Использование платежных карточек в командировках

6.1. Платежные карточки: знакомимся поближе

Платежная карточка — это электронное платежное средство в виде эмитированной в установленном законодательством порядке пластиковой или другого вида карточки, которая используется для (п. 1.27 ст. 1 Закона № 2346):

— инициирования перевода денежных средств со счета плательщика или с соответствующего счета банка с целью оплаты стоимости товаров и услуг;

— перечисления средств со своих счетов на счета других лиц;

— получения денежных средств в наличной форме в кассах банков и через банковские автоматы;

— осуществления других операций, предусмотренных соответствующим договором.

Банк, являющийся участником платежной системы и осуществляющий эмиссию электронных платежных средств, может предоставлять такие платежные средства как физическим лицам, так и субъектам хозяйствования (п. 2 разд. ІІ Положения № 705). В зависимости от этого электронные платежные средства, в том числе платежные карточки, могут быть личными и корпоративными.

Личное электронное платежное средство эмитируется на имя физического лица, не осуществляющего предпринимательской деятельности, или на имя его доверенного лица.

Корпоративное электронное платежное средство выдается субъектам хозяйствования (юридическим лицам или физическим лицам, осуществляющим предпринимательскую либо независимую профессиональную деятельность).

Именно он на законных основаниях использует КПК для инициирования перевода средств с соответствующего счета в банке или осуществляет другие операции с ее применением (п. 1.4 ст. 1 Закона № 2346).

Возможна ситуация, когда на предприятии несколько работников, которым необходимо доверить использование средств с одного текущего счета. В таком случае банк выдает несколько КПК — отдельно для каждого держателя. При этом операции по нескольким карточкам могут отражаться на одном текущем счете. Проще говоря, банк вполне может «подвязать» одновременно несколько карточек к одному счету.

Если КПК на отдельных работников не были получены, авансы на командировку можно перечислять на их личные счета, к которым «подвязаны» ЛПК.

Платежные карточки в командировке имеют ряд весомых преимуществ перед наличными. Назовем их!

Во-первых, необходимость командировки может возникнуть неожиданно. Поэтому не всегда есть возможность выплатить аванс наличными, особенно если речь идет об иностранной валюте. В этом случае гораздо проще перечислить деньги на счет, к которому «подвязана» одна или несколько платежных карточек.

Во-вторых, платежные карточки позволяют обеспечить работника авансом в иностранной валюте даже тем предприятиям, у которых нет валютных счетов. Ведь счет может быть открыт в гривне, а расчеты работника за границей с использованием платежной карточки при этом будут осуществляться в иностранной валюте с автоматической конвертацией.

В-третьих, если работник задержится в командировке по уважительной причине, всегда есть возможность дополнительно перечислить деньги, необходимые ему в связи с продлением срока командировки.

В-четвертых, при вывозе платежных карточек за пределы Украины отсутствуют какие-либо ограничения по сумме, находящейся на счете, к которому «подвязана» карточка. Кроме того, в отличие от вывоза наличной иностранной валюты, нет необходимости декларировать валютные ценности, если сумма превышает эквивалент 10000 евро (п. 6 Положения № 3), и предоставлять подтверждающие документы, предусмотренные п. 18 Положения № 5.

Итак, преимущества карточки очевидны. Однако такой способ расчетов предусматривает ряд нюансов. О них и поговорим.

КПК. Прежде всего отметим: в нормативных документах особенности хранения КПК в перерывах между их использованием не освещены. Поэтому вопрос о правилах выдачи, использования, хранения и возврата КПК каждое предприятие решает индивидуально. Такие правила следует закрепить внутренним нормативным документом по предприятию.

Обычно полученные в банке КПК передают в бухгалтерию предприятия, где они хранятся вместе с кассовыми документами. Выдачу и возврат КПК контролируют с помощью Журнала учета платежных карточек, который ведут в произвольной форме.

Также КПК могут постоянно находиться у доверенных лиц. При этом такие доверенные лица являются материально ответственными за те операции, которые осуществляются с помощью выданных им КПК.

Помните: передача КПК подотчетному лицу еще не означает передачу ему самих денег!

Деньги на счете предприятия являются собственностью предприятия. Только снятые в банкомате наличными или израсходованные для проведения безналичных расчетов с использованием КПК средства считаются выданными под отчет.

Важно! К безналичным расчетам с помощью КПК относят не только расчеты через платежные терминалы, но и расчеты с использованием реквизитов КПК (п.п. 11 п. 4 разд. I Положения № 705). Это значит, что средства считаются также выданными под отчет держателю КПК при расчетах через Интернет, когда держатель указывает реквизиты КПК.

Доверенные лица предприятия, получившие наличные с текущего счета с применением электронных платежных средств, используют их по назначению без оприходования в кассе (п. 20 Положения № 148).

Что касается банковской комиссии за снятие наличных с использованием КПК или за конвертацию валюты, то тут все просто — комиссия банка является расходами предприятия. Ее в Отчете работника не отражают.

Обратите внимание: по общему правилу осуществление расчетов по внешнеэкономическим договорам с помощью КПК запрещено. Исключением являются расчеты по одному внешнеэкономическому договору в один операционный день, если операция по нему не превышает незначительный размер* (п.п. 2 п. 109 Положения № 5, п. 32¹ Положения № 2).

* Незначительной является сумма, эквивалентная 400000 грн (п.п. 7 п. 2 Положения № 5 и ст. 20 Закона № 361).

То есть приобретать ТМЦ** за границей командированный работник может только с соблюдением этих ограничений. А вот на оплату за рубежом непосредственно командировочных расходов никаких ограничений для применения КПК нет. Оплатить проживание или проезд командированный работник может как по безналичному расчету, так и наличными, снятыми с использованием КПК.

** Больше о приобретении ТМЦ в командировке см. в подразделе 3.6.

ЛПК. В отличие от КПК,

Поэтому по всей перечисленной на личный счет работника сумме по окончании командировки следует предоставить Отчет (см. подраздел 4.1).

При перечислении аванса на ЛПК работника следует иметь в виду, что банк может взимать комиссию за снятие наличности, конвертацию валюты и т. п. Соответственно, такая комиссия уменьшит остаток личных средств работника на счете. Согласно п. 4 разд. І Инструкции № 59 предприятие обязано компенсировать такие затраты* (при наличии их документального подтверждения). Причем, по нашему мнению, без включения сумм возмещения в налогооблагаемый доход работника, ведь такие расходы непосредственно связаны с командировкой.

* Подробнее см. в подразделе 3.5.

6.2. Учет операций с применением платежных карточек

Операции в национальной валюте

Для операций с применением КПК предприятие может либо открыть отдельный дополнительный счет в банке, либо использовать имеющийся, расширив его возможности. На практике предприятия чаще всего открывают дополнительный счет для операций с КПК, на который перечисляются деньги, специально выделенные на командировку или на хозяйственные нужды. Если речь идет именно о таком счете, денежные средства в национальной валюте, перечисленные на КПК, удобнее учитывать на субсчете 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте».

При использовании КПК с доступом к основному банковскому счету предприятия (например, платежной карты «ключ к счету») операции отражают на субсчете 311.

При платежах с использованием карточек дата фактического списания средств со счета не всегда совпадает с датой осуществления операции. В момент операции происходит блокировка соответствующей суммы на счете, а уже затем — ее списание. В зависимости от правил платежной системы этот период может составлять от одного до нескольких дней. Поэтому

Для этого можно открыть дополнительные аналитические счета к субсчету 313 (или 311), например: 313/1 «Денежные средства в национальной валюте, доступные для использования с применением КПК» и 313/2 «Денежные средства в национальной валюте, заблокированные в результате операций с КПК».

На какую дату отражать возникновение задолженности работника перед предприятием в связи с выдачей аванса? Этот вопрос особенно актуален, когда работник уже успел вернуться из командировки и отчитаться, а средства со счета предприятия еще не списаны.

Считаем, что отражать получение работником денег следует на дату снятия наличных в банкомате или осуществления им безналичных расчетов с использованием КПК. При этом рекомендуем делать проводку: Дт 372 — Кт 333. И пусть вас не смущает появление кредитового сальдо по субсчету 333. Ведь оно фактически означает наличие кредиторской задолженности перед банком, которая погасится в момент списания средств со счета предприятия. Здесь можно провести аналогию с овердрафтом, который может отражаться по кредиту счета 31 (см. письмо Минфина от 09.12.2003 г. № 31-04200-30-5/7021).

Рассмотрим, как отражать операции с применением карточек на примерах.

Пример 6.1. Менеджер по сбыту находился в командировке с 13.07.2021 г. по 15.07.2021 г. На счет, к которому «привязана» КПК, 09.07.2021 г. была перечислена сумма 7000 грн. В этот же день работнику выдана КПК. Денежные средства в сумме 3000 грн сняты работником наличными в банкомате 13.07.2021 г. с уплатой комиссии в размере 30 грн. Средства списаны со счета предприятия 14.07.2021 г.

Кроме того, с применением КПК через платежный терминал 15.07.2021 г. была оплачена стоимость проживания в гостинице в размере 1380 грн (в том числе НДС — 230 грн). Средства списаны со счета предприятия 16.07.2021 г.

19.07.2021 г. работником составлен Отчет, который был утвержден в тот же день в сумме 2730 грн (в том числе НДС — 230 грн) с учетом суточных в размере 1350 грн (450* грн/дн. х 3 дн.).

* Размер суточных по Украине согласно приказу и Положению о служебных командировках, действующему на предприятии.

Учет операций с использованием КПК при командировке в пределах Украины вы можете увидеть в табл. 6.1.

Таблица 6.1. Использование КПК при командировке в пределах Украины

Пример 6.2. Используя условия примера 6.1, предположим, что аванс на командировку был перечислен не на КПК, а на ЛПК.

Как учесть операции с использованием в командировке ЛПК работника, см. в табл. 6.2.

Таблица 6.2. Использование ЛПК при командировке в пределах Украины

Операции в иностранной валюте

Денежные средства в инвалюте, перечисленные на текущий счет, к которому «подвязана» КПК, обычно учитывают на субсчете 314 «Прочие счета в банке в иностранной валюте». По аналогии гривневыми КПК к субсчету 314 целесообразно ввести дополнительные аналитические счета. Например: 314/1 «Денежные средства в иностранной валюте, доступные для использования с применением КПК» и 314/2 «Денежные средства в иностранной валюте, заблокированные в результате операций с КПК».

Поскольку имеем дело с иностранной валютой, не забываем учитывать требования п. 6 НП(С)БУ 21*. В случае авансовых платежей в иностранной валюте стоимость полученных активов (работ, услуг) определяют по сумме авансового платежа с применением курса НБУ на дату аванса.

* Подробно об учете валютных расчетов см. в подразделе 5.1.

Не забывайте: под выданными в качестве аванса при использовании КПК понимают деньги, снятые работником в банкомате либо использованные для безналичных расчетов с применением КПК. Поэтому именно на дату таких операций надо смотреть курс НБУ и применять его для пересчета иностранной валюты в гривню.

Если снятие в банкомате наличной иностранной валюты (или безналичный расчет) с использованием КПК и списание средств с валютного счета предприятия происходят в разные дни, рекомендуем выдачу аванса показывать проводкой: Дт 372 — Кт 334.

Закрепить все вышесказанное поможет следующий пример.

Пример 6.3. Директор предприятия находился в командировке в г. Вашингтон (США) с 27.07.2021 г. по 31.07.2021 г.

На счет в долларах США, операции по которому могут осуществляться с использованием КПК, 21.07.2021 г. перечислена валюта в сумме $3000.

Денежные средства в сумме $800 сняты директором наличными в банкомате 27.07.2021 г. Фактическое списание с текущего счета предприятия указанной суммы состоялось 29.07.2021 г.

Кроме того, с применением КПК через платежный терминал 30.07.2021 г. была оплачена стоимость проживания в гостинице в сумме $700. Фактическое списание со счета было произведено 03.08.2021 г.

По возвращении из командировки директор составил Отчет, который был утвержден 02.08.2021 г. в сумме $1050 (в том числе расходы на проживание в гостинице — $700 и суточные в размере $350 ($70* х 5 дн.)).

* Размер загрансуточных согласно приказу и Положению о служебных командировках, действующему на предприятии.

Излишне полученная в банкомате наличность в сумме $450 ($800 + $700 - $1050) возвращена директором в кассу предприятия в день предоставления Отчета.

В учете указанные операции отражают следующим образом (см. табл. 6.3):

Таблица 6.3. Загранкомандировки с валютной КПК

6.3. Гривневая КПК в загранкомандировке

Работнику для загранкомандировки может быть выдана гривневая КПК с возможностью конвертации в национальную валюту страны командировки. Посмотрим, какие есть особенности в применении таких карточек.

Особенность гривневой платежной карточки с возможностью конвертации — в том, что при расчетах с ее применением фактически происходит приобретение валюты для предприятия уполномоченным банком по коммерческому курсу. Ведь в загранкомандировке работник несет расходы в иностранной валюте, а счет, к которому «подвязана» карточка, — гривневый. Это необходимо учитывать.

При покупке иностранной валюты всегда возникает разница между официальным курсом НБУ и рыночным курсом валюты, т. е. тем курсом, по которому валюта приобретена. Такая разница не является курсовой.

Когда рыночный курс валюты выше официального курса НБУ (обычно происходит именно так), разницу списывают в расходы (субсчет 942 «Расходы на куплю-продажу иностранной валюты»). А если вдруг случится, что банк проконвертирует валюту по курсу ниже официального, разница будет включена в состав доходов (субсчет 711 «Доход от купли-продажи иностранной валюты»).

Стоимость комиссионных услуг банка за приобретение иностранной валюты списываем в состав административных расходов, т. е. на счет 92 (п. 18 НП(С)БУ 16).

В случае выдачи аванса в иностранной валюте (напомним: работник снимает наличные или осуществляет безналичные расходы с использованием КПК за границей в инвалюте) расходы признают на дату утверждения Отчета, но по курсу НБУ, действовавшему на дату аванса (п. 6 НП(С)БУ 21). В свою очередь, датой выдачи аванса при командировке с КПК надо считать день снятия наличных в банкомате или проведения безналичных расчетов с использованием КПК. Причем даже в тех случаях, когда снятие наличных или расчеты с использованием КПК происходят в один день, а покупка валюты банком и списание средств со счета — в другой. В таком случае выдачу работнику аванса обычно отражают с использованием субсчета 333. Разницы, возникшие из-за разных курсов НБУ на указанные даты, закрывают проводками: Дт 949 — Кт 333 или Дт 333 — Кт 719.

Посмотрим на пример.

Пример 6.4. Начальник рекламного отдела направлен в заграничную командировку в г. Нью-Йорк, США на 4 дня (с 06.07.2021 г. по 09.07.2021 г.) с гривневой КПК, на которую 02.07.2021 г. зачислено 40000 грн.

С помощью КПК работник до отбытия в командировку (02.07.2021 г.) приобрел билеты на самолет стоимостью 21000 грн.

По прибытии к месту командировки работник 06.07.2021 г.:

— снял наличность в банкомате в размере $280 — суточные (из расчета 4 дня командировки х $70);

— оплатил с использованием КПК стоимость проживания в гостинице — счет гостиницы на сумму $300.

Курс НБУ на 06.07.2021 г. — 27,49 грн/$*.

* Здесь и далее — курс условный.

Банком 07.07.2021 г. были приобретены доллары США в сумме $580 по коммерческому курсу 27,78 грн/$. Курс НБУ на эту дату — 27,52 грн/$.

По возвращении из командировки 09.07.2021 г. работник предоставил Отчет, который был утвержден в этот же день в сумме $580 и 21000 грн. Курс НБУ на эту дату — 27,50 грн/$.

В учете указанные операции отразятся следующим образом (см. табл. 6.4):

Таблица 6.4. Использование гривневой КПК в загранкомандировке

Еще один интересный момент. Бывает так, что за рубежом работник снял в банкомате с гривневой КПК наличную инвалюту, но израсходовал ее не полностью. Должен ли он вместе с Отчетом возвращать остаток средств в иностранной валюте? И как быть, если у предприятия вообще нет инвалютного счета?

В этом случае можно принять от работника валюту* и оставить ее в кассе. Например, до следующей командировки или до момента, когда предприятие надумает открыть валютный счет. Если же вы не хотите возиться с валютой, то остаток неиспользованной суммы, на наш взгляд, работник может вернуть в гривнях.

* Кстати, в таком случае немонетарная задолженность работника трансформируется в монетарную (т. е. на дату погашения ее нужно будет пересчитать).

Но все же лучше еще до командировки попросить работников снимать наличные (сверх размера суточных) с осторожностью — строго под конкретные расходы. Или оплачивать их в командировке в безналичной форме с использованием КПК.