Сегодня наш разговор будет о приложении 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (далее — Д5) к Объединенному отчету по НДФЛ и ЕСВ (далее — Отчет).
В Д5 информацию приводим в целом за отчетный квартал, без разбивания по его месяцам.
Заметим: Д5 в Отчете будет не всегда. Обычные работодатели формируют это приложение, если на месяцы отчетного квартала приходятся даты:
— начала или окончания трудового или гражданско-правового договора (далее — ГПД) на выполнение работ (предоставление услуг);
— перемещения работника из одного структурного подразделения в другое или же перевода на другую постоянную должность (работу) у того же работодателя;
— назначения на новую должность;
— отпуска в связи с беременностью и родами, отпуска для ухода за ребенком до 3 лет или отпуска для ухода за ребенком от 3 до 6 лет (далее — детские отпуска).
Если ничего из вышеперечисленного в отчетном квартале не происходило, формировать пустой Д5 не нужно.
Это справедливо и для случая призыва/приема на военную службу. Обычные работодатели не указывают ее начало/окончание в Д5. Также не заполняют графу 19 «Військове звання». Все это для силовых структур.
Несколько слов о заполнении граф Д5. Внимательно читаем их названия. Если в графах 05, 06, 11, 12 вам предлагают выбрать «1 – так, 0 — ні», обязательно выбираем нужный вариант. Не оставляем ячейку пустой!
Например, если принимаем/переводим, перемещаем, увольняем внутреннего совместителя, предоставляем ему детские отпуска, в графе 11 ставим «1». Во всех иных случаях — «0». В случае перевода/назначения лица на другую должность, перемещения в другое подразделение в графе 12 указываем «1». В иных случаях — «0».
Прием и/или увольнение
По общему правилу сведения о приеме или увольнении работника отражаем в отдельных строках.
Единственное исключение из этого правила — ситуация, когда работника приняли и уволили в одном месяце отчетного квартала. В этом случае формируем на него одну строку (см. рис. 1 на, строка 1).
Рис. 1. Фрагмент Д5. Пример 1
Во всех иных случаях каждое событие указываем в отдельной строке. Даже если эти события произошли в одном месяце
Например, уволили — приняли — 2 строки (отдельно увольнение, отдельно прием), приняли — перевели — 2 строки, назначили — уволили — 2 строки, приняли в одном месяце отчетного квартала, а уволили в другом — 2 строки.
В графе 07 проставляем: категорию лица «1» — если принимаем/увольняем работника, для которого это место работы является основным, «2» — если совместителя, в том числе внутреннего. И пусть вас не смущают слова «трудовая книжка» в описании к этим категориям лиц. Да, работники, принятые на работу с 10.06.2021 г., трудовые книжки хранят у себя. Однако в выборе категории принимаемого/увольняемого лица ничего не изменилось.
Также обязательно заполняем кадровые графы 13 — 15.
Если работника приняли и уволили в одном месяце (одна строка), то в графе 16 «Документ-підстава» реквизиты соответствующих документов указываем через запятую.
Пример 1. Ильченко Олег Петрович был принят на работу штукатуром 6 разряда (код КП 7133, внешний совместитель) с 10.06.2021 г. и уволен 30.06.2021 г. по собственному желанию на основании ст. 38 КЗоТ. Приказы от 28.05.2021 г. № 53-ос и от 30.06.2021 г. № 56-ос соответственно.
Коваль Ольга Ивановна была принята на работу маляром 2 разряда (код КП 7141, основное место работы) с 01.04.2021 г. и уволена по соглашению сторон на основании п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗоТ 30.06.2021 г. Приказы от 30.03.2021 г. № 45-ос и от 30.06.2021 г. № 55-ос соответственно.
Сведения об этих работниках будут отражены в Д5 так, как показано на рис. 1.
Перевод или перемещение
Факт перевода на другую постоянную должность/работу или перемещения отражаем одной строкой. Если работник — основной, в графе 07 указываем категорию лица «1», если совместитель — «2».
В графе 10 — дату начала работы на новом месте.
В графе 12 проставляем «1», указывая, что это строка с информацией о переводе.
Кадровые графы 13 — 15 заполняем.
В графе 16 — реквизиты соответствующего приказа.
Пример 2. Джура Инна Петровна была переведена на должность заместителя главного редактора (код КП 1229.6, основной работник) с 20.05.2021 г. Приказ от 20.05.2021 г. № 80-ос.
Сведения о работнице будут отражены в Д5 так, как показано на рис. 2.
Рис. 2. Фрагмент Д5. Пример 2
Если работник в пределах одного квартала был принят, а потом переведен (перемещен), то эти события отражаем в отдельных строках. Аналогично действуем и в случае, когда работник был переведен (перемещен), а потом уволен. Для каждого события своя строка. И не имеет значения, в одном или в разных месяцах квартала это произошло.
Пример 3. Мисык Илья Семенович, сомелье (код КП 5123, основной работник), был перемещен в другое структурное подразделение с 11.05.2021 г., а 31.05.2021 г. уволен по собственному желанию на основании ст. 38 КЗоТ. Приказы от 06.05.2021 г. № 32-ос и от 27.05.2021 г. № 35-ос соответственно.
Сведения о работнике будут отражены в Д5 так, как показано на рис. 3.
Рис. 3. Фрагмент Д5. Пример 3
Отпуска: беременность, роды, уход
Детские отпуска отражаем в Д5 в отдельных строках.
В графе 07 проставляем для:
— отпуска в связи с беременностью и родами код категории «5»;
— отпуска для ухода за ребенком до 3 лет — «6»;
— отпуска для ухода за ребенком от 3 до 6 лет — «4».
Кадровые графы 13 — 14 Д5 не заполняем.
В графе 16 — документ-основание для предоставления/окончания соответствующего детского отпуска. Отметим, что в общем случае это будет один и тот же документ — документ о предоставлении отпуска. Однако, если работник:
— прерывает отпуск, в графе 16 указываем реквизиты приказа (распоряжения) о прерывании отпуска;
— увольняется в таком отпуске до его окончания (т. е. не последним днем отпуска) — в графе 16 указываем реквизиты приказа об увольнении.
Если детские отпуска продлевались, в графе 10 Д5 указываем дату окончания (последний день отпуска) с учетом продления
Пример 4. Минченко Анна Семеновна (внешний совместитель) после окончания отпуска в связи с беременностью и родами идет в отпуск для ухода за ребенком до 3 лет с 25.06.2021 г. Больничный лист по беременности и родам от 19.02.2021 г., серия АХХ № 254785, приказ о предоставлении отпуска для ухода от 24.06.2021 г. № 52-ос.
Савчук Олег Игоревич (основное место работы) прервал отпуск для ухода за ребенком до 3 лет (приказ от 31.05.2021 г. № 48-ос) и вышел на работу на полный рабочий день с 01.06.2021 г.
Сведения о работниках будут отражены в Д5 так, как показано на рис. 4.
Рис. 4. Фрагмент Д5. Пример 4
Будьте внимательны! Если работник, продолжая находиться в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет, вышел на работу на условиях неполного рабочего времени на свое рабочее место у того же работодателя, то такой выход в Д5 не отражаем. Ведь здесь нет ни начала новых трудовых отношений, ни окончания отпуска до 3 лет.
Также помните: если работник увольняется в детском отпуске, то на него в Д5 формируем две строки на два события.
Первое событие — окончание детского отпуска. Ведь отпуск продолжается, пока работник находится в трудовых отношениях с работодателем.
Второе — увольнение.
Пример 5. Палий Ирина Андреевна, мастер смены (код КП 1222.2, основное место работы), уволена 26.06.2021 г. по собственному желанию на основании ст. 38 КЗоТ в период отпуска для ухода за ребенком от 3 до 6 лет. Приказ об увольнении от 25.06.2021 г. № 125-ос.
Сведения о работнице будут отражены в Д5 так, как показано на рис. 5.
Рис. 5. Фрагмент Д5. Пример 5
ГПД. Начало/окончание
Информацию о датах начала и окончания ГПД отражаем в одной строке, если эти даты приходятся на один месяц отчетного квартала. Во всех иных случаях для отражения каждого события формируем свою строку в Д5.
Если ГПД заключен с вашим работником (основным или совместителем), то в графе 06 проставляем «1 — так», если с посторонним лицом — «0 — ні».
В графе 07 указываем категорию лица «3».
В графах 11, 12 ставим отметку «0».
Кадровые графы 13 — 15 не заполняем.
В графе 16 указываем реквизиты ГПД, а в графе 17 в случае отражения информации о дате окончания ГПД — соответствующую главу или статью ГКУ, регулирующую отношения по такому договору.
Пример 6. Коваленко Ольга Андреевна (стороннее лицо, неработник) выполняла работы на основании договора подряда от 12.04.2021 г. № 26/21 с 12 апреля по 21 июня 2021 года.
Сведения о дате начала/окончания договора будут отражены в Д5 так, как показано на рис. 6.
Рис. 6. Фрагмент Д5. Пример 6
Подведем итоги.
выводы
- В Д5 каждое событие отражаем в отдельной строке. Исключение — ситуации, когда на один месяц отчетного квартала приходится дата приема/увольнения наемного работника, начало/окончание ГПД.
- Внимательно читаем названия граф Д5. Если в графах 05, 06, 11, 12 вам предлагают выбрать «1 — так, 0 — ні», обязательно выбираем нужный вариант.
