Вывод документа
Ошибочное использование работником КПК для оплаты личных расходов не является нарушением налогового законодательства, но за эти средства нужно отчитаться
Работник оплатил с КПК свои личные расходы?
Не паникуйте. Ничего страшного пока не произошло. Видите, даже налоговики признают, что сам факт использования КПК в личных целях — это еще не нарушение налогового законодательства.
Что делать дальше, чтобы до нарушения так и не дошло?
Работник, ошибочно потративший деньги с КПК, должен (п.п. 170.9.2 НКУ):
1) составить нулевой авансовый отчет и подать его в бухгалтерию до окончания 5 банковского дня, следующего за днем, в котором был осуществлен расчет с использованием КПК (или с нее была снята наличка)*;
* Налоговики считают (см. 103.17 БЗ), что в случае снятия налички с КПК авансовый отчет следует подать до окончания 3-го банковского дня. Однако, на наш взгляд, этот вывод справедлив только в случае снятия налички во время командировки (см. п.п. 170.9.3 НКУ).
2) до или во время подачи авансового отчета вернуть потраченные в личных целях средства в кассу или на банковский счет предприятия.
При этом даже если работник не вернет потраченные на себя средства в указанный срок, но успеет вернуть их до окончания месяца, на который этот срок приходится, то никаких негативных последствий тоже не будет.
Только если и этот месячный срок будет пропущен, потраченные на личные цели средства превратятся в налогооблагаемый доход работника. Эту сумму (для НДФЛ — увеличенную на натуральный коэффициент 1,219512) придется обложить НДФЛ (по ставке 18 %) и ВС (1,5 %).
Например, работник воспользовался КПК 28.04.2020 г., авансовый отчет подал 04.05.2020 г. (т. е. с соблюдением сроков из п.п. 170.9.2 НКУ). А вот деньги по состоянию на эту дату работник еще не вернул. В таком случае, если:
— работник вернет деньги до 31.05.2020 г. (включительно), налогооблагаемый доход у него не возникнет;
— деньги будут возвращены позже, то с работника нужно будет удержать НДФЛ и ВС.
Заметьте: вернуть потраченные на личные цели средства нужно даже в том случае, если в учете по счету взаиморасчетов с подотчетниками перед этим работником числится задолженность. То есть никаких взаимозачетов со старыми долгами тут быть не может.
Сумму НДФЛ и ВС по не возвращенным в срок средствам рассчитывают в авансовом отчете, предоставленном работником, и удерживают за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения), а в случае недостаточности данной суммы — за счет налогооблагаемых доходов следующих месяцев.
И еще, обратите внимание: комментируемое письмо подтверждает необходимость подачи нулевых авансовых отчетов, о чем вы уже знаете из «Налоги & бухучет», 2020, № 11, с. 29. Хотя суды часто приходят к выводу, что при отсутствии возмещаемых работнику трат отчитываться не нужно. Работнику достаточно просто вернуть излишне потраченную сумму предприятию (см., например, постановление Шестого апелляционного админсуда от 06.11.2018 г. по делу № 810/1059/18 // reyestr.court. gov.ua/Review/77761402, решения ВАСУ от 12.07.2016 г. № К/800/16615/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/59137357, от 22.07.2015 г. № К/800/2877/15 // reyestr.court.gov.ua/Review/48303309).
