5.1. Документи, що необхідні при прийнятті на роботу
Процес прийняття на роботу починається із заяви працівника. Крім заяви, працівник також подає:
1) паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
2) документ про присвоєння йому реєстраційного номера облікової картки платника податків (не надають особи, які відмовилися від отримання такого номера і мають у паспорті відповідну відмітку);
3) трудову книжку, крім осіб, яких приймають на роботу за сумісництвом, і осіб, що поступають на роботу вперше;
4) військово-обліковий документ (призовники — посвідчення про приписку до призовної дільниці, військовозобов’язані — військовий квиток або тимчасове посвідчення);
5) документ про освіту, спеціальність або кваліфікацію (якщо він потрібен для допуску до виконання певної роботи);
6) документ про стан здоров’я (висновок попереднього медичного огляду). Його надають тільки у випадках, визначених законодавством;
7) інші документи, вимагати які не забороняє ст. 25 КЗпП*, наприклад, автобіографію.
* Нагадаємо: від осіб, які працевлаштовуються, заборонено вимагати, зокрема, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування.
Зупинимося на заяві про прийняття на роботу. Її оформляють у довільному вигляді, оскільки форму заяви про прийняття на роботу нормативними актами не затверджено.
У разі якщо до заяви додаються якісь документи (трудова книжка, копії документів про освіту тощо), нижче тексту заяви про це роблять відповідну відмітку.
Далі ви можете ознайомитися з прикладами оформлення заяв про прийняття на роботу за сумісництвом за строковим трудовим договором і про прийняття на основну постійну роботу (див. нижче).
Оформляючи майбутнього працівника, слід також отримати від нього письмову згоду на обробку та використання його персональних даних. При цьому можна оформити таку згоду окремим документом або включити відповідне положення до трудового договору, укладеного в письмовій формі.
Наведемо приблизний текст згоди на обробку персональних даних.
5.2. Трудовий договір
З працівником, який працевлаштовується, в обов’язковому порядку укладають трудовий договір або контракт. Як це зробити правильно — див. далі.
Трудовий договір — це угода між працівником і роботодавцем. У її межах працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену такою угодою. У свою чергу, роботодавець зобов’язується виплачувати працівнику заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором та угодою сторін. Таке визначення трудового договору надано в ст. 21 КЗпП.
За загальним правилом трудовий договір можна укладати як у письмовій, так і в усній формі.
Але!
В окремих випадках, установлених ст. 24 КЗпП, дотримання письмової форми трудового договору є обов’язковим
Так, у письмовій формі укладають трудові договори:
1) при організованому наборі працівників;
2) при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними та геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров’я;
3) при укладенні контракту;
4) у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі;
5) при укладенні трудового договору з неповнолітнім;
6) якщо роботодавцем є фізична особа, у тому числі фізична особа — підприємець;
7) при укладенні трудового договору про дистанційну (надомну) роботу;
8) в інших випадках, передбачених законодавством України.
У трудовому договорі, що укладається в письмовій формі, в обов’язковому порядку мають бути зазначені:
— прізвище, ім’я та по батькові працівника;
— найменування роботодавця — юридичної особи або прізвище, ім’я та по батькові роботодавця — фізичної особи;
— місце роботи (об’єкт, дільниця, цех, структурний підрозділ);
— найменування роботи, професії або посади, трудові функції, які виконуватиме працівник (визначаються посадовою інструкцією*). Зауважте: найменування роботи, професії або посаді в трудовому договорі повинно зазначатися відповідно до Класифікатора професій;
* Про складання посадових (робочих) інструкцій див. у розділі 4.
— умови оплати праці (встановлюються відповідно до затвердженої на підприємстві системи оплати праці);
— дата початку дії трудового договору та дата, коли працівник повинен фактично стати до роботи;
— строк дії трудового договору (якщо договір є строковим).
Крім цього, у трудовому договорі можна встановлювати інші умови роботи (наприклад, про строк випробування, матеріальну відповідальність тощо).
Проте зауважте: умови трудового договору, які погіршують становище працівника порівняно з чинним законодавством і колективним договором, вважаються недійсними (ст. 9 КЗпП).
Особливою формою трудового договору є контракт. У ньому строк його дії, права, обов’язки та відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення й організації праці працівника, умови розірвання договору, у тому числі дострокового, можуть установлюватися угодою сторін (ст. 21 КЗпП).
На відміну від трудового договору, контракт укладають виключно в письмовій формі
Зверніть увагу: роботодавець має право працевлаштувати працівника шляхом укладення з ним контракту тільки у випадках, прямо передбачених законом (ч. 3 ст. 21 КЗпП).
Типову форму контракту затверджено наказом Мінпраці від 15.04.94 р. № 23. Крім того, для деяких категорій працівників різними міністерствами і відомствами затверджено окремі типові форми контракту.
Далі наведемо приклад трудового договору.
5.3. Наказ про прийняття на роботу
Укладення трудового договору (контракту) між роботодавцем і найманою особою має бути оформлено наказом (розпорядженням) про прийняття на роботу (ст. 24 КЗпП). З таким документом працівника ознайомлюють під підпис.
На відміну від попередніх документів, розглянутих у цьому розділі, наказ (розпорядження) про прийняття на роботу має офіційно встановлену форму. Це типова форма № П-1, затверджена наказом № 489. Проте в разі потреби роботодавець може допрацьовувати її «під себе» — доповнювати якимись відомостями або вносити до неї інші зміни. Також він має право й зовсім розробити власну, зручну для нього форму наказу (розпорядження).
Якщо ви наважилися самостійно розробити форму наказу про прийняття на роботу, то зауважте: він повинен містити всі обов’язкові реквізити типової форми № П-1.
Розглянемо приклади оформлення наказу про:
1) прийняття на основне місце роботи на невизначений строк з нормальною тривалістю робочого дня (типової форми № П-1) (див. нижче);
2) прийняття на роботу за сумісництвом на час виконання певної роботи (наказ оформлено в довільній формі).
Важливо! Перш ніж допустити нового співробітника до роботи, не забудьте відправити податківцям повідомлення про прийняття працівника на роботу за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 р. № 413.
Але тут є винятки. Повідомлення не потрібно подавати при прийнятті на роботу:
1) керівника підприємства, установи, організації;
2) члена виконавчого органу господарського товариства*.
* Вважаємо, що не подавати повідомлення можна лише за тими членами виконавчого органу госптовариства, відомості про яких включені до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань.
5.4. Особова картка працівника
Після того як трудовий договір (контракт) укладено, видано наказ (розпорядження) про прийняття на роботу, можна переходити до наступного етапу. На нового співробітника потрібно заповнити особову картку. При цьому заводять її на кожну особу, прийняту на постійну, тимчасову або сезонну роботу, у тому числі за сумісництвом. Зазвичай цим займаються працівники кадрової служби (відділу кадрів) підприємства.
Типову форму цього документа № П-2 затверджено наказом № 495. Для держслужбовців наказом Нацагентства з питань держслужби від 19.05.2020 р. № 77-20 затверджено спеціальну форму особової картки.
Особову картку заповнюють в одному примірнику на підставі опитування працівника і відповідних документів: паспорта, військового квитка (тимчасового посвідчення, виданого замість військового квитка або посвідчення про приписку до призовної дільниці), трудової книжки, диплому (свідоцтва, посвідчення) про закінчення навчального закладу та інших документів.
Якщо протягом трудової діяльності на цьому підприємстві змінюються дані про працівника (освіта, місце проживання, сімейний стан, П. І. Б. тощо), їх також потрібно зазначити в особовій картці.
Майте на увазі: з кожним записом, що вноситься до трудової книжки (вкладиша) на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення та звільнення, працівника ознайомлюють під підпис в особовій картці.
Вносити до облікових даних будь-які зміни без відома працівника, на якого оформлена особова картка, заборонено
Особові картки комплектують відповідно до штатного розпису за структурними підрозділами, а всередині структурного підрозділу — за прізвищами працівників в алфавітному порядку.
Особові картки військовозобов’язаних працівників і працівників-призовників зберігають в алфавітному порядку в окремій картотеці, поділеній на чотири групи (п. 44 Порядку № 921):
— перша група — особові картки військовозобов’язаних офіцерського складу;
— друга група — особові картки військовозобов’язаних рядового, сержантського і старшинського складу;
— третя група — особові картки військовозобов’язаних жінок;
— четверта група — особові картки призовників.
На військовозобов’язаних, заброньованих за підприємствами на період мобілізації та на військовий час, особові картки виділяють окремо в кожній групі.
Особові картки на осіб, знятих з військового обліку за віком або за станом здоров’я, зберігають у загальній картотеці підприємства.
Особова картка типової форми № П-2 складається з п’яти розділів. У загальних рисах розглянемо, як їх заповнюють.
Розділ I «Загальні відомості». Тут відображають загальні відомості про працівника: прізвище, ім’я, по батькові; дату народження; громадянство; дані про освіту; відомості про останнє місце роботи та причини звільнення з нього; сімейний стан; адресу реєстрації та фактичного місця проживання тощо.
Змінилися дані про працівника (наприклад, П. І. Б., місце проживання)? Як ми вже говорили, такі зміни потрібно відобразити в особовій картці. Зазвичай їх уносять таким чином: однією рискою закреслюють старі дані працівника і поруч (або вище) вписують нові. Далі на полі особової картки поряд з оновленими даними або нижче в графі «Додаткові відомості» працівник, що вносив зміни, зазначає реквізити документа, на підставі якого вони були внесені, проставляє дату і свій підпис.
Є й інший шлях вирішення цього питання. Так, деякі кадровики в такому разі заповнюють на працівника нову особову картку з уже зміненими особовими даними. При цьому і в старій, і в новій особовій картці роблять запис про те, що особова картка була замінена у зв’язку зі зміною тих чи інших даних про працівника.
Ще один варіант, який застосовується окремими кадровиками, — вносити дані до пунктів 10 — 12 розділу І олівцем.
Розділ II «Відомості про військовий облік». Цей розділ особової картки заповнює особа, відповідальна за ведення військового обліку на підприємстві, на підставі військово-облікових документів. При цьому керуватися йому слід положеннями Порядку № 921.
Порядок заповнення розділу II особової картки залежить від категорії осіб, що підлягають військовому обліку. Детальніше див. у табл. 5.1.
Таблиця 5.1. Порядок заповнення розділу II особової картки працівника
| Найменування рядка | Відомості, які зазначають у рядку | ||
| Військовозобов’язані рядового, сержантського і старшинського складу | Офіцери запасу | Призовники | |
| «Група обліку» | Остання літера військово-облікової спеціальності (від «А» до «Ч») (наприклад, для Нацгвардії — «П», для льотного складу — «Е», для Держприкордонслужби — «Р») | Не заповнюють | Зазначають: «Призовник» |
| «Категорія обліку» | Категорія обліку «1» або «2», а також серія та номер військового квитка або тимчасового посвідчення | Розряд запасу відповідно до запису у військовому квитку офіцера запасу, а також серія та номер військового квитка або тимчасового посвідчення | Не заповнюють |
| «Склад» | Рядовий, сержантський або старшинський склад | Профіль підготовки: командний, інженерний, технічний, юридичний, медичний, ветеринарний, оперативний, адміністративний, оперативно-технічний | Не заповнюють |
| «Військове звання» | Військове звання, присвоєне військовозобов’язаному під час проходження ним військової служби або перебування в запасі | Не заповнюють | |
| «Військово-облікова спеціальність №» | Тризначне кодове (цифрове) позначення військово-облікової спеціальності | Шестизначне цифрове позначення військово-облікової спеціальності | Не заповнюють |
| «Придатність до військової служби» | Рішення військово-лікарської комісії для осіб, визнаних обмежено придатними до військової служби у військовий час | Не заповнюють | Не заповнюють |
| «Назва райвійськкомату за місцем реєстрації» | Найменування військкомату, в якому військовозобов’язаний перебуває на військовому обліку (приписаний призовник) | ||
| «Назва райвійськкомату за місцем фактичного проживання» | Найменування військкомату, на території відповідальності якого фактично проживає військовозобов’язаний (призовник) з числа внутрішньо переміщених осіб | ||
| «Перебування на спеціальному обліку» | Номер переліку, пункту та розділу переліку, відповідно до яких оформлено бронювання військовозобов’язаного. Якщо військовозобов’язаний має мобілізаційне розпорядження, тут зазначають номер команди | Номер пункту (абзацу), частини і статті Закону № 2232, за яким надається відстрочення від призову на строкову військову службу, і дата, до якої воно надається | |
Зняття з військового обліку за віком здійснюється на підставі відмітки військового комісаріату у військово-обліковому документі. При цьому в особовій картці працівника роблять відмітку: «Виключений з військового обліку за віком» (п. 43 Порядку № 921).
Розділ III «Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства-роботодавця)». Цей розділ заповнюють на підставі документів, що підтверджують проходження працівником первинної професійної підготовки і перепідготовки, підвищення кваліфікації на виробництві (підвищення кваліфікації керівних працівників і спеціалістів). Тут же зазначають відомості про професійне навчання працівників за рахунок підприємства на базі інших суб’єктів господарювання.
У розділі IV «Призначення і переведення» до першого рядка вносять запис про прийняття на роботу. У наступних рядках цього розділу роблять записи про переведення працівника на іншу постійну роботу. А ось інформацію про тимчасове переведення на іншу роботу тут не відображають.
Зауважте:
найменування професії, на яку прийнятий/переведений працівник, та її код зазначають відповідно до Класифікатора професій
Із записами в цьому розділі працівника ознайомлюють під підпис у графі «Підпис працівника».
Розділ V «Відпустки». Тут наводять відомості про відпустки всіх видів, що надаються працівнику. У графі «Вид відпустки» зазначають вид відпустки (наприклад, щорічна основна відпустка, відпустка працівникам, що мають дітей, тощо) і кількість днів відпустки.
У графі «За який період» зазначають період, за який надано відпустку. У разі надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3 (6, 16, 18) років, відпустки у зв’язку з усиновленням дитини і творчої відпустки цю графу не заповнюють.
У рядку «Додаткові відомості» наводять дані, які не були зазначені в інших розділах особової картки, наприклад, про судимість, наявність урядових нагород, про участь у війнах, знання іноземних мов, обрання на виборну посаду тощо. Також тут зазначають належність особи до певної категорії працівників, які мають право на пільги та гарантії, встановлені чинним законодавством (особа з інвалідністю, «чорнобилець», «афганець», одинока мати тощо), і документ, на підставі якого працівник віднесений до цієї категорії.
У рядку «Дата і причина звільнення (підстава)» зазначають дату звільнення працівника згідно з наказом (розпорядженням) про звільнення*, а також причину звільнення з посиланням на відповідну норму КЗпП.
* Приклад складання цього документа див. у підрозділі 5.6.
Ну а тепер наведемо приклад заповнення особової картки типової форми № П-2 за період часу від прийняття працівника на підприємство до його звільнення.
5.5. Оформляємо переведення (переміщення)
У процесі господарської діяльності підприємства може виникнути необхідність перевести працівника на іншу роботу на цьому ж підприємстві або ж здійснити його переміщення всередині підприємства. Залежно від причин і підстав для таких дій законодавство передбачає декілька варіантів. Розглянемо їх у деталях.
1. Переведення на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві (ч. 1 ст. 32 КЗпП). Зауважте: таке переведення допускається тільки за згодою працівника. При цьому форма, у якій працівник може висловити свою згоду на переведення, законодавством не встановлена. На нашу думку, така згода може бути оформлена двома способами:
— або окремою заявою працівника,
— або безпосередньо в наказі на переведення.
Майте на увазі: не вважається переведенням на іншу роботу переміщення працівника всередині підприємства на інше робоче місце, до іншого структурного підрозділу (у тій же місцевості), доручення роботи на іншому обладнанні в межах спеціальності, кваліфікації або посади, обумовленої трудовим договором (про такі зміни в роботі див. нижче).
У цьому випадку переведення може ініціювати як роботодавець, так і сам працівник. Підставою для видання наказу (розпорядження) про переведення можуть слугувати такі документи:
— заява працівника з проханням про переведення — якщо ініціатором переведення є працівник;
— доповідна записка керівника структурного підрозділу або кадрової служби про необхідність переведення і пропозиція про переведення на іншу роботу — якщо ініціатором переведення є роботодавець;
— подання про переведення — якщо працівника переводять на вищу посаду. Складаючи такий документ, врахуйте: в ньому має бути оформлена згода працівника на його переведення на іншу постійну роботу на цьому ж підприємстві.
Приклад заяви ви знайдете нижче, а приклади наказу і подання про переведення працівника на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві — нижче.
2. Переміщення всередині підприємства (ч. 2 ст. 32 КЗпП). Переміщення всередині підприємства на інше місце роботи, до іншого структурного підрозділу в тій же місцевості, доручення роботи на іншому механізмі або агрегаті в межах спеціальності, кваліфікації або посади, обумовленої трудовим договором, можуть здійснюватися без згоди працівника.
Ініціатором такого переміщення виступає зазвичай роботодавець. Але! Є одне обмеження:
не можна переміщати працівника на роботу, протипоказану йому за станом здоров’я
При цьому наявність медичних протипоказань має бути документально підтверджена відповідним медичним висновком.
З документуванням переміщення працівника всередині підприємства особливих складнощів немає. Тут буде потрібно скласти лише два документи:
— доповідну записку керівника структурного підрозділу (іншої посадової особи) про необхідність переміщення працівника;
— наказ (розпорядження) керівника про переміщення.
Зверніть увагу: запис про переміщення до трудової книжки не вносять.
Як може виглядати наказ про переміщення працівника на інше робоче місце, див. нижче.
3. Тимчасове переведення на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором (ст. 33 КЗпП). У загальному випадку таке переведення допускається тільки за згодою працівника (про винятки див. нижче).
Ініціатором переведення на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором зазвичай виступає роботодавець. Після закінчення строку переведення працівник повертається до попередньої роботи.
Зверніть увагу:
пропозиція про переведення може бути зроблена як в усній, так і в письмовій формі
Від цього і залежатиме наступне оформлення переведення працівника. Так, якщо пропозицію про переведення зроблено в усній формі, слід отримати від працівника заяву про тимчасове переведення на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором. Якщо ж пропозиція працівникові оформлена письмово, то складати заяву не обов’язково. Достатньо наявності відмітки працівника про згоду на переведення в пропозиції про таке переведення.
В обох випадках керівник підприємства повинен видати наказ про тимчасове переведення на іншу роботу за згодою працівника.
Запис про тимчасове переведення до трудової книжки не вносять.
Нижче ви можете побачити приклади:
— пропозиції про тимчасове переведення на іншу роботу;
— заяви працівника зі згодою на тимчасове переведення, якщо пропозиція зроблена в усній формі;
— наказу про тимчасове переведення на іншу роботу за згодою працівника.
