Храним документы на предприятии

7.1. Временное хранение в структурных подразделениях

В структурных подразделениях сохранность документов и дел обеспечивают руководители этих подразделений и должностные лица, ответственные за делопроизводство в них.

Для хранения дел в делопроизводстве используют картонные папки с клапанами или завязками, картонные либо пластмассовые скоросшиватели. Дела должны храниться в вертикальном положении в закрывающихся шкафах. Для повышения оперативности поиска документов дела располагают в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указывают индексы и заголовки по номенклатуре дел.

В отдельных случаях может осуществляться выдача дел во временное пользование работникам структурных подразделений предприятия. Для этого необходимо получить разрешение руководителя структурного подразделения, в котором было сформировано дело. А вот другим предприятиям такую выдачу осуществляют только с письменного разрешения руководителя предприятия (п. 5 гл. 3 разд. IV Правил № 1000).

На выданное дело составляют карточку-заменитель по форме, приведенной в приложении 12 к Правилам № 1000. В ней указывают название структурного подразделения, индекс дела, его заголовок и дату выдачи, лицо, которому выдано дело, дату его возврата, а также проставляются подписи лиц, которые выдали и приняли дело.

Запомните: дела предоставляют во временное пользование не более чем на один месяц (п. 6 гл. 3 разд. IV Правил № 1000). При этом должностное лицо, которое выдало и приняло дело, обязано осуществить проверку наличия документов в деле.

Обратите внимание:

Изъятие оригиналов документов (дел) возможно только с разрешения руководителя предприятия. При этом на предприятии обязательно должны оставаться копии изъятых документов, заверенные в установленном порядке, и опись изъятых документов (п. 14 разд. І Правил № 1000).

Если документы или дела, числящиеся по номенклатуре, утеряны, в структурных подразделениях принимают соответствующие меры по их розыску (см. подраздел 4.2).

Требования к хранению бухгалтерских документов установлены разд. 6 Положения № 88. Так, первичные документы и учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерские и другие отчеты до передачи их в архив предприятия хранятся в бухгалтерской службе. Для этого должны быть отведены специальные помещения или закрытые шкафы. Как разъяснял Минфин в письме от 22.07.2002 г. № 053-3996, под специальным помещением понимают помещение с температурно-влажностным режимом, обеспечивающим сохранность документов и записей в них, а также помещение, исключающее возможность использования либо вынос документов, которые в нем хранятся, без разрешения главного бухгалтера предприятия. Ответственность за сохранность документов несут лица, уполномоченные главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность.

Хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерской и другой отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия.

Выдавать первичные документы, учетные регистры, бухгалтерскую и другую отчетность работникам других структурных подразделений можно только по решению главного бухгалтера или лица, обеспечивающего ведение бухгалтерского учета предприятия.

Бухгалтерские документы пропали либо уничтожены? Тогда руководитель предприятия должен письменно уведомить об этом правоохранительные органы и приказом назначить комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи либо уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашают представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель предприятия. Копию акта направляют органу, в сфере управления которого находится предприятие, а также налоговому органу в 10-дневный срок (п. 6.10 Положения № 88).

7.2. Передача дел в архив предприятия

Основные правила

Дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также по кадровым вопросам (личному составу) через 2 года после завершения их ведения в делопроизводстве передают в архив предприятия в упорядоченном состоянии для дальнейшего хранения и использования (п. 1 гл. 4 разд. VI Правил № 1000). Делают это на основании описей (см подраздел 6.3).

По решению руководителя юрлица в архив предприятия (при наличии в нем свободных площадей) также могут передаваться дела временного (до 10 лет включительно) хранения. В таком случае передача осуществляется по номенклатуре дел или, на усмотрение предприятия, по сдаточным описям произвольной формы, номера которых имеют отметку «ТМ». Однако, как правило, такие дела хранятся в тех структурных подразделениях, в которых они были сформированы.

Подготовка дел структурного подразделения к передаче в архив предприятия включает проверку правильности (п. 5 гл. 4 разд. VI Правил № 1000):

— формирования документов в дела;

— соответствия заголовков дел содержанию помещенных в дела документов;

— оформления документов каждого дела;

— оформления дел;

— соответствия дел номенклатуре дел, утвержденной руководителем предприятия.

В случае выявления каких-либо недостатков работники структурных подразделений обязаны их устранить. Если дела структурных подразделений, указанные в описях, отсутствуют, необходимо принять меры по их розыску, предусмотренные п. 9 гл. 2 разд. V Правил № 1000 (подробнее см. в подразделе 4.2).

Упорядоченные и оформленные дела работники структурных подразделений должны доставлять в архив предприятия связанными (упакованными). Приемка-передача каждого дела осуществляется работником архива предприятия в присутствии работника структурного подразделения.

При этом в каждом экземпляре описи дел проставляют отметку о принятии того или иного дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают фактическое количество дел, переданных в архив предприятия, номера отсутствующих дел, дату приемки-передачи дел. Эти данные подписывают лица, которые сдавали и принимали дела (п. 7 гл. 4 разд. VI Правил № 1000). Один экземпляр описи возвращают структурному подразделению, а остальные хранят в архиве предприятия.

На основании описей дел структурных подразделений в архиве предприятия составляют годовые разделы сводных описей дел. На бесструктурных предприятиях годовые разделы сводных описей дел составляют по направлениям деятельности предприятия на основании сводной номенклатуры дел за тот же год. Если на предприятии за год создается до 20 дел, сводную опись разрешается составлять за несколько лет, но не более чем за пять.

Заголовки дел, сформированных после утверждения годового раздела сводной описи дел предприятия, включают в годовой раздел под буквенными номерами (например, 12-а, 268-б и т. п.) или помещают в конце годового раздела описи по их валовой нумерации. Выбор варианта зависит от количества таких дел.

Годовые разделы сводных описей дел не подшивают и не оправляют. Их хранят в папках с клапанами или завязками.

Сводную опись дел составляют по форме, приведенной в:

— приложении 20 к Правилам № 1000 — для дел постоянного хранения;

— приложении 21 к Правилам № 1000 — для дел длительного (свыше 10 лет) хранения;

— приложении 22 к Правилам № 1000 — для дел по кадровым вопросам (личному составу).

Больше о составлении и оформлении таких описей дел расскажем далее.

Годовой раздел описи дел постоянного хранения

В годовой раздел описи таких дел включают все заголовки дел постоянного хранения, которые формировались в структурных подразделениях предприятия в течение года, а также заголовки дел с документами, изъятыми из дел временного хранения, которые имели отметку «ЕПК» (см. подраздел 4.2). Систематизация заголовков дел в описи должна соответствовать порядку, определенному в сводной номенклатуре дел предприятия за этот же год.

Годовую сводную опись дел постоянного хранения составляют в 4 экземплярах, которые после одобрения ЭПК соответствующего государственного архива утверждает руководитель предприятия. Первый экземпляр направляют в государственный архив (архивный отдел горсовета), в зоне комплектования которого находится предприятие. Второй — хранится как неприкосновенный в архиве предприятия. Третий и четвертый экземпляры используются архивом и службой делопроизводства для текущего поиска дел и в случае их передачи на постоянное хранение поступают в государственный архив (архивный отдел горсовета).

Предприятия, которые хранят документы НАФ постоянно у себя, составляют годовые разделы сводной описи дел постоянного хранения в 2 экземплярах. Согласованные ЭПК соответствующего государственного архива описи утверждает руководитель предприятия. Первый экземпляр описи хранится в архиве предприятия, а второй — в службе делопроизводства.

В пределах архивного фонда первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения присваивается номер. Все последующие годовые разделы сводной описи дел будут иметь тот же номер до составления законченной описи. При этом после номера каждого следующего годового раздела описи дел в скобках указывают слово «продовження», например: «Опис № 1 (продовження) справ постійного зберігання».

После этого опись считается законченной.

На предприятиях с годовым документооборотом до 600 документов целесообразно заканчивать сводную опись с количеством дел 999.

Имейте в виду: запрещено присваивать описям одинаковые учетные номера (например, не может быть двух описей № 1 дел постоянного хранения), а также присваивать им буквенные индексы «а», «б» и другие (п. 3 гл. 7 разд. VII Правил № 1000). Номер выбывшей описи другим описям не присваивается.

Сводная опись дел длительного хранения

В такую опись включают заголовки дел, образовавшихся в деятельности структурных подразделений предприятия и имеющих в соответствии со сводной номенклатурой дел сроки хранения свыше 10 лет, а также со сроком хранения «До ликвидации предприятия» (кроме документов по кадровым вопросам (личному составу)). Систематизация заголовков дел в этой описи должна соответствовать порядку, определенному в сводной номенклатуре дел предприятия за этот же год.

Описи дел длительного (свыше 10 лет) хранения составляются в 2 экземплярах и одобряются ЭК предприятия. Затем такие описи подают на согласование ЭПК государственного архива или одобрение ЭК архивного отдела районной, районной в г. Киеве госадминистраций либо горсовета (по решению этих комиссий).

Если в деятельности предприятий не создаются документы НАФ, описи подают на одобрение ЭК вышестоящего органа (при его наличии). В случае ликвидации такого юрлица опись дел длительного (свыше 10 лет) хранения переделывают с целью выделения документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан. И такие описи после одобрения ЭК предприятия и ЭК вышестоящего органа (при его наличии) обязательно подают на согласование ЭПК государственного архива или на одобрение ЭК архивного отдела районной, районной в г. Киеве госадминистраций либо горсовета.

Одобренные и согласованные описи дел утверждает руководитель предприятия. Первый экземпляр описи как неприкосновенный хранится в архиве предприятия, а второй — используется в практической работе.

Порядок нумерации сводных описей дел длительного (свыше 10 лет) хранения в целом аналогичен порядку нумерации, установленному для описей дел постоянного хранения (см. выше). Отличие лишь в том, что к номеру описи добавляется буквенный индекс «т». Например: «Опис № 3-т тривалого (понад 10 років) зберігання» (п. 1 гл. 7 разд. VII Правил № 1000).

Заголовки дел, включенных в годовой раздел сводной описи дел длительного (свыше 10 лет) хранения, нумеруют в сплошном порядке до числа 999 (п. 5 гл. 3 разд. VII Правил № 1000).

Сводная опись дел по кадровым вопросам

Такая опись содержит документы по кадровым вопросам (личному составу), которые создаются в деятельности кадровой, бухгалтерской служб и службы охраны труда и по номенклатуре дел предприятия имеют срок хранения свыше 10 лет.

Заголовки дел описи по личному составу систематизируют по номинальному признаку в такой последовательности (п. 2 гл. 4 разд. VII Правил № 1000):

— приказы по кадровым вопросам (личному составу), подлежащие длительному хранению (75 лет);

— учетные документы (списки работников предприятия);

— книги (журналы) учета приказов по кадровым вопросам (личному составу);

— карточки по учету личного состава;

— личные дела (в том числе лиц, представленных к присвоению почетных званий), аттестационные дела, персональные дела;

— контракты, трудовые договоры, заменяющие приказы по кадровым вопросам (личному составу);

— бухгалтерские документы (лицевые счета по заработной плате, а в случае их отсутствия — расчетные ведомости по зарплате);

— документы об аттестации и тарификации (тарификационные ведомости (списки));

— документы о проведении аттестации и установлении квалификации;

— наградная документация;

— документы о несчастных случаях на производстве (акты, протоколы, заключения, журналы);

— невостребованные личные документы работников (трудовые книжки, военные билеты, дипломы, аттестаты и т. п.).

В зависимости от объема личные дела вносят в опись как отдельные единицы хранения или группируют по алфавиту в дела-наряды, каждое из которых включают в опись под самостоятельным номером, например:

15. Особові справи звільнених працівників з прізвищами з літери «А» по літеру «К».

16. Те саме, з прізвищами з літери «Л» по літеру «Я».

В дела-наряды помещают внутреннюю опись* всех личных дел с указанием номеров страниц каждого личного дела. Сформированные в дела-наряды личные дела отделяют друг от друга чистыми листами бумаги, где указывают фамилию, имя и отчество лица, на которое заведено дело (п. 5 гл. 4 разд. VII Правил № 1000).

* О внутренних описях см. в подразделе 6.2.

Личные карточки также формируют в дела-наряды в алфавитном порядке, например: «Особові картки звільнених працівників (ф. П-2) з прізвищами з літери «А» по літеру «Н».

Лицевые счета работников формируют в хронологическом порядке по алфавиту фамилий работников или по структурному принципу, например:

«Особові рахунки працівників з прізвищами з літери «А» по літеру «М».

«Особові рахунки працівників відділу постачання та збуту».

В зависимости от количества личных дел и личных карточек на личные дела и карточки уволенных работников может быть составлена отдельная опись (п. 8 гл. 4 разд. VII Правил № 1000).

Описи дел по кадровым вопросам (личному составу) предприятий, в деятельности которых создаются документы НАФ, составляют в 3 экземплярах. Их согласовывают с ЭПК соответствующего государственного архива. После этого они утверждаются руководителем предприятия (п. 9 гл. 4 разд. VII Правил № 1000). Первый экземпляр годового раздела описи хранят в архиве предприятия как неприкосновенный. Второй используют в практической работе. Третий направляют для контроля в госархив (архивный отдел горсовета), в зоне комплектования которого находится предприятие.

Если в деятельности предприятий не создаются документы НАФ, описи дел по кадровым вопросам (личному составу) оформляют в 2 экземплярах. Их согласовывают с ЭПК госархива или ЭК архивного отдела районной, районной в г. Киеве госадминистраций либо горсовета. После этого они утверждаются руководителем предприятия. Первый экземпляр годового раздела описи хранится в архиве предприятия как неприкосновенный, а второй используется в практической работе.

В основном к описям дел по кадровым вопросам (личному составу) применяют те же правила нумерации, что и к описям дел постоянного хранения. Исключение состоит лишь в том, что к номеру описи добавляют буквенный индекс «к» или «о/с», например: «Опис № 2-к з кадрових питань (особового складу)».

Заголовки дел, включенных в годовой раздел сводной описи дел по кадровым вопросам (личному составу), нумеруют в сплошном порядке до числа 999 (п. 11 гл. 4 разд. VII Правил № 1000).

Итоговая запись и заверительная надпись

Суммарный учет дел закрепляют в итоговой записи, которую составляют для всех архивных описей дел (п. 1 гл. 5 разд. VII Правил № 1000). После последней статьи каждой описи указывают (цифрами и словами) фактическое количество дел, внесенных в годовой раздел описи, а также особенности нумерации дел (наличие буквенных и пропущенных номеров). Например:

«У цей опис включено 250 (двісті п’ятдесят) справ з № 1 по № 250, у тому числі:

літерні номери: 50а, 145а, 145б;

пропущені номери: 170, 205, 244».

Обратите внимание: каждое изменение общего количества дел в описи, связанное с поступлением, выбытием, объединением, расформированием дел и т. п., фиксируют в итоговой записи со ссылкой на соответствующие документы, являющиеся основанием для внесения записи. Например:

«До опису включено справу № 88-а. Підстава: акт про перевіряння наявності та стану справ від 17.01.2020 № 3;

Справи з № 102 по № 105 виключено з опису. Підстава: акт про нестачу архівних справ (документів) від 12.02.2020 № 2;

Справи №№ 40, 58, 70 вилучено. Підстава: акт про вилучення справ з НАФ від 13.01.2020 № 1;

Справу № 200 розформовано. Документи справи № 200 частково включено в справу № 180. Справи № 134 та № 136 об’єднано. Підстава: акт від 20.01.2020 № 1».

После внесения в опись дополнительных записей составляют новую итоговую запись к описи.

Для учета количества листов годового раздела сводной описи дел, фиксации особенностей нумерации описи на отдельном листе составляют заверительную надпись к разделу описи. Ее размещают в конце годового раздела сводной описи. Форма заверительной надписи приведена в приложении 17 к Правилам № 1000. Она составляется аналогично заверительной надписи дела (см. подраздел 6.2).

Предисловие к архивным описям дел

К каждому годовому разделу сводной описи дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и дел по кадровым вопросам (личному составу) составляют предисловие, которое является элементом справочного аппарата к годовому разделу сводной описи дел (п. 1 гл. 6 разд. VII Правил № 1000).

Предисловие к описи состоит из двух частей:

— первая — история предприятия-фондосоздателя. Здесь в хронологической последовательности приводят сведения об изменениях за соответствующий период, которые произошли в направлениях деятельности предприятия, его названии, подчиненности либо структуре;

— вторая — история фонда. В этой части сжато характеризуют содержание и полноту документов в делах, освещают особенности формирования и описания дел, их систематизации в описи.

Предисловие подписывают составитель описи и руководитель архива предприятия (лицо, ответственное за архив).

Законченная архивная опись дел

Несколько годовых разделов сводной описи дел или один годовой раздел, количество заголовков дел в которых достигло числа 9999 (или 999)*, считаются законченной описью (п. 1 гл. 8 разд. VII Правил № 1000). Дела, созданные в последующие годы, включают в другую опись, которая имеет следующий порядковый номер, например 2, или другой валовой номер.

* В зависимости от вида дел.

Систематизация заголовков дел в законченной описи может уточняться согласно хронологично-структурной схеме построения архивного фонда, разделами которой являются годы, а подразделами — названия структурных подразделений предприятия. В случае функционального построения годовых разделов описи уточнения схемы систематизации законченной описи не осуществляется.

Законченная опись, состоящая из годовых описей дел, должна иметь общую итоговую запись, составленную в соответствии с правилами, рассмотренными выше. Если опись состоит из нескольких томов, итоговую запись составляют к каждому тому, а к последнему тому составляют общую итоговую запись к описи в целом.

К законченной описи дел постоянного хранения составляют общую заверительную надпись в соответствии с приложением 17 к Правилам № 1000 и в порядке, приведенном в подразделе 6.2. В ней отражают все изменения в объеме дел, внесенных в опись, связанные с их выбытием, поступлением, объединением и расформированием. При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводной описи, изымают (п. 4 гл. 8 разд. VII Правил № 1000).

Обязательными элементами оформления законченной описи дел постоянного хранения являются:

1) титульный лист (приложение 23 к Правилам № 1000). В его состав входят данные для поиска описи в архиве:

— последнее официальное название предприятия (с указанием на отдельном листе сведений о переименованиях и изменениях в подчиненности, произошедших в течение периода, за который документы включены в опись);

— номер фонда;

— номер описи;

— название описи;

— крайние даты дел;

2) содержание, размещаемое в начале законченной описи дел. В нем перечисляют (с указанием номеров соответствующих листов):

— предисловие (общее);

— дополнения к предисловию, которые помещались в каждом годовом разделе описи;

— названия разделов и подразделов описи;

— названия других групп документов, включенных в опись (их подают в соответствии со схемой систематизации описи);

— список сокращений (при их наличии в годовых разделах);

3) предисловие, составленное по правилам, приведенным ранее. При этом в единый документ сводят сведения, которые содержатся в предисловиях к годовым разделам;

4) список сокращений. Его составляют, если в законченной описи дел употреблены сокращенные названия, аббревиатуры, характерные для сферы деятельности предприятия. Основанием для его составления служат списки сокращений к годовым разделам сводных описей. Сокращения располагают по алфавиту. Расшифровку приводят через тире после сокращений. При этом учтите: в список не включают общепринятые сокращения слов (г. — год, г. — город, л. — лист и т. д.), а также сложносокращенные названия организаций (профсоюз, облгосадминистрация, сельсовет и т. д.). Списки сокращений годовых разделов сводных описей дел изымают.

Все элементы помещают в опись перед описательными статьями в указанной последовательности.

Законченную опись вместе со справочным аппаратом к ней переплетают в твердую обложку, все листы описи нумеруют сплошной нумерацией (п. 10 гл. 8 разд. VII Правил № 1000).

Приведем фрагмент годового раздела описи дел по личному составу предприятия.

7.3. Хранение документов в архиве предприятия

Правила хранения

Архив предприятия должен быть организован так, чтобы соблюдались требования, установленные разд. VIII Правил № 1000 к помещению, его пожарной безопасности, температурно-влажностному, световому и санитарно-гигиеническому режимам. Кроме того, архив следует должным образом оборудовать.

Документы, поступающие в архив, как правило, хранят на стеллажах. В архивах предприятий, где хранится менее 100 дел, допускается их размещение в закрывающихся шкафах, которые расположены в рабочих помещениях. При этом ключи от шкафов должны быть только у заведующего архивом (лица, ответственного за архив).

Документы размещают таким образом, чтобы дела каждого структурного подразделения хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений (п. 2 гл. 6 разд. VIII Правил № 1000).

Документы постоянного хранения размещают отдельно от документов длительного хранения и по кадровым вопросам (личному составу). Также отдельно размещают документы ликвидированных подведомственных предприятий и предприятий-предшественников, документы, поступившие в архив в состоянии рассыпания, и документы временного хранения.

Уникальные документы и документы, имеющие во внешнем оформлении или приложениях к ним материальные ценности, хранят в архивохранилищах в специальных шкафах (сейфах), которые надежно закрываются.

Документы на разных материальных носителях информации необходимо хранить отдельно в соответствии с режимами хранения документов для этих видов носителей информации. В случае вынужденного их хранения в одном хранилище следует придерживаться наиболее низких значений температуры и относительной влажности.

Все архивохранилища, стеллажи, шкафы и их полки нумеруют арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруют слева направо от входа в архивохранилище, а полки на стеллажах (в шкафах) — сверху вниз, слева направо.

Документы на бумажных носителях информации постоянного хранения помещают в картонные коробки, футляры. Документы длительного (свыше 10 лет) хранения могут храниться в связках с картонными прокладками. Дела временного хранения разрешается размещать без картонажа или связок.

На коробки наклеивают, а к связкам прикрепляют ярлыки, на которых указывают название фондосоздателя и структурного подразделения, номер фонда и описи, крайние даты и номера дел, помещенных в коробку (связку). Коробки и связки нумеруют сплошной нумерацией в пределах каждого фонда или описи.

С целью закрепления места хранения и оперативного поиска документов в архиве составляют карточки постеллажного топографического указателя по форме, приведенной в приложении 25 к Правилам № 1000. Карточки указателя составляют на каждый стеллаж (шкаф) и располагают в порядке возрастания номеров стеллажей (шкафов) в пределах каждого отдельного помещения.

Проверка наличия и состояния дел

Периодически в архиве предприятия необходимо проводить проверки наличия и состояния дел. Их осуществляют (п. 2 гл. 8 разд. VIII Правил № 1000):

— для дел постоянного хранения — один раз в 5 лет и перед передачей их на хранение в государственные архивные учреждения (архивные отделы горсоветов);

— для дел длительного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личному составу) — раз в 10 лет.

Кроме того, внепланово могут проводиться проверки наличия дел в случае (п. 4 гл. 8 разд. VIII Правил № 1000):

— перемещения дел в другое хранилище;

— ликвидации последствий чрезвычайной ситуации природного или техногенного характера;

— смены заведующего архивом (лица, ответственного за архив);

— прекращения предприятия.

В дополнение к этому ежегодно проверяют дела, которые в течение года выдавались из архивохранилища для пользования.

Проверки проводят работники архива либо комиссия в составе 3 — 5 человек, назначенная руководителем предприятия. При этом сопоставляют описательные статьи с элементами описания, указанными на обложках единиц хранения, а также фактическое наличие документов с итоговыми записями в описях.

Дела, которые выдавались в структурные подразделения, читальный зал и во временное пользование, проверяют по книгам выдачи дел из архивохранилища и актам выдачи дел во временное пользование.

Физическое состояние дел оценивают путем их визуального осмотра.

Состояние дел фиксируют в листе проверки наличия и состояния документов фонда по форме, приведенной в приложении 32 к Правилам № 1000 (ср. ). Его оформляют на каждую опись отдельно. Во время проверки небольших по объему фондов допускается составление одного листа на все описи.

Затем оформляют акт о проверке наличия и состояния дел (документов) по форме согласно приложению 33 к Правилам № 1000.

По окончании проверки в описи после заверительной надписи вносят запись или проставляют штамп «Перевірено» и указывают дату проверки (п. 13 гл. 8 разд. VIII Правил № 1000). Запись заверяет лицо, ответственное за ведение учетных документов в архиве.

Если во время проверки обнаружены неучтенные документы, их передают заведующему архивом (лицу, ответственному за архив) вместе с листом и актом проверки наличия. После этого дело(а) описывают, а в учетных документах фиксируют соответствующие изменения.

При обнаружении в ходе проверки непоправимо поврежденных дел об этом составляют акт по форме, приведенной в приложении 34 к Правилам № 1000. Его одобряет ЭК предприятия и утверждает руководитель юрлица. На основании этого акта дела изымают для уничтожения (п. 15 гл. 8 разд. VIII Правил № 1000).

Если непоправимо повреждены документы, внесенные в НАФ, составляется заключение реставраторов соответствующего государственного архива или других учреждений, осуществляющих реставрационные услуги.

Акт о непоправимых повреждениях дел (документов) вместе с заключением и актом об изъятии документов из НАФ по форме, приведенной в приложении 14 к Правилам № 1000, одобряется ЭК предприятия и подается на рассмотрение ЭПК (ЭК) государственного архивного учреждения (ЭК архивного отдела горсовета), в зоне комплектования которого находится предприятие.

Если проверкой выявлена недостача дел, организовывают их розыск. Его проводят в течение года после окончания проверки наличия и состояния дел. При этом составляется карточка учета необнаруженного дела (см. приложение 35 к Правилам № 1000).

Дела, найденные во время розыска, возвращают на места их хранения. Дела, причины отсутствия которых подтверждены документально, исключают из описей и учетных документов (п. 17 гл. 8 разд. VIII Правил № 1000).

Если дела не были найдены, архив составляет акт о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны (приложение 36 к Правилам № 1000), и справку о проведении мероприятий по их розыску произвольной формы. Акт подписывает заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) и утверждает руководитель предприятия. На основании такого акта дела снимают с учета.

Напомним: одной из причин проведения проверки наличия и состояния дел является приемка-передача дел в связи со сменой заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Для этого приказом руководителя предприятия назначается комиссия в составе не менее 3 человек. В их число должен входить представитель службы делопроизводства.

Акт приемки-передачи дел при смене руководителя архива (лица, ответственного за архив) составляют по форме, приведенной в приложении 50 к Правилам № 1000. Акт подписывают не только лица, которые сдают и принимают дела, но члены комиссии (п. 4 гл. 2 разд. ХV Правил № 1000). Затем его утверждает руководитель предприятия.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений в учетные документы и подачи сведений о делах постоянного хранения в соответствующее государственное архивное учреждении (архивный отдел горсовета) для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, одобренные ЭПК госархива (п. 20 гл. 8 разд. VIII Правил № 1000).

7.4. Передача документов на государственное хранение

Предприятия, основанные на частной форме собственности, документы которых отнесены к НАФ, могут передавать их на постоянное хранение в государственные и другие архивные учреждения на основании договора.

Передачу осуществляют ежегодно в соответствии с графиками, утвержденными руководителями предприятия и соответствующего государственного архивного учреждения (архивного отдела горсовета). На предприятиях с небольшим объемом дел постоянного хранения (до 20 в год) передача документов на постоянное хранение может осуществляться один раз в 3 — 5 лет*.

* По согласованию с соответствующим госархивом (архивным отделом горсовета).

Перед передачей дел на постоянное хранение архивом предприятия совместно с представителем государственного архивного учреждения (архивного отдела горсовета) проводится проверка наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. Выявленные нарушения устраняет архив предприятия (п. 5 гл. 1 разд. XIV Правил № 1000).

Документы предприятий передают на постоянное хранение в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным в установленном порядке. На всех экземплярах описей делают отметки о приемке дел на постоянное хранение.

Историческая справка — это документ, в котором содержатся сведения об истории предприятия и его фонда, характеристика описей, информация о составе и полноте документов, особенностях формирования дел, их состоянии, составе справочного аппарата к фонду и порядке пользования им. Ее составляют при первом поступления документов в архив. В случае пополнения фонда документами за определенный период времени составляют продолжение к исторической справке за это время (п. 1 гл. 6 разд. ХІ Правил № 1000).

Историческая справка состоит из 3 частей:

1) история предприятия-фондосоздателя;

2) история фонда;

3) характеристика документов фонда.

Правила ее составления установлены гл. 6 разд. ХІ Правил № 1000.

Количество экземпляров исторической справки к фонду (продолжения к исторической справке) должно соответствовать количеству экземпляров годовых разделов сводной описи.

При поступлении документов на постоянное хранение составляют акт о приемке-передаче документов учреждения на постоянное хранение (приложение 49 к Правилам № 1000) в 2 экземплярах. Первый экземпляр вместе с документами передают в соответствующее государственное архивное учреждение (архивный отдел горсовета), а второй — остается в деле фонда архива предприятия (п. 2 гл. 2 разд. XIV Правил № 1000).

При выявлении несоответствия между итоговой записью в описи и фактическим наличием дел в каждом экземпляре описи составляется новая итоговая запись. Номера отсутствующих дел указывают в акте приемки-передачи документов на постоянное хранение. При этом предприятие обязано принять меры по розыску отсутствующих дел в сроки, установленные государственным архивным учреждением (архивным отделом горсовета). На дела, которые так и не были найдены, составляют акт о необнаруженных делах (документах), пути розыска которых исчерпаны, по форме, приведенной в приложении 36 к Правилам № 1000, и предоставляют справку о проведенных мероприятиях по их розыску.

Документы в государственное архивное учреждение (архивный отдел горсовета) доставляют транспортом и за счет предприятия-сдатчика (п. 7 гл. 1 разд. XIV Правил № 1000).

7.5. Ликвидация или реорганизация предприятия: что с документами?

В случае прекращения предприятия путем реорганизации с передачей его функций другому предприятию последнее принимает документы, не завершенные в делопроизводстве реорганизуемого юрлица, и его архив (п. 4 гл. 3 разд. XV Правил № 1000). Передачу дел оформляют актом приемки-передачи по форме, приведенной в приложении 51 к Правилам № 1000, который составляют в 2 экземплярах.

Если предприятие прекращает деятельность путем разделения, его архивные дела, внесенные в НАФ, передают в упорядоченном состоянии соответствующему государственному архивному учреждению (архивному отделу горсовета). Дела по основной деятельности, сроки временного хранения которых не закончились, документы, не завершенные в делопроизводстве, а также документы по кадровым вопросам (личному составу) передают вышестоящему органу, если он существует на территории соответствующей области (города Киева). Если вышестоящих органов на территории указанных регионов нет, все дела и документы передают в архивные учреждения (п. 5 гл. 3 разд. XV Правил № 1000).

Документы, не завершенные в делопроизводстве, а также документы по кадровым вопросам (личному составу) работников, перешедших на работу к правопреемникам, передают таким юрлицам-правопреемникам.

В случае прекращения предприятия путем слияния, присоединения, разделения, преобразования, когда из его состава выделяется структурное подразделение, которому предоставляются права предприятия, последнему передают документы, не законченные в делопроизводстве, относящиеся к профилю деятельности вновь созданного предприятия, а также документы по кадровым вопросам (личному составу) работников, которые перешли на работу на вновь созданное предприятие (п. 6 гл. 3 разд. XV Правил № 1000).

При ликвидации предприятия без правопреемника его архивные дела, отнесенные к НАФ, передают в упорядоченном состоянии соответствующему государственному архивному учреждению (архивному отделу горсовета). Архивные дела по основной деятельности, сроки временного хранения которых еще не закончились, документы, не завершенные в делопроизводстве, а также документы по кадровым вопросам (личному составу) передают вышестоящему органу, если он существует на территории соответствующей области (города Киева). Если вышестоящих органов на территории указанных регионов нет, все архивные дела и документы предприятия-фондосоздателя передают в архивные учреждения.

В случае банкротства предприятия передачу его документов для дальнейшего хранения осуществляют в порядке, установленном ст. 67 Кодекса Украины по процедурам банкротства от 18.10.2018 г. № 2597-VIII.