Підготовка документів до зберігання

6.1. Формування справ

Коли документи закінчені в діловодстві, їх групують у справи відповідно до номенклатури справ (див. розділ 5). Зазвичай цим займаються безпосередньо в структурних підрозділах. Проте якщо обсяг документообігу на підприємстві до 10 тис. документів на рік, можливе формування справ централізовано в службі діловодства.

Вимоги до формування документів у справи описані в гл. 2 розд. IV Правил № 1000. Наведемо основні з них.

1. У справи поміщають тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі.

2. У справи групують документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком:

— перехідних і судових справ, які ведуть протягом кількох років до їх завершення;

— особових справ, які формують протягом періоду роботи особи на підприємстві;

— документів виборних органів та їх постійних комісій, які формують за період їх скликання;

— документів навчальних закладів, що характеризують навчально-виховний процес, які формують за навчальний рік;

— документів театрів, що характеризують сценічну діяльність, які формують за театральний сезон;

— справ фільмів;

— рукописів;

— історій хвороб.

3. У справи поміщають тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів.

4. Не допускається включати до справ чернетки, особисті документи, розмножені копії та документи, які підлягають поверненню.

5. У справи включають документи тільки з одного питання або групи схожих питань, які становлять єдиний тематичний комплекс.

6. Документи постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового зберігання групують у справи окремо. Як виняток, якщо цього вимагає специфіка роботи підприємства, документи постійного і тимчасового зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть протягом року тимчасово групуватися в одну справу. Після закінчення року або після вирішення питання зазначені документи мають бути поміщені в окремі справи згідно з номенклатурою справ відповідно до такого принципу: в одну справу поміщають документи тільки постійного зберігання, а в іншу — тимчасового (п. 3 гл. 2 розд. IV Правил № 1000).

7. За обсягом справа постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (завтовшки не більше 40 мм).

Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групують разом із цими документами. А якщо вони затверджені як самостійні документи, їх формують в окремі справи за видами та хронологією (п. 5 гл. 2 розд. IV Правил № 1000).

Поширеною помилкою підприємств є формування всіх наказів керівника підприємства в одну справу. У зв’язку із цим зверніть увагу: накази і розпорядження з основної діяльності підприємства, з адміністративно-господарських питань і з кадрових питань (особового складу) групують у різні справи.

Накази з кадрових питань (особового складу) групують відповідно до їх видів і строків зберігання. Заборонено групувати разом накази тривалого (75 років) і тимчасового (5 років) зберігання.

Причому при великих обсягах документів доцільно накази з кадрових питань (особового складу), що стосуються різних напрямів діяльності підприємства (прийняття на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо ж кількість різних видів наказів з кадрових питань (особового складу) незначна, їх можна групувати за строками зберігання: в одну справу — накази тривалого зберігання, в іншу — тимчасового зберігання.

Документи засідань колегіальних органів групують у 2 справи (п. 7 гл. 2 розд. IV Правил № 1000):

1) протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

2) документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

При цьому протоколи засідань колегіальних органів групують у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизують за датами і номерами протоколів, а в межах групи документів, які стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання (п. 8 гл. 2 розд. IV Правил № 1000).

Листування групують за змістом та кореспондентською ознакою і систематизують у хронологічному порядку: документ-відповідь розміщують за документом-запитом.

Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групують у справи за напрямами діяльності підприємства або за авторами ініціативних документів. Якщо таких документів небагато, їх групують в одну справу. У справі документи систематизують за датами доручень.

Документи в особових справах працівників, які формуються протягом усього часу роботи особи на підприємстві, групують у хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) в такій послідовності (п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000):

— заява про прийняття на роботу;

— письмовий трудовий договір (контракт);

— копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу;

— особовий листок з обліку кадрів;

— доповнення до особового листка з обліку кадрів;

— автобіографія;

— копія паспорта;

— копія облікової картки платника податків (крім осіб, які відмовилися від отримання реєстраційного номера облікової картки платника податків і мають відповідну відмітку в паспорті);

— копія військового квитка (за його наявності);

— копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;

— заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних;

— копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво;

— копії документів, які є підставою для надання пільг (за наявності);

— копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені та по батькові);

— характеристики;

— копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження та преміювання);

— документи про атестацію;

— заява про звільнення з роботи;

— копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи.

Відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади вносять у доповнення до особового листка з обліку кадрів.

Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників підприємства систематизують у межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) формують щомісячно в межах року.

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ на підприємстві та в його структурних підрозділах здійснюють служба діловодства і архів підприємства (п. 16 гл. 2 розд. IV Правил № 1000).

6.2. Оформлення справ

Сформовані справи підприємства слід належним чином оформити. Цим займаються працівники структурних підрозділів під методичним керівництвом служби діловодства й архіву підприємства (особи, відповідальної за архів).

Вимоги до оформлення справ установлені гл. 2 розд. VІ Правил № 1000. Розглянемо їх.

Залежно від строків зберігання документів здійснюють повне або часткове (спрощене) оформлення справ.

Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, зберігають у теках (папках) із зав’язками та/або швидкозшивачах. Їх не підшивають і не нумерують*, а також не проводять уточнення елементів оформлення обкладинки. Так здійснюють часткове оформлення справ.

* За винятком первинної бухгалтерської документації та документів з грифом «Для службового користування» та іншими грифами обмеженого доступу.

А ось справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, а також справи з кадрових питань (особового складу) оформляють «по повній». Це передбачає:

— систематизацію документів у справі;

— нумерацію аркушів у справі;

— складання (за необхідності) внутрішнього опису документів справи;

— наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи;

— підшивання або оправлення справи;

— оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Систематизація документів передбачає їх розміщення у справі за хронологією надходження або створення (із січня по грудень).

Усі аркуші справи нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Аркуші засвідчувального напису і внутрішнього опису нумерують окремо.

Аркуші справ, що складаються з декількох томів або частин, нумерують у кожному томі (частині) окремо.

Фотографії, креслення, діаграми, які є окремими аркушами у справі, нумерують зі зворотного боку в лівому верхньому куті.

Аркуші більшого формату, ніж А4, підшивають з одного боку і нумерують як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюють на формат А4.

Аркуш із наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерують як один аркуш. Якщо до документа інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо) підклеєні одним боком, то кожен документ нумерують окремо.

Підшиті у справу конверти з укладеннями нумерують валовою нумерацією аркушів справи. При цьому спочатку нумерують конверт, а потім кожне вкладення в конверті.

У разі окремих помилок у нумерації аркушів справи допускається використовувати літерні позначення аркушів (103-а, 103-б тощо). При великій кількості помилок аркуші перенумеровують шляхом закреслення однією косою рискою старого номера і проставляння поруч нового.

Згідно з п. 6 гл. 2 розд. VІ Правил № 1000 до деяких категорій справ складають внутрішній опис документів. Зокрема, він обов’язковий для справ, що містять унікальні документальні пам’ятки, документи з грифом «Для службового користування», особові справи, судово-слідчі справи, назви яких не повністю розкривають їх зміст. Необхідність складання внутрішнього опису документів окремих справ визначається інструкцією з діловодства на підприємстві.

Внутрішній опис документів справи — це обліковий документ, який містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

Внутрішній опис складають на окремому аркуші за формою, наведеною в додатку 16 до Правил № 1000. Його підписує укладач.

До внутрішнього опису оформляють підсумковий запис, у якому зазначають цифрами і словами кількість документів, включених в опис, і кількість аркушів внутрішнього опису. Якщо справа оправлена або підшита попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюють з внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміну оригіналів копіями тощо) відображають у графі «Примітки» з посиланням на відповідні документи (акти, накази тощо) і до внутрішнього опису складають новий підсумковий запис.

Наведемо фрагмент внутрішнього опису особових справ.

Для обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації складають засвідчувальний напис за формою, наведеною в додатку 17 до Правил № 1000. Розташовують засвідчувальний напис на окремому аркуші, який уміщують у кінці справи, а в друкованих примірниках справ (облікових журналах, звітах тощо) — на зворотному боці останнього чистого аркуша. У ньому зазначають цифрами і прописом кількість аркушів у справі й окремо, через знак «+» — кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

У засвідчувальному написі обумовлюють такі особливості нумерації документів справи:

— наявність літерних та пропущених номерів аркушів;

— номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

— номери великоформатних аркушів;

— номери конвертів з укладеннями і кількість аркушів вкладень.

Засвідчувальний напис підписує його укладач.

Усі наступні зміни у складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, приєднання нових документів тощо) зазначають у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний виправдувальний документ (акт, наказ).

При значній кількості перенумерованих аркушів у справі в кінці її складають новий засвідчувальний напис. При цьому старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.

Наведемо приклад складання засвідчувального напису.

Документи, які містяться у справі, підшивають на 4 проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. А справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і з кадрових питань (особового складу) оправляють у тверду обкладинку з картону. Металеві скріплення (скріпки, шпильки) при цьому видаляють (п. 8 гл. 2 розд. VI Правил № 1000).

Під час оправлення або підшивання документів не можна зачіпати текст. Якщо текст документа надрукований занадто близько до його лівого краю, то слід наростити корінець документа папером тієї ж якості, що й носій тексту документа.

За наявності у справі незатребуваних особистих документів (трудових книжок, посвідчень, дипломів, атестатів, свідоцтв тощо) ці документи вкладають у конверт, який підшивається до справи. Якщо таких документів значна кількість, їх вилучають зі справи і на них складають окремий опис.

Оформлення обкладинок (титульних аркушів) справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і з кадрових питань (особового складу) здійснюють за формою, наведеною в додатку 18 до Правил № 1000. Титульні аркуші рекомендується виготовляти друкарським способом, а змінну інформацію заповнювати від руки.

* Про складання описів справ див. у підрозділі 6.3 на с. 29.

На обкладинці справ (титульних аркушах) проставляють:

— дати документів, включених у кожну справу (рік початку і закінчення справи). Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів. У разі проставляння точних календарних дат число і рік зазначають арабськими цифрами, а назву місяця — словом. Якщо у справу включені документи (додатки тощо), дати яких виходять за граничні дати справи, то нижче дати справи з нового рядка роблять запис: «У справі є документи за роки». Дати можна не зазначати на обкладинці (титульному аркуші) справ, що містять річні плани та звіти, оскільки вони відображені в заголовках справ;

— кількість аркушів у справі відповідно до засвідчувального напису (без урахування аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису);

— архівний шифр справи* — у правому верхньому та лівому нижньому кутах. Для проставляння архівного шифру може застосовуватися штамп.

* За погодженням з архівом підприємства номери зведеного опису та архівного фонду, номер справи за зведеним описом проставляють в архіві після затвердження зведеного опису справ.

У разі зміни найменування підприємства (його структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справ на інше підприємство (до структурного підрозділу) на обкладинці справ (титульних аркушах) зазначають нове найменування підприємства (структурного підрозділу), а попереднє беруть у дужки.

Написи на обкладинках справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання роблять чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою.

У разі вміщення у справу належним чином оформленого титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначають тільки номери архівного фонду, опису та справи. При цьому заборонено наклеювати титульний аркуш на обкладинку справи.

6.3. Складаємо описи справ

Структурні підрозділи підприємства зобов’язані описувати документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через рік після завершення справ у діловодстві. Із цією метою складають описи справ. У разі ліквідації або реорганізації підприємства описи в обов’язковому порядку складають також і на справи тимчасового (до 10 років) зберігання.

Описи справ структурних підрозділів складаються щорічно посадовою особою, відповідальною за діловодство в такому підрозділі, за методичної допомоги архіву. Форму опису наведено в додатку 19 до Правил № 1000.

При складанні описів справ необхідно дотримуватися таких вимог:

— номер опису структурного підрозділу повинен складатися з:

1) цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ;

2) першої літери назви категорії документів, включених в опис. При цьому для справ постійного зберігання зазначають літеру «П», для справ тривалого (понад 10 років) зберігання — «Т», для справ з кадрових питань (особового складу) «К» або «ОС»;

3) чотирьох цифр року, в якому розпочаті справи, включені в опис.

Наприклад, опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання структурного підрозділу № 04, які обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2019 році, матиме номер 04 Т — 2019;

— справи кожного року складають річний розділ опису справ;

— порядок нумерації справ в описі — валовий за кілька років;

— заголовки справ вносять в опис відповідно до прийнятої схеми систематизації, як правило, на основі номенклатури справ (за необхідності заголовки справ редагують і уточнюють);

— кожну справу вносять до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожен том (частину) вносять в опис під окремим номером;

— у разі внесення в опис декількох справ поспіль з однаковим заголовком наводять повністю тільки заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначають словами «те саме». Проте інші відомості про справи вносять до опису повністю. На кожному новому аркуші опису заголовок відтворюють повністю;

— графи опису заповнюють відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи;

— графу «Примітки» використовують для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам, про наявність копій документів у справі.

Для розподілу справ відповідно до схеми систематизації застосовують такі правила (п. 6 гл. 2 розд. VI Правил № 1000):

— справи відносяться до того року, в якому їх завели в діловодстві або в якому вони надійшли до структурного підрозділу для продовження;

— плани, звіти, кошториси та документи до них відносяться до того року, на який або за який вони складені, незалежно від дати їх складання;

— перспективні плани відносять до початкового року їх дії, а звіти за ці роки — до останнього року звітного періоду;

— справи, які розпочаті в одному структурному підрозділі і передані для продовження до іншого, належать тому підрозділу, де вони завершені. При цьому назва першого підрозділу береться в дужки і пишеться назва останнього.

У кінці опису роблять підсумковий запис із зазначенням (цифрами і прописом) кількості справ, що обліковуються за описом, першого й останнього номерів справ в описі, а також обумовлюють особливості нумерації справ в описі (літерні і пропущені номери справ).

Наведемо приклад опису справ з особового складу, складений відділом кадрів підприємства.

У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року зазначають: «Документи за цей рік див. також у розділі за рік № ». Графи 4 і 5 форм опису при цьому не заповнюють.

Опис справ структурного підрозділу складають у 2 примірниках (п. 11 гл. 2 розд. VI Правил № 1000). Перший примірник передається разом зі справами до архіву підприємства, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі. Опис справ підписує його укладач, погоджує керівник служби діловодства і затверджує керівник структурного підрозділу (п. 10 гл. 2 розд. VI Правил № 1000).