Предельную сумму наличных расчетов предприятия устанавливает п. 6 Положения № 148*. Здесь говорится, что субъекты хозяйствования имеют право осуществлять расчеты наличными в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам:
* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.
— между собой — в размере до 10000 грн (включительно);
— с физическими лицами — в размере до 50000 грн (включительно).
Эти ограничения распространяются также на расчеты при оплате за товары, приобретенные на производственные (хозяйственные) нужды за счет наличности, полученной с помощью электронного платежного средства (абзац шестой п. 6 Положения № 148).
Случаи, когда указанные ограничения не работают, перечислены в п. 8 Положения № 148 и среди них — использование наличности, выданной на командировку. Отсюда можно сделать первый вывод (!): на выдачу и использование налички на хознужды (в частности, на приобретение ТМЦ) наличные ограничения распространяются в полной мере.
При этом при выдаче подотчетному физлицу аванса на покупку телефона или при проведении окончательного расчета с подотчетником нужно ориентироваться на предельный размер расчетов с физлицами, а именно 50000 грн. А вот уплатить наличными через кассу (РРО) продавца ваш работник сможет только сумму, не превышающую 10000 грн (включительно). То есть в цепочке подотчетное лицо — продавец действует ограничение, установленное для расчетов субъектов хозяйствования между собой. И тут все понятно: физлицо при покупке выступает от имени работодателя и на него же оформляются все документы на покупку (НН, расходная накладная).
Сведем сказанное выше в таблицу.
Наличные ограничения и подотчет
| Цель выдачи наличных | С кем проведен расчет | Предельная сумма наличных расчетов, грн |
| Подотчет/возврат неизрасходованных средств/окончательный расчет с работником по подотчетным суммам | С подотчетным физлицом | 50000 |
| Хознужды (оплата товаров/работ/услуг наличными, в том числе снятыми с КПК или за счет личных средств) | С хозсубъектом | 10000 |
| С физлицом | 50000 |
Таким образом, вы вполне можете выдать работнику более 10000 грн на хознужды (но не более 50000 грн).
А вот выплатить продавцу в один день более 10000 грн, не нарушив при этом требования Положения № 148, он не сможет. И об этом рекомендуем предупредить работника заранее. Как вариант выхода из положения — стоимость телефона можно разбить на несколько частей, каждая из которых не превышает 10000 грн, и оплачивать его покупку по частям в течение нескольких дней.
Подробнее о применении наличных ограничений, в том числе при проведении расчетов с подотчетниками, читайте в «Налоги & бухучет», 2019, № 41, с. 65.
