Складаємо номенклатуру справ

* Про складання описів справ див. у підрозділі 6.3.

5.1. Номенклатура справ: перше знайомство

Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, які формуються в її діловодстві, із зазначенням строків їх зберігання (ст. 1 Закону № 3814).

До номенклатури справ включаються всі документи, що утворюються в діяльності підприємства, крім друкованих видань, довідників (у тому числі телефонних), бюлетенів, реферативних журналів, експрес-інформації (п. 11 гл. 1 розд. IV Правил № 1000).

При складанні номенклатури справ необхідно враховувати вимоги, що містяться в Правилах № 1000 та Переліку № 578.

Розрізняють такі види номенклатур справ (п. 2 гл. 1 розд. IV Правил № 1000):

— типова;

— примірна;

— номенклатура справ підприємства;

— номенклатура справ структурного підрозділу.

Розглянемо коротко, що собою являє кожен з перелічених видів.

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для підприємств, однорідних за характером діяльності, однакових за структурою, з єдиною системою індексації кожної справи і є нормативним актом. Як приклад тут можна навести Типову номенклатуру справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса, затверджену наказом Мін’юсту від 22.12.2010 р. № 3253/5.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для підприємств, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

При цьому зведена номенклатура справ підприємства зазвичай складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Відповідає за складання номенклатури справ підприємства служба діловодства. Методичну допомогу їй надає архів підприємства (посадова особа, відповідальна за архів).

Давайте поговоримо про основні правила складання цього документа.

У номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, які відбивають усі документовані ділянки та питання підприємства, а також (п. 9 гл. 1 розд. IV Правил № 1000):

— не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ;

— справи з питань, вирішення яких триває більше одного року або які ведуться протягом кількох років (перехідні справи). Їх вносять до номенклатури справ щорічно протягом усього строку вирішення або ведення;

— справи постійно діючих колегіальних органів (колегій, рад, комісій, творчих груп тощо);

— справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень підприємства або припинення його діяльності (наприклад, справи ліквідаційної комісії).

До номенклатури справ включають зазвичай оригінали документів. Проте за рішенням ЕК* підприємства до номенклатури справ можуть включати копії тиражованих документів, які накопичуються у структурних підрозділах (розпорядчі документи, положення про структурні підрозділи тощо).

* Про ЕК підприємства див. у підрозділі 4.1.

Зведену номенклатуру справ підприємства складають за уніфікованою формою, наведеною в додатку 10 до Правил № 1000, на підставі номенклатур справ структурних підрозділів, розроблених за аналогічною формою (див. додаток 11 до цих Правил).

Про нюанси заповнення граф номенклатури справ можна дізнатися з п. 13 гл. 1 розд. IV Правил № 1000.

1. У графі 1 проставляють індекс справи структурного підрозділу. Він складається з індексу структурного підрозділу підприємства (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) і порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад:

— «03-14», де 03 — індекс самостійного відділу, 14 — порядковий номер справи;

— «06.1-09», де 06.1 — індекс відділу у складі управління, 09 — порядковий номер справи.

2. До графи 2 включають заголовки справ (томів, частин), які повинні чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Формулюючи заголовки, враховують такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна.

Елементи, з яких складається заголовок справи, розміщують в такій послідовності:

1) назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) або виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо);

2) автор документів (найменування підприємства, структурного підрозділу);

3) кореспондент або адресат (найменування підприємства, якому адресовані або від якого надійшли документи);

4) стислий зміст документів справи (питання, за яким формується справа);

5) назва регіону (території), з яким пов’язаний зміст документа;

6) дата (період), до якої належать документи справи;

7) вказівки на наявність копій документів у справі (за необхідності).

При цьому не дозволяється застосовувати неконкретні формулювання («матеріали», «вхідна кореспонденція», «фінансова документація» тощо). Допускається застосування терміна «документи», після якого в дужках слід зазначити основні види документів справи і питання, якого вони стосуються. Наприклад: «Документи (заяви, рішення, довідки) про оплату відпусток у зв’язку з навчанням». Також термін «документи» може застосовуватися в заголовках справ, які містять документи-додатки до розпорядчих документів підприємства: «Документи до протоколів засідань вченої ради інституту».

Якщо справа складається з різних за видами документів, пов’язаних одним конкретним питанням і послідовністю ведення діловодства, в заголовку застосовують термін «справа». Наприклад: «Особова справа Крюкова Володимира Івановича».

Вказівку на наявність копій документів у справі розташовують після заголовка, наприклад: «Накази з основної діяльності за 2019 рік (копії)».

Так, спочатку розміщують заголовки справ за документами, які надійшли від органів вищого рівня, далі — за організаційно-розпорядчою документацією, планово-звітною документацією, листуванням, обліково-довідковими видами документів. У кожній із цих груп документи також розміщують з урахуванням важливості та строків зберігання.

3. Графу 3 номенклатури справ заповнюють наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин справи.

4. У графі 4 номенклатури справ зазначають строки зберігання справ і номери статей за типовими (галузевими) переліками документів. Допускається посилання на декілька статей переліку документів із зазначенням строків їх зберігання (у тому числі різних переліків, якщо застосовується типовий і галузевий). При цьому строк зберігання зазначають відповідно до статті, що встановлює найбільший строк зберігання.

Для документів, не передбачених чинними переліками, строки зберігання визначають на підставі їх вивчення ЕК підприємства.

У номенклатурі справ підприємств, що погоджують строки зберігання документів з ЕПК відповідного держархіву або ЕК органу вищого рівня (за наявності), у графі 4 проставляють відмітку «Строк зберігання встановлено» із зазначенням назви ЕПК або ЕК відповідно, а також номера та дати протоколу.

Для справ, сформованих з копій тиражованих документів, установлюють строк зберігання «Доки не мине потреба» незалежно від строків зберігання оригіналів документів (у тому числі й для документів постійного строку зберігання) без посилання на статтю відповідного переліку документів із зазначенням строків їх зберігання.

Строк зберігання справи «Для службового користування» не встановлюють, а в графі 4 номенклатури справ проставляють відмітку «ЕК».

5. У графі 5 роблять відмітки про:

— перехідні справи;

— справи, які ведуть в електронній формі;

— посадових осіб, відповідальних за формування справ;

— передачу справ до архіву підприємства або інших підприємств для їх продовження тощо.

5.2. Номенклатура справ структурного підрозділу

Номенклатуру справ структурного підрозділу складають не пізніше 15 листопада поточного року. Її розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності. При цьому можуть залучатися спеціалісти, які працюють у відповідному підрозділі.

Таку номенклатуру справ підписує керівник структурного підрозділу і візує завідувач архіву підприємства (посадова особа, відповідальна за архів).

Наведемо приклад номенклатури справ у відділі кадрів.

Номенклатуру справ структурного підрозділу підприємства складають у двох примірниках. Один з них передають службі діловодства (п. 18 гл. 1 розд. IV Правил № 1000).

Протягом року структурні підрозділи забезпечують ведення номенклатур справ. Причому за необхідності, за погодженням зі службою діловодства й архівом (посадовою особою, відповідальною за архів) до них вносять нові справи, не передбачені чинною номенклатурою справ. При цьому застосовують резервні номери в кінці номенклатури.

На підставі номенклатур справ структурних підрозділів розробляють номенклатуру справ підприємства в цілому. Детальніше про це читайте вище.

5.3. Зведена номенклатура справ

При розробці номенклатури справ підприємства вивчають і аналізують не лише номенклатури справ структурних підрозділів, але й діяльність підприємства в цілому. Це необхідно для більш повного охоплення документообігу.

При цьому використовують (п. 7 гл. 1 розд. IV Правил № 1000):

— статут підприємства, положення про структурні підрозділи;

— штатний розпис;

— типову та/або примірну номенклатури справ;

— номенклатури й описи справ за попередні роки;

— класифікатори документів та кореспондентів;

— реєстраційно-облікові та контрольні картотеки;

— типові та галузеві переліки видів документів із зазначенням строків їх зберігання.

Крім того, необхідно враховувати завдання підприємства на наступний рік.

Складаючи номенклатуру справ, підприємства можуть застосовувати такі принципи її побудови:

1) структурний;

2) функціональний.

Структурний принцип використовують у разі встановлення чіткої структури підприємства. У такому разі

При цьому першим розділом зазначають службу діловодства. Наступними розділами зазначають структурні підрозділи* в послідовності згідно зі штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів. Наприкінці наводять справи постійно і тимчасово діючих колегіальних органів підприємства (колегій, рад, комісій, творчих груп тощо).

* Включаючи відокремлені структурні підрозділи підприємства, що не мають статусу юридичної особи.

Якщо чіткої структури у підприємства немає, використовують функціональний принцип побудови номенклатури справ. У такій номенклатурі розділи та підрозділи відображають функції підприємства і напрями його діяльності. Їх розміщують у номенклатурі за ступенем важливості, наприклад: організація роботи, планування, фінансування, прогнозування тощо.

У разі виробничої необхідності можливе поєднання структурного і функціонального принципів побудови номенклатури справ.

Номенклатуру справ підприємства підписує керівник служби діловодства підприємства, візує завідувач архіву підприємства (посадова особа, відповідальна за архів) і схвалює ЕК підприємства (п. 14 гл. 1 розд. IV Правил № 1000).

Новостворені юридичні особи незалежно від форми власності повинні не пізніше одного року з початку діяльності подати схвалену ЕК підприємства номенклатуру справ на розгляд ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи (архівного відділу міськради), у зоні комплектування яких вони перебувають. Це необхідно для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до НАФ (п. 14 гл. 1 розд. IV Правил № 1000).

Підприємства, у діяльності яких створюються документи НАФ, надалі подають свою номенклатуру справ на розгляд ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи (архівного відділу міськради). Якщо ж у діяльності підприємства документи НАФ не створюються, номенклатуру справ подають на розгляд ЕК органу вищого рівня (за наявності). У разі відсутності такого органу номенклатуру справ схвалює власна ЕК підприємства.

Погоджувати з відповідним державним архівом або органом вищого рівня номенклатуру справ підприємства слід один раз на 5 років. Крім того, таке погодження здійснюється невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях і характері роботи підприємства, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання (п. 15 гл. 1 розд. IV Правил № 1000).

Погоджена номенклатура справ затверджується керівником підприємства.

У кінці року номенклатура справ підприємства в обов’язковому порядку закривається підсумковим записом. У ньому зазначають кількість і категорії фактично заведених протягом року справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом керівник служби діловодства підприємства (п. 20 гл. 1 розд. IV Правил № 1000).

Про фактичну наявність заведених справ повідомляється керівнику архіву підприємства (посадовій особі, відповідальній за архів).

Наведемо приклад заповнення зведеної номенклатури справ підприємства, побудованої за структурним принципом.

Зведену номенклатуру справ підприємства складають у 4 примірниках (п. 17 гл. 1 розд. IV Правил № 1000):

— перший (недоторканний) примірник зберігається в службі діловодства підприємства;

— другий — використовується службою діловодства як робочий;

— третій — передається до архіву підприємства для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

— четвертий — надсилається до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міськради або органу вищого рівня.

Підприємства, у діяльності яких не створюються документи НАФ, можуть складати номенклатуру справ підприємства в 3 примірниках, якщо в них немає організації вищого рівня.

Для використання в роботі структурні підрозділи підприємства отримують засвідчені в установленому порядку витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ підприємства.

Погоджена з ЕПК відповідного держархіву (ЕК органу вищого рівня) номенклатура справ підприємства в кінці кожного року уточнюється, передруковується, затверджується керівником підприємства і вводиться в дію з 1 січня нового року (п. 21 гл. 1 розд. IV Правил № 1000).