Темы статей
Выбрать темы

Заправляем авто по смарт-карте: когда приходовать топливо?

Войтенко Татьяна, налоговый эксперт
Предприятие в течение месяца заправляет автомобиль сжиженным газом на АЗС по топливной смарт-карте. Поставщик оформляет расходную накладную на весь отпуск купленного газа последним днем месяца, а не по факту заправки. При этом цены и суммы разные: в чеках — по ценам АЗС, а в накладной — со скидкой. Какой датой и на основании чего приходовать топливо? Найдем ответ вместе.

Что такое топливные смарт-карты

Топливная смарт-карта — популярный инструмент безналичной оплаты за ГСМ. Она представляет собой пластиковую карточку со встроенным чипом (микропроцессором).

Смарт-карта позволяет получать топливо на АЗС и отслеживать все транзакции по ней

Для того чтобы иметь возможность получать на АЗС топливо по смарт-картам, с поставщиком заключают соответствующий договор купли-продажи. В нем оговаривают все тонкости отношений между АЗС и покупателем, включая условия оплаты и поставки топлива, момент перехода права собственности на ГСМ.

Топливные карты бывают двух видов:

1) денежными — выдают на определенную денежную сумму, которую можно расходовать на приобретение ГСМ. Топливо по этой карте отпускают по рыночным ценам, установленным на момент заправки авто. Право собственности на топливо при использовании денежных смарт-карт переходит к покупателю, как правило, после фактической заправки автомобиля топливом. Ведь только когда покупатель заправит авто на АЗС, происходит поставка ему топлива;

2) литровыми — выдают на определенное количество (объем) топлива, доступного для заправки на АЗС. По литровой смарт-карте топливо отпускают по цене, зафиксированной на дату зачисления аванса от покупателя (или какую-то иную конкретную дату, указанную в договоре). В последующем ее не пересматривают.

Если задействованы литровые карты, право собственности может переходить к покупателю:

по факту получения топливных карт. В этом случае после передачи покупателю смарт-карт на предоплаченное количество ГСМ по условиям договора топливо остается на ответственном хранении у поставщика и отпускается предъявителю смарт-карты по мере необходимости;

в момент физического отпуска топлива, т. е. когда его заливают в бак авто на АЗС.

От того, какой вариант выбран, зависит отражение топлива в бухучете. Об учетных особенностях самих смарт-карт подробно читайте в «Налоги & бухучет», 2019, № 67, с. 40 и 45.

Когда приходовать топливо

Если право собственности на топливо переходит к покупателю сразу при получении смарт-карт, то приходовать его нужно уже по факту получения таких карт. В этом случае продавец выпишет расходную накладную (или акт приемки-передачи) на общее количество топлива. Именно в этот момент предоплаченное топливо покупатель оприходует на баланс (Дт 2031 «Топливо на складе» — Кт 631). Тут же покупатель по выписанной им расходной накладной (акту приема-передачи) передает топливо поставщику на ответственное хранение (Дт 2034 «Топливо на АЗС» — Кт 2031 «Топливо на складе»).

Если же право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент фактической заправки автомобиля на АЗС, то приходовать топливо до этой даты оснований нет.

В таком случае до момента физического отпуска топлива у покупателя будет висеть обычная предоплата за него (Дт 371 «Расчеты по выданным авансам»). И только при заправке автомобиля топливо попадет на субсчет 2033 «Топливо в автомобиле».

Дальнейшие операции проводят в учете на основании документации, полученной от поставщика по итогам месяца.

Чем подтвердить получение ГСМ

Во время заправки по топливной карте ее держатель (водитель) получает:

1) чек специализированного РРО с указанием наименования, количества и стоимости фактически отпущенного топлива;

2) чек автозаправочного терминала (расход по топливной карте).

Кроме того, по итогам месяца поставщик сформирует:

— сводную расходную накладную на фактически отпущенные объемы топлива по смарт-картам (если право собственности на ГСМ переходит в момент его отпуска на АЗС) или

акт приема-передачи топлива с ответственного хранения, где указывается объем и стоимость выбранного топлива (если при получении топлива в собственность оно сразу было передано на ответственное хранение).

Названные документы и будут подтверждающими. По утверждениям налоговиков,

подтверждением факта получения топлива могут быть расходные документы или чеки терминалов,

которые формируются непосредственно в момент фактического получения покупателем топлива с АЗС (см. письмо ГФСУ от 01.02.2018 г. № 379/6/99-99-15-03-03-15/ІПК).

Если накладная за месяц

Поставщик, как правило, только по окончании месяца предоставляет расходную накладную на отпущенное топливо. То есть он датирует расходный документ последним днем месяца, а топливо покупатель забирает ежедневно. Отсюда происходит временной разрыв между документированием и моментом заправки автотранспортного средства.

Должна ли смущать такая расходная накладная от АЗС?

Проведем аналогию с производством. Там испокон веку в лимитно-заборные карты вписывали дату и количество отпущенного в течение месяца материала. Сводная расходная накладная на топливо — это нечто подобное.

Еще один пример. Предприятия, у которых есть свои АЗС, отпуск топлива в бак автомобиля осуществляют по Ведомости выдачи горюче-смазочных материалов (заправочная ведомость). На ее основании последним днем месяца составляют лимитно-заборную карту (или требование) и списывают конкретный вид топлива со склада. Также плательщики топливного акциза составляют сводную акцизную накладную по расходу топлива на собственные нужды и потери.

Аналогично и здесь: количество топлива, заправленного на АЗС по смарт-картам, продавец ежедневно отражает в сменном отчете по форме № 17-НП (п.п. 10.3.4.2 Инструкции, утвержденной приказом от 20.05.2008 г. № 281/171/578/155). А потом в конце месяца, руководствуясь этим отчетом, составляет расходную накладную, где указывает вид топлива, выданного по смарт-картам, его количество в литрах, стоимость и общую сумму поставки. Эти данные позволяют покупателю правильно определить стоимость топлива при оприходовании. Ведь в чеке РРО может фигурировать совершенно другая цена.

Вдобавок для контроля и упорядочения обработки данных ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете* разрешает составлять сводные учетные документы на основании первичных.

* Закон Украины «О бухучете и финотчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-ХIV.

Условия о том, что первичный документ должен быть составлен во время осуществления хозяйственной операции или непосредственно после ее завершения, Закон о бухучете уже давно не содержит.

Единственное ограничение — хозоперации отражают в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете). Так что

составлять расходную накладную на каждый факт отпуска топлива (фактическую заправку на АЗС) вовсе не обязательно

Для учетных целей вполне достаточно ежемесячной расходной накладной.

Поэтому расходная накладная от поставщика топлива, датированная последним днем месяца, — это тот первичный документ, который фиксирует заправку автомобилей топливом на АЗС. Именно по нему покупатель приходует полученное топливо у себя в учете: Дт 2033 «Топливо в автомобиле» — Кт 631. Проводку делаем датой выписки расходной накладной — последним днем месяца.

Если объем топлива в расходной накладной не совпадет с фактически полученным в течение месяца на АЗС по топливным смарт-картам, проводят сверку с поставщиком и выясняют причины такого несовпадения.

Нужен ли чек РРО

Если по договору на дату осуществления предоплаты цена на топливо фиксируется, а на дату заправки автомобиля она изменилась, в чеке РРО будет фигурировать рыночная цена.

Такой чек для покупателя — совсем не подходящее основание для отражения топлива в бухгалтерском учете. Ведь он содержит недостоверные данные об объеме хозяйственной операции (в денежном выражении).

Тем не менее у чека РРО своя миссия. Это документ, который говорит о количестве залитых в бак автомобиля литров топлива и дате заправки. Чеки РРО используют для контроля. С одной стороны, контролируют держателя смарт-карты (водителя) — он должен отчитаться за полученное на АЗС количество топлива (в литрах). С другой стороны, проверяют поставщика — в его расходной накладной должно фигурировать количество ГСМ, отпущенное по выданным именно вашему предприятию топливным картам.

Да и налоговики более благосклонны к ГСМ-карточным покупкам при наличии чеков РРО на отпущенное топливо.

При отсутствии чеков РРО фискалы часто усматривают основания для снятия расходов

Понятно, законодательные основания для такого подхода отсутствуют. Но готовы ли вы спорить с налоговиками? Если нет, придется собирать чеки РРО.

На практике чеки РРО прикрепляют: одни — к акту сверки (отчету об объемах отпущенного топлива), полученному от поставщика ГСМ за отчетный месяц, другие — к акту движения топлива по топливной карте, третьи — к путевым листам. Единого подхода нет. Главное, чтобы чеки РРО были и пробитое в них количество топлива совпадало с расходной накладной поставщика. Пусть цены и суммы там совсем другие, чем в расходной накладной, которую дает продавец раз в месяц на общую сумму поставки. Приходуют топливо, повторим, по расходной накладной. Чеки тут не важны.

Впоследствии израсходованное топливо попадет на счета расходов на основании путевых листов или других подобных документов, разработанных и утвержденных предприятием.

А теперь рассмотрим пример.

Пример. Предприятие заключило договор на поставку сжиженного газа по литровым топливным смарт-картам. Право собственности на ГСМ переходит к покупателю после заправки автомобилей на АЗС. Продавцу топлива перечислен аванс за 700 л газа по цене 12 грн за литр (без НДС — 10 грн, НДС — 2 грн) на сумму 8400 грн, в том числе НДС — 1400 грн. Смарт-карты переданы представителю предприятия по акту приема-передачи бесплатно.

Автомобили используются предприятием в сбытовых целях. Топливо в баках автомобилей учитывают на субсчете 2033 «Топливо в автомобиле».

В течение месяца по топливным смарт-картам заправили автомобили на 650 л.

По данным путевых листов фактический расход сжиженного газа автомобилями за отчетный месяц составил 640 л (в пределах норм).

Заправка автомобиля на АЗС по топливной карте

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма, грн

Дт

Кт

Приобретение топлива

1

Перечислена поставщику предоплата за 700 л сжиженного газа по цене 12 грн/л

371

311

8400

2

Отражена сумма налогового кредита по НДС в составе предоплаты за топливо (при наличии зарегистрированной налоговой накладной)

644/1

644

1400

641/НДС

644/1

1400

3

Получены топливные смарт-карты от поставщика топлива

061

8400

4

Переданы смарт-карты водителям для заправки автомобилей на АЗС

062

061

8400

5

Отражена заправка автомобилей газом в течение месяца на основании расходной накладной поставщика (650 л х 10 грн/л)

2033

631

6500

6

Списана ранее отраженная сумма налогового кредита по НДС (6500 грн х 20 % : 100 %)

644

631

1300

7

Отражен зачет задолженностей

631

371

7800

8

Списана стоимость газа с забалансового учета

062

7800

Использование топлива

1

Списана стоимость фактически потребленного автомобилями газа на основании путевых листов (640 л х 10 грн/л)

93

2033

6400

ВЫВОДЫ

  • На практике применяют два варианта перехода права собственности на топливо к покупателю: (1) по факту получения топливных карт или (2) в момент заправки автотранспорта.
  • Расходная накладная от поставщика топлива, датированная последним днем месяца, — первичный документ, по которому покупатель приходует ГСМ у себя в учете.
  • Чек РРО говорит о количестве залитых в бак автомобиля литров топлива и дате заправки. Его используют для контроля.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше