Предоставляем документы для проверки

Что предоставлять?

Напомним: согласно п. 85.2 НКУ плательщик обязан предоставить должностным лицам контролирующего органа в полном объеме все документы, подлежащие или связанные с предметом проверки. Такая обязанность возникает у него после начала проверки.

Кажется, что нет никаких лазеек. Но эта норма не означает, что предоставлять нужно все подряд.

Документы должны относиться к предмету проверки или быть с ним связанными.

А запрашивают первичные документы, используемые в бухучете, регистры, финансовую, статистическую и иную отчетность, связанную с исчислением и уплатой налогов, сборов, платежей, выполнением требований подконтрольного налоговикам законодательства (например, Закона о ЕСВ) (п.п. 20.1.6 НКУ).

Первичный документ — вещь, надеемся, понятная ☺. На всякий случай напомним: первичный документ — документ, содержащий информацию о хозяйственной операции (ст. 1 Закона о бухучете). У него должны быть определенные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете).

Под регистрами же имеются в виду носители специального формата (бумажные, электронные) в виде ведомостей, ордеров, книг, журналов и т. п., предназначенные для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группировки и обобщения информации из первичных документов, принятых к учету (п. 3.1 Положения об обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88). Например, оборотно-сальдовая ведомость. Безусловно, регистры актуальны для тех, кто должен вести бухучет.

За какой период?

Период, за который запрашиваются первичка и прочие документы, напрямую связан со сроками давности (см. подробности Период проверки & хранение документов»). То есть, по общему правилу, это — 1095 (2555) дней со дня, следующего за днем предельного срока подачи декларации. Помним, что в связи с карантином эти сроки приостановлены (п. 52² подразд. 10 разд. ХХ НКУ). При этом сроки хранения документов, в сущности, не влияют на ситуацию, поскольку в Перечне № 578/5 окончание этого срока привязано к проведению проверки (об этом см. опять же «Период проверки & хранение документов»).

Важно также понимать, что проверкой могут вполне легально зацепить документы сверх 1095 (2555 дней). Это случаи, когда:

— срок давности не действует (ЕСВ, неподача декларации, осуждение должностных лиц юрлица или ФЛП за уклонение от уплаты проверяемого налога/сбора);

— срок давности приостанавливается (карантин, основания из п. 102.3 НКУ);

— первичные документы связаны с предметом проверки. Например, у вас в 2021 году проверка. Вы купили какой-то товар в 2015-м, но продали его только в 2018 году. При этом 2015 год под проверку не попадал. Конечно, это упрощенный пример.

Когда нужно предоставить?

Общее правило. По общему правилу документы предоставляются во время проверки.

При проведении проверки проверяющие имеют право получать копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и иных документов, которые свидетельствуют о сокрытии (занижении) объектов налогообложения, неуплате налогов, сборов, платежей, нарушении требований подконтрольного налоговикам законодательства. При этом соответствующий запрос должен подаваться должностным лицом плательщику не позднее чем за 5 рабочих дней до даты окончания проверки. Об этом говорит п. 85.4 НКУ. Заметим:

См. постановление ВС от 21.05.2020 г. по делу № 804/5132/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/89396201. Но часто такие запросы все-таки предоставляются и подписывают их сами проверяющие (п.п. 11 п. 3 разд. ІІІ Порядка № 727).

Не путайте их с запросами о предоставлении пояснений от должностных лиц плательщика*.

* См. подробнее в «Налоги & бухучет», 2021, № 23, с. 20.

Если же плательщик предоставляет документы за 3 дня до окончания проверки, то ее срок могут продлить на эти же 3 дня (п. 82.2 НКУ).

Также налоговики могут ознакомиться с оригиналами документов. Вот только выносить их самостоятельно за пределы, например, предприятия (изымать) фискалы не могут (п. 85.5 НКУ).

Можно ли предоставить после проверки? В сущности, можно. Согласно п. 44.6 НКУ, если плательщик после окончания проверки и до принятия решения фискалами по результатам такой проверки предоставляет в порядке п. 86.7 НКУ документы, подтверждающие показатели, отраженные плательщиком в налоговой отчетности, такие документы должны быть учтены во время принятия решения по результатам проверки.

Что такое «после проверки»? Речь идет о предоставлении документов на этапе подачи возражений на акт, но до вынесения налогового уведомления-решения. Подробно о процедуре подачи возражений см. «Акт проверки: инструкция для плательщика». Здесь лишь предупредим, что, во-первых, в акте, скорее всего, будет зафиксировано, что якобы на момент составления отчетности эти документы у вас отсутствовали (абз. 1 п. 44.6 НКУ). А во-вторых, есть риск проведения повторной, внеплановой документальной проверки на основании п.п. 78.1.5 НКУ (проверка будет проводиться в рамках этих новых документов). Но на данном этапе это не так критично. Зато у вас будет чуть больше времени для внесения правок в документы.

Также можно подать документы уже с админжалобой (т. е. в ГНСУ) на выписанное налоговое уведомление-решение. Но фискалы снова будут базироваться в своих выводах на том, что показатели в вашей отчетности не подтверждены документально (см. предыдущий вариант). Также вполне возможно, что будет новая внеплановая проверка. Предоставленные документы могут поставить под сомнение. Поэтому желательно иметь логичное объяснение тому, почему вы не смогли предоставить документы во время проверки. Например, объем необходимых документов был слишком велик.

В крайнем случае можно начать процедуру утери документов (п. 44.5 НКУ). Но помните: документы все равно придется «восстановить». И увлекаться этим не стоит. В случае невозобновления документов или их повторной утери все равно будет считаться, что они у вас отсутствовали на дату составления отчетности.

Можно и в процессе судебного разбирательства их предоставить. Но нужно объяснить суду, почему вы не сделали этого во время проверки. Иначе суд может документы и проигнорировать, поставив их под сомнение (постановление ВС от 29.05.2020 г. по делу № 826/27811/15 // reyestr.court.gov.ua/Review/89544028).

Как предоставить документы? Это можно сделать как путем подачи копий документов через канцелярию, так и отправив их по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения). Как мы сказали выше, оригиналы документов налоговики могут смотреть, не вынося их за пределы предприятия.

Единственное, что нужно помнить: если вы подаете документы после проверки по почте, то срок их рассмотрения (10 рабочих дней) начнется только тогда, когда они попадут в руки спецкомиссии, рассматривающей возражения к акту (п. 86.7.1 НКУ). Заметим: до тех пор, пока комиссия не вынесет свой вердикт, налоговое уведомление-решение выноситься не должно (п.п. 86.7.5 НКУ).