Зберігаємо документи на підприємстві

7.1. Тимчасове зберігання у структурних підрозділах

У структурних підрозділах збереження документів і справ забезпечують керівники цих підрозділів і посадові особи, відповідальні за діловодство в них.

Для зберігання справ у діловодстві використовують картонні теки з клапанами або зав’язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. Справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, які закриваються. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розташовують відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначають індекси і заголовки за номенклатурою справ.

В окремих випадках може здійснюватися видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів підприємства. Для цього необхідно отримати дозвіл керівника структурного підрозділу, у якому було сформовано справу. А ось іншим підприємствам таку видачу здійснюють тільки з письмового дозволу керівника підприємства (п. 5 гл. 3 розд. IV Правил № 1000).

На видану справу складають картку-замінник за формою, наведеною в додатку 12 до Правил № 1000. У ній зазначають назву структурного підрозділу, індекс справи, її заголовок і дату видачі, особу, якій видано справу, дату її повернення, а також проставляються підписи осіб, які видали і прийняли справу.

Запам’ятайте: справи надають у тимчасове користування не більше ніж на один місяць (п. 6 гл. 3 розд. IV Правил № 1000). При цьому посадова особа, яка видала і прийняла справу, зобов’язана здійснити перевірку наявності документів.

Зверніть увагу:

Вилучення оригіналів документів (справ) можливе тільки з дозволу керівника підприємства. При цьому на підприємстві обов’язково повинні залишатися копії вилучених документів, засвідчені в установленому порядку, та опис вилучених документів (п. 14 розд. І Правил № 1000).

Якщо документи або справи, що значаться у номенклатурі, загублені, у структурних підрозділах вживають відповідні заходи з їх розшуку (див. підрозділ 4.2).

Вимоги до зберігання бухгалтерських документів установлено розд. 6 Положення № 88. Так, первинні документи й облікові регістри, які пройшли обробку, бухгалтерські та інші звіти до передачі їх до архіву підприємства зберігаються в бухгалтерській службі. Для цього мають бути відведені спеціальні приміщення або закриті шафи.

Як роз’яснював Мінфін у листі від 22.07.2002 р. № 053-3996, під спеціальним приміщенням розуміють приміщення з температурно-вологісним режимом, що забезпечує збереження документів та записів у них, а також приміщення, що виключає можливість використання або винесення документів, які в ньому зберігаються, без дозволу головного бухгалтера підприємства. Відповідальність за збереження документів несуть особи, уповноважені головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, які пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерської та іншої звітності, оформлення та передавання їх до архіву забезпечує головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства.

Видавати первинні документи, облікові регістри, бухгалтерську та іншу звітність працівникам інших структурних підрозділів можна тільки за рішенням головного бухгалтера або особи, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства.

Бухгалтерські документи пропали або знищені? Тоді керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи і наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошують представників слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляють актом, який затверджує керівник підприємства. Копію акта надсилають органу, у сфері управління якого перебуває підприємство, а також податковому органу в 10-денний строк (п. 6.10 Положення № 88).

7.2. Передавання справ до архіву підприємства

Основні правила

Справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, а також з кадрових питань (особового складу) через 2 роки після завершення їх ведення в діловодстві передають до архіву підприємства в упорядкованому стані для подальшого зберігання та використання (п. 1 гл. 4 розд. VI Правил № 1000). Роблять це на підставі описів (див. підрозділ 6.3).

За рішенням керівника юрособи до архіву підприємства (за наявності в ньому вільних площ) також можуть передаватися справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання. У такому разі передавання здійснюється за номенклатурою справ або, на розсуд підприємства, за здавальними описами довільної форми, номери яких мають відмітку «ТМ». Проте зазвичай такі справи зберігаються в тих структурних підрозділах, у яких вони були сформовані.

Підготовка справ структурного підрозділу до передавання до архіву підприємства включає перевіряння правильності (п. 5 гл. 4 розд. VI Правил № 1000):

— формування документів у справи;

— відповідності заголовків справ змісту вміщених до справ документів;

— оформлення документів кожної справи;

— оформлення справ;

— відповідності справ номенклатурі справ, затвердженій керівником підприємства.

У разі виявлення будь-яких недоліків працівники структурних підрозділів зобов’язані їх усунути. Якщо справи структурних підрозділів, зазначені в описах, відсутні, необхідно вжити заходи з їх розшуку, передбачені п. 9 гл. 2 розд. V Правил № 1000 (детальніше див. у підрозділі 4.2).

Упорядковані й оформлені справи працівники структурних підрозділів повинні доставляти до архіву підприємства зв’язаними (упакованими). Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником архіву підприємства в присутності працівника структурного підрозділу.

При цьому в кожному примірнику опису справ проставляють відмітку про прийняття тієї чи іншої справи. У кінці кожного примірника опису цифрами та прописом зазначають фактичну кількість справ, переданих до архіву підприємства, номери відсутніх справ, дату приймання-передавання справ. Ці відомості підписують особи, які здавали і приймали справи (п. 7 гл. 4 розд. VI Правил № 1000). Один примірник опису повертають структурному підрозділу, а інші зберігають в архіві підприємства.

На підставі описів справ структурних підрозділів в архіві підприємства складають річні розділи зведених описів справ. На безструктурних підприємствах річні розділи зведених описів справ складають за напрямами діяльності підприємства на підставі зведеної номенклатури справ за той же рік. Якщо на підприємстві за рік створюється до 20 справ, зведений опис дозволяється складати за кілька років, але не більше ніж за п’ять.

Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ підприємства, включають у річний розділ під літерними номерами (наприклад, 12-а, 268-б тощо) або вміщують у кінці річного розділу опису за їх валовою нумерацією. Вибір варіанта залежить від кількості таких справ.

Річні розділи зведених описів справ не підшивають і не оправляють. Їх зберігають у теках з клапанами або зав’язками.

Зведений опис справ складають за формою, наведеною в:

— додатку 20 до Правил № 1000 — для справ постійного зберігання;

— додатку 21 до Правил № 1000 — для справ тривалого (понад 10 років) зберігання;

— додатку 22 до Правил № 1000 — для справ з кадрових питань (особового складу).

Більше про складання й оформлення таких описів справ розповімо далі.

Річний розділ опису справ постійного зберігання

До річного розділу опису таких справ включають усі заголовки справ постійного зберігання, які формувалися у структурних підрозділах підприємства протягом року, а також заголовки справ з документами, вилученими зі справ тимчасового зберігання, які мали відмітку «ЕПК» (див. підрозділ 4.2). Систематизація заголовків справ в описі повинна відповідати порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ підприємства за цей же рік.

Річний зведений опис справ постійного зберігання складають у 4 примірниках, які після схвалення ЕПК відповідного державного архіву затверджує керівник підприємства. Перший примірник надсилають до державного архіву (архівного відділу міськради), у зоні комплектування якого перебуває підприємство. Другий — зберігається як недоторканний в архіві підприємства. Третій і четвертий примірники використовуються архівом і службою діловодства для поточного пошуку справ і в разі їх передавання на постійне зберігання надходять до державного архіву (архівного відділу міськради).

Підприємства, які зберігають документи НАФ постійно в себе, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у 2 примірниках. Погоджені ЕПК відповідного державного архіву опису затверджує керівник підприємства. Перший примірник опису зберігається в архіві підприємства, а другий — у службі діловодства.

У межах архівного фонду першому річному розділу зведеного опису справ постійного зберігання присвоюється номер. Усі наступні річні розділи зведеного опису справ матимуть той самий номер до складення закінченого опису. При цьому після номера кожного наступного річного розділу опису справ у дужках зазначають слово «продовження», наприклад: «Опис № 1 (продовження) справ постійного зберігання».

Після цього опис вважається закінченим).

На підприємствах з річним документообігом до 600 документів доцільно закінчувати зведений опис з кількістю справ 999.

Майте на увазі: заборонено присвоювати описам однакові облікові номери (наприклад, не може бути двох описів № 1 справ постійного зберігання), а також надавати їм літерні індекси «а», «б» та інші (п. 3 гл. 7 розд. VII Правил № 1000). Номер вибулого опису іншим описам не присвоюється.

Зведений опис справ тривалого зберігання

До такого опису включають заголовки справ, що утворилися в діяльності структурних підрозділів підприємства і мають відповідно до зведеної номенклатури справ строки зберігання понад 10 років, а також зі строком зберігання «До ліквідації підприємства» (крім документів з кадрових питань (особового складу)). Систематизація заголовків справ у цьому описі повинна відповідати порядку, визначеному у зведеній номенклатурі справ підприємства за цей же рік.

Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у 2 примірниках і схвалюються ЕК підприємства. Потім такі описи подають на погодження ЕПК державного архіву або схвалення ЕК архівного відділу районної, районної в м. Києві держадміністрацій або міськради (за рішенням цих комісій).

Якщо в діяльності підприємств не створюються документи НАФ, описи подають на схвалення ЕК органу вищого рівня (за його наявності). У разі ліквідації такої юрособи опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання переробляють з метою виділення документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян. І такі описи після схвалення ЕК підприємства і ЕК органу вищого рівня (за його наявності) обов’язково подають на погодження ЕПК державного архіву або на схвалення ЕК архівного відділу районної, районної в м. Києві держадміністрацій чи міськради.

Схвалені і погоджені описи справ затверджує керівник підприємства. Перший примірник опису як недоторканний зберігається в архіві підприємства, а другий — використовується в практичній роботі.

Порядок нумерації зведених описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання в цілому аналогічний порядку нумерації, встановленому для описів справ постійного зберігання (див. вище). Відмінність лише в тому, що до номера опису додається літерний індекс «т».

Наприклад: «Опис № 3-т тривалого (понад 10 років) зберігання» (п. 1 гл. 7 розд. VII Правил № 1000).

Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання, нумерують у валовому порядку до числа 999 (п. 5 гл. 3 розд. VII Правил № 1000).

Зведений опис справ з кадрових питань

Такий опис містить документи з кадрових питань (особового складу), які створюються в діяльності кадрової, бухгалтерської служб та служби охорони праці і за номенклатурою справ підприємства мають строк зберігання понад 10 років.

Заголовки справ опису з особового складу систематизують за номінальною ознакою в такій послідовності (п. 2 гл. 4 розд. VII Правил № 1000):

— накази з кадрових питань (особового складу), що підлягають тривалому зберіганню (75 років);

— облікові документи (списки працівників підприємства);

— книги (журнали) обліку наказів з кадрових питань (особового складу);

— картки з обліку особового складу;

— особові справи (у тому числі осіб, представлених до присвоєння почесних звань), атестаційні справи, персональні справи;

— контракти, трудові договори, що замінюють накази з кадрових питань (особового складу);

— бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, а в разі їх відсутності — розрахункові відомості із зарплати);

— документи про атестацію і тарифікацію (тарифікаційні відомості (списки));

— документи про проведення атестації та встановлення кваліфікації;

— нагородна документація;

— документи про нещасні випадки на виробництві (акти, протоколи, висновки, журнали);

— незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки, військові квитки, дипломи, атестати тощо).

Залежно від обсягу особові справи вносять до опису як окремі одиниці зберігання чи групують за алфавітом у справи-наряди, кожну з яких включають до опису під самостійним номером, наприклад:

15. Особові справи звільнених працівників з прізвищами з літери «А» по літеру «К».

16. Те саме, з прізвищами з літери «Л» по літеру «Я».

У справи-наряди вміщують внутрішній опис* усіх особових справ із зазначенням номерів сторінок кожної особової справи. Сформовані у справи-наряди особові справи відокремлюють одна від одної чистими аркушами паперу, де зазначають прізвище, ім’я та по батькові особи, на яку заведено справу (п. 5 гл. 4 розд. VII Правил № 1000).

* Про внутрішні описи див. у підрозділі 6.2.

Особові картки також формують у справи-наряди в алфавітному порядку, наприклад: «Особові картки звільнених працівників (ф. П-2) з прізвищами з літери «А» по літеру «Н».

Особові рахунки працівників формують у хронологічному порядку за алфавітом прізвищ працівників або за структурним принципом, наприклад:

«Особові рахунки працівників з прізвищами з літери «А» по літеру «М».

«Особові рахунки працівників відділу постачання та збуту».

Залежно від кількості особових справ та особових карток на особові справи і картки звільнених працівників може бути складено окремий опис (п. 8 гл. 4 розд. VII Правил № 1000).

Описи справ з кадрових питань (особового складу) підприємств, у діяльності яких створюються документи НАФ, складають у 3 примірниках. Їх погоджують з ЕПК відповідного державного архіву. Після цього вони затверджуються керівником підприємства (п. 9 гл. 4 розд. VII Правил № 1000). Перший примірник річного розділу опису зберігають в архіві підприємства як недоторканний. Другий використовують у практичній роботі. Третій надсилають для контролю до держархіву (архівного відділу міськради), у зоні комплектування якого перебуває підприємство.

Якщо в діяльності підприємств не створюються документи НАФ, описи справ з кадрових питань (особового складу) оформляють у 2 примірниках. Їх погоджують з ЕПК держархіву або ЕК архівного відділу районної, районної в м. Києві держадміністрацій або міськради. Після цього вони затверджуються керівником підприємства. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві підприємства як недоторканний, а другий використовується в практичній роботі.

Здебільшого до описів справ з кадрових питань (особового складу) застосовують ті самі правила нумерації, що й до описів справ постійного зберігання. Виняток полягає лише в тому, що до номера опису додають літерний індекс «к» або «о/с», наприклад: «Опис № 2-к з кадрових питань (особового складу)».

Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу), нумерують у валовому порядку до числа 999 (п. 11 гл. 4 розд. VII Правил № 1000).

Підсумковий запис і засвідчувальний напис

Сумарний облік справ закріплюють у підсумковому записі, який складають для всіх архівних описів справ (п. 1 гл. 5 розд. VII Правил № 1000). Після останньої статті кожного опису зазначають (цифрами і словами) фактичну кількість справ, внесених до річного розділу опису, а також особливості нумерації справ (наявність літерних і пропущених номерів). Наприклад:

«У цей опис включено 250 (двісті п’ятдесят) справ з № 1 по № 250, у тому числі:

літерні номери: 50а, 145а, 145б;

пропущені номери: 170, 205, 244».

Зверніть увагу: кожну зміну загальної кількості справ в описі, пов’язану з надходженням, вибуттям, об’єднанням, розформуванням справ тощо, фіксують у підсумковому записі з посиланням на відповідні документи, які є підставою для внесення запису. Наприклад:

«До опису включено справу № 88-а. Підстава: акт про перевіряння наявності та стану справ від 17.01.2020 № 3;

Справи з № 102 по № 105 виключено з опису. Підстава: акт про нестачу архівних справ (документів) від 12.02.2020 № 2;

Справи №№ 40, 58, 70 вилучено. Підстава: акт про вилучення справ з НАФ від 13.01.2020 № 1;

Справу № 200 розформовано. Документи справи № 200 частково включено у справу № 180. Справи № 134 та № 136 об’єднано. Підстава: акт від 20.01.2020 № 1».

Після внесення в опис додаткових записів складають новий підсумковий запис до опису.

Для обліку кількості аркушів річного розділу зведеного опису справ, фіксації особливостей нумерації опису на окремому аркуші складають засвідчувальний напис до розділу опису. Його розміщують у кінці річного розділу зведеного опису. Форма засвідчувального напису наведена в додатку 17 до Правил № 1000. Вона складається аналогічно засвідчувальному напису справи (див. підрозділ 6.2).

Передмова до архівних описів справ

До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання і справ з кадрових питань (особового складу) складають передмову, яка є елементом довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ (п. 1 гл. 6 розд. VII Правил № 1000).

Передмова до опису складається з двох частин:

— перша — історія підприємства-фондоутворювача. Тут у хронологічній послідовності наводять відомості про зміни за відповідний період, які відбулися в напрямах діяльності підприємства, його назві, підлеглості або структурі;

— друга — історія фонду. У цій частині стисло характеризують зміст і повноту документів у справах, висвітлюють особливості формування й опису справ, їх систематизації в описі.

Передмову підписують укладач опису та керівник архіву підприємства (особа, відповідальна за архів).

Закінчений архівний опис справ

Декілька річних розділів зведеного опису справ або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999)*, вважаються закінченим описом (п. 1 гл. 8 розд. VII Правил № 1000). Справи, створені в наступні роки, включають до іншого опису, який має наступний порядковий номер, наприклад, 2, або інший валовий номер.

* Залежно від виду справ.

Систематизація заголовків справ у закінченому описі може уточнюватися згідно з хронологічно-структурною схемою побудови архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами — назви структурних підрозділів підприємства. У разі функціональної побудови річних розділів опису уточнення схеми систематизації закінченого опису не здійснюється.

Закінчений опис, що складається з річних описів справ, повинен мати загальний підсумковий запис, складений відповідно до правил, розглянутих вище. Якщо опис складається з кількох томів, підсумковий запис складають до кожного тому, а до останнього тому складають загальний підсумковий запис до опису в цілому.

До закінченого опису справ постійного зберігання складають загальний засвідчувальний напис відповідно до додатка 17 до Правил № 1000 і в порядку, наведеному в підрозділі 6.2. У ньому відображають усі зміни в обсязі справ, внесених до опису, пов’язані з їх вибуттям, надходженням, об’єднанням і розформуванням. При цьому засвідчувальні написи, складені до річних розділів зведеного опису, вилучають (п. 4 гл. 8 розд. VII Правил № 1000).

Обов’язковими елементами оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є:

1) титульний аркуш (додаток 23 до Правил № 1000). До його складу входять дані для пошуку опису в архіві:

— остання офіційна назва підприємства (із зазначенням на окремому аркуші відомостей про перейменування та зміни в підлеглості, що відбулися протягом періоду, за який документи включені до опису);

— номер фонду;

— номер опису;

— назва опису;

— крайні дати справ;

2) зміст, що розміщується на початку закінченого опису справ. У ньому перелічують (із зазначенням номерів відповідних аркушів):

— передмову (загальну);

— доповнення до передмови, які вміщалися в кожному річному розділі опису;

— назви розділів та підрозділів опису;

— назви інших груп документів, включених до опису (їх подають відповідно до схеми систематизації опису);

— список скорочень (за їх наявності в річних розділах);

3) передмова, складена за правилами, наведеними на с. 37. При цьому в єдиний документ зводять відомості, які містяться в передмовах до річних розділів;

4) список скорочень. Його складають, якщо в закінченому описі справ вжиті скорочені назви, абревіатури, характерні для сфери діяльності підприємства. Підставою для його складання слугують списки скорочень до річних розділів зведених описів. Скорочення розташовують за алфавітом. Розшифрування наводять через тире після скорочень. При цьому зауважте: до списку не включають загальноприйняті скорочення слів (р. — рік, м. — місто, арк. — аркуш тощо), а також складноскорочені назви організацій (профспілка, облдержадміністрація, сільрада тощо). Списки скорочень річних розділів зведених описів справ вилучають.

Усі елементи вміщають до опису перед описовими статтями в зазначеній послідовності.

Закінчений опис разом з довідковим апаратом до нього оправляють у тверду обкладинку, усі аркуші опису нумерують валовою нумерацією (п. 10 гл. 8 розд. VII Правил № 1000).

Наведемо фрагмент річного розділу опису справ з особового складу підприємства.

7.3. Зберігання документів в архіві підприємства

Правила зберігання

Архів підприємства має бути організований так, щоб дотримувалися вимоги, встановлені розд. VIII Правил № 1000 до приміщення, його пожежної безпеки, температурно-вологісного, світлового та санітарно-гігієнічного режимів. Крім того, архів слід належним чином обладнати.

Документи, які надходять до архіву зазвичай зберігають на стелажах. В архівах підприємств, де зберігається менше 100 справ, допускається їх розміщення в шафах, що закриваються, які розташовані в робочих приміщеннях. При цьому ключі від шаф мають бути тільки в завідувача архіву (особи, відповідальної за архів).

Документи розміщують так, щоб справи кожного структурного підрозділу зберігалися в одному місці та були розташовані в порядку щорічних надходжень (п. 2 гл. 6 розд. VIII Правил № 1000).

Документи постійного зберігання розміщують окремо від документів тривалого зберігання і з кадрових питань (особового складу). Також окремо розміщують документи ліквідованих підвідомчих підприємств та підприємств-попередників, документи, які надійшли до архіву в стані розсипу, та документи тимчасового зберігання.

Унікальні документи та документи, що мають у зовнішньому оформленні або додатках до них матеріальні цінності, зберігають в архівосховищах у спеціальних шафах (сейфах), які надійно закриваються.

Документи на різних матеріальних носіях інформації необхідно зберігати окремо відповідно до режимів зберігання документів для цих видів носіїв інформації. У разі вимушеного їх зберігання в одному сховищі слід дотримуватися найбільш низьких значень температури та відносної вологості.

Усі архівосховища, стелажі, шафи та їх полиці нумерують арабськими цифрами. Стелажі та шафи нумерують зліва направо від входу до архівосховища, а полиці на стелажах (у шафах) — зверху вниз, зліва направо.

Документи на паперових носіях інформації постійного зберігання вміщають у картонні коробки, футляри. Документи тривалого (понад 10 років) зберігання можуть зберігатися у в’язках з картонними прокладками. Справи тимчасового зберігання дозволяється розміщувати без картонажів або в’язок.

На коробки наклеюють, а до в’язок прикріплюють ярлики, на яких зазначають назву фондоутворювача і структурного підрозділу, номер фонду й опису, крайні дати та номери справ, уміщених у коробку (в’язку). Коробки і в’язки нумерують валовою нумерацією в межах кожного фонду або опису.

З метою закріплення місця зберігання й оперативного пошуку документів в архіві складають картки постелажного топографічного покажчика за формою, наведеною в додатку 25 до Правил № 1000. Картки покажчика складають на кожен стелаж (шафу) і розташовують у порядку зростання номерів стелажів (шаф) у межах кожного окремого приміщення.

Перевіряння наявності і стану справ

Періодично в архіві підприємства необхідно проводити перевіряння наявності і стану справ. Їх здійснюють (п. 2 гл. 8 розд. VIII Правил № 1000):

— для справ постійного зберігання — один раз на 5 років і перед передаванням їх на зберігання до державних архівних установ (архівних відділів міськрад);

— для справ тривалого (понад 10 років) зберігання і з кадрових питань (особового складу) — раз на 10 років.

Крім того, позапланово можуть проводитися перевірки наявності справ у випадку (п. 4 гл. 8 розд. VIII Правил № 1000):

— переміщення справ в інше сховище;

— ліквідації наслідків надзвичайної ситуації природного або техногенного характеру;

— зміни завідувача архіву (особи, відповідальної за архів);

— припинення підприємства.

На додаток до цього щорічно перевіряють справи, які протягом року видавалися з архівосховища для користування.

Перевірки проводять працівники архіву або комісія у складі 3 — 5 осіб, призначена керівником підприємства. При цьому зіставляють описові статті з елементами опису, зазначеними на обкладинках одиниць зберігання, а також фактичну наявність документів з підсумковими записами в описах.

Справи, які видавалися до структурних підрозділів, читального залу і в тимчасове користування, перевіряють за книгами видачі справ з архівосховища й актами видавання справ у тимчасове користування.

Фізичний стан справ оцінюють шляхом їх візуального огляду.

Стан справ фіксують в аркуші перевіряння наявності та стану документів фонду за формою, наведеною в додатку 32 до Правил № 1000 (ср. ). Його оформляють на кожен опис окремо. Під час перевірки невеликих за обсягом фондів допускається складання одного аркуша на всі описи.

Потім оформляють акт про перевіряння наявності та стану справ (документів) за формою згідно з додатком 33 до Правил № 1000.

Після закінчення перевірки в описі після засвідчувального напису вносять запис або проставляють штамп «Перевірено» і зазначають дату перевірки (п. 13 гл. 8 розд. VIII Правил № 1000). Запис засвідчує особа, відповідальна за ведення облікових документів в архіві.

Якщо під час перевіряння виявлені необліковані документи, їх передають завідувачеві архіву (особі, відповідальній за архів) разом з аркушем та актом перевіряння наявності. Після цього справу(и) описують, а в облікових документах фіксують відповідні зміни.

При виявленні в ході перевірки невиправно пошкоджених справ про це складають акт за формою, наведеною в додатку 34 до Правил № 1000. Його схвалює ЕК підприємства і затверджує керівник юрособи. На підставі акта невиправно пошкоджені справи вилучають для знищення (п. 15 гл. 8 розд. VIII Правил № 1000).

Якщо невиправно пошкоджені документи, внесені до НАФ, складається висновок реставраторів відповідного державного архіву або інших установ, що здійснюють реставраційні послуги.

Акт про невиправні пошкодження справ (документів) разом з висновком та актом про вилучення документів з НАФ за формою, наведеною в додатку 14 до Правил № 1000, схвалюється ЕК підприємства і подається на розгляд ЕПК (ЕК) державної архівної установи (ЕК архівного відділу міськради), у зоні комплектування якого перебуває підприємство.

Якщо перевіркою виявлена нестача справ, організовують їх розшук. Його проводять протягом року після закінчення перевірки наявності та стану справ. При цьому складається картка обліку невиявленої справи (див. додаток 35 до Правил № 1000).

Справи, знайдені під час розшуку, повертають на місця їх зберігання. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключають з описів та облікових документів (п. 17 гл. 8 розд. VIII Правил № 1000).

Якщо справи не були знайдені, архів складає акт про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано (додаток 36 до Правил № 1000), і довідку про проведення заходів з їх розшуку довільної форми. Акт підписує завідувач архіву (особа, відповідальна за архів) і затверджує керівник підприємства. На підставі такого акта справи знімають з обліку.

Нагадаємо: однією з причин проведення перевірки наявності та стану справ є приймання-передавання справ у зв’язку зі зміною завідувача архіву (особи, відповідальної за архів). Для цього наказом керівника підприємства призначається комісія у складі не менше 3 осіб. У їх число повинен входити представник служби діловодства.

Акт приймання-передавання справ під час зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів) складають за формою, наведеною в додатку 50 до Правил № 1000. Акт підписують не лише особи, які здають і приймають справи, але й члени комісії (п. 4 гл. 2 розд. ХV Правил № 1000). Потім його затверджує керівник підприємства.

Перевіряння наявності та стану справ вважається завершеним після внесення змін до облікових документів і подання відомостей про справи постійного зберігання до відповідної державної архівної установи (архівного відділу міськради) для внесення змін у контрольні примірники описів справ, схвалені ЕПК держархіву (п. 20 гл. 8 розд. VIII Правил № 1000).

7.4. Передавання документів на державне зберігання

Підприємства, засновані на приватній формі власності, документи яких віднесено до НАФ, можуть передавати їх на постійне зберігання до державних та інших архівних установ на підставі договору.

Передавання здійснюють щорічно відповідно до графіків, затверджених керівниками підприємства та відповідної державної архівної установи (архівного відділу міськради). На підприємствах з невеликим обсягом справ постійного зберігання (до 20 на рік) передавання документів на постійне зберігання може здійснюватися один раз на 3 — 5 років*.

* За погодженням з відповідним держархівом (архівним відділом міськради).

Перед передаванням справ на постійне зберігання архівом підприємства спільно з представником державної архівної установи (архівного відділу міськради) проводиться перевірка наявності, фізичного і санітарно-гігієнічного стану документів. Виявлені порушення усуває архів підприємства (п. 5 гл. 1 розд. XIV Правил № 1000).

Документи підприємств передають на постійне зберігання в упорядкованому стані за описами, затвердженими в установленому порядку. На всіх примірниках описів роблять відмітки про приймання справ на постійне зберігання.

Історична довідка — це документ, у якому містяться відомості про історію підприємства та його фонду, характеристика описів, інформація про склад і повноту документів, особливості формування справ, їх стан, склад довідкового апарату до фонду і порядок користування ним. Її складають при першому надходженні документів до архіву. У разі поповнення фонду документами за певний період часу складають продовження до історичної довідки за цей час (п. 1 гл. 6 розд. ХІ Правил № 1000).

Історична довідка складається з 3 частин:

1) історія підприємства-фондоутворювача;

2) історія фонду;

3) характеристика документів фонду.

Правила її складання встановлено гл. 6 розд. ХІ Правил № 1000.

Кількість примірників історичної довідки до фонду (продовження до історичної довідки) повинна відповідати кількості примірників річних розділів зведеного опису.

Під час надходження документів на постійне зберігання складають акт про приймання-передавання документів установи на постійне зберігання (додаток 49 до Правил № 1000) у 2 примірниках. Перший примірник разом із документами передають до відповідної державної архівної установи (архівного відділу міськради), а другий — залишається у справі фонду архіву підприємства (п. 2 гл. 2 розд. XIV Правил № 1000).

При виявленні невідповідності між підсумковим записом в описі і фактичною наявністю справ у кожному примірнику опису складається новий підсумковий запис. Номери відсутніх справ зазначають в акті приймання-передавання документів на постійне зберігання. При цьому підприємство зобов’язане вжити заходи з розшуку відсутніх справ у строки, встановлені державною архівною установою (архівним відділом міськради). На справи, які так і не були знайдені, складають акт про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано, за формою, наведеною в додатку 36 до Правил № 1000, і надають довідку про проведені заходи з їх розшуку.

Документи до державної архівної установи (архівного відділу міськради) доставляють транспортом і за рахунок підприємства-здавальника (п. 7 гл. 1 розд. XIV Правил № 1000).

7.5. Ліквідація або реорганізація підприємства: що з документами?

У разі припинення підприємства шляхом реорганізації з передаванням його функцій іншому підприємству останнє приймає документи, не завершені в діловодстві юрособи, що реорганізується, та її архів (п. 4 гл. 3 розд. XV Правил № 1000). Передавання справ оформляють актом приймання-передавання за формою, наведеною в додатку 51 до Правил № 1000, який складають у 2 примірниках.

Якщо підприємство припиняє діяльність шляхом поділу, його архівні справи, внесені до НАФ, передають у впорядкованому стані відповідній державній архівній установі (архівному відділу міськради). Справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких не закінчилися, документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передають органу вищого рівня, якщо він існує на території відповідної області (міста Києва). Якщо органів вищого рівня на території зазначених регіонів немає, усі справи та документи передають до архівних установ (п. 5 гл. 3 розд. XV Правил № 1000).

Документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, що перейшли на роботу до правонаступників, передають таким юрособам-правонаступникам.

У разі припинення підприємства шляхом злиття, приєднання, поділу, перетворення, коли з його складу виділяється структурний підрозділ, якому надаються права підприємства, останньому передають документи, не закінчені в діловодстві, що належать до профілю діяльності новоствореного підприємства, а також документи з кадрових питань (особового складу) працівників, які перейшли на роботу на новостворене підприємство (п. 6 гл. 3 розд. XV Правил № 1000).

При ліквідації підприємства без правонаступника його архівні справи, віднесені до НАФ, передають у впорядкованому стані відповідній державній архівній установі (архівному відділу міськради). Архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання яких ще не закінчилися, документи, не завершені в діловодстві, а також документи з кадрових питань (особового складу) передають органу вищого рівня, якщо він існує на території відповідної області (міста Києва). Якщо органів вищого рівня на території зазначених регіонів немає, усі архівні справи та документи підприємства-фондоутворювача передають до архівних установ.

У разі банкрутства підприємства передавання його документів для подальшого зберігання здійснюють у порядку, встановленому ст. 67 Кодексу України з процедур банкрутства від 18.10.2018 р. № 2597-VIII.