприятия особых сложностей нет. Здесь понадобится составить всего два документа:
— докладную записку руководителя структурного подразделения (другого должностного лица) о необходимости перемещения работника;
— приказ (распоряжение) руководителя о перемещении.
Обратите внимание: запись о перемещении в трудовую книжку не вносят.
Как может выглядеть приказ о перемещении работника на другое рабочее место, см. ниже.
3. Временный перевод на другую работу, не обусловленную трудовым договором (ст. 33 КЗоТ). В общем случае такой перевод допускается только с согласия работника (об исключениях см. на с. 52).
Инициатором перевода на другую работу, не обусловленную трудовым договором, как правило, выступает работодатель. По истечении срока перевода работник возвращается к предыдущей работе.
Заметьте:
предложение о переводе может быть сделано как в устной, так и в письменной форме
От этого и будет зависеть дальнейшее оформление перевода работника. Так, если предложение о переводе сделано в устной форме, следует получить от работника заявление о временном переводе на другую работу, не обусловленную трудовым договором. Если же предложение работнику оформлено в письменном виде, то составлять заявление не обязательно. Достаточно наличия отметки работника о согласии на перевод в предложении о таком переводе.
В обоих случаях руководитель предприятия должен издать приказ о временном переводе на другую работу с согласия работника.
Запись о временном переводе в трудовую книжку не вносят.
Ниже вы можете увидеть примеры:
— предложения о временном переводе на другую работу;
— заявления работника с согласием на временный перевод, если предложение сделано в устной форме;
— приказа о временном переводе на другую работу с согласия работника.
