Составляем номенклатуру дел

* О составлении описей дел см. в подразделе 6.3.

5.1. Номенклатура дел: первое знакомство

Номенклатура дел — это обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень названий дел, которые формируются в его делопроизводстве, с указанием сроков их хранения (ст. 1 Закона № 3814).

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме печатных изданий, справочников (в том числе телефонных), бюллетеней, реферативных журналов, экспресс-информации (п. 11 гл. 1 разд. IV Правил № 1000).

При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования, содержащиеся в Правилах № 1000 и Перечне № 578.

Различают такие виды номенклатур дел (п. 2 гл. 1 разд. IV Правил № 1000):

— типовая;

— примерная;

— номенклатура дел предприятия;

— номенклатура дел структурного подразделения.

Рассмотрим вкратце, что собой представляет каждый из перечисленных видов.

Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел для предприятий, однородных по характеру деятельности, одинаковых по структуре, с единой системой индексации каждого дела и является нормативным актом. В качестве примера здесь можно привести Типовую номенклатуру дел государственной нотариальной конторы и частного нотариуса, утвержденную приказом Минюста от 22.12.2010 г. № 3253/5.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для предприятий, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и имеет рекомендательный характер.

При этом сводная номенклатура дел предприятия, как правило, состоит из номенклатур дел отдельных структурных подразделений.

Отвечает за составление номенклатуры дел предприятия служба делопроизводства. Методическую помощь ей оказывает архив предприятия (должностное лицо, ответственное за архив).

Давайте поговорим об основных правилах составления этого документа.

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группирования документов, отражающие все документированные участки и вопросы предприятия, а также (п. 9 гл. 1 разд. IV Правил № 1000):

— не законченные в делопроизводстве дела, поступившие от учреждений-предшественников для их продолжения, в том числе регистрационно-справочные и контрольные картотеки, номенклатуры дел;

— дела по вопросам, решение которых продолжается более одного года или которые ведутся в течение нескольких лет (переходные дела). Их вносят в номенклатуру дел ежегодно в течение всего срока решения или ведения;

— дела постоянно действующих коллегиальных органов (коллегий, советов, комиссий, творческих групп и т. п.);

— дела временно действующих органов, документы которых являются правовым основанием для подтверждения полномочий предприятия или прекращения его деятельности (например, дела ликвидационной комиссии).

В номенклатуру дел включают, как правило, оригиналы документов. Однако по решению ЭК* предприятия в номенклатуру дел могут включать копии тиражированных документов, которые накапливаются в структурных подразделениях (распорядительные документы, положения о структурных подразделениях и т. п.).

* Об ЭК предприятия см. в подразделе 4.1.

Сводную номенклатуру дел предприятия составляют по унифицированной форме, приведенной в приложении 10 к Правилам № 1000, на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (см. приложение 11 к этим Правилам).

О нюансах заполнения граф номенклатуры дел можно узнать из п. 13 гл. 1 разд. IV Правил № 1000.

1. В графе 1 проставляют индекс дела структурного подразделения. Он состоит из индекса структурного подразделения предприятия (по штатному расписанию или классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. Например:

— «03-14», где 03 — индекс самостоятельного отдела, 14 — порядковый номер дела;

— «06.1-09», где 06.1 — индекс отдела в составе управления, 09 — порядковый номер дела.

2. В графу 2 включают заголовки дел (томов, частей), которые должны четко в краткой обобщенной форме отражать состав и содержание документов дела.

Формулируя заголовки, учитывают такие признаки формирования дел, как номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросительный, хронологический, географический.

Элементы, из которых состоит заголовок дела, размещают в такой последовательности:

1) название вида дела (переписка, журнал, книга и т. д.) или вида документов в деле (приказы, протоколы, акты и т. п.);

2) автор документов (наименование предприятия, структурного подразделения);

3) корреспондент или адресат (наименование предприятия, которому адресованы или от которого поступили документы);

4) сжатое содержание документов дела (вопрос, по которому формируется дело);

5) название региона (территории), с которым связано содержание документа;

6) дата (период), к которой относятся документы дела;

7) указания на наличие копий документов в деле (при необходимости).

При этом не разрешается применять неконкретные формулировки («материалы», «входящая корреспонденция», «финансовая документация» и т. п.). Допускается применение термина «документы», после которого в скобках следует указать основные виды документов дела и вопрос, которого они касаются. Например: «Документи (заяви, рішення, довідки) про оплату відпусток у зв’язку з навчанням». Также термин «документы» может применяться в заголовках дел, которые содержат документы-приложения к распорядительным документам предприятия: «Документи до протоколів засідань вченої ради інституту».

Если дело состоит из разных по видам документов, связанных одним конкретным вопросом и последовательностью ведения делопроизводства, в заголовке применяют термин «дело». Например: «Особова справа Крюкова Володимира Івановича».

Указание на наличие копий документов в деле располагают после заголовка, например: «Накази з основної діяльності за 2019 рік (копії)».

Так, сначала размещают заголовки дел по документам, которые поступили от вышестоящих органов, далее — по организационно-распорядительной документации, планово-отчетной документации, переписке, учетно-справочным видам документов. В каждой из этих групп документы также размещают с учетом важности и сроков хранения.

3. Графу 3 номенклатуры дел заполняют в конце календарного года, когда известно количество сформированных томов, частей дела.

4. В графе 4 номенклатуры дел указывают сроки хранения дел и номера статей по типовым (отраслевым) перечням документов. Допускается ссылка на несколько статей перечня документов с указанием сроков их хранения (в том числе разных перечней, если применяются типовой и отраслевой). При этом срок хранения указывают в соответствии со статьей, устанавливающей наибольший срок хранения.

Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения определяют на основании их изучения ЭК предприятия.

В номенклатуре дел предприятий, согласующих сроки хранения документов с ЭПК соответствующего госархива или ЭК вышестоящего органа (при наличии), в графе 4 проставляют отметку «Строк зберігання встановлено» с указанием названия ЭПК или ЭК соответственно, а также номера и даты протокола.

Для дел, сформированных из тиражированных копий документов, устанавливают срок хранения «Доки не мине потреба» независимо от сроков хранения оригиналов документов (в том числе и для документов постоянного срока хранения) без ссылки на статью соответствующего перечня документов с указанием сроков их хранения.

Срок хранения дела «Для службового користування» не устанавливают, а в графе 4 номенклатуры дел проставляют отметку «ЕК».

5. В графе 5 делают отметки о:

— переходящих делах;

— делах, которые ведут в электронной форме;

— должностных лицах, ответственных за формирование дел;

— передаче дел в архив предприятия или других предприятий для их продолжения и т. п.

5.2. Номенклатура дел структурного подразделения

Номенклатуру дел структурного подразделения составляют не позднее 15 ноября текущего года. Ее разрабатывает должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, на основании изучения документов по всем вопросам его деятельности. При этом могут привлекаться специалисты, работающие в соответствующем подразделении.

Такую номенклатуру дел подписывает руководитель структурного подразделения и визирует заведующий архивом предприятия (должностное лицо, ответственное за архив).

Далее приведем пример номенклатуры дел в отделе кадров.

Номенклатуру дел структурного подразделения предприятия составляют в двух экземплярах. Один из них передают службе делопроизводства (п. 18 гл. 1 разд. IV Правил № 1000).

В течение года структурные подразделения обеспечивают ведение номенклатур дел. Причем при необходимости, по согласованию со службой делопроизводства и архивом (должностным лицом, ответственным за архив) в них вносят новые дела, не предусмотренные действующей номенклатурой дел. При этом применяют резервные номера в конце номенклатуры.

На основании номенклатур дел структурных подразделений разрабатывают номенклатуру дел предприятия в целом. Подробнее об этом читайте више.

5.3. Сводная номенклатура дел

При разработке номенклатуры дел предприятия изучают и анализируют не только номенклатуры дел структурных подразделений, но и деятельность предприятия в целом. Это необходимо для более полного охвата документооборота.

При этом используют (п. 7 гл. 1 разд. IV Правил № 1000):

— устав предприятия, положения о структурных подразделениях;

— штатное расписание;

— типовую и/или примерную номенклатуры дел;

— номенклатуры и описи дел за предыдущие годы;

— классификаторы документов и корреспондентов;

— регистрационно-учетные и контрольные картотеки;

— типовые и отраслевые перечни видов документов с указанием сроков их хранения.

Кроме того, необходимо учитывать задачи предприятия на следующий год.

Составляя номенклатуру дел, предприятия могут применять следующие принципы ее построения:

1) структурный;

2) функциональный.

Структурный принцип используют в случае установления четкой структуры предприятия. В таком случае

При этом первым разделом указывают службу делопроизводства. Следующими разделами указывают структурные подразделения* в последовательности согласно штатному расписанию или классификатору структурных подразделений. В конце приводят дела постоянно и временно действующих коллегиальных органов предприятия (коллегий, советов, комиссий, творческих групп и т. п.).

* Включая обособленные структурные подразделения предприятия, не имеющие статуса юридического лица.

Если четкой структуры у предприятия нет, используют функциональный принцип построения номенклатуры дел. В такой номенклатуре разделы и подразделы отражают функции предприятия и направления его деятельности. Их размещают в номенклатуре по степени важности, например: организация работы, планирование, финансирование, прогнозирование и т. д.

В случае производственной необходимости возможно сочетание структурного и функционального принципов построения номенклатуры дел.

Номенклатуру дел предприятия подписывает руководитель службы делопроизводства предприятия, визирует заведующий архивом предприятия (должностное лицо, ответственное за архив) и одобряет ЭК предприятия (п. 14 гл. 1 разд. IV Правил № 1000).

Вновь созданные юридические лица независимо от формы собственности должны не позднее одного года с начала деятельности подать одобренную ЭК предприятия номенклатуру дел на рассмотрение ЭПК (ЭК) соответствующего государственного архивного учреждения (архивного отдела горсовета), в зоне комплектования которых они находятся. Это необходимо для проведения экспертизы ценности документов с целью их возможного отнесения к НАФ (п. 14 гл. 1 разд. IV Правил № 1000).

Предприятия, в деятельности которых создаются документы НАФ, в дальнейшем подают свою номенклатуру дел на рассмотрение ЭПК (ЭК) соответствующего государственного архивного учреждения (архивного отдела горсовета). Если же в деятельности предприятия документы НАФ не создаются, номенклатуру дел подают на рассмотрение ЭК вышестоящего органа (при наличии). В случае отсутствия такого органа номенклатуру дел одобряет собственная ЭК предприятия.

Согласовывать с соответствующим государственным архивом или вышестоящим органом номенклатуру дел предприятия следует один раз в 5 лет. Кроме того, такое согласование осуществляется безотлагательно в случае существенных изменений в собственности имущества, структуре, функциях и характере работы предприятия, утраты силы типовым (отраслевым) перечнем документов с указанием сроков их хранения (п. 15 гл. 1 разд. IV Правил № 1000).

Согласованная номенклатура дел утверждается руководителем предприятия.

В конце года номенклатура дел предприятия в обязательном порядке закрывается итоговой записью. В ней указывают количество и категории фактически заведенных в течение года дел. Итоговую запись скрепляет своей подписью руководитель службы делопроизводства предприятия (п. 20 гл. 1 разд. IV Правил № 1000).

О фактическом наличии заведенных дел уведомляется руководитель архива предприятия (должностное лицо, ответственное за архив).

Приведем пример заполнения сводной номенклатуры дел предприятия, построенной по структурному принципу.

Сводную номенклатуру дел предприятия составляют в 4 экземплярах (п. 17 гл. 1 разд. IV Правил № 1000):

— первый (неприкосновенный) экземпляр хранится в службе делопроизводства предприятия;

— второй — используется службой делопроизводства как рабочий;

— третий — передается в архив предприятия для контроля за формированием дел в структурных подразделениях;

— четвертый — направляется в соответствующее государственное архивное учреждение, архивный отдел горсовета или вышестоящий орган.

Предприятия, в деятельности которых не создаются документы НАФ, могут составлять номенклатуру дел предприятия в 3 экземплярах, если у них нет вышестоящей организации.

Для использования в работе структурные подразделения предприятия получают заверенные в установленном порядке извлечения из соответствующих разделов утвержденной номенклатуры дел предприятия.

Согласованная с ЭПК соответствующего госархива (ЭК вышестоящего органа) номенклатура дел предприятия в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января нового года (п. 21 гл. 1 разд. IV Правил № 1000).