Подготовка документов к хранению

6.1. Формирование дел

Когда документы закончены в делопроизводстве, их группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел (см. раздел 5). Обычно этим занимаются непосредственно в структурных подразделениях. Однако если объем документооборота на предприятии до 10 тыс. документов в год, возможно формирование дел централизовано в службе делопроизводства.

Требования к формированию документов в дела описаны в гл. 2 разд. IV Правил № 1000. Приведем основные из них.

1. В дела помещают только исполненные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре.

2. В дела группируют документы, выполненные в течение одного календарного года, за исключением:

— переходящих и судебных дел, которые ведут в течение нескольких лет до их завершения;

— личных дел, которые формируют в течение периода работы лица на предприятии;

— документов выборных органов и их постоянных комиссий, которые формируют за период их созыва;

— документов учебных заведений, характеризующих учебно-воспитательный процесс, которые формируют за учебный год;

— документов театров, характеризующих сценическую деятельность, которые формируют за театральный сезон;

— дел фильмов;

— рукописей;

— историй болезней.

3. В дела помещают только оригиналы документов или, в случае их отсутствия, заверенные в установленном порядке копии документов.

4. Не допускается включать в дела черновики, личные документы, размноженные копии и документы, которые подлежат возврату.

5. В дела включают документы только по одному вопросу либо группе схожих вопросов, которые составляют единый тематический комплекс.

6. Документы постоянного, длительного (свыше 10 лет) и временного хранения группируют в дела отдельно. Как исключение, если этого требует специфика работы предприятия, документы постоянного и временного хранения, связанные с решением одного вопроса, могут в течение года временно группироваться в одно дело. По окончании года или после решения вопроса указанные документы должны быть помещены в отдельные дела согласно номенклатуре дел в соответствии с таким принципом: в одно дело помещают документы только постоянного хранения, а в другое — временного (п. 3 гл. 2 разд. IV Правил № 1000).

7. По объему дело постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения не должно превышать 250 листов (толщиной не более 40 мм).

Положения, правила, инструкции и т. д., утвержденные распорядительными документами, группируют вместе с этими документами. А если они утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела по видам и хронологии (п. 5 гл. 2 разд. IV Правил № 1000).

Распространенной ошибкой предприятий является формирование всех приказов руководителя предприятия в одно дело. В связи с этим обратите внимание: приказы и распоряжения по основной деятельности предприятия, по административно-хозяйственным вопросам и по кадровым вопросам (личному составу) группируют в разные дела.

Приказы по кадровым вопросам (личному составу) группируют в соответствии с их видами и сроками хранения. Запрещено группировать вместе приказы длительного (75 лет) и временного (5 лет) хранения.

Причем при больших объемах документов целесообразно приказы по кадровым вопросам (личному составу), касающиеся различных направлений деятельности предприятия (прием на работу, увольнение, премирование, командировки, отпуска и т. п.), группировать в отдельные дела. Если же количество различных видов приказов по кадровым вопросам (личному составу) незначительно, их можно группировать по срокам хранения: в одно дело — приказы длительного хранения, в другое — временного хранения.

Документы заседаний коллегиальных органов группируют в 2 дела (п. 7 гл. 2 разд. IV Правил № 1000):

1) протоколы и документы к ним (доклады, справки, проекты решений и т. п.);

2) документы по организации заседаний (повестка дня, макет размещения, список приглашенных и др.).

При этом протоколы заседаний коллегиальных органов группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям этих органов систематизируют по датам и номерам протоколов, а в пределах группы документов, которые касаются одного протокола, — по повестке дня заседания (п. 8 гл. 2 разд. IV Правил № 1000).

Переписку группируют по содержанию и корреспондентскому признаку и систематизируют в хронологическом порядке: документ-ответ размещают за документом-запросом.

Поручения вышестоящих учреждений и документы, связанные с их выполнением, группируют в дела по направлениям деятельности предприятия или по авторам инициативных документов. Если таких документов немного, их группируют в одно дело. В деле документы систематизируют по датам поручений.

Документы в личных делах работников, которые формируются в течение всего времени работы лица на предприятии, группируют в хронологическом порядке по мере их поступления (пополнения) в такой последовательности (п. 12 гл. 2 разд. IV Правил № 1000):

— заявление о приеме на работу;

— письменный трудовой договор (контракт);

— копии или извлечения из распорядительных документов (приказов, распоряжений) о приеме на работу;

— личный листок по учету кадров;

— дополнения к личному листку по учету кадров;

— автобиография;

— копия паспорта;

— копия учетной карточки плательщика налогов (кроме лиц, которые отказались от получения регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и имеют соответствующую отметку в паспорте);

— копия военного билета (при его наличии);

— копии документов об образовании, научной степени, ученом звании;

— заявления о переводе на другую работу (должность), совместительстве, смене биографических данных;

— копии или извлечения из распорядительных документов (приказов, распоряжений) о переводе на другую работу (должность), совместительство;

— копии документов, являющихся основанием для предоставления льгот (при наличии);

— копии документов о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой биографических данных (фамилии, имени и отчества);

— характеристики;

— копии документов о повышении квалификации, стажировке, поощрениях (награждениях и премировании);

— документы об аттестации;

— заявление об увольнении с работы;

— копии или извлечения из распорядительных документов (приказов, распоряжений) об увольнении с работы.

Сведения о взысканиях, поощрениях, выполнении обязанностей временно отсутствующего работника, замещении вакантной должности вносят в дополнения к личному листку по учету кадров.

Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) работников предприятия систематизируют в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке, а ведомости на выплату денег (ведомости начисления заработной платы) формируют ежемесячно в пределах года.

Методическое руководство и контроль за формированием дел на предприятии и в его структурных подразделениях осуществляют служба делопроизводства и архив предприятия (п. 16 гл. 2 разд. IV Правил № 1000).

6.2. Оформление дел

Сформированные дела предприятия следует должным образом оформить. Этим занимаются работники структурных подразделений под методическим руководством службы делопроизводства и архива предприятия (лица, ответственного за архив).

Требования к оформлению дел установлены гл. 2 разд. VІ Правил № 1000. Рассмотрим их.

В зависимости от сроков хранения документов осуществляют полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

Документы временного хранения, сформированные в дела, хранят в папках с завязками и/или скоросшивателях. Их не подшивают и не нумеруют*, а также не проводят уточнение элементов оформления обложки. Так осуществляют частичное оформление дел.

* За исключением первичной бухгалтерской документации и документов с грифом «Для службового користування» и другими грифами ограниченного доступа.

А вот дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по кадровым вопросам (личному составу) оформляют «по полной». Это предусматривает:

— систематизацию документов в деле;

— нумерацию листов в деле;

— составление (при необходимости) внутренней описи документов дела;

— наличие заверительной надписи дела о количестве листов и об особенностях физического состояния и формирования дела;

— подшивку или переплет дела;

— оформление обложки (титульного листа) дела.

Систематизация документов предусматривает их размещение в деле по хронологии поступления или создания (с января по декабрь).

Все листы дела нумеруют арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумератором. Листы заверительной надписи и внутренней описи нумеруют отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы, которые являются отдельными листами в деле, нумеруют с оборотной стороны в левом верхнем углу.

Листы большего формата, чем А4, подшивают с одной стороны и нумеруют как один лист в правом верхнем углу, а затем фальцуют в формат А4.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п.) нумеруют как один лист. Если к документу другие документы (вырезки, вставки к тексту, переводы и др.) подклеены одной стороной, то каждый документ нумеруют отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруют сплошной нумерацией листов дела. При этом сначала нумеруют конверт, а затем каждое вложение в конверте.

В случае отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается использовать буквенные обозначения листов (103-а, 103-б и т. д.). При большом количестве ошибок листы перенумеровывают путем зачеркивания одной косой чертой старого номера и проставления рядом нового.

Согласно п. 6 гл. 2 разд. VІ Правил № 1000 к некоторым категориям дел составляют внутреннюю опись документов. В частности, она обязательна для дел, содержащих уникальные документальные памятники, документы с грифом «Для службового користування», личные дела, судебно-следственные дела, названия которых не полностью раскрывают их содержание. Необходимость составления внутренней описи документов отдельных дел определяется инструкцией по делопроизводству на предприятии.

Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, который содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

Внутреннюю опись составляют на отдельном листе по форме, приведенной в приложении 16 к Правилам № 1000. Ее подписывает составитель.

К внутренней описи оформляют итоговую запись, в которой указывают цифрами и словами количество документов, включенных в опись, и количество листов внутренней описи. Если дело переплетено или подшито ранее без внутренней описи, то ее бланк подклеивают с внутренней стороны лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (включение дополнительных документов, их исключение, замену оригиналов копиями и т. п.) отражают в графе «Примітки» со ссылкой на соответствующие документы (акты, приказы и т. п.) и к внутренней описи составляют новую итоговую запись.

Приведем фрагмент внутренней описи личных дел.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляют заверительную надпись по форме, приведенной в приложении 17 к Правилам № 1000. Располагают заверительную надпись на отдельном листе, который помещают в конце дела, а в печатных экземплярах дел (учетных журналах, отчетах и т. п.) — на оборотной стороне последнего чистого листа. В ней указывают цифрами и прописью количество листов в деле и отдельно, через знак «+» — количество листов внутренней описи, если она есть.

В заверительной надписи оговаривают следующие особенности нумерации документов дела:

— наличие буквенных и пропущенных номеров листов;

— номера листов с наклеенными фотографиями, чертежами, вырезками и т. п.;

— номера крупноформатных листов;

— номера конвертов с вложениями и количество листов вложений.

Заверительную надпись подписывает ее составитель.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение листов, замена документов копиями, присоединение новых документов и т. п.) указывают в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий оправдательный документ (акт, приказ).

При значительном количестве перенумерованных листов в деле в конце его составляют новую заверительную надпись. При этом старая заверительная надпись зачеркивается и хранится в деле постоянно.

Приведем пример составления заверительной надписи.

Документы, которые содержатся в деле, подшивают на 4 прокола специальными суровыми нитками или дратвой. А дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личному составу) переплетают в твердую обложку из картона. Металлические скрепления (скрепки, шпильки) при этом удаляют (п. 8 гл. 2 разд. VI Правил № 1000).

Во время переплета или подшивки документов нельзя затрагивать текст. Если текст документа напечатан слишком близко к его левому краю, то следует нарастить корешок документа бумагой того же качества, что и носитель текста документа.

При наличии в деле невостребованных личных документов (трудовых книжек, удостоверений, дипломов, аттестатов, свидетельств и т. п.) эти документы вкладывают в конверт, который подшивается к делу. Если таких документов значительное количество, их изымают из дела и на них составляют отдельную опись.

Оформление обложек (титульных листов) дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личному составу) осуществляют по форме, приведенной в приложении 18 к Правилам № 1000. Титульные листы рекомендуется изготавливать печатным способом, а изменяющуюся информацию заполнять от руки (п. 9 гл. 2 разд. VI Правил № 1000).

* О составлении описей дел см. в подразделе 6.3 на с. 29.

На обложке дел (титульных листах) проставляют:

— даты документов, включенных в каждое дело (год начала и окончания дела). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на каждом из них проставляются крайние даты документов. В случае проставления точных календарных дат число и год указывают арабскими цифрами, а название месяца — прописью. Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за предельные даты дела, то ниже даты дела с новой строки делают запись: «У справі є документи за роки». Даты можно не указывать на обложке (титульном листе) дел, содержащих годовые планы и отчеты, поскольку они отражены в заголовках дел;

— количество листов в деле в соответствии с заверительной надписью (без учета листов внутренней описи и заверительной надписи);

— архивный шифр дела* — в правом верхнем и левом нижнем углах. Для проставления архивного шифра может применяться штамп.

* По согласованию с архивом предприятия номера сводной описи и архивного фонда, номер дела по сводной описи проставляют в архиве после утверждения сводной описи дел.

В случае изменения наименования предприятия (его структурного подразделения) в течение периода, охватывающего документы дела, или при передаче дел на другое предприятие (в структурное подразделение) на обложке дел (титульных листах) указывают новое наименование предприятия (структурного подразделения), а предыдущее берут в скобки.

Надписи на обложках дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения делают четко черными светостойкими чернилами или пастой.

В случае помещения в дело надлежащим образом оформленного титульного листа, изготовленного печатным способом, на обложке дела указывают только номера архивного фонда, описи и дела. При этом запрещено наклеивать титульный лист на обложку дела.

6.3. Составляем описи дел

Структурные подразделения предприятия обязаны описывать документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, по кадровым вопросам (личному составу) через год после завершения дел в делопроизводстве. С этой целью составляют описи дел. В случае ликвидации или реорганизации предприятия описи в обязательном порядке составляют также и на дела временного (до 10 лет) хранения.

Описи дел структурных подразделений составляются ежегодно должностным лицом, ответственным за делопроизводство в таком подразделении, при методической помощи архива. Форма описи приведена в приложении 19 к Правилам № 1000.

При составлении описей дел необходимо соблюдать такие требования:

— номер описи структурного подразделения должен состоять из:

1) цифрового обозначения структурного подразделения по номенклатуре дел;

2) первой буквы названия категории документов, включенных в опись. При этом для дел постоянного хранения указывают букву «П», для дел длительного (свыше 10 лет) хранения — «Т», для дел по кадровым вопросам (личному составу) «К» или «ОС»;

3) четырех цифр года, в котором начаты дела, включенные в опись.

Например, опись дел длительного (свыше 10 лет) хранения структурного подразделения № 04, которые учитываются по номенклатуре дел и начаты в 2019 году, будет иметь номер 04 Т — 2019;

— дела каждого года составляют годовой раздел описи дел;

— порядок нумерации дел в описи — сплошной за несколько лет;

— заголовки дел вносят в опись в соответствии с принятой схемой систематизации, как правило, на основе номенклатуры дел (при необходимости заголовки дел редактируют и уточняют);

— каждое дело вносят в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносят в опись под отдельным номером;

— в случае внесения в опись нескольких дел подряд с одинаковым заголовком приводят полностью только заголовок первого дела, а все прочие однородные дела отмечают словами «те саме». Однако прочие сведения о делах вносят в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводят полностью;

— графы описи заполняют в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку (титульный лист) дела;

— графу «Примітки» используют для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям, о наличии копий документов в деле.

Для распределения дел в соответствии со схемой систематизации применяют следующие правила (п. 6 гл. 2 разд. VI Правил № 1000):

— дела относятся к тому году, в котором их завели в делопроизводстве или в котором они поступили в структурное подразделение для продолжения;

— планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления;

— перспективные планы относят к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;

— дела, которые начаты в одном структурном подразделении и переданы для продолжения в другое, принадлежат тому подразделению, где они завершены. При этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего.

В конце описи делают итоговую запись с указанием (цифрами и прописью) количества дел, учитываемых по описи, первого и последнего номеров дел в описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (буквенные и пропущенные номера дел).

Приведем пример описи дел по личному составу, составленную отделом кадров предприятия.

В таких случаях в конце годовых разделов описи каждого последующего года указывают: «Документи за цей рік див. також у розділі за рік, № ». Графы 4 и 5 формы описи при этом не заполняют.

Опись дел структурного подразделения составляют в 2 экземплярах (п. 11 гл. 2 разд. VI Правил № 1000). Первый экземпляр передается вместе с делами в архив предприятия, а второй остается как контрольный экземпляр в структурном подразделении. Опись дел подписывает ее составитель, согласовывает руководитель службы делопроизводства и утверждает руководитель структурного подразделения (п. 10 гл. 2 разд. VI Правил № 1000).