Работа и отдых: составляем документы правильно (ч. 2)

Также работник может изъявить желание перейти на режим неполного рабочего времени уже в процессе своей трудовой деятельности. В таком случае он подает работодателю соответствующее заявление в произвольной форме. В свою очередь, работодатель на основании такого заявления издает приказ (распоряжение) об установлении неполного рабочего времени. Образец такого приказа — ниже.

Инициатор — работодатель

Право устанавливать режим неполного рабочего времени работодателю дает ч. 3 ст. 32 КЗоТ. При этом коллективным договором может быть определена нижняя граница неполного рабочего времени при его введении по инициативе работодателя.

Новый режим работы разрешается устанавливать как на определенное время, так и на неограниченный срок, по всему предприятию либо для отдельных отделов или категорий работников.

Учтите: работодатель имеет право устанавливать работникам неполное рабочее время только в случае, если на предприятии происходят изменения в организации производства и труда (см. письмо Минсоцполитики от 15.07.2011 г. № 195/13/1334). При этом, как указал ВСУ в п. 10 постановления № 9, под изменением в организации производства и труда следует понимать рационализацию рабочих мест, введение новых форм организации труда (например, переход на бригадную форму организации труда), внедрение передовых методов, технологий и т. п.

Сейчас расскажем.

Итак, работодатель, который решил воспользоваться положениями ч. 3 ст. 32 КЗоТ, должен:

1) согласовать решение об установлении неполного рабочего времени с выборным органом первичной профсоюзной организации, действующей на предприятии (п. 4 ч. 1 ст. 247 КЗоТ);

2) издать приказ о мероприятиях по установлению неполного рабочего времени в связи с изменениями в организации производства и труда (см. пример ниже);

3) предупредить работников не позднее чем за 2 месяца о предстоящих изменениях (ч. 3 ст. 32 и 103 КЗоТ). Сделать это можно, вручив каждому работнику под подпись уведомление об изменении существенных условий труда, составленное в произвольной форме (см. пример ниже). Если работник отказывается получать такое уведомление или ставить подпись, составляют соответствующий акт;

4) накануне установления неполного рабочего времени:

— получить от работников согласие либо отказ от продолжения работы в новых условиях труда. Для этого подойдет, например, расписка или письменное заявление работника о согласии/отказе от продолжения работы в связи с изменениями существенных условий труда (см. пример ниже).

Обратите внимание! Работники должны дать согласие именно на продолжение работы в новых условиях труда, а не на установление неполного рабочего времени. Ведь на само установление такого режима работы по инициативе работодателя согласие работника не требуется;

— издать приказ об установлении неполного рабочего времени. С приказом ознакомить работников, которых он касается, под подпись;

— издать приказ о прекращении трудовых договоров на основании п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗоТ с работниками, отказавшимися продолжать работу в новых условиях труда. С приказом ознакомить работников под подпись;

5) внести соответствующие изменения во внутренние нормативные акты работодателя, регулирующие вопросы продолжительности рабочего времени работников.

Ну что же, теория ясна. Теперь давайте составление отдельных документов рассмотрим на примерах. Так, ниже вы можете увидеть образцы:

— приказа о мероприятиях по установлению неполного рабочего времени;

— уведомления работника об установлении режима неполного рабочего времени;

— заявления об отказе от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда.

6.4. Ежегодные отпуска

Ну что же, о работе поговорили, пора и к отдыху перейти. В этом подразделе спецвыпуска будем говорить о документальном оформлении ежегодных отпусков. Причем речь пойдет о документировании не только ухода в отпуск, но и переноса отпуска и отзыва из него.

График отпусков

Очередность предоставления ежегодных отпусков на предприятии устанавливается графиком отпусков.

Конкретные сроки составления такого графика ни в Законе об отпусках, ни в КЗоТ не определены. Однако согласно п. 20 Типовых правил № 213 график отпусков нужно составлять не позднее 5 января текущего года. На соблюдении этого срока настаивают специалисты Минсоцполитики (см. письмо от 25.08.2015 г. № 475/13/116-15).

Учтите:

На этом настаивает Минсоцполитики в письме от 29.07.2015 г. № 191/10/136-15.

Унифицированной формы графика отпусков нет. Следовательно, каждое предприятие вправе разработать ее самостоятельно.

При составлении графика отпусков нужно учитывать ряд важных правил. Приведем их ниже.

1. В график включают всех работников предприятия, имеющих право на отпуск в соответствии со ст. 2 Закона об отпусках, в том числе совместителей. А вот лиц, которые трудятся по гражданско-правовым договорам, в график не вносят, поскольку права на ежегодный оплачиваемый отпуск они не имеют.

2. Конкретные даты начала и окончания отпуска в графике обычно не указывают, а устанавливают только месяцы его начала и окончания. Конкретную дату начала и окончания отпуска после ее согласования работодатель доводит до сведения работника в письменной форме. Хотя при желании в графике могут быть проставлены и точные «отпускные» даты.

3. В графике отпусков наряду с ежегодными основными и дополнительными отпусками текущего года имеет смысл указывать все виды обязательных отпусков, поддающиеся планированию, в частности:

— дополнительные отпуска работникам, имеющим детей;

— дополнительные «чернобыльские» отпуска;

— дополнительные отпуска участникам боевых действий и т. п.

Напомним: такие отпуска не являются ежегодными. Они предоставляются не за рабочий, а за календарный год. При этом «чернобыльские» и «боевые» отпуска пропадают в случае их неиспользования в текущем году.

А вот учебные отпуска в графике не отражают. Ведь начало такого отпуска не зависит ни от интересов производства, ни от желания самого работника. Конкретный период учебного отпуска будет указан в справке-вызове на сессию.

4. Если у работника есть неиспользованные дни отпусков за прошлые годы, то в графике на текущий год предусматривают период и для их предоставления.

5. При составлении графика учитывают как личные интересы работников и их возможности для отдыха, так и производственные интересы. Поэтому каждый работник имеет право предложить наиболее благоприятный период для своего отпуска, однако конкретную дату необходимо согласовать с работодателем уже с учетом его интересов.

Но не забудьте, что есть категории работников, которым отпуск должен быть предоставлен в любое удобное для них время. Перечень таких категорий определяют ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках, другие законы, коллективный или трудовой договор.

6. Если отпуск делится на части, это также указывают в графике отпусков. При этом учитывайте установленные ст. 12 Закона об отпусках правила деления отпуска на части. Так, ежегодный отпуск по желанию работника может быть поделен на части любой продолжительности, при условии, что основная непрерывная часть отпуска составляет не менее 14 календарных дней. Из этого следует, что:

1) отпуск делят на части по желанию работника, но с согласия работодателя;

2) вовсе не обязательно, чтобы основная непрерывная часть отпуска продолжительностью не менее 14 календарных дней была предоставлена работнику первой. На это указывает и Минсоцполитики в письме от 05.07.2013 г. № 290/13/116-13. Единственное условие:

График готов? Следующий шаг — согласование его с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) предприятия или с другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом. Образец сопроводительного письма в профком предприятия о согласовании графика см. ниже.

После согласования с профкомом (профсоюзным представителем) график отпусков утверждают либо приказом (распоряжением) руководителя предприятия, либо непосредственно грифом утверждения.

Образец приказа об утверждении графика отпусков см. ниже.

А ниже вы можете увидеть пример графика отпусков, утвержденного грифом утверждения.

скачать файл

После утверждения график доводят до сведения всех работников. Лучше всего это сделать под подпись (для этого в нем стоит предусмотреть отдельную графу).

Утвержденный график отпусков обязаны соблюдать и работодатель, и работники.

Важно! О дате начала отпуска согласно графику работодатель обязан письменно уведомить работника не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока (ч. 5 ст. 79 КЗоТ и ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках). Сделать это можно двумя способами:

1) направить работнику составленное в произвольной форме уведомление о дате начала отпуска (см. пример нниже). Желательно составить такое уведомление в двух экземплярах: первый — для работника, второй (с отметкой об уведомлении работника) — для кадровой службы;

2) ознакомить работника с приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска под подпись.

А вот получать от работника заявление о предоставлении ему законного ежегодного отпуска ни КЗоТ, ни Закон об отпусках работодателя не обязывают.

Учтите: если работодатель в установленный срок не предупредит работника о начале отпуска, тот может потребовать перенести отпуск на другой период (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗоТ и п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках). В то же время работник не вправе уходить в ежегодный отпуск в период, не согласованный с работодателем. В противном случае такой поступок может быть расценен как нарушение трудовой дисциплины.

Ниже приведем образец формы уведомления о начале ежегодного отпуска.

Следующий этап документального оформления — составление приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска. Его типовая форма № П-3 утверждена приказом № 489. Хотя ничто не запрещает составить приказ о предоставлении отпуска в произвольной форме, включив в него все реквизиты типовой формы № П-3 и соблюдая требования ДСТУ 4163-2003.

Основанием для составления такого приказа (распоряжения) является утвержденный график отпусков на соответствующий год.

На практике кадровики стараются «успеть» с приказом за 2 недели до начала отпуска. Хотя если вы своевременно направили работнику уведомление о начале отпуска, приказ нужно издать не позднее чем за 3 дня до его начала. Дело в том, что именно в этот срок работнику должны быть выплачены отпускные (ст. 21 Закона об отпусках). Для того чтобы выплатить отпускные, их нужно рассчитать. А для этого необходим приказ о предоставлении отпуска.

Образец приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска по форме № П-3 вы можете увидеть.

На основании такого приказа (распоряжения) отдел кадров вносит информацию о предоставляемом работнику отпуске в раздел V «ВІДПУСТКИ» личной карточки (типовая форма № П-2, утвержденная приказом № 495), а бухгалтерия рассчитывает сумму отпускных.

Еще раз подчеркнем: если работники уходят в отпуск строго по графику, то необходимости в заявлении о предоставлении отпуска нет.

Но могут быть ситуации, когда отпуск работнику понадобился срочно. Например, ему «подвернулась» путевка на санаторно-курортное лечение. Тогда поступают так:

1) работник подает руководителю предприятия заявление о предоставлении отпуска, согласованное со своим непосредственным руководителем. В заявлении он указывает желаемую дату ухода в отпуск и его продолжитель- ность;

2) кадровая служба оформляет приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска в соответствии с резолюцией, проставленной руководителем предприятия на заявлении работника.

Как может выглядеть заявление о предоставлении отпуска, см. ниже.

Также может случиться, что работающий на предприятии «льготник» решил «передвинуть» свой отпуск на другие даты. Отказать ему в переносе отпуска работодатель не вправе. Да и другим работникам отпуск может быть перенесен при определенных обстоятельствах.

О том, какие документы в этой ситуации нужно оформить, поговорим далее.

Перенос отпуска

Итак, даже если ежегодный отпуск был запланирован в графике отпусков в полном соответствии с пожеланиями работника и интересами производства, он может быть перенесен на другой период.

Возможность такого переноса предусмотрена ст. 80 КЗоТ и ст. 11 Закона об отпусках. По своему содержанию эти нормы законодательства идентичны и включают в себя перечень конкретных обстоятельств, при наступлении которых ежегодный отпуск подлежит переносу или продлению.

Условно все случаи переноса ежегодного отпуска, предусмотренные законодательством, можно разделить на три группы:

1) по требованию работника;

2) в связи с непредвиденными обстоятельствами;

3) по инициативе работодателя.

Запомните:

После того, как работодатель и работник согласуют новую дату ухода в отпуск или решат его (его часть) перенести, издают соответствующий приказ (распоряжение).

Ниже вы можете увидеть образцы заявления работника и приказа руководителя предприятия о переносе отпуска.

Уже непосредственно перед предоставлением неиспользованной части отпуска руководитель предприятия издаст новый приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска.

О новой дате начала отпуска работника в общем порядке уведомляют в письменном виде не позднее чем за 2 недели до ее наступления.

Далее рассмотрим еще одну возможную «отпускную» ситуацию — отзыв из отпуска.

Отзыв из отпуска

Прежде всего помните: отозвать работника из отпуска можно только с его согласия и в исключительных случаях, установленных ч. 8 ст. 79 КЗоТ и ч. 3 ст. 12 Закона об отпусках. А именно для:

— предотвращения стихийного бедствия или производственной аварии;

— немедленного устранения последствий стихийного бедствия или производственной аварии;

— предотвращения несчастных случаев, простоя, гибели или порчи имущества предприятия.

Также разрешается отзывать из отпуска в других случаях, предусмотренных законодательством.

При этом основная непрерывная часть отпуска работника (до отзыва или после) должна составлять не менее 14 календарных дней.

Оформление отзыва из отпуска следует начинать с докладной записки на имя руководителя предприятия. В ней указывают причины, по которым вызвать на подмогу нужно именно отпускника.

Поскольку КЗоТ и Закон об отпусках разрешают отзыв работника из отпуска только с его согласия, после одобрения соответствующего решения руководителем предприятия нужно заручиться согласием работника в письменном виде.

После этого руководитель предприятия издает соответствующий приказ (распоряжение). Унифицированной формы такого документа нет, поэтому его составляют в произвольной форме. Образец приведен ниже.