Темы статей
Выбрать темы

Движение кадров (ч. 1)

Вороная Наталья, эксперт по кадровым и налоговым вопросам, Савченко Елена, податковий експерт, Чернышова Наталья, эксперт по кадровым и налоговым вопросам
В этом разделе поговорим о документах, составление которых обусловлено движением кадров: приемом на работу, внутренним перемещением и увольнением работников. Начнем с первого этапа — приема работника на работу.

5.1. Документы, необходимые при приеме на работу

Процесс приема на работу начинается с заявления работника. Помимо заявления, работник также подает:

1) паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;

2) документ о присвоении ему регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов (не предоставляют лица, которые отказались от получения такого номера и имеют в паспорте соответствующую отметку);

3) трудовую книжку, кроме лиц, которых принимают на работу по совместительству, и лиц, поступающих на работу впервые;

4) военно-учетный документ (призывники — удостоверение о приписке к призывному участку, военнообязанные — военный билет или временное удостоверение);

5) документ об образовании, специальности либо квалификации (если он необходим для допуска к выполнению определенной работы);

6) документ о состоянии здоровья (заключение предварительного медицинского осмотра). Его предоставляют только в случаях, определенных законодательством;

7) другие документы, требовать которые не запрещает ст. 25 КЗоТ*, например, автобиографию.

* Напомним: от трудоустраиваемых лиц запрещено требовать, в частности, сведения об их партийной и национальной принадлежностях, происхождении, регистрации места проживания или пребывания.

Остановимся на заявлении о приеме на работу. Его оформляют в произвольном виде, поскольку форма заявления о приеме на работу нормативными актами не утверждена.

В случае если к заявлению прилагаются какие-либо документы (трудовая книжка, копии документов об образовании и т. п.), ниже текста заявления об этом делают соответствующую отметку.

Далее вы можете ознакомиться с примерами оформления заявлений о приеме на работу по совместительству по срочному трудовому договору и о приеме на основную постоянную работу (см. с. 34).

img 1

img 2

Оформляя будущего работника, следует также получить от него письменное согласие на обработку и использование его персональных данных. При этом можно оформить такое согласие отдельным документом или включить соответствующее положение в трудовой договор, заключенный в письменной форме.

Приведем примерный текст согласия на обработку персональных данных.

img 3

img 4

5.2. Трудовой договор

С трудоустраиваемым работником в обязательном порядке заключают трудовой договор либо контракт. Как это сделать правильно — см. далее.

Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем. В его рамках работник обязуется выполнять работу, определенную таким соглашением. В свою очередь, работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. Такое определение трудового договора дано в ст. 21 КЗоТ.

По общему правилу трудовой договор можно заключать как в письменной, так и в устной форме.

Но!

В отдельных случаях, установленных ст. 24 КЗоТ, соблюдение письменной формы трудового договора является обязательным

Так, в письменной форме заключают трудовые договоры:

1) при организованном наборе работников;

2) при заключении трудового договора о работе в районах с особыми природными географическими и геологическими условиями и условиями повышенного риска для здоровья;

3) при заключении контракта;

4) в случаях, когда работник настаивает на заключении трудового договора в письменной форме;

5) при заключении трудового договора с несовершеннолетним;

6) если работодателем является физическое лицо, в том числе физическое лицо — предприниматель;

7) при заключении трудового договора о дистанционной (надомной) работе;

8) в других случаях, предусмотренных законодательством Украины.

В трудовом договоре, заключаемом в письменной форме, в обязательном порядке должны быть указаны:

— фамилия, имя и отчество работника;

— наименование работодателя — юридического лица или фамилия, имя и отчество работодателя — физического лица;

— место работы (объект, участок, цех, структурное подразделение);

— наименование работы, профессии или должности, трудовые функции, которые будет выполнять работник (определяются должностной инструкцией*). Учтите: наименование работы, профессии или должности в трудовом договоре должно указываться в соответствии с Классификатором профессий;

* О составлении должностных (рабочих) инструкций см. в разделе 4.

— условия оплаты труда (устанавливаются в соответствии с утвержденной на предприятии системой оплаты труда);

— дата начала действия трудового договора и дата, когда работник должен фактически приступить к работе;

— срок действия трудового договора (если договор является срочным).

Кроме этого, в трудовом договоре можно устанавливать прочие условия работы (например, об испытательном сроке, материальной ответственности и пр.).

Однако имейте в виду: условия трудового договора, ухудшающие положение работника по сравнению с действующим законодательством и коллективным договором, считаются недействительными (ст. 9 КЗоТ).

Особой формой трудового договора является контракт. В нем срок его действия, права, обязанности и ответственность сторон (в том числе материальная), условия материального обеспечения и организации труда работника, условия расторжения договора, в том числе досрочного, могут устанавливаться соглашением сторон (ст. 21 КЗоТ).

В отличие от трудового договора, контракт заключают исключительно в письменной форме

Обратите внимание: работодатель вправе трудоустроить работника путем заключения с ним контракта только в случаях, прямо предусмотренных законом (ч. 3 ст. 21 КЗоТ).

Типовая форма контракта утверждена приказом Минтруда от 15.04.94 г. № 23. Кроме того, для некоторых категорий работников различными министерствами и ведомствами утверждены отдельные типовые формы контракта.

Далее приведем пример трудового договора.

img 5

img 6

img 7

img 8

5.3. Приказ о приеме на работу

Заключение трудового договора (контракта) между работодателем и наемным лицом должно быть оформлено приказом (распоряжением) о приеме на работу (ст. 24 КЗоТ). С таким документом работника ознакомляют под подпись.

В отличие от предыдущих документов, рассмотренных в этом разделе, приказ (распоряжение) о приеме на работу имеет официально установленную форму. Это типовая форма № П-1, утвержденная приказом № 489. Однако в случае необходимости работодатель может дорабатывать ее «под себя» — дополнять какими-либо сведениями или вносить в нее иные изменения. Также он вправе и вовсе разработать собственную, удобную для него форму приказа (распоряжения).

Если вы решились самостоятельно разработать форму приказа о приеме на работу, то имейте в виду: он должен содержать все обязательные реквизиты типовой формы № П-1.

Рассмотрим примеры оформления приказа о:

1) приеме на основное место работы на неопределенный срок с нормальной продолжительностью рабочего дня (типовой формы № П-1) ;

img 9

2) приеме на работу по совместительству на время выполнения определенной работы (приказ оформлен в произвольной форме).

img 10

Важно! Прежде чем допустить нового сотрудника к работе, не забудьте отправить налоговикам уведомление о приеме работника на работу по форме, утвержденной постановлением КМУ от 17.06.2015 г. № 413.

Но тут есть исключения. Уведомление не нужно подавать при приеме на работу:

1) руководителя предприятия, учреждения, организации;

2) члена исполнительного органа хозяйственного общества*.

* Считаем, что не подавать уведомление можно лишь по тем членам исполнительного органа хозобщества, сведения о которых включены в Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований.

5.4. Личная карточка работника

После того как трудовой договор (контракт) заключен, издан приказ (распоряжение) о приеме на работу, можно переходить к следующему этапу. На нового сотрудника нужно заполнить личную карточку. При этом заводят ее на каждое лицо, принятое на постоянную, временную или сезонную работу, в том числе по совместительству. Как правило, этим занимаются работники кадровой службы (отдела кадров) предприятия.

Типовая форма этого документа № П-2 утверждена приказом № 495. Для госслужащих приказом Нацагентства по вопросам госслужбы от 19.05.2020 г. № 77-20 утверждена специальная форма личной карточки.

Личную карточку заполняют в одном экземпляре на основании опроса работника и соответствующих документов: паспорта, военного билета (временного удостоверения, выданного вместо военного билета или удостоверения о приписке к призывному участку), трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения и других документов.

Если на протяжении трудовой деятельности на этом предприятии изменяются данные о работнике (образование, место жительства, семейное положение, Ф. И. О. и пр.), их также нужно указать в личной карточке.

Имейте в виду: с каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводе и увольнении, работника ознакомляют под подпись в личной карточке.

Вносить в учетные данные какие-либо изменения без ведома работника, на которого оформлена личная карточка, запрещено

Личные карточки комплектуют в соответствии со штатным расписанием по структурным подразделениям, а внутри структурного подразделения — по фамилиям работников в алфавитном порядке.

Личные карточки военнообязанных работников и работников-призывников хранят в алфавитном порядке в отдельной картотеке, поделенной на четыре группы (п. 44 Порядка № 921):

первая группа — личные карточки военнообязанных офицерского состава;

вторая группа — личные карточки военнообязанных рядового, сержантского и старшинского состава;

третья группа — личные карточки военнообязанных женщин;

четвертая группа — личные карточки призывников.

На военнообязанных, забронированных за предприятиями на период мобилизации и на военное время, личные карточки выделяют отдельно в каждой группе.

Личные карточки на лиц, снятых с воинского учета по возрасту или по состоянию здоровья, хранят в общей картотеке предприятия.

Личная карточка типовой формы № П-2 состоит из пяти разделов. В общих чертах рассмотрим, как их заполняют.

Раздел I «Загальні відомості». Здесь отражают общие сведения о работнике: фамилию, имя, отчество; дату рождения; гражданство; данные об образовании; сведения о последнем месте работы и причинах увольнения с него; семейное положение; адрес регистрации и фактического места проживания и т. д.

Изменились данные о работнике (например, Ф. И. О., место жительства)? Как мы уже говорили, такие изменения нужно отразить в личной карточке. Обычно их вносят следующим образом: одной чертой зачеркивают старые данные работника и рядом (либо выше) вписывают новые. Далее на поле личной карточки рядом с обновленными данными либо ниже в графе «Додаткові відомості» работник, вносивший изменения, указывает реквизиты документа, на основании которого они были внесены, проставляет дату и свою подпись.

Есть и другой путь решения этого вопроса. Так, некоторые кадровики в таком случае заполняют на работника новую личную карточку с уже измененными личными данными. При этом и в старой, и в новой личной карточке делают запись о том, что личная карточка была заменена в связи с изменением тех или иных данных о работнике.

Еще один вариант, применяемый отдельными кадровиками, — вносить данные в пункты 10 — 12 раздела І карандашом.

Раздел II «Відомості про військовий облік». Этот раздел личной карточки заполняет лицо, ответственное за ведение воинского учета на предприятии, на основании военно-учетных документов. При этом руководствоваться ему следует положениями Порядка № 921.

Порядок заполнения раздела II личной карточки зависит от категории лиц, подлежащих воинскому учету. Подробнее см. в табл. 5.1.

Таблица 5.1. Порядок заполнения раздела II личной карточки работника

Наименование строки

Сведения, указываемые в строке

Военнообязанные рядового, сержантского и старшинского состава

Офицеры запаса

Призывники

«Група обліку»

Последняя буква военно-учетной специальности (от «А» до «Ч») (например, для Нацгвардии — «П», для летного состава — «Е», для Госпогранслужбы — «Р» и т. д.)

Не заполняют

Указывают: «Призовник»

«Категорія обліку»

Категория учета «1» или «2», а также серия и номер военного билета или временного удостоверения

Разряд запаса в соответствии с записью в военном билете офицера запаса, а также серия и номер военного билета или временного удостоверения

Не заполняют

«Склад»

Рядовой, сержантский или старшинский состав

Профиль подготовки: командный, инженерный, технический, юридический, медицинский, ветеринарный, оперативный, административный, оперативно-технический

Не заполняют

«Військове звання»

Воинское звание, присвоенное военнообязанному во время прохождения им военной службы или пребывания в запасе

Не заполняют

«Військово-облікова спеціальність №»

Трехзначное кодовое (цифровое) обозначение военно-учетной специальности

Шестизначное цифровое обозначение военно-учетной специальности

Не заполняют

«Придатність до військової служби»

Решение военно-врачебной комиссии для лиц, признанных ограниченно годными к военной службе в военное время

Не заполняют

Не заполняют

«Назва райвійськкомату за місцем реєстрації»

Наименование военкомата, в котором военнообязанный состоит на воинском учете (приписан призывник)

«Назва райвійськкомату за місцем фактичного проживання»

Наименование военкомата, на территории ответственности которого фактически проживает военнообязанный (призывник) из числа внутренне перемещенных лиц

«Перебування на спеціальному обліку»

Номер перечня, пункта и раздела перечня, в соответствии с которыми оформлено бронирование военнообязанного. Если военнообязанный имеет мобилизационное распоряжение, здесь указывают номер команды

Номер пункта (абзаца), части и статьи Закона № 2232, по которому предоставляется отсрочка от призыва на срочную военную службу, и дата, до которой она предоставляется

Снятие с воинского учета по возрасту осуществляется на основании отметки военного комиссариата в военно-учетном документе. При этом в личной карточке работника делают отметку: «Виключений з військового обліку за віком» (п. 43 Порядка № 921).

Раздел III «Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства-роботодавця)». Этот раздел заполняют на основании документов, подтверждающих прохождение работником первичной профессиональной подготовки и переподготовки, повышение квалификации на производстве (повышение квалификации руководящих работников и специалистов). Здесь же указывают сведения о профессиональном обучении работников за счет предприятия на базе других субъектов хозяйствования.

В разделе IV «Призначення і переведення» в первую строку вносят запись о приеме на работу. В следующих строках этого раздела делают записи о переводе работника на другую постоянную работу. А вот информацию о временном переводе на другую работу здесь не отражают.

Учтите:

наименование профессии, на которую принят/переведен работник, и ее код указывают в соответствии с Классификатором профессий

С записями в этом разделе работника ознакомляют под подпись в графе «Підпис працівника».

Раздел V «Відпустки». Здесь приводят сведения о предоставляемых работнику отпусках всех видов. В графе «Вид відпустки» указывают вид отпуска (например, ежегодный основной отпуск, отпуск работникам, имеющим детей, и т. д.) и количество дней отпуска.

В графе «За який період» указывают период, за который предоставлен отпуск. В случае предоставления отпуска в связи с беременностью и родами, отпуска для ухода за ребенком до достижения им 3 (6, 16, 18) лет, отпуска в связи с усыновлением ребенка и творческого отпуска эту графу не заполняют.

В строке «Додаткові відомості» приводят данные, которые не были указаны в других разделах личной карточки, например, о судимости, наличии правительственных наград, об участии в войнах, знании иностранных языков, избрании на выборную должность и т. д. Также здесь отмечают принадлежность лица к определенной категории работников, имеющей право на льготы и гарантии, установленные действующим законодательством (лицо с инвалидностью, «чернобылец», «афганец», одинокая мать и т. д.), и документ, на основании которого работник отнесен к этой категории.

В строке «Дата і причина звільнення (підстава)» указывают дату увольнения работника согласно приказу (распоряжению) об увольнении*, а также причину увольнения со ссылкой на соответствующую норму КЗоТ.

* Пример составления этого документа см. в подразделе 5.6.

Ну а теперь приведем пример заполнения личной карточки типовой формы № П-2 за период времени от приема работника на предприятие до его увольнения.

img 11

img 12

img 13

5.5. Оформляем перевод (перемещение)

В процессе хозяйственной деятельности предприятия может возникнуть необходимость перевести работника на другую работу на этом же предприятии или же осуществить его перемещение внутри предприятия. В зависимости от причин и оснований для таких действий законодательство предусматривает несколько вариантов. Рассмотрим их в деталях.

1. Перевод на другую постоянную работу на том же предприятии (ч. 1 ст. 32 КЗоТ). Учтите: такой перевод допускается только с согласия работника. При этом форма, в которой работник может выразить свое согласие на перевод, законодательством не установлена. По нашему мнению, такое согласие может быть оформлено двумя способами:

— либо отдельным заявлением работника,

— либо непосредственно в приказе на перевод.

Имейте в виду: не считается переводом на другую работу перемещение работника внутри предприятия на другое рабочее место, в другое структурное подразделение (в той же местности), поручение работы на другом оборудовании в пределах специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором (о таких изменениях в работе см. ниже).

В рассматриваемом случае перевод может инициировать как работодатель, так и сам работник. Основанием для издания приказа (распоряжения) о переводе могут служить следующие документы:

— заявление работника с просьбой о переводе — если инициатором перевода является работник;

— докладная записка руководителя структурного подразделения или кадровой службы о необходимости перевода и предложение о переводе на другую работу — если инициатором перевода является работодатель;

— представление о переводе — если работника переводят на вышестоящую должность. Составляя такой документ, учтите: в нем должно быть оформлено согласие работника на его перевод на другую постоянную работу на этом же предприятии.

Пример заявления вы найдете ниже, а примеры приказа и представления о переводе работника на другую постоянную работу на том же предприятии — на с. 49.

img 14

img 15

img 16

2. Перемещение внутри предприятия (ч. 2 ст. 32 КЗоТ). Перемещение внутри предприятия на другое место работы, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате в пределах специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором, могут осуществляться без согласия работника.

Инициатором такого перемещения выступает, как правило, работодатель. Но! Есть одно ограничение:

нельзя перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья

При этом наличие медицинских противопоказаний должно быть документально подтверждено соответствующим медицинским заключением.

С документированием перемещения работника внутри предприятия особых сложностей нет. Здесь понадобится составить всего два документа:

— докладную записку руководителя структурного подразделения (другого должностного лица) о необходимости перемещения работника;

— приказ (распоряжение) руководителя о перемещении.

Обратите внимание: запись о перемещении в трудовую книжку не вносят.

Как может выглядеть приказ о перемещении работника на другое рабочее место, см. ниже.

img 17

3. Временный перевод на другую работу, не обусловленную трудовым договором (ст. 33 КЗоТ). В общем случае такой перевод допускается только с согласия работника (об исключениях см. на с. 52).

Инициатором перевода на другую работу, не обусловленную трудовым договором, как правило, выступает работодатель. По истечении срока перевода работник возвращается к предыдущей работе.

Заметьте:

предложение о переводе может быть сделано как в устной, так и в письменной форме

От этого и будет зависеть дальнейшее оформление перевода работника. Так, если предложение о переводе сделано в устной форме, следует получить от работника заявление о временном переводе на другую работу, не обусловленную трудовым договором. Если же предложение работнику оформлено в письменном виде, то составлять заявление не обязательно. Достаточно наличия отметки работника о согласии на перевод в предложении о таком переводе.

В обоих случаях руководитель предприятия должен издать приказ о временном переводе на другую работу с согласия работника.

Запись о временном переводе в трудовую книжку не вносят.

Ниже вы можете увидеть примеры:

— предложения о временном переводе на другую работу;

— заявления работника с согласием на временный перевод, если предложение сделано в устной форме;

— приказа о временном переводе на другую работу с согласия работника.

img 18

img 19

img 20

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше