Организация хранения документов

Они распространяются на все предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности. А вот для ФЛП этот документ не обязателен, ведь о них Правила № 1000 не упоминают (см. письмо Госкомархива от 07.06.2006 г. № 03-622).

Чтобы разобраться, как должно быть организовано хранение документов на предприятиях, обратите внимание на рис. 2.1.

* Здесь и далее — экспертная комиссия.

Немного поясним информацию, приведенную на рис. 2.1.

Не вызывает сомнения, что документы должны быть определенным образом сгруппированы и храниться так, чтобы в любой момент можно было найти необходимый. Для этого после обработки (выполнения) документов происходит их формирование в дела (см. подраздел 6.1) и оформление дел (см. подраздел 6.2).

При этом на предприятии должен быть установлен единый порядок формирования дел. Для этого, а также для обеспечения учета дел, оперативного поиска документов по их содержанию и виду, определения сроков хранения дел на предприятии следует разработать индивидуальную номенклатуру дел. О том, как это правильно сделать, см. в разделе 5.

Как указано в п. 1 гл. 3 разд. IV Правил № 1000, с момента создания или поступления документы хранят по месту формирования дел в службе делопроизводства или других структурных подразделениях предприятия в соответствии с номенклатурой дел. В дальнейшем дела, законченные делопроизводством, передают на хранение в архив предприятия*. Но перед этим необходимо составить описи дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личному составу). Подробнее об этом см. в подразделе 6.3.

* О создании архива на предприятии см..

Именно на основании описей дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личному составу) в упорядоченном состоянии передают в архив предприятия для последующего хранения и использования. Как правило, это происходит через 2 года после окончания их в делопроизводстве (п. 1 гл. 4 разд. VI Правил № 1000).

Кроме того, в архив предприятия (при условии наличия в нем свободных площадей) по решению руководителя могут передаваться дела временного хранения (до 10 лет включительно). Их передают по номенклатуре дел или по сдаточным описям произвольной формы, номера которых имеют отметку «ТМ». Больше об этом вы можете узнать из подраздела 7.2.

Работники архива предприятия составляют сводные описи дел**, которые являются основными учетными справочниками к документам. При этом годовой раздел сводной описи дел составляют не позднее чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве. В дальнейшем по сводным описям документы передаются на хранение в архивные учреждения.

** Подробнее см. в подразделе 7.2.

А именно: при составлении номенклатуры дел, формировании документов в дела, проверке правильности отнесения документов к соответствующим делам, во время подготовки дел к передаче на архивное хранение. Больше об экспертизе ценности документов вы можете прочесть в разделе 4.

Предприятия, основанные на частной форме собственности, документы которых отнесены к НАФ, после окончания предельных сроков их хранения в архиве предприятия могут передать такие документы в государственные и другие архивные учреждения на основании соответствующего договора (п. 2 гл. 1 разд. XIV Правил № 1000).

В отношении документов, срок хранения которых истек, составляют акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ. При этом должна соблюдаться определенная процедура (см. раздел 8).

Далее мы рассмотрим основные организационные вопросы, которые приходится решать предприятию на каждом этапе хранения документов, при их передаче в архив, а также в случае уничтожения документов с истекшим сроком хранения. А начнем с создания архива на предприятии.