Довідка замість лікарняного: як бути

Статус довідки

Що це взагалі таке — довідка про тимчасову непрацездатність?

Це документ — замінник довільної форми на випадок відсутності бланків листків непрацездатності. Перелік ситуацій, коли може видаватися довідка довільної форми, наведений у пп. 2.7, 2.17 — 2.19 та 3.16 Інструкції № 455*. Цікаво, що вони не містять випадку видачі довідки з причини відсутності бланків листків непрацездатності.

* Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 р. № 455.

Але таку можливість було передбачено свого часу у листі МОЗ від 20.07.2006 р. № 3.07 та листі ФСС з ТВП від 28.07.2006 р. № 01-16-1634. Аналогічні листи з’являлися і пізніше, наприклад, спільний лист Департаменту охорони здоров’я Київської ОДА та ВД Київського ОВ ФСС з ТВП від 27.04.2017 р. № 26-1-36/1580, № 1065/09-13. Зокрема, в них наголошується, що

** Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена наказом МОЗ, Мінсоцполітики, ФСС з ТВП, ФСС від НВ від 03.11.2004 р. № 532/274/136-ос/1406.

Тож у довідці повинні бути зазначені:

— випадок тимчасової непрацездатності — «первинний» чи «продовження»;

— найменування та місцезнаходження закладу охорони здоров’я;

— дата видачі довідки;

— прізвище, ім’я, по батькові непрацездатного (повністю);

— число повних років (цифрами);

— місце роботи: найменування та місцезнаходження підприємства (повністю);

— діагноз хворого;

— причина непрацездатності;

— у разі стаціонарного лікування — дата госпіталізації та виписки із стаціонарного відділення;

— при направленні на МСЕК — дата направлення за підписом голови ЛКК;

— дата огляду та висновок МСЕК за підписом голови МСЕК, завіреної печаткою МСЕК;

— термін тимчасової непрацездатності;

— дата продовження і дата закриття листка непрацездатності, засвідчені підписом і печаткою лікаря, а у випадках, визначених Інструкцією № 455, — завідуючого відділенням;

— дата (літерами) виходу на роботу із зазначенням посади та прізвища лікаря, які засвідчуються його підписом та печаткою медзакладу «Для листків непрацездатності». У разі продовження тимчасової непрацездатності вказується «Продовжує хворіти».

Довідку засвідчують підписом головного лікаря закладу охорони здоров’я та круглою печаткою цього закладу.

Як бачимо, до оформлення довідки висунуто чимало вимог. Однак

Увага! Наразі єдиною підставою для призначення оплати перших п’яти днів непрацездатності за рахунок роботодавця, допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги по вагітності та пологах за рахунок ФСС, є виданий у встановленому порядку листок непрацездатності або його копія, у разі оплати допомоги сумісникові (п. 1 ст. 31 Закону № 1105***).

*** Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV.

Призначати оплату лікарняних можливо лише після обміну довідок на листки непрацездатності встановленого зразка (див. роз’яснення Тернопільського МВ УВД ФССУ в Тернопільській області //ternopilcity.gov.ua/dergavni-strukturi/ternopilske-miske-viddilennya-upravlinnya-vikonavchoi-direktsii-fondu-sotsialnogo-strahuvannya-ukraini-v-ternopilskiy-oblasti/47941.html).

Звісно, все може змінитися після того, як запрацюють електронні лікарняні листи. Нам обіцяють казку вже з 1 травня 2021 року. Проте не факт, що за страховими випадками, які настали до цієї магічної дати, але оформлені довідкою про тимчасову непрацездатність, достатньо буде для призначення виплат лише запису в електронному реєстрі листків непрацездатності. Адже на момент настання таких страхових випадків діяли інші вимоги до їх оформлення.

Тож повернемося до сьогодення.

Дії комісії із соцстрахування

Комісія (уповноважений) із соціального страхування (далі — комісія), звичайно, не повинна приймати довідки до оплати. Але рішення про відмову в оплаті їй необхідно відобразити у розділі II протоколу засідання комісії. Для зазначення причини відмови у цьому розділі передбачена відповідна графа. У ній, наприклад, вказується таке формулювання: «причина відмови в призначенні допомоги — ч. 1 ст. 31 Закону № 1105; непрацездатність підтверджена довідкою, що підлягає обміну на листок непрацездатності».

Майте на увазі! Роботодавець має право виплатити лікарняні застрахованій особі тільки в тому випадку, якщо звернення за їх призначенням надійшло не пізніше 12 календарних місяців з дня відновлення працездатності, встановлення інвалідності, закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (ч. 5 ст. 32 Закону № 1105). На випадок надання довідок жодних винятків не передбачено.

До протоколу комісії не зайвим буде додати і копію довідки. Її оригінал залишається у працівника. Він знадобиться йому для обміну на листок непрацездатності.

Довідка потрібна ще й для того, щоб правильно зазначити відсутність працівника, який хворів, у табелі.

Відображаємо у табелі

При складанні табеля доцільно користуватися типовою формою обліку робочого часу — формою № П-5, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489. Цією формою передбачено умовні позначення, якими обліковується робочий час працівників.

Так, якщо працівник повідомив про те, що він хворіє, проте жодного документа, який би це підтвердив, він не надав, у табелі проставляємо позначку «НЗ» — «неявки з нез’ясованих причин» (цифровий код — 28). Це підстава не нараховувати заробітну плату за час відсутності працівника.

Коли працівник надає до комісії довідку про тимчасову непрацездатність, тим самим він підтверджує причину своєї відсутності. У такому разі створюємо коригуючий табель, за допомогою якого позначку «НЗ», якою раніше протабелювали дні відсутності, замінюємо на позначку «НН» — «неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством, підтверджена довідками лікувальних закладів» (цифровий код — 27).

Після того, як працівник обміняє довідку на листок непрацездатності, робимо ще одне коригування: позначку «НН» міняємо на позначку «ТН» — «оплачувана тимчасова непрацездатність» (цифровий код — 26).

Обмін довідки

Порядок обміну довідки на листок непрацездатності врегульований спільним листом МОЗ та ФСС з ТВП від 23.10.2006. р. № 01-06-2125. Він здійснюється так.

1. Працівник звертається до медзакладу, що видав довідку, і надає для обміну оригінал довідки про тимчасову непрацездатність та паспорт.

2. Відповідальна особа медзакладу заповнює листок непрацездатності, на бланку якого:

— у правому верхньому куті вказує «Замість довідки №____від_____»;

— у графі «Виданий» зазначає дату обміну, яка збігається з датою видачі листка непрацездатності;

— у графі «Звільнення від роботи» вказує одним рядком термін тимчасової непрацездатності (з якого числа по яке), що відповідає терміну, зазначеному у довідці.

3. Підписує листок непрацездатності посадова особа, визначена керівником закладу охорони здоров’я. При тривалості тимчасової непрацездатності більше 30 днів — листок непрацездатності підписує голова ЛКК.

4. Усі графи листка непрацездатності, окрім граф «Виданий» і «Звільнення від роботи», заповнюються відповідно записам у довідці, у тому числі відмітки про порушення режиму хворим, та відповідно до вимог Інструкції № 532.

Після обміну довідка зберігається у медзакладі. А працівник врешті-решт отримує листок непрацездатності.

Нюанси «запізнілих» лікарняних

Працівник після отримання належним чином оформленого лікарняного передає його до комісії із соцстрахування. Якщо комісія приймає рішення про призначення допомоги, бухгалтер нараховує лікарняні та подає заяву-розрахунок до ФСС. При цьому треба врахувати, що

ПДФО та ВЗ. Для цілей оподаткування ПДФО та застосування податкової соціальної пільги лікарняні минулих періодів, нараховані в поточному періоді, умовно відносять до місяців, за які вони нараховані (абзац третій п.п. 169.4.1 ПКУ).

У 4ДФ Податкового розрахунку лікарняні вказують у загальній сумі зарплати з ознакою доходу «101». Принцип відображення такий же, як і для зарплати. Якщо виплата лікарняних здійснюється в місяці, що йде за місяцем нарахування, то їх суму та суму сплачених ПДФО та ВЗ у 4ДФ відображаємо за місяць їх нарахування.

Якщо ж місяць, що настає за місяцем нарахування лікарняних, минув, а виплата не проведена, то нарахування/виплату лікарняних та нарахування/сплату військового збору та ПДФО відображаємо в 4ДФ за фактом (див. «Податки & бухоблік», 2021, № 28, с. 26).

ЄСВ. Для цілей нарахування ЄСВ лікарняні також умовно відносять до тих місяців, за які вони нараховані. Отже, при порівнянні з максимальною базою ЄСВ (з 01.01.2021 р. — 90000 грн) і мінімальною зарплатою (з 01.01.2021 р. — 6000 грн) лікарняні розподіляють за місяцями, на які припадають дні хвороби згідно з листком непрацездатності.

Чи дотягувати ЄСВ до мінзарплати (МЗП), якщо працівник приніс довідку, а його дохід за місяць (місяці), коли він хворів, менший за МЗП (з 01.01.2021 р. — 6000 грн)? Ні, таке дотягування проводити не потрібно. Адже ви не знаєте остаточного доходу працівника у місяці (місяцях) хвороби (див. лист ДФСУ від 02.02.2017 р. № 1925/6/99-99-13-02-01-15).

Після отримання листка непрацездатності, нараховуємо лікарняні та відносимо їх для порівняння з МЗП до місяців, за які вони нараховані. Визначаємо базу нарахування та порівнюємо з мінімалкою, що діяла в місяцях хвороби.

Якщо фактична база нарахування ЄСВ виявиться нижчою за МЗП, виконуємо вимогу про сплату ЄСВ з МЗП. Порядок відображення у Д1 Податкового розрахунку сум лікарняних та ЄСВ, нарахованого на них, наведено у «Податки & бухоблік», 2021, № 28, с. 20.

Проте якщо працівник — проблемний, і ви не впевнені, що він надалі принесе на заміну довідці лікарняний лист, можете за потреби відразу донарахувати ЄСВ до мінімального страхового внеску. Якщо заміна відбудеться, — відкоригуєте суму доплати.

Звільнення. А якщо працівник звільнився, так і не дочекавшись обміну довідки на лікарняний?

У такому разі, якщо після звільнення працівник надасть листок непрацездатності, роботодавець зобов’язаний його оплатити. Адже допомога по тимчасовій непрацездатності за рахунок ФСС виплачується починаючи з шостого дня непрацездатності незалежно від звільнення працівника (див. ч. 2 ст. 22 Закону № 1105). Що стосується оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності коштом роботодавця, то такі дні також повинні бути оплачені, якщо вони припадають на період по дату звільнення включно.

Увага! На суму оплати лікарняного листа, нараховану працівникові після його звільнення, ЄСВ не нараховуємо. Причина — на момент нарахування лікарняних колишній працівник вже не перебуває у трудових відносинах з підприємством. А виплата після звільнення потрапляє до бази нарахування ЄСВ, тільки якщо вона нарахована після звільнення за відпрацьований час. Тож і до Д1 Податкового розрахунку така виплата не потрапить.

А ось ПДФО та ВЗ утримуємо обов’язково. У 4ДФ лікарняні, що нараховані особі після звільнення, відображаємо з ознакою доходу «127».

Сподіваємося, що впровадження Електронного реєстру листків непрацездатності залишить у минулому проблему з бланками лікарняних листів. Проте, за наявною у нас інформацією, навряд чи це відбудеться саме 1 травня 2021 року.