Справка вместо больничного: как быть

Статус справки

Что собой представляет справка о временной нетрудоспособности?

Это документ — заменитель произвольной формы на случай отсутствия бланков листков нетрудоспособности. Перечень ситуаций, когда может выдаваться справка произвольной формы, приведен в пп. 2.7, 2.17 — 2.19 и 3.16 Инструкции № 455*. Интересно, что они не содержат случая выдачи справки по причине отсутствия бланков листков нетрудоспособности.

* Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденная приказом МОЗ от 13.11.2001 г. № 455.

Но такая возможность была предусмотрена в свое время в письме МОЗ от 20.07.2006 г. № 3.07 и письме ФСС по ВПТ от 28.07.2006 г. № 01-16-1634. Аналогичные письма появлялись и позднее, например, совместное письмо Департамента здравоохранения Киевской ОГА и ИД Киевского ОО ФСС по ВПТ от 27.04.2017 г. № 26-1-36/1580, № 1065/09-13. В частности, в них указывается, что

** Инструкция о порядке заполнения листка нетрудоспособности, утвержденная приказом МОЗ, Минсоцполитики, ФСС по ВПТ, ФСС от НС от 03.11.2004 г. № 532/274/136-ос/1406.

Поэтому в справке должны быть указаны:

— случай временной нетрудоспособности — «первичный» или «продолжение»;

— наименование и местонахождение учреждения здравоохранения;

— дата выдачи справки;

— фамилия, имя, отчество нетрудоспособного (полностью);

— число полных лет (цифрами);

— место работы: наименование и местонахождение предприятия (полностью);

— диагноз больного;

— причина нетрудоспособности;

— в случае стационарного лечения — дата госпитализации и выписки из стационарного отделения;

— при направлении на МСЭК — дата направления за подписью головы ВКК;

— дата осмотра и заключения МСЭК за подписью председателя МСЭК, заверенной печатью МСЭК;

— срок временной нетрудоспособности;

— дата продления и дата закрытия листка нетрудоспособности, заверенные подписью и печатью врача, а в случаях, определенных Инструкцией № 455, — заведующего отделением;

— дата (буквами) выхода на работу с указанием должности и фамилии врача, удостоверяемые его подписью и печатью медучреждения «Для листков нетрудоспособности». В случае продления временной нетрудоспособности указывается «Продолжает болеть».

Справку заверяют подписью главного врача учреждения здравоохранения и круглой печатью этого учреждения. Как видим, к оформлению справки выдвинуто немало требований. Однако

Внимание! В настоящее время единственным основанием для назначения оплаты первых пяти дней нетрудоспособности за счет работодателя, пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам за счет ФСС является выданный в установленном порядке листок нетрудоспособности или его копия, в случае выплаты пособия совместителю (п. 1 ст. 31 Закона № 1105***).

*** Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV.

Назначать оплату больничных возможно только после обмена справок на листки нетрудоспособности установленного образца (см. разъяснение Тернопольского ГО ИД ФССУ в Тернопольской области //ternopilcity.gov.ua/dergavni-strukturi/ternopilske-miske-viddilennya-upravlinnya-vikonavchoi-direktsii-fondu-sotsialnogo-strahuvannya-ukraini-v-ternopilskiy-oblasti/47941.html).

Конечно, все может измениться после того, как заработают электронные больничные листы. Нам обещают сказку уже с 1 мая 2021 года. Однако не факт, что по страховым случаям, которые наступили до этой магической даты, но оформлены справкой о временной нетрудоспособности, достаточно будет для назначения выплат только записи в электронном реестре листков нетрудоспособности. Ведь на момент наступления таких страховых случаев действовали другие требования к их оформлению.

Поэтому вернемся к настоящему времени.

Действия комиссии по соцстрахованию

Комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию (далее — комиссия), конечно, не должна принимать справку к оплате. Но решение об отказе в оплате ей необходимо отразить в разделе II протокола заседания комиссии. Для указания причины отказа в этом разделе предусмотрена соответствующая графа. В ней, например, указывается такая формулировка: «причина отказа в назначении пособия — ч. 1 ст. 31 Закона № 1105; нетрудоспособность подтверждена справкой, подлежащей обмену на листок нетрудоспособности».

Учтите! Работодатель имеет право выплатить больничные застрахованному лицу только в том случае, если обращение за их назначением поступило не позднее 12 календарных месяцев со дня восстановления трудоспособности, установления инвалидности, окончания отпуска в связи с беременностью и родами (ч. 5 ст. 32 Закона № 1105). На случай предоставления справок никаких исключений не предусмотрено.

К протоколу комиссии не лишним будет приложить и копию справки. Ее оригинал остается у работника. Он понадобится ему для обмена на листок нетрудоспособности.

Справка нужна еще и для того, чтобы правильно отметить отсутствие работника, который был болен, в табеле.

Отражаем в табеле

При формировании табеля целесообразно пользоваться типовой формой учета рабочего времени — формой № П-5, утвержденной приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489. Этой формой предусмотрены условные обозначения, которыми учитывается рабочее время работников.

Так, если работник сообщил о том, что он болен, однако какого-либо документа, который бы это подтвердил, он не предоставил, в табеле проставляем отметку «НЗ» — «неявки з нез’ясованих причин» (цифровой код — 28). Это основание не начислять заработную плату за время отсутствия работника.

Когда работник предоставляет комиссии справку о временной нетрудоспособности, тем самым он подтверждает причину своего отсутствия. В таком случае создаем корректирующий табель, с помощью которого отметку «НЗ», которой раньше протабелировали дни отсутствия, заменяем на отметку «НН» — «неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством, підтверджена довідками лікувальних закладів» (цифровой код — 27).

После того, как работник обменяет справку на листок нетрудоспособности, делаем еще одну корректировку: отметку «НН» меняем на отметку «ТН» — «оплачувана тимчасова непрацездатність» (цифровой код — 26).

Обмен справки

Порядок обмена справки на листок нетрудоспособности урегулирован совместным письмом МОЗ и ФСС по ВПТ от 23.10.2006 г. № 01-06-2125. Он осуществляется так.

1. Работник обращается в медучреждение, выдавшее справку, и предоставляет для обмена оригинал справки о временной нетрудоспособности и паспорт.

2. Ответственное лицо медучреждения заполняет листок нетрудоспособности, на бланке которого:

— в правом верхнем углу указывает «Замість довідки №____від_____»;

— в графе «Виданий» указывает дату обмена, которая совпадает с датой выдачи листка нетрудоспособности;

— в графе «Звільнення від роботи» указывает одной строкой срок временной нетрудоспособности (с какого числа по какое), который соответствует сроку, указанному в справке.

3. Подписывает листок нетрудоспособности должностное лицо, определенное руководителем учреждения здравоохранения. При продолжительности временной нетрудоспособности более 30 дней листок нетрудоспособности подписывает председатель ВКК.

4. Все графы листка нетрудоспособности, кроме граф «Виданий» и «Звільнення від роботи», заполняются согласно записям в справке, в том числе отметки о нарушении режима больным, и в соответствии с требованиями Инструкции № 532.

После обмена справка хранится в медучреждении. А работник в конце концов получает листок нетрудоспособности.

Нюансы «запоздалых» больничных

Работник после получения должным образом оформленного больничного передает его комиссии по соцстрахованию. Если комиссия принимает решение о назначении пособия, бухгалтер начисляет больничные и подает заявление-расчет в ФСС.

При этом надо учесть, что

НДФЛ и ВС. Для целей обложения НДФЛ и применения налоговой социальной льготы больничные прошлых периодов, начисленные в текущем периоде, условно относят к месяцам, за которые они начислены (абзац третий п.п. 169.4.1 НКУ).

В 4ДФ Налогового расчета больничные указывают в общей сумме зарплаты с признаком дохода «101». Принцип отражения такой же, как и для зарплаты. Если выплата больничных осуществляется в месяце, который следует за месяцем начисления, то их сумму и сумму уплаченных НДФЛ и ВС отражаем в 4ДФ за месяц их начисления.

Если же месяц, следующий за месяцем начисления больничных, прошел, а выплата не проведена, то начисление/выплату больничных и начисление/уплату военного сбора и НДФЛ отражаем в 4ДФ по факту (см. «Налоги & бухучет», 2021, № 28, с. 26).

ЕСВ. Для целей начисления ЕСВ больничные также условно относят к тем месяцам, за которые они начислены. Следовательно, при сравнении с максимальной базой ЕСВ (с 01.01.2021 г. — 90000 грн) и минимальной зарплатой (с 01.01.2021 г. — 6000 грн) больничные распределяют по месяцам, на которые приходятся дни болезни согласно листку нетрудоспособности.

Дотягивать ли ЕСВ до минзарплаты (МЗП), если работник принес справку, а его доход за месяц (месяцы), когда он болел, меньше чем МЗП (с 01.01.2021 г. — 6000 грн)? Нет, этого делать не нужно. Ведь вы не знаете окончательного дохода работника в месяце (месяцах) болезни (см. письмо ГФСУ от 02.02.2017 г. № 1925/6/99-99-13-02-01-15).

После получения листка нетрудоспособности начисляем больничные и относим их для сравнения с МЗП к месяцам, за которые они начислены. Определяем базу начисления и сравниваем с минималкой, действовавшей в месяцы болезни.

Если фактическая база начисления ЕСВ окажется ниже, чем МЗП, выполняем требование об уплате ЕСВ с МЗП. Порядок отражения в Д1 Налогового расчета сумм больничных и ЕСВ, начисленного на них, приведен в «Налоги & бухучет», 2021, № 28, с. 20.

Однако, если работник — проблемный, и вы не уверены, что он в дальнейшем принесет на замену справке больничный лист, можете при необходимости сразу доначислить ЕСВ до минимального страхового взноса. Если замена состоится — откорректируете сумму доплаты.

Увольнение. А если работник уволился, так и не дождавшись обмена справки на больничный?

В таком случае, если после увольнения работник предоставит листок нетрудоспособности, работодатель обязан его оплатить. Ведь пособие по временной нетрудоспособности за счет ФСС выплачивается начиная с шестого дня нетрудоспособности независимо от увольнения работника (см. ч. 2 ст. 22 Закона № 1105). Что касается оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности за средства работодателя, то такие дни также должны быть оплачены, если они приходятся на период по дату увольнения включительно.

Внимание! На сумму оплаты больничного листа, начисленную работнику после его увольнения, ЕСВ не начисляем. Причина — на момент начисления больничных бывший работник уже не состоит в трудовых отношениях с предприятием. А выплата после увольнения попадает в базу начисления ЕСВ, только если она начислена после увольнения за отработанное время. Поэтому и в Д1 Налогового расчета такая выплата не попадет.

А вот НДФЛ и ВС удерживаем обязательно. В 4ДФ больничные, которые начислены лицу после увольнения, отражаем с признаком дохода «127».

Надеемся, что внедрение Электронного реестра листков нетрудоспособности оставит в прошлом проблему с бланками больничных листов. Однако, по имеющейся у нас информации, вряд ли это случится именно 1 мая 2021 года.