Храним документы на предприятии

В избранном В избранное
Печать
Вороная Наталья, редактор
Налоги & бухучет Май, 2020/№ 41
Итак, документы сформированы в дела. Что с ними происходит дальше? Сначала документы хранят по месту формирования дел (в службе делопроизводства или других структурных подразделениях). Впоследствии дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также по кадровым вопросам (личному составу) передают в архив предприятия. Если в деятельности юрлица создаются документы, отнесенные к НАФ, то после окончания предельных сроков их хранения в архиве предприятия такие документы могут передаваться на постоянное хранение в госархивы и другие архивные учреждения. Также обратиться к архивным учреждениям придется в случае ликвидации юридического лица для передачи документов, по которым не истек срок хранения. Подробнее о том, как все это происходит, вы можете узнать далее.

7.1. Временное хранение в структурных подразделениях

В структурных подразделениях сохранность документов и дел обеспечивают руководители этих подразделений и должностные лица, ответственные за делопроизводство в них.

Для хранения дел в делопроизводстве используют картонные папки с клапанами или завязками, картонные либо пластмассовые скоросшиватели. Дела должны храниться в вертикальном положении в закрывающихся шкафах. Для повышения оперативности поиска документов дела располагают в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указывают индексы и заголовки по номенклатуре дел.

В отдельных случаях может осуществляться выдача дел во временное пользование работникам структурных подразделений предприятия. Для этого необходимо получить разрешение руководителя структурного подразделения, в котором было сформировано дело. А вот другим предприятиям такую выдачу осуществляют только с письменного разрешения руководителя предприятия (п. 5 гл. 3 разд. IV Правил № 1000).

На выданное дело составляют карточку-заменитель по форме, приведенной в приложении 12 к Правилам № 1000. В ней указывают название структурного подразделения, индекс дела, его заголовок и дату выдачи, лицо, которому выдано дело, дату его возврата, а также проставляются подписи лиц, которые выдали и приняли дело.

Запомните: дела предоставляют во временное пользование не более чем на один месяц (п. 6 гл. 3 разд. IV Правил № 1000). При этом должностное лицо, которое выдало и приняло дело, обязано осуществить проверку наличия документов в деле.

Обратите внимание:

запрещено выдавать во временное пользование работникам структурных подразделений предприятия отдельные документы из дел

Изъятие оригиналов документов (дел) возможно только с разрешения руководителя предприятия. При этом на предприятии обязательно должны оставаться копии изъятых документов, заверенные в установленном порядке, и опись изъятых документов (п. 14 разд. І Правил № 1000).

Если документы или дела, числящиеся по номенклатуре, утеряны, в структурных подразделениях принимают соответствующие меры по их розыску (см. подраздел 4.2).

Требования к хранению бухгалтерских документов установлены разд. 6 Положения № 88. Так, первичные документы и учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерские и другие отчеты до передачи их в архив предприятия хранятся в бухгалтерской службе. Для этого должны быть отведены специальные помещения или закрытые шкафы. Как разъяснял Минфин в письме от 22.07.2002 г. № 053-3996, под специальным помещением понимают помещение с температурно-влажностным режимом, обеспечивающим сохранность документов и записей в них, а также помещение, исключающее возможность использования либо вынос документов, которые в нем хранятся, без разрешения главного бухгалтера предприятия. Ответственность за сохранность документов несут лица, уполномоченные главным бухгалтером.

Чтобы посмотреть полную версию, подпишитесь на журнал Вы уже подписались? Войти

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
Скачайте наше мобильное приложение ifactor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд