Ошибся в отчетности? Начинай с основ

Давным-давно или относительно недавно?

Для того чтобы понять, как исправить ошибку, следует ответить на два вопроса. Первый — в чем ошиблись? Второй — в каком отчетном периоде ошиблись?

Если ошибка допущена в базе налогообложения либо в суммах НДФЛ/ВС, то ее исправляем с помощью действующей сегодня формы Налогового расчета* и его приложения 4 (4ДФ). Конечно, учитываем сроки давности, установленные НКУ. О них читайте далее.

* Полное название отчета — Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса (далее — Налоговый расчет, Расчет). Утвержден приказом Минфина от 13.01.2015 № 4.

Также действующую форму Налогового расчета и соответствующие приложения к нему (Д1, Д5 или Д6) используем, если ошибка в базе взимания ЕСВ или сумме взноса, или же в трудовых данных, которые подавались в составе ЕСВ-отчетности (Налогового расчета). Это отчетные периоды начиная с января 2011 года и до сих пор.

Если ошибка допущена в пенсионной отчетности за периоды до 2011 года, то важен вид ошибки.

Если это суммовая ошибка 2010 года, то ее исправляем с помощью действующей формы Налогового расчета.

А если в отчетных периодах 2010 года допустили несуммовую ошибку? То тут руководствуемся Порядком № 26-1.

Несуммовую ошибку, допущенную в периодах до 2010 года, исправляем в соответствии с предписаниями Порядка № 7-6.

Что касается срока давности, то с 01.01.2004 он по пенсионным взносам и ЕСВ не работает. Подробно об этом читайте в следующей статье.

Конечно, большинство ошибок, с которыми сегодня сталкиваются бухгалтеры, это ошибки в ЕСВ-отчетности (отчетные периоды начиная с 2011 года) и в отчетности по НДФЛ/ВС. Поэтому прямо сейчас пройдемся по основным принципам их исправления.

Правила исправления

Ошибки, допущенные в отчетных периодах начиная с 2011 года, исправляем с помощью Налогового расчета и приложений к нему. Есть достаточно нехитрые правила, которые следует помнить, формируя исправительную отчетность. Озвучим их.

Правило 1. Отчетность, которая была принята и которую вы хотите откорректировать, остается действующей на момент исправления ошибки. То есть

Представьте себе детскую пластиковую мозаику. Ее основа — это принятый налоговиками отчет, который прошел все контроли, в том числе во время загрузки в реестры страхователей и застрахованных лиц. Разноцветные фишки мозаики — это данные по работникам или сторонним физлицам, которые вы указали в поданной отчетности и которые составляют единую картину отчетности.

Если какая-то фишка лишняя, ее убираем, а общая картинка остается.

Если фишку нужно заменить, потому что обнаружили ошибку, то вынимаем эту фишку и вставляем нужную.

Если же на мозаику (основу) бросить еще одну мозаику, то первая никуда не исчезнет. Вы получите две мозаики.

По такому принципу работает механизм исправления ошибок с помощью Налогового расчета. У вас нет возможности «забить» принятый Расчет новой отчетностью. Но его можно откорректировать, работая с теми строками отчетности, которые следует исправить: убрать лишние, добавить потерянные или же заменить одни на другие. А вот правильные строки не трогаете.

Правило 2. Исправить ошибки в принятом отчете можно как в пределах отчетного периода, так и вне его пределов. Корректирующий Расчет может иметь тип «Звітний новий» или «Уточнюючий» в зависимости от времени его предоставления.

Расчет с типом «Звітний новий» формируем, если корректируем Налоговый расчет с типом «Звітний» или «Звітний новий» (если уже исправляли ошибки) ДО окончания предельного срока его предоставления.

Для бухгалтеров-новичков отметим, что Налоговый расчет следует подавать отдельно за каждый квартал (налоговый период) в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала (п.п. «б» п. 176.2 НКУ). Правда, Пенсионный фонд выступил с инициативой перейти с квартального на месячный отчетный период. Но сейчас это только законопроект. Поэтому держим руку на пульсе.

Это первичные данные + проведенные корректировки данных за отчетный квартал до окончания срока подачи отчетности за такой квартал. Идем дальше.

Расчет с типом «Уточнюючий» формируем, если исправляем ошибки ПОСЛЕ окончания срока предоставления отчетности с типом «Звітний» и/или «Звітний новий», в том числе за отчетные периоды до 2021 года.

Правило 3. Корректирующая отчетность должна содержать только те приложения, в которых проводится корректировка.

То есть если нам нужно исправить только ошибки в 4ДФ, то именно с ним и «играемся». Другие приложения (Д1, Д5, Д6) с правильными данными не трогаем.

Принцип 4. «Звітний новий» или «Уточнюючий» Налоговый расчет и его приложения формируем и заполняем по единым правилам.

Они должны содержать информацию только по строкам с показателями или суммами НДФЛ, ВС, ЕСВ, которые уточняются. Даже если это Расчет с типом «Звітний новий», который подаем до окончания отчетного периода.

Рассмотрим в следующих статьях особенности исправления ошибок в зависимости от корректируемых показателей и отчетности, в которой они отражались.

Но в первую очередь поговорим о сроках давности. Ведь в отдельных случаях сроки давности спасают и от штрафов за допущенные ошибки, и от необходимости исправлять эти ошибки. А пока что выводы.