«На трамвай билета нет» или есть, но дефектный

Ольховик Ольга, налоговый эксперт
Налоги & бухучет Ноябрь, 2020/№ 90
В избранном В избранное
Печать
Тема командировочных расходов бесконечна, как Вселенная. И в ней всегда найдется о чем поговорить. Сегодня ответим на вопрос: а можно ли возместить расходы на проезд в командировке в случае отсутствия должным образом оформленного транспортного билета (билет утерян, в нем допущена ошибка в Ф. И. О. и пр.)?

Нет билета — есть доход

Перечень документов, которые работник должен предоставить с целью подтверждения командировочных (в том числе и проездных) расходов, хозрасчетное предприятие устанавливает самостоятельно в Положении о командировках. Формируя этот перечень, предприятия обычно ориентируются на список документов из п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, наличие которых обеспечивает им право не удерживать с возмещенных сумм НДФЛ и ВС. Так вот, в этой норме НКУ упомянуты и сам транспортный билет, и посадочный талон (необходим, только если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на определенном виде транспорта), и документ об оплате стоимости проезда.

То есть предприятие имеет право возместить работнику его расходы на проезд и без наличия всех этих документов (если в Положении о командировках какой-то из них не упомянут), но при этом оно обязано удержать с возмещенных сумм НДФЛ и ВС. Не удерживать эти налоги можно только при наличии всех трех (либо двух, если посадочный талон не требуется) вышеупомянутых документов независимо от того, что прописано в командировочном положении.

И если без документа об оплате в определенных случаях можно обойтись (поскольку, например, железнодорожный транспортный билет сам по себе является расчетным документом), то

без транспортного билета безналогово возместить работникам стоимость их расходов на проезд у предприятия точно не получится

Подтверждают это и налоговики. В БЗ 103.17 они говорят: не является доходом в виде допблага сумма возмещенных расходов, в том числе на проезд, при условии наличия должным образом оформленных транспортных билетов, подтверждающих стоимость таких расходов.

Более того, по мнению налоговиков, даже при наличии билета, но с ошибкой в Ф. И. О. пассажира, сумма возмещенных ему расходов все равно попадет в налогооблагаемый доход работника. Во всяком случае, такую позицию они высказывают в отношении билетов на поезд (см. письмо ГФСУ от 27.06.2019 г. № 2977/5/99-99-13-02-03-16/ІПК). Обоснование следующее: билет на поезд с ошибкой в Ф. И. О. является испорченным (п. 8.14 разд. VIII Порядка оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденного приказом Мининфраструктуры и Миндоходов от 30.05.2013 г. № 331/137). Причем в налогооблагаемый доход они предлагают включать и сумму комиссионного сбора, уплаченную работником в связи с возвратом посадочного документа.

На наш взгляд, позиция налоговиков чересчур фискальна. Они не учитывают, что в железнодорожном билете допускаются описки не более трех знаков (п. 7.3 Правил № 1196*). Такой билет работник имеет право использовать по назначению, а значит, сумма расходов на его приобретение не должна попадать в налогооблагаемый доход работника.

* Правила перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом Украины, утвержденные приказом Минтранссвязи от 27.12.2006 г. № 1196.

Кстати, до трех ошибок обычно допускают и авиаперевозчики (если эти ошибки не меняют смысл фамилии и имени). А если билет сгодился для перевозчика (работник использовал его по назначению), он должен пройти и для налоговых целей. Компенсация стоимости такого билета облагаться НДФЛ и ВС не должна.

Можно ли получить дубликат?

Если утерян железнодорожный билет, то восстановить его (получить дубликат), к сожалению, не удастся. Об этом сказано в п. 2.45 Правил № 1196. Не допускается и переоформление ж/д билета со сменой фамилии и имени пассажира (п. 8.22 Правил № 1196).

Правилами оказания услуг пассажирского автомобильного транспорта, утвержденными постановлением КМУ от 18.02.97 г. № 176, возможность выдачи дубликата тоже не предусмотрена. Поэтому и автобусный билет восстановить не получится.

А вот авиабилет можно попробовать восстановить. Такая возможность предусмотрена главой 2 разд. III Правил воздушных перевозок пассажиров и багажа, утвержденных приказом Мининфраструктуры от 30.11.2012 г. № 735 (ср. 025069200). Правда, услуги по оформлению дубликата могут быть платными.

Можно ли выплачивать суточные?

Отсутствие документально подтвержденных расходов на проезд иногда расценивают как отсутствие подтверждения фактического пребывания работника в командировке. Такие командировки предпочитают в учете вообще не показывать, официальные суточные — не начислять. Оправданы ли подобные предосторожности?

На наш взгляд, одно только отсутствие транспортных билетов (или каких-либо других документов, подтверждающих понесенные в командировке расходы) не может говорить о том, что командировка фактически не состоялась.

Подтвердить ее можно и другими документами — приказом о командировке, командировочным удостоверением (если предприятие их использует), перепиской с контрагентом, к которому был командирован работник, отчетом о проведенной в командировке работе и т. д. Список подтверждающих документов вы устанавливаете сами — в Положении о командировках.

Но тут еще интересен вопрос о налогообложении.

Будут ли полученные суточные считаться дополнительным благом для командированного работника и облагаться НДФЛ/ВС, если отсутствуют проездные документы?

Согласно п.п. «а» пп. 170.9.1 НКУ суточные не включаются в налогооблагаемый доход работника и не требуют документального подтверждения, если их сумма не превышает законодательно установленного уровня. При этом сумма суточных определяется:

— согласно приказу о командировке и другим первичным документам — в случае командировки в пределах Украины и в страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд);

— согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания работника в командировке — в случае командировки в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд). Такими документальными доказательствами являются отметки пограничных служб о пересечении границы, проездные документы, счета на проживание и/или какие-либо другие документы, подтверждающие фактическое нахождение работника в командировке.

Если соответствующие подтверждающие документы отсутствуют, то суточные включаются в налогооблагаемый доход командированного работника.

Как видите, НКУ требует документально подтвердить факт пребывания работника в командировке. Так что совсем без первички (например, без приказа о командировке) тут, конечно, не обойтись. Но

отсутствие одного(-их) только транспортного(-ых) билета(-ов) точно не может быть основанием для включения суточных в налогооблагаемый доход работника

Кстати, отсутствие какого-либо из документов может говорить о том, что соответствующих расходов работник просто не осуществлял. В таком случае суточные определяют только на основании приказа о командировке (см. письмо Минфина от 04.05.2011 г. № 31-07230-16-25/11433).

Компенсировал = предоставил доход

Отчитываясь за командировку, работник в авансовом отчете показал расходы, которые подтверждены документально (и суточные). Но у него есть неподтвержденные расходы или расходы с «неправильными» документами.

Если ему компенсировать такие сомнительные расходы, то встает вопрос об уплате НДФЛ и ВС. Плюс при хорошей смекалке налоговики могут квалифицировать такую выплату как относящуюся к фонду оплаты труда (благодаря «резиновому» п.п. 2.3.4 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5). И тогда возникнут вопросы с (не)начислением ЕСВ.

Вас это не пугает? Тогда сумму облагаемой компенсации отражайте в форме № 1ДФ как допблаго работника с признаком дохода «126» — если возмещение расходов работнику осуществляется на основании заявления работника и соответствующего решения (оформленного приказом) руководителя предприятия.

А если, отчитываясь за командировку, работник просто не возвращает сумму неподтвержденных расходов предприятию?

В таком случае базу обложения НДФЛ рассчитываем с применением натурального коэффициента (для ставки 18 % — 1,219512). ВС — без натурального коэффициента. В форме № 1ДФ излишне израсходованные невозвращенные средства на командировку отражаем с признаком дохода «118». ЕСВ нет. Далее задолженность работника можно будет списать, уведомив его об этом должным образом (см. «Налоги & бухучет», 2019, № 88, с. 23).

Есть ли способ уменьшить налоговую нагрузку? Да. Выдайте работнику нецелевую благотворительную помощь в сумме неподтвержденных расходов. С такой помощи не взимают ЕСВ. Под обложение НДФЛ и ВС в 2020 году она попадет только в случае, если превысит 2940 грн, и только сумма превышения. В форме № 1ДФ признак дохода — 169.

выводы

  • Без транспортного билета безналогово возместить работникам стоимость расходов на проезд у предприятия не получится. Но можно оформить на эту сумму нецелевую благотворительную помощь.
  • Получить дубликат билета на поезд или на автобус не получится. А вот утерянный авиабилет можно попробовать восстановить.
  • Отсутствие документально подтвержденных расходов на проезд не может быть поводом для включения суточных в налогооблагаемый доход работника. А вот компенсация неподтвержденных документально расходов = налогооблагаемый доход.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете сайт Factor Войдите и читайте дальше бесплатно