Помилився у звітності? Починай з основ

Давним-давно чи відносно недавно?

Для того, щоб зрозуміти, як виправити помилку, слід відповісти на два запитання.

Перше — у чому помилилися?

Друге — в якому звітному періоді помилилися?

Якщо помилка допущена в базі оподаткування чи в сумах ПДФО/ВЗ, то її виправляємо за допомогою діючої сьогодні форми Податкового розрахунку* та його додатка 4 (4ДФ). Звісно, враховуємо строки давності, встановлені ПКУ. Про них читайте далі.

* Повна назва звіту — Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок, Розрахунок). Затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4.

Також діючу форму Податкового розрахунку та відповідні додатки до нього (Д1, Д5 чи Д6) використовуємо, якщо помилка в базі стягнення ЄСВ чи сумі внеску або ж у трудових даних, що подавалися в складі ЄСВ-звітності (Податкового розрахунку). Це звітні періоди починаючи з січня 2011 року й донині.

Якщо помилка допущена в пенсійній звітності за періоди до 2011 року, то важливий вид помилки.

Якщо це сумова помилка 2010 року, то її виправляємо за допомогою діючої форми Податкового розрахунку.

А якщо у звітних періодах 2010 року допустили несумову помилку? Тоді керуємося Порядком № 26-1.

Несумову помилку, допущену за періоди до 2010 року, виправляємо відповідно до приписів Порядку № 7-6.

Щодо строку давності, то з 01.01.2004 він за пенсійними внесками та ЄСВ не працює. Детально про це читайте в наступній статті.

Звісно, більшість помилок, з якими сьогодні стикаються бухгалтери, це помилки в ЄСВ-звітності (звітні періоди починаючи з 2011 року) та у звітності з ПДФО/ВЗ. Тож прямо зараз пройдемося основними принципами їх виправлення.

Правила виправлення

Помилки, допущені у звітних періодах починаючи з 2011 року, виправляємо за допомогою Податкового розрахунку та додатків до нього. Є доволі нехитрі правила, які слід пам’ятати, формуючи виправну звітність. Озвучимо їх.

Правило 1. Звітність, яка була прийнята й яку ви хочете відкоригувати, залишається чинною на момент виправлення помилки. Тобто

Уявіть собі дитячу пластикову мозаїку. Її основа — це прийнятий податківцями звіт, який пройшов усі контролі, у тому числі під час завантаження до реєстрів страхувальників та застрахованих осіб.

Різнокольорові фішки мозаїки — це дані щодо працівників чи сторонніх фізосіб, які ви вказали в поданій звітності та які складають єдину картину звітності.

Якщо якась фішка зайва, її прибираємо, а загальна картинка залишається.

Якщо фішку потрібно замінити, бо виявили помилку, то виймаємо цю фішку та вставляємо потрібну.

Якщо ж на мозаїку (основу) кинуть ще одну мозаїку, то перша нікуди не щезне. Ви отримаєте дві мозаїки.

За таким принципом працює механізм виправлення помилок за допомогою Податкового розрахунку.

У вас немає можливості «забити» прийнятий Розрахунок новою звітністю. Але його можна відкоригувати, працюючи з тими рядками звітності, які слід виправити: прибрати зайві, додати загублені або ж замінити одні на інші. А ось правильні рядки не чіпаєте.

Правило 2. Виправити помилки у прийнятому звіті можна як у межах звітного періоду, так і поза його межами.

Коригувальний Розрахунок може мати тип «Звітний новий» або «Уточнюючий» залежно від часу його подання.

Розрахунок з типом «Звітний новий» формуємо, якщо коригуємо Податковий розрахунок з типом «Звітний» чи «Звітний новий» (якщо вже виправляли помилки) ДО закінчення граничного строку його подання.

Для бухгалтерів-початківців зазначимо, що Податковий розрахунок слід подавати окремо за кожен квартал (податковий період) протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу (п.п. «б» п. 176.2 ПКУ). Щоправда, Пенсійний фонд виступив з ініціативою перейти з квартального на місячний звітний період. Але наразі це тільки законопроєкт. Тож тримаємо руку на пульсі.

Увага!

Це первинні дані + проведені коригування даних за звітний квартал до закінчення строку звітування за такий квартал. Йдемо далі.

Розрахунок з типом «Уточнюючий» формуємо, якщо виправляємо помилки ПІСЛЯ закінчення строку подання звітності з типом «Звітний» та/або «Звітний новий», у тому числі за звітні періоди до 2021 року.

Правило 3. Коригуюча звітність повинна містити лише ті додатки, в яких проводиться коригування.

Тобто якщо нам потрібно виправити лише помилки в 4ДФ, то саме з ним і «граємося». Інші додатки (Д1, Д5, Д6) з правильними даними не чіпаємо.

Принцип 4. «Звітний новий» або «Уточнюючий» Податковий розрахунок та його додатки формуємо та заповнюємо за єдиними правилами. Вони повинні містити інформацію лише за рядками з показниками або сумами ПДФО, ВЗ, ЄСВ, які уточнюються. Навіть якщо це Розрахунок з типом «Звітний новий», який подаємо до закінчення звітного періоду.

Розглянемо в наступних статтях особливості виправлення помилок залежно від показників, які коригуємо, та звітності, в якій вони відображалися. Та насамперед поговоримо про строки давності. Адже в окремих випадках строки давності рятують і від штрафів за допущені помилки, і від необхідності виправлятися.

А поки що висновки.