Що таке паливні смарт-картки
Паливна смарт-картка — популярний інструмент безготівкової оплати за ПММ. Вона являє собою пластикову картку із вбудованим чіпом (мікропроцесором).
Смарт-картка дозволяє отримувати пальне на АЗС і відстежувати всі транзакції за нею
Для того щоб мати змогу отримувати на АЗС пальне за паливними картками, з постачальником укладають відповідний договір купівлі-продажу. У ньому обумовлюють всі тонкощі відносин між АЗС і покупцем, включаючи умови оплати та постачання пального, момент переходу права власності на ПММ.
Паливні картки бувають двох видів:
1) грошовими — видають на певну грошову суму, яку можна витрачати на придбання ПММ. Пальне за цією карткою відпускають за ринковими цінами, встановленими на момент заправки авто. Право власності на пальне при використанні грошових смарт-карток переходить до покупця зазвичай після фактичної заправки автомобіля пальним. Адже тільки коли покупець заправить авто на АЗС, відбувається постачання йому пального;
2) літровими — видають на певну кількість (обсяг) пального, доступного для заправки на АЗС. За літровою смарт-карткою пальне відпускають за ціною, зафіксованою на дату зарахування авансу від покупця (або якусь іншу конкретну дату, зазначену в договорі). Надалі її не переглядають.
Якщо задіяні літрові смарт-картки, право власності на ПММ може переходити:
– за фактом отримання паливних карток. У цьому випадку після передачі покупцеві смарт-карток на передоплачену кількість ПММ за умовами договору пальне залишається на відповідальному зберіганні у постачальника і відпускається пред’явнику смарт-картки в міру потреби;
– у момент фізичного відпуску пального, тобто коли пальне заливають у бак авто на АЗС.
Від того, який варіант обраний, залежить відображення пального у бухобліку. Про облікові особливості самих смарт-карток детально читайте в «Податки & бухоблік», 2019, № 67, с. 40 і 45.
Коли прибуткувати пальне
Якщо право власності на пальне переходить до покупця одразу при отриманні смарт-карток, то оприбутковувати пальне потрібно вже за фактом отримання таких паливних карток. У цьому випадку продавець випише видаткову накладну (або акт приймання-передачі) на загальну кількість пального. Саме в цей момент передоплачене пальне покупець оприбутковує на баланс (Дт 2031 «Паливо на складі» – Кт 631). Одразу ж покупець на підставі виписаної ним видаткової накладної (акта приймання-передачі) передає пальне постачальнику на відповідальне зберігання (Дт 2034 «Паливо на АЗС» – Кт 2031 «Паливо на складі»).
Якщо ж право власності на ПММ переходить до покупця в момент фактичної заправки автомобіля на АЗС, то оприбутковувати пальне до цієї дати підстав немає. У такому випадку до моменту фізичного відпуску пального у покупця буде висіти звичайна передоплата за нього (Дт 371 «Розрахунки за виданими авансами»). І тільки при заправці автомобіля пальне потрапить на субрахунок 2033 «Паливо в автомобілі».
Подальші операції проводять в обліку на підставі документації, отриманої від постачальника за підсумками звітного місяця.
Чим підтвердити отримання ПММ
Під час заправки автомобіля за паливною карткою її власник (водій) отримує:
1) чек спеціалізованого РРО із зазначенням найменування, кількості та вартості фактично відпущеного пального;
2) чек автозаправного термінала (витрата за паливною карткою).
Крім того, за підсумками місяця постачальник сформує:
– зведену видаткову накладну на фактично відпущені обсяги пального за смарт-картками (якщо право власності на ПММ переходить у момент його відпуску на АЗС) або
– акт приймання-передачі пального з відповідального зберігання, де зазначається обсяг і вартість отриманого пального (якщо під час отримання пального у власність воно відразу було передано на відповідальне зберігання).
Названі документи й будуть підтвердними. На думку податківців,
підтвердженням факту отримання пального можуть бути видаткові документи або чеки терміналів,
які формуються безпосередньо під час фактичного отримання пального з АЗС (див. лист ДФСУ від 01.02.2018 р. № 379/6/99-99-15-03-03-15/ІПК).
Якщо накладна за місяць
Постачальник зазвичай тільки після закінчення місяця надає видаткову накладну на відпущене пальне. Тобто він датує видатковий документ останнім днем місяця, а пальне покупець забирає щодня. Звідси походить часовий розрив між документуванням і моментом заправки автотранспортного засобу.
Чи повинна викликати сумніви така видаткова накладна від АЗС?
Проведемо аналогію з виробництвом. Там здавна до лімітно-забірних карток вписували дату та кількість відпущеного протягом звітного місяця матеріалу. Зведена видаткова накладна на пальне — це щось подібне.
Ще один приклад. Підприємства, у яких є свої АЗС, відпуск пального в бак автомобіля здійснюють за Відомістю видачі паливно-мастильних матеріалів (заправна відомість). На її підставі останнім днем місяця складають лімітно-забірну картку (або вимогу) і списують конкретний вид пального зі складу. Так само платники паливного акцизу складають зведену акцизну накладну за витратою пального на власні потреби і втратами.
Аналогічно й тут: кількість пального, заправленого на АЗС за смарт-картками, продавець щодня відображає у змінному звіті за формою № 17-НП (п.п. 10.3.4.2 Інструкції, затвердженої наказом від 20.05.2008 р. № 281/171/578/155).
А потім у кінці звітного місяця, керуючись цим звітом, складає видаткову накладну на адресу покупця, де зазначає вид пального, виданого за смарт-картками, його кількість у літрах, вартість і загальну суму постачання. Ці дані дозволяють покупцеві правильно визначити вартість пального при оприбуткуванні. Адже в чеку РРО може фігурувати зовсім інша ціна.
До того ж для контролю та впорядкування оброблення даних ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік* дозволяє складати зведені облікові документи на підставі первинних.
* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-ХIV.
Умови про те, що первинний документ повинен бути складений під час здійснення господарської операції або безпосередньо після її завершення, у Законі про бухоблік вже давно немає. Єдине обмеження – господарські операції відображають в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік). Тож
складати видаткову накладну на кожен факт відпуску пального (фактичну заправку на АЗС) зовсім не обов’язково
Для облікових цілей цілком достатньо щомісячної видаткової накладної.
Тому видаткова накладна від постачальника пального, датована останнім днем місяця, — це той первинний документ, який фіксує заправку автомобілів пальним на АЗС. Саме за ним покупець оприбутковує пальне у себе в обліку: Дт 2033 «Паливо в автомобілі» — Кт 631. Проводку робимо датою виписування видаткової накладної — останнім днем звітного місяця.
Якщо обсяг пального у видатковій накладній не збігається з фактично отриманим протягом місяця на АЗС за смарт-картками, проводять звіряння з постачальником і з’ясовують причини такої розбіжності.
Чи потрібен чек РРО
Якщо за договором на дату здійснення передоплати ціна на пальне фіксується, а на дату заправки автомобіля вона змінилася, у чеку РРО буде фігурувати ринкова ціна. Такий чек для покупця — аж ніяк не прийнятна підстава для відображення пального в обліку. Адже він містить недостовірні дані про обсяг господарської операції (у грошовому виразі).
Проте у чека РРО своя місія. Це документ, який свідчить про кількість залитих у бак автомобіля літрів пального та дату заправки.
Чеки РРО використовують для контролю. З одного боку, контролюють держателя смарт-картки (водія) — він повинен відзвітувати за отриману на АЗС кількість пального (у літрах). З іншого — перевіряють постачальника: у його видатковій накладній повинна фігурувати кількість ПММ, відпущена за виданими саме вашому підприємству паливними картками.
Та й податківці більш прихильні до ПММ-карткових придбань за наявності чеків РРО на отримане на АЗС пальне.
За відсутності чеків РРО фіскали часто вбачають підстави для зняття витрат
Зрозуміло, законодавчі підстави для такого підходу відсутні.
Але чи готові ви сперечатися з податківцями? Якщо ні, доведеться збирати чеки РРО.
На практиці чеки РРО додають: одні — до акта звіряння (звіту про обсяги відпущеного пального), отриманого від постачальника ПММ за звітний місяць, інші — до акта руху пального за паливною смарт-карткою, треті — до подорожніх листів. Єдиного підходу немає.
Головне, щоб чеки РРО були і зазначена в них кількість пального збігалася з видатковою накладною постачальника. Нехай ціни та суми там зовсім інші, ніж у накладній, яку надає продавець раз на місяць на загальну суму. Оприбутковують пальне, повторимо, за видатковою накладною. Чеки тут не важливі.
Згодом витрачене пальне потрапить на рахунки витрат на підставі подорожніх листів чи інших подібних документів, розроблених і затверджених підприємством.
А тепер розглянемо приклад.
Приклад. Підприємство уклало договір на постачання скрапленого газу за літровими паливними смарт-картками. Право власності на ПММ переходить до покупця після заправки автомобілів на АЗС.
Продавцю пального перераховано аванс за 700 л газу за ціною 12 грн за літр (без ПДВ — 10 грн, ПДВ — 2 грн) на суму 8400 грн, у тому числі ПДВ — 1400 грн. Смарт-картки передані представнику підприємства за актом приймання-передачі безоплатно.
Автомобілі використовуються підприємством у збутових цілях.
Пальне в баках автомобілів обліковують на субрахунку 2033 «Паливо в автомобілі».
Протягом місяця за паливною карткою заправили автомобілі на 650 л. За даними подорожніх листів фактичні витрати скрапленого газу за місяць становлять 640 л (у межах норм).
Заправка автомобіля на АЗС за паливною карткою
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | Сума, грн | |
| Дт | Кт | |||
| Придбання пального | ||||
| 1 | Перераховано постачальнику передоплату за 700 л скрапленого газу за ціною 12 грн/л | 371 | 311 | 8400 |
| 2 | Відображено суму податкового кредиту з ПДВ у складі передоплати за пальне (за наявності зареєстрованої податкової накладної) | 644/1 | 644 | 1400 |
| 641/ПДВ | 644/1 | 1400 | ||
| 3 | Отримано паливні картки від постачальника пального | 061 | – | 8400 |
| 4 | Передано смарт-картки водіям | 062 | 061 | 8400 |
| 5 | Відображено заправку автомобілів газом протягом місяця на підставі видаткової накладної постачальника (650 л х 10 грн/л) | 2033 | 631 | 6500 |
| 6 | Списано раніше відображену суму податкового кредиту з ПДВ (6500 грн х 20 % : 100 %) | 644 | 631 | 1300 |
| 7 | Відображено залік заборгованостей | 631 | 371 | 7800 |
| 8 | Списано вартість газу із позабалансового обліку | – | 062 | 7800 |
| Використання пального | ||||
| 1 | Списано вартість фактично спожитого автомобілями газу на підставі подорожніх листів (640 л х 10 грн/л) | 93 | 2033 | 6400 |
ВИСНОВКИ
- На практиці застосовують два варіанти переходу права власності на пальне до покупця: (1) за фактом отримання паливних карток або (2) під час заправки автотранспорту.
- Видаткова накладна від постачальника пального, датована останнім днем місяця, — первинний документ, за яким покупець оприбутковує ПММ у себе в обліку.
- Чек РРО говорить про кількість залитих у бак автомобіля літрів пального і дату заправки. Його використовують для контролю.
