Обычные работодатели (предприятия и ФЛП), выплачивающие заработную плату и вознаграждения по гражданско-правовым договорам (ГПД) на выполнение работ (предоставление услуг), заполняют таблицы 1, 5, 6 и 7 Отчета по форме № Д4.
При этом большинство страхователей-работодателей работают с таблицами 1, 5 и 6. Именно они будут героями этой статьи. А вот о таблице 7 читайте «Спецтаблица для спецстажа: заполняем таблицу 7 Отчета по форме № Д4» этого номера.
Таблица 1 Отчета по форме № Д4
С отражением выплат в таблице 1 Отчета по форме № Д4, как правило, трудностей не возникает. Ведь основанием для формирования ее показателей являются данные таблицы 6 этого Отчета. Поэтому сначала формируем таблицу 6, а потом итоговые суммы отражаем в таблице 1. Единственный момент, на котором хотим остановиться, касается лиц с инвалидностью. Если у вас они есть, то не забываем в строке 3.2.1 таблицы 1 указывать (справочно!) суммы ЕСВ, которые начислил бы страхователь на базу начисления ЕСВ работника с инвалидностью, если бы не применял льготную ставку.
Дело в том, что обычные работодатели к зарплате, больничным, декретным работников с инвалидностью применяют ставку 8,41 %. А вот из этих выплат, начисленных другим работникам, а также из вознаграждения по ГПД ЕСВ уплачивают по общей ставке 22 %.
Поэтому наш законодатель хочет знать, сколько Пенсионный фонд недополучает ЕСВ из-за применения льготной ставки 8,41 %. Посчитать это им помогут сведения, указанные в строке 3.2.1 таблицы 1. Показатели строки определяем таким образом: строка 3.2.1 = строка 2.2 х х 22 % : 100 %.
Будьте внимательны: поскольку эта строка справочная, то в строку 3 «Нараховано єдиного внеску, усього…» ее значение попасть не должно.
Таблица 5 Отчета по ЕСВ
Таблицу 5 в Отчете по ЕСВ обычные работодатели формируют только при наличии определенных событий в отчетном месяце. Так, таблице 5 быть, если в отчетном месяце:
— с застрахованным лицом был заключен или расторгнут трудовой договор или ГПД на выполнение работ (предоставление услуг);
— застрахованному лицу предоставлен или у него закончился отпуск в связи с беременностью и родами, отпуск для ухода за ребенком до 3 лет или отпуск для ухода за ребенком от 3 до 6 лет;
— застрахованное лицо было переведено на другую постоянную должность (работу) у того же работодателя.
Если ничего из вышеперечисленного в отчетном месяце не происходило, формировать таблицу 5 Отчета по форме № Д4 не нужно.
Обратите внимание! Обычные работодатели начало/окончание воинской службы работников в таблице 5 не отражают. Также не заполняют графу «19. Воинское звание» таблицы 5. Эту информацию указывают только силовые структуры (ведомства).
Таблица 6 Отчета по ЕСВ
Таблица 6 нужна для формирования по каждому застрахованному лицу сведений о суммах начисленных ему в отчетном месяце видов доходов, включаемых в базу начисления ЕСВ.
Заметим, что на одного работника в таблице 6 может быть заполнено несколько строк. Например, если в отчетном месяце:
— начислены доходы, которые отражают с разными кодами категории застрахованного лица (графа 9) или которые имеют свой код типа начислений (графа 10). Так, суммы зарплаты, отпускных, больничных (декретных) отражаем в разных строках;
— начислены доходы за прошлые и будущие периоды (месяцы), а именно: отпускные, больничные, пособие по беременности и родам, вознаграждение за выполненные работы (предоставленные услуги), срок выполнения которых превышает календарный месяц, а также средняя зарплата за вынужденный прогул. Перечисленные доходы отражаем в привязке к месяцу, за который они начислены;
— доначисляли ЕСВ до размера минимального страхового взноса (определяли дополнительную базу начисления ЕСВ).
Разберем, как это работает, на примерах.
Прием/увольнение
Таблица 5. В ней информацию о дате начала и/или окончания трудовых отношений отражаем отдельной строкой (см. пример 1). Причем если работника принимаем на основное место работы, то в графе 8 указываем категорию лица «1», если по совместительству (в том числе внутреннему) — «2».
Если работник в течение одного отчетного месяца был:
— принят, а потом уволен, то на него формируем одну строку, указывая в ней и дату приема (графа «дата початку»), и дату увольнения (графа «дата закінчення») в графе 11;
— уволен, а потом опять принят на работу к этому же работодателю, то на него в таблице 5 заполняем две строки: первую — с датой прекращения трудовых отношений (графа «дата закінчення»), вторую — с датой начала трудовых отношений (графа «дата початку»).
Отдельно остановимся на кадровых графах 12 — 15 таблицы 5.
В графе 12 проставляем профессиональное название работы из приложения А или Б к Классификатору профессий.
В графу 13 должен попасть код общесоюзного классификатора профессий, должностей и тарифных разрядов (код ЗКППТР), если он установлен для соответствующей профессии, а в графу 14 — код КП из Классификатора профессий, соответствующий профессиональному названию работы из графы 12.
В графе 15 указываем наименование должности работника, информацию о котором отражаем.
Пример 1. Вовк Сергей Петрович принят на работу пчеловодом (код ЗКППТР — 17521, код КП — 6123, основное место работы) с 11.11.2020 г. Приказ от 10.11.2020 г. № 121-ос.
Заяц Олег Иванович, кроликовод (код ЗКППТР — 13205, код КП — 6121, совместитель), уволен с работы 16.11.2020 г. на основании ст. 38 КЗоТ. Приказ от 05.11.2020 г. № 120-ос.
Смотрим на рис. 1 порядок заполнения таблицы 5 Отчета по ЕСВ за ноябрь 2020 года.
Таблица 6. Заработную плату работника, начисленную в месяце приема/увольнения, отражаем в общем порядке.
В графе 9 проставляем код категории застрахованного лица:
— «1» — если зарплата начислена обычному работнику;
— «2» — если работнику с инвалидностью (ставка — 8,41 %);
— «47» — если начислен средний заработок «солдату предприятия», который проходит воинскую службу (ставка ЕСВ — 22 %);
— «66» — если средний заработок начислен «солдату предприятия», имеющему инвалидность (ставка ЕСВ — 8,41 %).
Если работник в отчетном месяце был уволен, а потом опять принят и при этом показатели граф 22 — 25 таблицы 6 не изменились, на работника формируем одну строку с общей суммой заработной платы.
При таком развитии событий в графе 15 таблицы 6 Отчета по форме № Д4 проставляем общее количество дней в трудовых отношениях в течение месяца (дни до даты увольнения + дни после даты увольнения) (см. пример 2).
Теперь рассмотрим ситуацию, когда показатели граф 22 — 25 таблицы 6 изменяются, например, работник увольняется с места работы по совместительству и принимается на то же предприятие по основному месту работы. В этом случае зарплату, начисленную до увольнения (графа 22 — «0» — без трудовой книжки) и после приема на работу в отчетном месяце (графа 22 — «1» — с трудовой книжкой), указываем отдельными строками (см. с. 31).
Пример 2. Козуб Игорь Иванович, лектор (код ЗКППТР — 23160, код КП — 2359.2, основное место работы, полная занятость) был уволен 05.11.2020 г. на основании ст. 38 КЗоТ, а потом опять принят на работу на то же предприятие с 23.11.2020 г. на предыдущих условиях (приказы от 02.11.2020 г. № 113-ос и от 19.11.2020 г. № 118-ос соответственно).
Общая сумма зарплаты за ноябрь (зарплата по дату увольнения + зарплата с даты приема) — 10000 грн (ЕСВ — 2200 грн).
Смотрим на рис. 2 порядок заполнения таблиц 5 и 6 Отчета по ЕСВ.
Перевод
Таблица 5. Одним из оснований для формирования таблицы 5 Отчета по форме № Д4 является перевод работника на другую постоянную должность (работу) у того же страхователя.
Сведения о временном переводе (например, согласно ст. 33 или 34 КЗоТ) и перемещении работника в таблицу 5 вносить не нужно.
Перевод на другую постоянную работу отражаем двумя строками.
Первая строка — с датой окончания работы на предыдущей должности (графа 11 «дата закінчення»), вторая — с датой начала работы на новой должности (графа 11 «дата початку»).
По обеим строкам обязательно должны быть заполнены кадровые графы 12 — 15 таблицы 5 Отчета по форме № Д4!
По первой строке (с датой окончания работы на предыдущей должности) графу 17 не заполняем.
Внимание! После отправления Отчета может поступить предупреждение с предложением проверить правильность заполнения.
Предупреждение предоставляется в случае, если система контролей не может однозначно определить ситуацию как ошибочную
Поэтому, если Отчет по форме № Д4 сформирован верно, волноваться из-за наличия предупреждения не стоит.
Пример 3. Кушнир Алексей Павлович, курьер (код ЗКППТР — 13247, код КП — 9151, основное место работы) переведен манекенщиком (код КП — 5210, основное место работы) с 18.11.2020 г.
Приказ от 16.11.2020 г. № 105-ос.
Смотрим на рис. 3 порядок заполнения таблицы 5 Отчета по ЕСВ.
Обратите внимание: если перевод происходит с 1-го числа календарного месяца, то «переводные» строки у вас будут «разорваны» и отражены в таблицах 5 формы № Д4 за разные отчетные периоды. Так, например, если работника переводят на другую постоянную работу с 1 декабря 2020 года, то дата окончания работы на предыдущей должности (30 ноября) будет отражена в таблице 5 Отчета по форме № Д4 за ноябрь 2020 года, а дата начала работы на новой должности (1 декабря) — в таблице 5 Отчета по форме № Д4 за декабрь.
В случае когда работник в одном месяце был принят на работу и переведен на другую должность, на него в таблице 5 формируют три строки. Первая строка — с датой приема на работу. Вторая — с датой окончания работы на должности, на которую был принят работник. Третья — с датой начала работы на новой должности.
Пример 4. Костик Ольга Ивановна принята на работу массажистом (код ЗКППТР — 23184, код КП — 3226, основное место работы) с 02.11.2020 г. Приказ от 27.10.2020 г. № 45-ос. С 16.11.2020 г. она переведена косметиком (код ЗКППТР — 13138, код КП — 5141, основное место работы). Приказ от 16.11.2020 г. № 46-ос.
Смотрим на рис. 4 порядок заполнения таблицы 5 Отчета по ЕСВ (см. пример 5).
Таблица 6. В общем случае на работника формируем в таблице 6 одну строку с общей суммой зарплаты (зарплата на старой должности + зарплата на новой должности).
Но! Если данные, указываемые в таблице 6, изменились, например, на старой должности полная занятость, на новой — неполный рабочий день, то зарплату, начисленную по таким должностям, отражаем отдельно.
Пример 5. Бондарь Евгений Петрович, котельщик (код ЗКППТР — 13144, код КП — 7214, основное место работы, полная занятость) переведен маляром (код КП — 7141, основное место работы, полная занятость) с 10.11.2020 г. Приказ от 10.11.2020 г. № 102-ос. А 30.11.2020 г. он был уволен на основании ст. 38 КЗоТ. Приказ от 27.11.2020 г. № 105-ос. Общая сумма зарплаты за ноябрь, — 6000 грн (ЕСВ — 1320 грн).
Порядок заполнения таблиц 5 и 6 Отчета по ЕСВ см. на рис. 5.
Доначисляем/сторнируем
Если работнику в отчетном месяце доначисляем зарплатные выплаты, которые ошибочно не были ему начислены в предыдущих отчетных периодах, то суммы доначислений включаем в фонд оплаты труда текущего месяца. То есть просто увеличиваем сумму зарплаты текущего месяца на доначисленные суммы, проставляя в графе 11 таблицы 6 отчетный месяц и год. Это согласуется с положениями п.п. 3 п. 3 разд. IV Инструкции № 449 и п. 9 разд. IV Порядка № 435 (ср. ).
Как и в случае с доначислением, сторнированная сумма зарплаты за прошлые месяцы включается в зарплату того месяца, в котором было осуществлено такое сторнирование.
То есть корректировка проводится за счет фонда оплаты труда месяца сторнирования. Поэтому в таблице 6 Отчета по форме № Д4 такие корректировки не задевают прошлых отчетных периодов и, соответственно, не исправляются как ошибки.
Пример 6. Работнику предприятия Чумаку Олегу Петровичу (основное место работы, полная занятость) в октябре 2020 года из-за сбоя в бухпрограмме ошибочно начислили премию 3000 грн. Ошибка выявлена и исправлена в ноябре. В этом месяце работнику начислена основная зарплата за ноябрь (10000 грн) и отсторнирована излишне начисленная в октябре премия (3000 грн). Общая сумма зарплаты за ноябрь с учетом отсторнированной суммы — 7000 грн (ЕСВ — 1540 грн).
Смотрим на рис. 6 порядок заполнения таблицы 6 Отчета по ЕСВ.
Исключение из вышеприведенного правила — ситуация, когда сторнирование зарплаты связано с уточнением количества отработанного времени в связи с отпуском или временной нетрудоспособностью. Например, работнику в предыдущем отчетном периоде была начислена и отражена в отчетности по ЕСВ зарплата за полностью отработанный месяц. Но впоследствии оказалось, что работник в этом месяце был нетрудоспособен (или находился в отпуске).
В этом случае суммы заработка (дохода), начисленного в предыдущем отчетном периоде и пересчитываемого в текущем по причине уточнения количества отработанного времени в связи с временной нетрудоспособностью (отпуском), отражаются в таблице 6 за текущий отчетный период, со знаком «минус». О таких случаях мы с вами поговорим в следующей статье.
выводы
- Обычные работодатели, выплачивающие заработную плату и вознаграждения по ГПД, формируют таблицы 1, 5, 6 и 7 Отчета по форме № Д4.
- В таблице 6 начисленные застрахованному лицу зарплату, больничные, пособие по беременности и родам, вознаграждение по ГПД отражаем отдельными строками.
- Если работнику в отчетном месяце доначисляем зарплатные выплаты, которые ошибочно не были ему начислены в предыдущих отчетных периодах, то суммы доначислений включаем в фонд оплаты труда текущего месяца.
