Організація зберігання документів

Вони поширюються на всі підприємства, установи та організації незалежно від форм власності. А ось для ФОП цей документ не обов’язковий, адже про них Правила № 1000 не згадують (див. лист Держкомархіву від 07.06.2006 р. № 03-622).

Щоб розібратися, як має бути організоване зберігання документів на підприємствах, зверніть увагу на рис. 2.1.

* Додаток не наводиться. — Прим. ред.

Трохи пояснимо інформацію, наведену на рис. 2.1.

Не викликає сумніву, що документи мають бути певним чином згруповані і зберігатися так, щоб у будь-який момент можна було знайти необхідний. Для цього після обробки (виконання) документів відбувається їх формування у справи (див. підрозділ 6.1) та оформлення справ (див. підрозділ 6.2.

При цьому на підприємстві має бути встановлений єдиний порядок формування справ. Для цього, а також для забезпечення обліку справ, оперативного пошуку документів за їх змістом та видом, визначення термінів зберігання справ на підприємстві слід розробити індивідуальну номенклатуру справ. Про те, як це правильно зробити, див. у розділі 5.

Як зазначено в п. 1 гл. 3 розд. IV Правил № 1000, з моменту створення чи надходження документи зберігають за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах підприємства відповідно до номенклатури справ. Надалі справи, закінчені діловодством, передають на зберігання до архіву підприємства*. Але перед цим необхідно скласти описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і з кадрових питань (особового складу). Детальніше про це див. у підрозділі 6.3.

* Про створення архіву на підприємстві див. више.

Саме на підставі описів справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані передають до архіву підприємства для подальшого зберігання і використання. Зазвичай це відбувається через 2 роки після закінчення їх у діловодстві (п. 1 гл. 4 розд. VI Правил № 1000).

Крім того, до архіву підприємства (за умови наявності в ньому вільних площ) за рішенням керівника можуть передаватися справи тимчасового зберігання (до 10 років включно). Їх передають за номенклатурою справ або за здавальними описами довільної форми, номери яких мають відмітку «ТМ». Більше про це ви можете дізнатися з підрозділу 7.2.

Працівники архіву підприємства складають зведені описи справ**, які є основними обліковими довідниками до документів. При цьому річний розділ зведеного опису справ складають не пізніше ніж через 2 роки після завершення справ у діловодстві. Надалі за зведеними описами документи передаються на зберігання до архівних установ.

** Детальніше див. у підрозділі 7.2.

А саме: при складанні номенклатури справ, формуванні документів у справи, перевірці правильності віднесення документів до відповідних справ, під час підготовки справ до передачі на архівне зберігання. Більше про експертизу цінності документів ви можете прочитати в розділі 4.

Підприємства, засновані на приватній формі власності, документи яких віднесено до НАФ, після закінчення граничних строків їх зберігання в архіві підприємства можуть передати такі документи до державних та інших архівних установ на підставі відповідного договору (п. 2 гл. 1 розд. XIV Правил № 1000).

Щодо документів, строк зберігання яких минув, складають акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. При цьому повинна дотримуватися певна процедура (див. розділ 8).

Далі ми розглянемо основні організаційні питання, які доводиться вирішувати підприємству на кожному етапі зберігання документів, при їх передаванні до архіву, а також у разі знищення документів зі строком зберігання, що закінчився. А розпочнемо зі створення архіву на підприємстві.