Що надавати?
Нагадаємо: згідно з п. 85.2 ПКУ платник зобов’язаний надати посадовим особам контролюючого органу в повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає в нього після початку перевірки. Здається, що жодних лазівок немає. Але ця норма не означає, що потрібно надавати все підряд.
Документи мають стосуватися предмета перевірки або бути з ним пов’язаними.
А запитують первинні документи, які використовуються в бухобліку, регістри, фінансову, статистичну та іншу звітність, пов’язану з обчисленням і сплатою податків, зборів, платежів, виконанням вимог підконтрольного податківцям законодавства (наприклад, Закону про ЄСВ) (п.п. 20.1.6 ПКУ).
Первинний документ — річ, сподіваємося, зрозуміла ☺. Про всяк випадок нагадаємо: первинний документ — документ, що містить інформацію про господарську операцію (ст. 1 Закону про бухоблік). У нього мають бути певні реквізити (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік).
Під регістрами ж маються на увазі носії спеціального формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, прийнятих до обліку (п. 3.1 Положення про забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88). Наприклад, оборотно-сальдова відомість. Безумовно, регістри актуальні для тих, хто повинен вести бухоблік.
За який період?
Період, за який запитуються первинка та інші документи, безпосередньо пов’язаний зі строками давності (див. подробиці «Період перевірки & зберігання документів»). Тобто, за загальним правилом, це — 1095 (2555) днів з дня, що настає за днем граничного строку подання декларації. Пам’ятаємо, що у зв’язку з карантином ці строки зупинені (п. 522 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). При цьому строки зберігання документів, по суті, не впливають на ситуацію, оскільки в Переліку № 578/5 закінчення цього строку прив’язане до проведення перевірки (про це детальніше див. знову ж таки «Період перевірки & зберігання документів»).
Важливо також розуміти, що перевіркою можуть цілком легально зачепити документи понад 1095 (2555 днів). Це випадки, коли:
— строк давності не діє (ЄСВ, неподання декларації, засудження посадових осіб юрособи або ФОП за ухилення від сплати податку/збору, що перевіряється);
— строк давності зупиняється (карантин, підстави з п. 102.3 ПКУ);
— первинні документи пов’язані з предметом перевірки. Наприклад, у вас у 2021 році — перевірка. Ви купили якийсь товар у 2015-му, але продали його тільки у 2018 році. При цьому 2015-й під перевірку не потрапляв. Звісно, це спрощений приклад.
Коли потрібно надати?
Загальне правило. За загальним правилом, документи надаються під час перевірки.
При проведенні перевірки перевіряючі мають право отримувати копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, які свідчать про приховування (заниження) об’єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог підконтрольного податківцям законодавства. При цьому відповідний запит повинен надаватися посадовою особою платникові не пізніше ніж за 5 робочих днів до дати закінчення перевірки. Про це говорить п. 85.4 ПКУ. Зауважимо:
Верховний Суд свого часу стверджував, що податківці не зобов’язані під час перевірки запитувати документи в платника за допомогою письмових запитів
Див. постанову ВС від 21.05.2020 р. у справі № 804/5132/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/89396201. Але часто такі запити все-таки надаються і підписують їх самі перевіряючі (п.п. 11 п. 3 розд. ІІІ Порядку № 727).
Не плутайте їх із запитами про надання пояснень від посадових осіб платника*.
* Див. детальніше в «Податки & бухоблік», 2021, № 23, с. 20.
Якщо ж платник надає документи за 3 дні до закінчення перевірки, то її строк можуть продовжити на ці ж 3 дні (п. 82.2 ПКУ).
Також податківці можуть ознайомитися з оригіналами документів. Тільки виносити їх самостійно за межі, наприклад підприємства (вилучати), фіскали не можуть (п. 85.5 ПКУ).
Чи можна надати після перевірки? По суті, можна. Згідно з абз. 1 п. 44.6 ПКУ, якщо платник після закінчення перевірки і до прийняття рішення фіскалами за результатами такої перевірки надає в порядку п. 86.7 ПКУ документи, що підтверджують показники, відображені платником у податковій звітності, такі документи мають бути враховані під час прийняття рішення за результатами перевірки.
Що таке «після перевірки»? Ідеться про надання документів на етапі подання заперечень на акт, але до винесення податкового повідомлення-рішення. Детально про процедуру подання заперечень див. «Акт перевірки: інструкція для платника». Тут лише попередимо, що, по-перше, в акті, імовірно, буде зафіксовано, що нібито на момент складання звітності ці документи у вас були відсутні (абз. 1 п. 44.6 ПКУ). А по-друге, є ризик проведення повторної, позапланової документальної перевірки на підставі п.п. 78.1.5 ПКУ (перевірка проводитиметься в межах цих нових документів). Але на цьому етапі це не так критично. Зате у вас буде трохи більше часу для внесення правок у документи.
Також можна подати документи вже з адмінскаргою (тобто до ДПСУ) на виписане податкове повідомлення-рішення. Та фіскали знову ж базуватимуться у своїх висновках на тому, що показники у вашій звітності не підтверджені документально (див. попередній варіант). Також цілком можливо, що буде нова позапланова документальна перевірка. Надані документи можуть поставити під сумнів. Тому бажано мати логічне пояснення тому, чому ви не змогли надати документи під час перевірки. Наприклад, обсяг необхідних документів був занадто великий.
У крайньому разі можна почати процедуру втрати документів (п. 44.5 ПКУ). Та пам’ятайте: документи все одно доведеться «відновити». І захоплюватися цим не варто. У разі непоновлення документів або їх повторної втрати все одно вважатиметься, що ці вони були відсутні у вас на дату складання звітності.
Можна й у процесі судового розгляду їх надати. Але потрібно пояснити суду, чому ви не зробили цього під час перевірки. Інакше суд може документи й проігнорувати, поставивши їх під сумнів (постанова ВС від 20.05.2020 р. у справі № 826/27811/15 // reyestr.court.gov.ua/Review/89544028).
Як надати документи? Це можна зробити як шляхом подання копій документів через канцелярію, так і направити їх поштою (рекомендованим листом з повідомленням про вручення й описом вкладення). Як ми сказали вище, оригінали документів податківці можуть дивитися, не виносячи їх за межі підприємства. Єдине, що потрібно пам’ятати: якщо ви подаєте документи після перевірки поштою, то строк їх розгляду (10 робочих днів) почнеться тільки тоді, коли вони потраплять до рук спецкомісії, що розглядає заперечення до акта (п. 86.7.1 ПКУ). Зауважимо: доти, доки комісія не винесе свій вердикт, податкове повідомлення-рішення виноситися не повинно (п.п. 86.7.5 ПКУ).
