Строки зберігання документів

Основним нормативно-правовим актом, який застосовується для визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне чи тривале зберігання або для знищення, є Перелік № 578. Він призначений для використання всіма державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями та підприємствами незалежно від форми власності.

А ось фізичні особи — підприємці (далі — ФОП) положення цього документа застосовувати можуть (але не зобов’язані!). Це випливає з абзацу другого п. 1.4 Переліку № 578. Підтверджував рекомендаційний характер зазначеного Переліку для ФОП і Укрдержархів у листі від 30.10.2012 р. № 01.2/3388.

1. Усі строки зберігання в зазначеному Переліку диференційовані за двома групами підприємств:

— підприємства, у діяльності яких створюються документи, що підлягають включенню до Національного архівного фонду (далі — НАФ). Строки зберігання документів для них наведено в графі 3 Переліку № 578 (п. 2.4 зазначеного Переліку);

— підприємства, у діяльності яких не створюються документи НАФ. Строки зберігання документів цих організацій містить графа 4 Переліку № 578 (п. 2.5 цього Переліку).

Нагадаємо: НАФ — це сукупність архівних документів, які відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації (ст. 1 Закону № 3814).

Більшість комерційних підприємств у своїй діяльності документи НАФ не створюють, а отже, при визначенні строків зберігання їм слід орієнтуватися на графу 4 Переліку № 578.

2. Обчислення строків зберігання документів здійснюється з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством (п. 2.10 Переліку № 578). Так, наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2019 році, розпочалося з 1 січня 2020 року.

Строки зберігання науково-технічної документації обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення розробки теми, проєкту.

3. Документи, що мають строк зберігання, позначений відміткою «Пост.», належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню (п. 2.6 Переліку № 578).

4. Документи, для позначення строку зберігання яких Перелік № 578 використовує відмітку «До ліквідації організації», зберігають на підприємстві безстроково. У разі ліквідації такого підприємства вони підлягають повторній експертизі цінності*.

* Про експертизу цінності документів див. у розділі 4.

За її результатами документи, які зачіпають права громадян, передають за описами справ до місцевих архівних установ, створених для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ. Якщо такі місцеві архівні установи на відповідній території не створені, зазначені документи передають до державних архівних установ, архівних відділів міськрад (п. 2.7 Переліку № 578).

5. Строк зберігання документів, для яких у Переліку № 578 стоїть відмітка «Доки не мине потреба», підприємство визначає самостійно. Проте такий строк не може бути меншим одного року (п. 2.9 Переліку № 578).

6. Якщо поряд зі строком зберігання певного виду документа стоїть відмітка «ЕПК», це означає, що рішення про внесення таких документів до НАФ або про їх знищення приймають експертно-перевірочні комісії (далі — ЕПК) державного архіву. На це вказує п. 2.8 Переліку № 578.

Крім того, в згаданому Переліку використовуються й інші примітки, які конкретизують установлені цим документом строки зберігання: «Після закінчення строку дії договору», «Після затвердження», «Після заміни новими», «Після зняття виробів з виробництва», «Після введення об’єкта в експлуатацію». Вони означають, що обчислення строків, наведених у графах 3 і 4 Переліку, здійснюють із зазначеного моменту.

Зверніть увагу: умовою знищення деяких документів є не лише закінчення встановленого строку їх зберігання, але й закінчення перевірки органами ДПСУ з питань дотримання податкового законодавства. Така примітка в графі 5 Переліку № 578 стосується здебільшого бухгалтерської документації.

У зв’язку з цим нерідко виникає запитання:

На наш погляд, передбачене Переліком № 578 застереження про необхідність зберігання окремих видів документів протягом певного періоду, але за обов’язкової умови завершення перевірки податківців, повинне застосовуватися з урахуванням вимог ПКУ.

При цьому згідно з п. 102.1 цього Кодексу податківці мають право провести перевірку не пізніше закінчення 1095 дня*, що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації та/або граничного строку сплати грошових зобов’язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо податкова декларація подана пізніше — за днем її фактичного подання.

* Для контрольованих операцій (ст. 39 ПКУ) цей строк становить 2555 днів.

У свою чергу, відповідно до пп. 44.3 і 44.4 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, а також документів, пов’язаних з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладений на контролюючі органи**, протягом не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності. Якщо звітність не подавали, 1095 днів слід відлічувати з передбаченого ПКУ граничного строку її подання (п. 44.3 ПКУ).

** До нього, зокрема, належить законодавство у сфері ЗЕД і РРО.

Але зазначений вище строк — не граничний. У разі якщо документи пов’язані з предметом перевірки, яка вже почалася, або проведенням процедури адміністративного оскарження податкового повідомлення-рішення, прийнятого за її результатами, або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки і передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше 1095 днів.

У зв’язку з викладеним напрошується висновок: якщо на момент закінчення передбачених строків зберігання перевірка не розпочата, документи можуть бути знищені (здані в макулатуру).

Але ми б не радили з цим квапитися!

По-перше, про заборону знищувати неперевірені документи говорить Укрдержархів (див. листи від 30.10.2012 р. № 01.2/3388 і від 03.07.2013 р. № 01.2/2629).

По-друге, п. 102.2 ПКУ передбачені випадки проведення податкових перевірок без дотримання строків давності, встановлених п. 102.1 цього Кодексу. Зокрема, такі строки «не працюють», якщо платник податків не подав податкову декларацію за відповідний період.

По-третє, окремі документи (наприклад, банківські виписки) можуть знадобитися при перевірках дотримання законодавства про загальнообов’язкове державне соціальне страхування. А, як відомо, на перевірки щодо ЄСВ (як і щодо внесків до Пенсійного фонду) строків давності немає.

Перевірка проведена, але передбачені строки зберігання документів ще не минули? У цьому випадку передавати документи для знищення також не можна.

Зверніть увагу: строки зберігання документів, визначені Переліком № 578, є мінімальними, їх не можна скорочувати (п. 1.7 зазначеного Переліку № 578). А ось продовжити їх можна, якщо потреба в цьому обумовлена специфічними особливостями роботи конкретного підприємства.

У найзагальнішому вигляді всі документи, які утворюються в діяльності підприємств, залежно від строків їх зберігання можна поділити на такі групи:

1) документи постійного зберігання (зокрема, документи НАФ);

2) документи з установленим строком зберігання, які після закінчення такого строку можуть бути знищені. До них належать:

— документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

— документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Зауважте: у разі ліквідації платника податків документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та зборів, за період діяльності не менше 1095 (2555) днів, що передують даті ліквідації, у встановленому законодавством порядку повинні передаватися до архіву* (абзац другий п. 44.3 ПКУ).

* Про те, що згідно з чинним законодавством слід робити з документами при ліквідації підприємства, див. у підрозділі 7.5.

Крім того, Перелік № 430 установлює види документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, які повинні надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, і строки зберігання таких документів.

Далі поговоримо про те, як правильно організувати зберігання документів безпосередньо на підприємстві.