Робота і відпочинок: складаємо документи правильно (ч. 2)

Також працівник може виявити бажання перейти на режим неповного робочого часу вже в процесі своєї трудової діяльності. У такому разі він подає роботодавцю відповідну заяву в довільній формі. У свою чергу, роботодавець на підставі такої заяви видає наказ (розпорядження) про встановлення неповного робочого часу. Зразок такого наказу — нижче.

Ініціатор — роботодавець

Право встановлювати режим неповного робочого часу роботодавцеві дає ч. 3 ст. 32 КЗпП. При цьому колективним договором може бути визначена нижня межа неповного робочого часу при його введенні за ініціативою роботодавця.

Новий режим роботи дозволяється встановлювати як на певний час, так і на необмежений строк, по усьому підприємству чи для окремих відділів або категорій працівників.

Зауважте: роботодавець має право встановлювати працівникам неповний робочий час тільки у випадку, якщо на підприємстві відбуваються зміни в організації виробництва та праці (див. лист Мінсоцполітики від 15.07.2011 р. № 195/13/1334). При цьому, як зазначив ВСУ в п. 10 постанови № 9, під зміною в організації виробництва та праці слід розуміти раціоналізацію робочих місць, введення нових форм організації праці (наприклад, перехід на бригадну форму організації праці), впровадження передових методів, технологій тощо.

Зараз розповімо.

Отже, роботодавець, який вирішив скористатися положеннями ч. 3 ст. 32 КЗпП, повинен:

1) погодити рішення про встановлення неповного робочого часу з виборним органом первинної профспілкової організації, що діє на підприємстві (п. 4 ч. 1 ст. 247 КЗпП);

2) видати наказ про заходи з установлення неповного робочого часу у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці (див. приклад нижче);

3) попередити працівників не пізніше ніж за 2 місяці про майбутні зміни (ч. 3 ст. 32 і 103 КЗпП). Зробити це можна, вручивши кожному працівнику під підпис повідомлення про зміну істотних умов праці, складене в довільній формі (див. приклад нижче). Якщо працівник відмовляється отримувати таке повідомлення або ставити підпис, складають відповідний акт;

4) напередодні встановлення неповного робочого часу:

— отримати від працівників згоду або відмову від продовження роботи в нових умовах праці. Для цього підійде, наприклад, розписка чи письмова заява працівника про згоду/відмову від продовження роботи у зв’язку зі змінами істотних умов праці (див. приклад нижче).

Зверніть увагу! Працівники повинні дати згоду саме на продовження роботи в нових умовах праці, а не на встановлення неповного робочого часу. Адже на саме встановлення такого режиму роботи за ініціативою роботодавця згода працівника не потрібна;

— видати наказ про встановлення неповного робочого часу. З наказом ознайомити працівників, яких він стосується, під підпис;

— видати наказ про припинення трудових договорів на підставі п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП із працівниками, які відмовилися продовжувати роботу в нових умовах праці. З наказом ознайомити працівників під підпис;

5) внести відповідні зміни до внутрішніх нормативних актів роботодавця, що регулюють питання тривалості робочого часу працівників.

Ну що ж, теорію з’ясували. Тепер давайте складання окремих документів розглянемо на прикладах. Так, нижче ви можете побачити зразки:

— наказу про заходи з установлення неповного робочого часу;

— повідомлення працівника про встановлення режиму неповного робочого часу;

— заяви про відмову від продовження роботи у зв’язку зі зміною істотних умов праці.

6.4. Щорічні відпустки

Ну що ж, про роботу поговорили, час і до відпочинку перейти. У цьому підрозділі спецвипуску будемо говорити про документальне оформлення щорічних відпусток. Причому йтиметься про документування не лише виходу у відпустку, а й перенесення відпустки та відкликання з неї.

Графік відпусток

Черговість надання щорічних відпусток на підприємстві встановлюється графіком відпусток.

Конкретні строки складання такого графіка ні в Законі про відпустки, ні в КЗпП не визначені. Проте згідно з п. 20 Типових правил № 213 графік відпусток потрібно складати не пізніше 5 січня поточного року. На дотриманні цього строку наполягають фахівці Мінсоцполітики (див. лист від 25.08.2015 р. № 475/13/116-15).

Зауважте:

На цьому наполягає Мінсоцполітики в листі від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15.

Уніфікованої форми графіка відпусток немає. Отже, кожне підприємство має право розробити її самостійно.

При складанні графіка відпусток потрібно враховувати низку важливих правил. Наведемо їх нижче.

1. До графіка включають усіх працівників підприємства, які мають право на відпустку відповідно до ст. 2 Закону про відпустки, у тому числі сумісників. А ось осіб, які працюють за цивільно-правовими договорами, до графіка не вносять, оскільки права на щорічну оплачувану відпустку вони не мають.

2. Конкретні дати початку і закінчення відпустки в графіку зазвичай не зазначають, а встановлюють тільки місяці її початку та закінчення. Конкретну дату початку та закінчення відпустки після її погодження роботодавець доводить до відома працівника у письмовій формі. Хоча за бажання в графіку можуть бути проставлені й точні «відпускні» дати.

3. У графіку відпусток разом зі щорічними основними і додатковими відпустками поточного року має сенс зазначати всі види обов’язкових відпусток, що піддаються плануванню, зокрема:

— додаткові відпустки працівникам, які мають дітей;

— додаткові «чорнобильські» відпустки;

— додаткові відпустки учасникам бойових дій тощо.

Нагадаємо: такі відпустки не є щорічними. Вони надаються не за робочий, а за календарний рік. При цьому «чорнобильські» і «бойові» відпустки пропадають у разі їх невикористання в поточному році.

А ось навчальні відпустки в графіку не відображають. Адже початок такої відпустки не залежить ані від інтересів виробництва, ані від бажання самого працівника. Конкретний період навчальної відпустки буде зазначений у довідці-виклику на сесію.

4. Якщо в працівника є невикористані дні відпусток за минулі роки, то в графіку на поточний рік передбачають період і для їх надання.

5. При складанні графіка враховують як особисті інтереси працівників та їх можливості для відпочинку, так і виробничі інтереси. Тому кожен працівник має право запропонувати найбільш сприятливий період для своєї відпустки, проте конкретну дату необхідно погоджувати з роботодавцем уже з урахуванням його інтересів.

Але не забудьте, що є категорії працівників, яким відпустка має бути надана в будь-який зручний для них час. Перелік таких категорій визначають ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки, інші закони, колективний або трудовий договір.

6. Якщо відпустка ділиться на частини, це також зазначають у графіку відпусток. При цьому враховуйте встановлені ст. 12 Закону про відпустки правила поділу відпустки на частини. Так, щорічна відпустка за бажанням працівника може бути поділена на частини будь-якої тривалості, за умови, що основна безперервна частина відпустки становить не менше 14 календарних днів. Із цього випливає, що:

1) відпустку ділять на частини за бажанням працівника, але за згодою роботодавця;

2) зовсім не обов’язково, щоб основна безперервна частина відпустки тривалістю не менше 14 календарних днів була надана працівнику першою. На це вказує і Мінсоцполітики в листі від 05.07.2013 р. № 290/13/116-13. Єдина умова:

Графік готовий? Наступний крок — погодження його з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) підприємства або з іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Зразок супровідного листа до профкому підприємства про погодження графіка див. нижче.

Після погодження з профкомом (профспілковим представником) графік відпусток затверджують або наказом (розпорядженням) керівника підприємства, або безпосередньо грифом затвердження.

Зразок наказу про затвердження графіка відпусток див. нижче.

А нижче ви можете побачити приклад графіка відпусток, затвердженого грифом затвердження.

завантажити файл

Після затвердження графік доводять до відома всіх працівників. Краще за все це зробити під підпис (для цього в ньому варто передбачити окрему графу).

Затвердженого графіка відпусток зобов’язані дотримуватися і роботодавець, і працівники.

Важливо! Про дату початку відпустки згідно з графіком роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку (ч. 5 ст. 79 КЗпП і ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки). Зробити це можна двома способами:

1) направити працівнику складене в довільній формі повідомлення про дату початку відпустки (див. приклад). Бажано скласти таке повідомлення у двох примірниках: перший — для працівника, другий (з відміткою про повідомлення працівника) — для кадрової служби;

2) ознайомити працівника з наказом (розпорядженням) про надання відпустки під підпис.

А ось отримувати від працівника заяву про надання йому законної щорічної відпустки ані КЗпП, ані Закон про відпустки роботодавця не зобов’язують.

Зауважте: якщо роботодавець у встановлений строк не попередить працівника про початок відпустки, той може вимагати перенести відпустку на інший період (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП і п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки).

Водночас працівник не має права йти у щорічну відпустку в період, не погоджений з роботодавцем.

Інакше такий вчинок може бути розцінений як порушення трудової дисципліни.

Нижче наведемо зразок форми повідомлення про початок щорічної відпустки.

Наступний етап документального оформлення — складання наказу (розпорядження) про надання відпустки. Його типова форма № П-3 затверджена наказом № 489. Хоча ніщо не забороняє скласти наказ про надання відпустки в довільній формі, включивши до нього всі реквізити типової форми № П-3 і дотримуючись вимог ДСТУ 4163-2003.

Підставою для складання такого наказу (розпорядження) є затверджений графік відпусток на відповідний рік.

На практиці кадровики намагаються «встигнути» з наказом за 2 тижні до початку відпустки. Хоча якщо ви своєчасно направили працівнику повідомлення про початок відпустки, наказ потрібно видати не пізніше ніж за 3 дні до її початку. Річ у тому, що саме в цей строк працівникові мають бути виплачені відпускні (ст. 21 Закону про відпустки). Для того, щоб виплатити відпускні, їх потрібно розрахувати. А для цього потрібен наказ про надання відпустки.

Зразок наказу (розпорядження) про надання відпустки за формою № П-3 ви можете побачити нижче.

На підставі такого наказу (розпорядження) відділ кадрів вносить інформацію про відпустку, що надається працівнику, до розділу V «ВІДПУСТКИ» особової картки (типова форма № П-2, затверджена наказом № 495), а бухгалтерія розраховує суму відпускних.

Ще раз підкреслимо: якщо працівники йдуть у відпустку суворо за графіком, то необхідності в заяві про надання відпустки немає.

Але можуть бути ситуації, коли відпустка працівнику знадобилася терміново. Наприклад, йому «підвернулася» путівка на санаторно-курортне лікування. Тоді діють так:

1) працівник подає керівнику підприємства заяву про надання відпустки, погоджену зі своїм безпосереднім керівником. У заяві він зазначає бажану дату виходу у відпустку та її тривалість;

2) кадрова служба оформляє наказ (розпорядження) про надання відпустки відповідно до резолюції, проставленої керівником підприємства на заяві працівника.

Як може виглядати заява про надання відпустки, див. нижче.

Також може статися, що «пільговик», який працює на підприємстві, вирішив «пересунути» свою відпустку на інші дати. Відмовити йому в перенесенні відпустки роботодавець не має права. Та й іншим працівникам відпустка може бути перенесена за певних обставин.

Про те, які документи в цій ситуації потрібно оформити, поговоримо далі.

Перенесення відпустки

Отже, навіть якщо щорічна відпустка була запланована в графіку відпусток повністю відповідно до побажань працівника й інтересів виробництва, вона може бути перенесена на інший період. Можливість такого перенесення передбачена ст. 80 КЗпП і ст. 11 Закону про відпустки. За своїм змістом ці норми законодавства ідентичні та включають перелік конкретних обставин, при настанні яких щорічна відпустка підлягає перенесенню або продовженню.

Умовно всі випадки перенесення щорічної відпустки, передбачені законодавством, можна поділити на три групи:

1) на вимогу працівника;

2) у зв’язку з непередбаченими обставинами;

3) за ініціативою роботодавця.

Запам’ятайте:

Після того, як роботодавець і працівник погодять нову дату виходу у відпустку або вирішать її (її частину) перенести, видають відповідний наказ (розпорядження).

Нижче ви можете побачити зразки заяви працівника і наказу керівника підприємства про перенесення відпустки.

Уже безпосередньо перед наданням невикористаної частини відпустки керівник підприємства видасть новий наказ (розпорядження) про надання відпустки.

Про нову дату початку відпустки працівника в загальному порядку повідомляють письмово не пізніше ніж за 2 тижні до її настання.

Далі розглянемо ще одну можливу «відпускну» ситуацію — відкликання з відпустки.

Відкликання з відпустки

Передусім пам’ятайте: відкликати працівника з відпустки можна тільки за його згодою і у виняткових випадках, установлених ч. 8 ст. 79 КЗпП і ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки. А саме для:

— відвернення стихійного лиха або виробничої аварії;

— негайного усунення наслідків стихійного лиха або виробничої аварії;

— відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства.

Також дозволяється відкликати з відпустки в інших випадках, передбачених законодавством.

При цьому основна безперервна частина відпустки працівника (до відкликання чи після) повинна становити не менше 14 календарних днів.

Оформлення відкликання з відпустки слід розпочинати з доповідної записки на ім’я керівника підприємства. У ній зазначають причини, з яких викликати на підмогу потрібно саме відпускника.

Оскільки КЗпП і Закон про відпустки дозволяють відкликання працівника з відпустки тільки за його згодою, після схвалення відповідного рішення керівником підприємства потрібно заручитися згодою працівника в письмовому вигляді.

Після цього керівник підприємства видає відповідний наказ (розпорядження). Уніфікованої форми такого документа немає, тому його складають у довільній формі. Зразок наведено нижче.