Сроки хранения документов

В избранном В избранное
Печать
Вороная Наталья, редактор
Налоги & бухучет Май, 2020/№ 41
Несмотря на объявленный государством курс на диджитализацию, субъекты хозяйствования продолжают в большом объеме составлять и накапливать документы «на бумаге». О том, где, как и сколько следует хранить такие документы, а также о том, когда и в каком порядке их можно уничтожить, мы и поговорим в этом спецвыпуске. Кроме того, вы сможете ознакомиться со сроками хранения наиболее распространенных видов документов, образующихся в деятельности предприятий. Спецвыпуск для вас подготовила редактор Наталья Вороная.

Основным нормативно-правовым актом, применяемым для определения сроков хранения документов, их отбора на постоянное или длительное хранение либо для уничтожения, является Перечень № 578. Он предназначен для использования всеми государственными органами и органами местного самоуправления, другими учреждениями, организациями и предприятиями независимо от формы собственности.

А вот физические лица — предприниматели (далее — ФЛП) положения этого документа применять могут (но не обязаны!). Это следует из абзаца второго п. 1.4 Перечня № 578. Подтверждал рекомендательный характер указанного Перечня для ФЛП и Укргосархив в письме от 30.10.2012 г. № 01.2/3388.

Какие же правила исчисления сроков хранения документов установлены Перечнем № 578

1. Все сроки хранения в указанном Перечне дифференцированы по двум группам предприятий:

— предприятия, в деятельности которых создаются документы, подлежащие включению в Национальный архивный фонд (далее — НАФ). Сроки хранения документов для них приведены в графе 3 Перечня № 578 (п. 2.4 указанного Перечня);

— предприятия, в деятельности которых не создаются документы НАФ. Сроки хранения документов этих организаций содержит графа 4 Перечня № 578 (п. 2.5 этого Перечня).

Напомним: НАФ представляет собой совокупность архивных документов, которые отражают историю духовной и материальной жизни украинского народа и других народов, имеют культурную ценность и являются достоянием украинской нации (ст. 1 Закона № 3814).

Большинство коммерческих предприятий в своей деятельности документы НАФ не создают, а значит, при определении сроков хранения им следует ориентироваться на графу 4 Перечня № 578.

2. Исчисление сроков хранения документов осуществляется с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством (п. 2.10 Перечня № 578). Так, например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2019 году, началось с 1 января 2020 года.

Сроки хранения научно-технической документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения разработки темы, проекта.

3. Документы, имеющие срок хранения, обозначенный отметкой «Пост.», относятся к НАФ и подлежат постоянному хранению (п. 2.6 Перечня № 578).

4. Документы, для обозначения срока хранения которых Перечень № 578 использует отметку «До ликвидации организации», хранят на предприятии бессрочно. В случае ликвидации такого предприятия они подлежат повторной экспертизе ценности*.

* Об экспертизе ценности документов см. в разделе 4 на с. 9.

По ее результатам документы, которые затрагивают права граждан, передают по описям дел в местные архивные учреждения, созданные для хранения архивных документов, не относящихся к НАФ. Если такие местные архивные учреждения на соответствующей территории не созданы, указанные документы передают в государственные архивные учреждения, архивные отделы горсоветов (п. 2.7 Перечня № 578).

5. Срок хранения документов, для которых в Перечне № 578 стоит отметка «Пока не исчезнет необходимость», предприятие определяет самостоятельно.

Однако такой срок не может быть менее одного года (п. 2.9 Перечня № 578).

6. Если рядом со сроком хранения определенного вида документа стоит отметка «ЭПК», это означает, что решение о внесении таких документов в НАФ или об их уничтожении принимают экспертно-проверочные комиссии (далее — ЭПК) государственного архива. На это указывает п. 2.8 Перечня № 578.

Кроме того, в упомянутом Перечне используются и другие примечания, конкретизирующие установленные этим документом сроки хранения: «После окончания срока действия договора», «После утверждения», «После замены новыми», «После снятия изделий с производства», «После ввода объекта в эксплуатацию». Они означают, что исчисление сроков, приведенных в графах 3 и 4 Перечня, осуществляют с указанного момента.

Заметьте: условием уничтожения некоторых документов является не только истечение установленного срока их хранения, но и окончание проверки органами ГНСУ по вопросам соблюдения налогового законодательства. Такое примечание в графе 5 Перечня № 578 относится в основном к бухгалтерской документации.

В связи с этим нередко возникает вопрос:

можно ли уничтожить документы, срок хранения которых истек, если за время их хранения налоговых проверок на предприятии не было

На наш взгляд, предусмотренная Перечнем № 578 оговорка о необходимости хранения отдельных видов документов в течение определенного периода, но при обязательном условии завершения проверки налоговиков, должна применяться с учетом требований НКУ.

При этом согласно п. 102.1 этого Кодекса налоговики имеют право провести проверку не позднее окончания 1095 дня*, следующего за последним днем предельного срока подачи налоговой декларации и/или предельного срока уплаты денежных обязательств, начисленных контролирующим органом, а если налоговая декларация подана позднее — за днем ее фактического предоставления.

* Для контролируемых операций (ст. 39 НКУ) этот срок составляет 2555 дней.

В свою очередь, в соответствии с пп. 44.3 и 44.4 НКУ налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы**, в течение не менее 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности.

** К нему, в частности, относят законодательство в сфере ВЭД и РРО.

Если отчетность не подавали, 1095 дней следует отсчитывать с предусмотренного НКУ предельного срока ее предоставления (п. 44.3 НКУ).

Но указанный выше срок — не предел. В случае когда документы связаны с предметом проверки, которая уже началась, либо проведением процедуры административного обжалования налогового уведомления-решения, принятого по ее результатам, или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее 1095 дней.

В связи с изложенным напрашивается вывод: если на момент окончания предусмотренных сроков хранения проверка не начата, документы могут быть уничтожены (сданы в макулатуру).

Но мы бы не советовали этим торопиться!

Во-первых, о запрете уничтожать непроверенные документы говорит Укргосархив (см. письма от 30.10.2012 г. № 01.2/3388 и от 03.07.2013 г. № 01.2/2629).

Во-вторых, п. 102.2 НКУ предусмотрены случаи проведения налоговых проверок без соблюдения сроков давности, установленных п. 102.1 этого Кодекса. В частности, такие сроки «не работают», если налогоплательщик не подал налоговую декларацию за соответствующий период.

В-третьих, отдельные документы (например, банковские выписки) могут понадобиться при проверках соблюдения законодательства об общеобязательном государственном социальном страховании. А, как известно, на проверки по ЕСВ (как и по взносам в Пенсионный фонд) сроков давности нет.

Проверка проведена, но предусмотренные сроки хранения документов еще не истекли? В этом случае передавать документы для уничтожения также нельзя.

Обратите внимание: сроки хранения документов, определенные Перечнем № 578, являются минимальными, их нельзя сокращать (п. 1.7 указанного Перечня № 578).

А вот продлить их можно, если потребность в этом обусловлена специфическими особенностями работы конкретного предпри- ятия.

В самом общем виде все документы, образующиеся в деятельности предприятий, в зависимости от сроков их хранения можно разделить на следующие группы:

1) документы постоянного хранения (в частности, документы НАФ);

2) документы с установленным сроком хранения, которые по окончании такого срока могут быть уничтожены. К ним относятся:

— документы длительного (свыше 10 лет) хранения;

— документы временного (до 10 лет включительно) хранения.

Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях (п. 1.8 Перечня № 578)

Учтите: в случае ликвидации плательщика налогов документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, за период деятельности не менее 1095 (2555) дней, предшествующих дате ликвидации, в установленном законодательством порядке должны передаваться в архив* (абзац второй п. 44.3 НКУ).

* О том, как согласно действующему законодательству следует поступать с документами при ликвидации предприятия, см. в подразделе 7.5 на с. 44,

Кроме того, Перечень № 430 устанавливает виды документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, и сроки хранения таких документов.

Далее поговорим о том, как правильно организовать хранение документов непосредственно на предприятии.

выводы

  • При определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное или длительное хранение либо для уничтожения необходимо руководствоваться Перечнем № 578.
  • Сроки хранения документов следует исчислять с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством.
  • Виды документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые в случае ликвидации предприятий должны поступать в архивные учреждения, установлены Перечнем № 430.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
Скачайте наше мобильное приложение ifactor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд