«На трамвай билета нет» або є, але дефектний

Немає квитка — є дохід

Перелік документів, які працівник повинен надати з метою підтвердження витрат на відрядження (у тому числі й проїзних), госпрозрахункове підприємство встановлює самостійно в Положенні про відрядження. Формуючи цей перелік, підприємства зазвичай орієнтуються на список документів з п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, наявність яких забезпечує їм право не утримувати з відшкодованих сум ПДФО і ВЗ. Так от, у цій нормі ПКУ згадують і сам транспортний квиток, і посадковий талон (потрібен, тільки якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на певному виді транспорту), і документ про оплату вартості проїзду.

Тобто підприємство має право відшкодувати працівникові його витрати на проїзд і без наявності усіх цих документів (якщо в Положенні про відрядження якийсь із них не згадають), але при цьому воно зобов’язане утримати з відшкодованих сум ПДФО і ВЗ. Не стягувати ці податки можна тільки за наявності усіх трьох (або двох, якщо посадковий талон не потрібен) вищезгаданих документів, незалежно від того, що прописано у відрядному положенні.

І якщо без документа про оплату в певних випадках можна обійтися (оскільки, наприклад, залізничний транспортний квиток сам по собі є розрахунковим документом), то

Підтверджують це і податківці. У БЗ 103.17 вони говорять: не є доходом у вигляді додаткового блага сума відшкодованих витрат, у тому числі на проїзд, за умови наявності належним чином оформлених транспортних квитків, що підтверджують вартість таких витрат.

Більше того, на думку податківців, навіть за наявності квитка, але з помилкою в П. І. Б. пасажира сума відшкодованих йому витрат все одно потрапить в оподатковуваний дохід працівника. В усякому разі, таку позицію вони висловлюють відносно квитків на потяг (див. лист ДФСУ від 27.06.2019 р. № 2977/5/99-99-13-02-03-16/ІПК). Обґрунтування таке: квиток на потяг з помилкою в П. І. Б. є зіпсованим (п. 8.14 розд. VIII Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженого наказом Мінінфраструктури та Міндоходів від 30.05.2013 р. № 331/137). Причому в оподатковуваний дохід вони пропонують включати і суму комісійного збору, сплачену працівником у зв’язку з поверненням посадкового документа.

На наш погляд, позиція податківців занадто фіскальна. Вони не враховують, що в залізничному квитку допускаються описки не більше трьох знаків (п. 7.3 Правил № 1196*). Такий квиток працівник має право використати за призначенням, а отже, сума витрат на його придбання не повинна потрапляти в оподатковуваний дохід працівника.

* Правила перевезення пасажирів, багажу, вантажобагажу та пошти залізничним транспортом України, затверджені наказом Мінтрансзв’язку від 27.12.2006 р. № 1196.

До речі, до трьох помилок зазвичай допускають і авіаперевізники (якщо ці помилки не спотворюють прізвище та ім’я). А якщо квиток згодився для перевізника (працівник використав його за призначенням), він повинен згодитися і для податкових цілей. Компенсація вартості такого квитка оподатковуватися ПДФО і ВЗ не повинна.

Чи можна отримати дублікат?

Якщо загублений залізничний квиток, то відновити його (отримати дублікат), на жаль, не вийде. Про це сказано в п. 2.45 Правил № 1196. Не допускається і переоформлення залізничного квитка зі зміною прізвища та імені пасажира (п. 8.22 Правил № 1196).

Правилами надання послуг пасажирського автомобільного транспорту, затвердженими постановою КМУ від 18.02.1997 р. № 176, можливість видачі дубліката теж не передбачена. Тому й автобусний квиток відновити не вийде.

А ось авіаквиток можна спробувати відновити. Така можливість передбачена главою 2 розд. III Правил повітряних перевезень пасажирів і багажу, затверджених наказом Мінінфраструктури від 30.11.2012 р. № 735 (ср. ). Щоправда, послуги з оформлення дубліката можуть бути платними.

Чи можна виплачувати добові?

Відсутність документально підтверджених витрат на проїзд іноді розцінюють як відсутність підтвердження фактичного перебування працівника у відрядженні. Такі відрядження вважають за краще в обліку взагалі не показувати, офіційні добові — не нараховувати. Чи виправдані такі перестороги?

На наш погляд, одна тільки відсутність транспортних квитків (чи будь-яких інших документів, що підтверджують понесені у відрядженні витрати) не може говорити про те, що відрядження фактично не відбулося.

Підтвердити відрядження можна й іншими документами — наказом про відрядження, відрядним посвідченням (якщо підприємство їх використовує), листуванням з контрагентом, до якого відряджався працівник, звітом про проведену у відрядженні роботу тощо. Список підтверджувальних документів ви встановлюєте самі — у Положенні про відрядження.

Але тут ще цікаве питання оподаткування.

Згідно з п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ добові не включаються в оподатковуваний дохід працівника і не вимагають документального підтвердження, якщо їх сума не перевищує законодавчо встановленого рівня. При цьому сума добових визначається:

— згідно з наказом про відрядження та іншими первинними документами — у разі відрядження в межах України і в країни, в’їзд громадян України на територію яких не вимагає наявності візи (дозволу на в’їзд);

— згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування працівника у відрядженні — у разі відрядження в країни, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд). Такими документальними доказами є відмітки прикордонних служб про перетин кордону, проїзні документи, рахунки на проживання та/або будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні.

Якщо відповідні підтверджувальні документи відсутні, то добові включаються в оподатковуваний дохід працівника, що відряджається.

Як бачите, ПКУ вимагає документально підтвердити факт перебування працівника у відрядженні. Тож зовсім без первинки (наприклад, без наказу про відрядження) тут, звичайно, не обійтися. Але

До речі, відсутність будь-якого з документів може свідчити про те, що відповідних витрат працівник просто не здійснював. У такому разі добові визначають тільки на підставі наказу про відрядження (див. лист Мінфіну від 04.05.2011 р. № 31-07230-16-25/11433).

Компенсував = надав дохід

Звітуючи за відрядження, працівник в авансовому звіті показав витрати, які підтверджені документально (і добові). Але у нього є непідтверджені витрати або витрати з «неправильними» документами.

Якщо йому компенсувати такі сумнівні витрати, то постає питання сплати ПДФО і ВЗ. Плюс при гарній кмітливості податківці можуть кваліфікувати таку виплату як таку, що належить до фонду оплати праці (завдяки «гумовому» п.п. 2.3.4 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5). І тоді виникнуть питання з (не)нарахуванням ЄСВ.

Вас це не лякає? Тоді суму оподатковуваної компенсації відображайте у формі № 1ДФ як додаткове благо працівника з ознакою доходу «126» — якщо відшкодування витрат працівникові здійснюється на підставі заяви працівника і відповідного рішення (оформленого наказом) керівника підприємства.

А якщо, звітуючи про відрядження, працівник просто не повертає суму непідтверджених витрат підприємству?

У такому разі базу оподаткування ПДФО розраховуємо із застосуванням натурального коефіцієнта (для ставки 18 % — 1,219512). ВЗ — без натурального коефіцієнта. У формі № 1ДФ надміру витрачені неповернені кошти на відрядження відображаємо з ознакою доходу «118». ЄСВ немає. Далі заборгованість працівника можна буде списати, повідомивши його про це належним чином (див. «Податки & бухоблік», 2019, № 88, с. 23).

Чи є спосіб зменшити податкове навантаження?

Так. Видайте працівникові нецільову благодійну допомогу в сумі непідтверджених витрат. З такої допомоги не стягують ЄСВ. Під оподаткування ПДФО і ВЗ у 2020 році вона потрапить лише у разі, якщо перевищить 2940 грн, і тільки сума перевищення. У формі № 1ДФ ознака доходу — «169».