Використання платіжних карток у відрядженнях

6.1. Платіжні картки: знайомимося ближче

Платіжна картка — це електронний платіжний засіб у вигляді емітованої в установленому законодавством порядку пластикової чи іншого виду картки, що використовується для (п. 1.27 ст. 1 Закону № 2346):

— ініціювання переказу грошових коштів з рахунку платника або з відповідного рахунку банку з метою оплати вартості товарів та послуг;

— перерахування коштів зі своїх рахунків на рахунки інших осіб;

— отримання грошових коштів у готівковій формі в касах банків і через банківські автомати;

— здійснення інших операцій, передбачених відповідним договором.

Банк, що є учасником платіжної системи і здійснює емісію електронних платіжних засобів, може надавати такі платіжні засоби як фізичним особам, так і суб’єктам господарювання (п. 2 розд. ІІ Положення № 705). Залежно від цього електронні платіжні засоби, у тому числі платіжні картки, можуть бути особистими і корпоративними.

Особистий електронний платіжний засіб емітується на ім’я фізичної особи, яка не здійснює підприємницької діяльності, або на ім’я її довіреної особи.

Корпоративний електронний платіжний засіб видається суб’єктам господарювання (юридичним особам або фізичним особам, які здійснюють підприємницьку або незалежну професійну діяльність).

Саме він на законних підставах використовує КПК для ініціювання переказу коштів з відповідного рахунку в банку або здійснює інші операції з її застосуванням (п. 1.4 ст. 1 Закону № 2346).

Можлива ситуація, коли на підприємстві декілька працівників, яким необхідно довірити використання коштів з одного поточного рахунку. У такому разі банк видає кілька КПК — окремо для кожного держателя. При цьому операції за кількома картками можуть відображатися на одному поточному рахунку. Простіше кажучи, банк цілком може «підв’язати» одночасно кілька карток до одного рахунку.

Якщо КПК на окремих працівників не були отримані, аванси на відрядження можна перераховувати на їх особисті рахунки, до яких «підв’язані» ОПК.

Платіжні картки у відрядженні мають низку вагомих переваг перед готівкою. Назвемо їх!

По-перше, необхідність відрядження може виникнути несподівано. Тому не завжди є можливість виплатити аванс готівкою, особливо якщо йдеться про іноземну валюту. У цьому випадку набагато простіше перерахувати гроші на рахунок, до якого «підв’язана» одна або декілька платіжних карток.

По-друге, платіжні картки дозволяють забезпечити працівника авансом в іноземній валюті навіть тим підприємствам, у яких немає валютних рахунків. Адже рахунок може бути відкритий у гривні, а розрахунки працівника за кордоном з використанням платіжної картки при цьому здійснюватимуться в іноземній валюті з автоматичною конвертацією.

По-третє, якщо працівник затримається у відрядженні з поважної причини, завжди є можливість додатково перерахувати гроші, необхідні йому у зв’язку з продовженням строку відрядження.

По-четверте, при вивезенні платіжних карток за межі України відсутні якісь обмеження за сумою, яка знаходиться на рахунку, до якого «підв’язана» картка. Крім того, на відміну від вивезення готівкової іноземної валюти, немає необхідності декларувати валютні цінності, якщо сума перевищує еквівалент 10000 євро (п. 6 Положення № 3), і надавати підтвердні документи, передбачені п. 18 Положення № 5.

Отже, переваги картки очевидні. Проте такий спосіб розрахунків передбачає низку нюансів. Про них і поговоримо.

КПК. Передусім зауважимо: в нормативних документах особливості зберігання КПК у перервах між їх використанням не висвітлені. Тому питання про правила видачі, використання, зберігання і повернення КПК кожне підприємство вирішує індивідуально. Такі правила слід закріпити внутрішнім нормативним документом по підприємству.

Зазвичай отримані в банку КПК передають до бухгалтерії підприємства, де вони зберігаються разом із касовими документами. Видачу і повернення КПК контролюють за допомогою Журналу обліку платіжних карток, який ведуть у довільній формі.

Також КПК можуть постійно знаходитися в довірених осіб. При цьому такі довірені особи є матеріально відповідальними за ті операції, які здійснюються за допомогою виданих їм КПК.

Пам’ятайте: передача КПК підзвітній особі ще не означає передачу їй самих грошей!

Гроші на рахунку підприємства є власністю підприємства. Тільки зняті в банкоматі готівкою або витрачені для проведення безготівкових розрахунків з використанням КПК кошти вважаються виданими під звіт.

Важливо! До безготівкових розрахунків за допомогою КПК належать не лише розрахунки через платіжні термінали, а й розрахунки з використанням реквізитів КПК (п.п. 11 п. 4 розд. I Положення № 705). Це означає, що кошти вважаються також виданими під звіт держателю КПК при розрахунках через Інтернет, коли держатель зазначає реквізити КПК.

Довірені особи підприємства, які отримали готівку з поточного рахунку із застосуванням електронних платіжних засобів, використовують їх за призначенням без оприбуткування в касі (п. 20 Положення № 148).

Що стосується банківської комісії за зняття готівки з використанням КПК або за конвертацію валюти, то тут усе просто — комісія банку є витратами підприємства. Її у Звіті працівника не відображають.

Зверніть увагу: за загальним правилом здійснення розрахунків за зовнішньоекономічними договорами за допомогою КПК заборонено. Винятком є розрахунки за одним зовнішньоекономічним договором в один операційний день, якщо операція за ним не перевищує незначний розмір* (п.п. 2 п. 109 Положення № 5, п. 32¹ Положення № 2).

* Незначною є сума, еквівалентна 400000 грн (п.п. 7 п. 2 Положення № 5 і ст. 20 Закону № 361).

Тобто придбавати ТМЦ** за кордоном відряджений працівник може тільки з дотриманням цих обмежень. А ось на оплату за кордоном безпосередньо витрат на відрядження жодних обмежень для застосування КПК немає. Оплатити проживання або проїзд відряджений працівник може як за безготівковим розрахунком, так і готівкою, знятою з використанням КПК.

** Більше про придбання ТМЦ у відрядженні див. у підрозділі 3.6.

ОПК. На відміну від КПК,

Тому щодо всієї перерахованої на особистий рахунок працівника суми після закінчення відрядження слід подати Звіт (див. підрозділ 4.1).

При перерахуванні авансу на ОПК працівника слід мати на увазі, що банк може справляти комісію за зняття готівки, конвертацію валюти тощо. Відповідно така комісія зменшить залишок особистих коштів працівника на рахунку. Згідно з п. 4 розд. І Інструкції № 59 підприємство зобов’язане компенсувати такі витрати* (за наявності їх документального підтвердження). Причому, на нашу думку, без включення сум відшкодування до оподатковуваного доходу працівника, адже такі витрати безпосередньо пов’язані з відрядженням.

* Детальніше див. у підрозділі 3.5.

6.2. Облік операцій із застосуванням платіжних карток

Операції в національній валюті

Для операцій із застосуванням КПК підприємство може або відкрити окремий додатковий рахунок у банку, або використовувати наявний, розширивши його можливості. На практиці підприємства частіше за все відкривають додатковий рахунок для операцій з КПК, на який перераховуються гроші, спеціально виділені на відрядження або на господарські потреби. Якщо йдеться саме про такий рахунок, грошові кошти в національній валюті, перераховані на КПК, зручніше обліковувати на субрахунку 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті».

У разі використання КПК з доступом до основного банківського рахунку підприємства (наприклад, платіжної картки «ключ до рахунку») операції відображають на субрахунку 311.

При платежах з використанням карток дата фактичного списання коштів з рахунку не завжди збігається з датою здійснення операції. У момент операції відбувається блокування відповідної суми на рахунку, а вже потім — її списання. Залежно від правил платіжної системи цей період може становити від одного до кількох днів. Тому

Для цього можна відкрити додаткові аналітичні рахунки до субрахунку 313 (чи 311), наприклад: 313/1 «Грошові кошти в національній валюті, доступні для використання із застосуванням КПК» і 313/2 «Грошові кошти в національній валюті, заблоковані в результаті операцій із КПК».

На яку дату відображати виникнення заборгованості працівника перед підприємством у зв’язку з видачею авансу? Це питання особливо актуальне, коли працівник уже встиг повернутися з відрядження і відзвітувати, а кошти з рахунку підприємства ще не списані.

Вважаємо, що відображати отримання працівником грошей слід на дату зняття готівки в банкоматі або здійснення ним безготівкових розрахунків з використанням КПК. При цьому рекомендуємо робити проводку: Дт 372 — Кт 333. І нехай вас не бентежить поява кредитового сальдо за субрахунком 333. Адже воно фактично означає наявність кредиторської заборгованості перед банком, яка погаситься в момент списання коштів з рахунку підприємства. Тут можна провести аналогію з овердрафтом, який може відображатися за кредитом рахунка 31 (див. лист Мінфіну від 09.12.2003 р. № 31-04200-30-5/7021).

Розглянемо, як відображати операції із застосуванням карток на прикладах.

Приклад 6.1. Менеджер із збуту перебував у відрядженні з 13.07.2021 р. по 15.07.2021 р. На рахунок, до якого «прив’язана» КПК, 09.07.2021 р. була перерахована сума 7000 грн. У цей же день працівнику видана КПК.

Грошові кошти в сумі 3000 грн зняті працівником готівкою в банкоматі 13.07.2021 р. зі сплатою комісії в розмірі 30 грн. Кошти списані з рахунку підприємства 14.07.2021 р.

Крім того, із застосуванням КПК через платіжний термінал 15.07.2021 р. була оплачена вартість проживання в готелі в розмірі 1380 грн (у тому числі ПДВ — 230 грн). Кошти списані з рахунку підприємства 16.07.2021 р.

19.07.2021 р. працівником складено Звіт, який був затверджений у той же день у сумі 2730 грн (у тому числі ПДВ — 230 грн) з урахуванням добових у розмірі 1350 грн (450* грн/дн. х 3 дн.).

* Розмір добових по Україні згідно з наказом і Положенням про службові відрядження, що діє на підприємстві.

Облік операцій з використанням КПК при відрядженні в межах України ви можете побачити в табл. 6.1.

Таблиця 6.1. Використання КПК при відрядженні в межах України

Приклад 6.2. Використовуючи умови прикладу 6.1, припустимо, що аванс на відрядження був перерахований не на КПК, а на ОПК.

Як облікувати операції з використанням у відрядженні ОПК працівника, див. у табл. 6.2.

Таблиця 6.2. Використання ОПК при відрядженні в межах України

Операції в іноземній валюті

Грошові кошти в інвалюті, перераховані на поточний рахунок, до якого «підв’язана» КПК, зазвичай обліковують на субрахунку 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті». За аналогією з гривневими КПК до субрахунку 314 доцільно ввести додаткові аналітичні рахунки. Наприклад: 314/1 «Грошові кошти в іноземній валюті, доступні для використання із застосуванням КПК» і 314/2 «Грошові кошти в іноземній валюті, заблоковані в результаті операцій з КПК».

Оскільки маємо справу з іноземною валютою, не забуваємо враховувати вимоги п. 6 НП(С)БО 21*. У разі авансових платежів в іноземній валюті вартість отриманих активів (робіт, послуг) визначають за сумою авансового платежу із застосуванням курсу НБУ на дату авансу.

* Детально про облік валютних розрахунків див. у підрозділі 5.1.

Не забувайте: під виданими як аванс при використанні КПК розуміють гроші, зняті працівником у банкоматі або використані для безготівкових розрахунків із застосуванням КПК. Тому саме на дату таких операцій потрібно дивитися курс НБУ і застосовувати його для перерахунку іноземної валюти в гривню.

Якщо зняття в банкоматі готівкової іноземної валюти (чи безготівковий розрахунок) з використанням КПК і списання коштів з валютного рахунку підприємства відбуваються в різні дні, рекомендуємо видачу авансу показувати проводкою: Дт 372 — Кт 334.

Закріпити все вищесказане допоможе такий приклад.

Приклад 6.3. Директор підприємства перебував у відрядженні в м. Вашингтон (США) з 27.07.2021 р. по 31.07.2021 р.

На рахунок у доларах США, операції за яким можуть здійснюватися з використанням КПК, 21.07.2021 р. перерахована валюта в сумі $3000.

Грошові кошти в сумі $800 зняті директором готівкою в банкоматі 27.07.2021 р. Фактичне списання з поточного рахунку підприємства зазначеної суми відбулося 29.07.2021 р.

Крім того, із застосуванням КПК через платіжний термінал 30.07.2021 р. була оплачена вартість проживання в готелі в сумі $700. Фактичне списання з рахунку було здійснене 03.08.2021 р.

Після повернення з відрядження директор склав Звіт, який був затверджений 02.08.2021 р. у сумі $1050 (у тому числі витрати на проживання в готелі — $700 і добові в розмірі $350 ($70* х 5 дн.)).

* Розмір закордонних добових згідно з наказом і Положенням про службові відрядження, що діє на підприємстві.

Надміру отримана в банкоматі готівка в сумі $450 ($800 + $700 - $1050) повернена директором до каси підприємства в день подання Звіту.

Яким чином зазначені операції відображають в обліку підприємства, ви можете побачити у табл. 6.3.

Таблиця 6.3. Закордонні відрядження з валютною КПК

6.3. Гривнева КПК у закордонному відрядженні

Працівнику для закордонного відрядження може бути видана гривнева КПК з можливістю конвертації в національну валюту країни відрядження. Поглянемо, які є особливості у застосуванні таких карток.

Особливість гривневої платіжної картки з можливістю конвертації в тому, що при розрахунках з її застосуванням фактично відбувається придбання валюти для підприємства уповноваженим банком за комерційним курсом. Адже в закордонному відрядженні працівник несе витрати в іноземній валюті, а рахунок, до якого «підв’язана» картка, — гривневий. Це необхідно враховувати.

При придбанні іноземної валюти завжди виникає різниця між офіційним курсом НБУ і ринковим курсом валюти, тобто тим курсом, за яким валюта придбана. Така різниця не є курсовою.

Коли ринковий курс валюти вищий за офіційний курс НБУ (зазвичай відбувається саме так), різницю списують до витрат (субрахунок 942 «Витрати на купівлю-продаж іноземної валюти»). А якщо раптом станеться, що банк проконвертує валюту за курсом нижче офіційного, різниця буде включена до складу доходів (субрахунок 711 «Дохід від купівлі-продажу іноземної валюти»).

Вартість комісійних послуг банку за придбання іноземної валюти списуємо до складу адміністративних витрат, тобто на рахунок 92 (п. 18 НП(С)БО 16).

У разі видачі авансу в іноземній валюті (нагадаємо: працівник знімає готівку або здійснює безготівкові витрати з використанням КПК за кордоном в інвалюті) витрати визнають на дату затвердження Звіту, але за курсом НБУ, що діяв на дату авансу (п. 6 НП(С)БО 21). У свою чергу, датою видачі авансу при відрядженні з КПК потрібно вважати день зняття готівки в банкоматі або проведення безготівкових розрахунків з використанням КПК. Причому навіть у тих випадках, коли зняття готівки або розрахунки з використанням КПК відбуваються в один день, а придбання валюти банком і списання коштів з рахунку — в інший. У такому разі видачу працівнику авансу зазвичай відображають з використанням субрахунку 333.

Різниці, що виникли через різні курси НБУ на зазначені дати, закривають проводками: Дт 949 — Кт 333 або Дт 333 — Кт 719.

Поглянемо на приклад.

Приклад 6.4. Начальник рекламного відділу направлений у закордонне відрядження до м. Нью-Йорк, США на 4 дні (з 06.07.2021 р. по 09.07.2021 р.) з гривневою КПК, на яку 02.07.2021 р. зараховано 40000 грн.

За допомогою КПК працівник до від’їзду у відрядження (02.07.2021 р.) придбав квитки на літак вартістю 21000 грн.

Після прибуття до місця відрядження працівник 06.07.2021 р.:

— зняв готівку в банкоматі в розмірі $280 — добові (з розрахунку 4 дні відрядження х $70);

— оплатив з використанням КПК вартість проживання в готелі — рахунок готелю на суму $300.

Курс НБУ на 06.07.2021 р. — 27,49 грн/$*.

* Тут і далі — курс умовний.

Банком 07.07.2021 р. були придбані долари США в сумі $580 за комерційним курсом 27,78 грн/$. Курс НБУ на цю дату — 27,52 грн/$.

Після повернення з відрядження 09.07.2021 р. працівник подав Звіт, який був затверджений у цей же день у сумі $580 і 21000 грн. Курс НБУ на цю дату — 27,50 грн/$.

В обліку зазначені операції відобразяться таким чином (див. табл. 6.4):

Таблиця 6.4. Використання гривневої КПК у закордонному відрядженні

Ще один цікавий момент. Буває так, що за кордоном працівник зняв у банкоматі з гривневої КПК готівкову інвалюту, але витратив її не повністю. Чи повинен він разом зі Звітом повертати залишок коштів в іноземній валюті? І як бути, якщо в підприємства взагалі немає інвалютного рахунку?

У цьому випадку можна прийняти від працівника валюту* і залишити її в касі. Наприклад, до наступного відрядження або до моменту, коли підприємство надумає відкрити валютний рахунок. Якщо ж ви не хочете возитися з валютою, то залишок невикористаної суми, на наш погляд, працівник може повернути в гривнях.

* До речі, в такому разі немонетарна заборгованість працівника трансформується в монетарну (тобто на дату погашення її потрібно буде перерахувати).

Але все ж краще ще до відрядження попросити працівників знімати готівку (понад розмір добових) з обережністю — суворо під конкретні витрати. Або оплачувати їх у відрядженні в безготівковій формі з використанням КПК.