Хотя штрафные санкции, предусмотренные Указом № 4361, в частности за неоприходование (неполное оприходование), к субъектам хозяйствования не применяют, соблюдение кассовой дисциплины никто не отменял. К тому же над должностным лицом предприятия/ФЛП нависает угроза админответственности (ст. 16315 КоАП) за нарушение порядка проведения наличных расчетов2. Поэтому оттолкнемся от того, что считать оприходованием наличности согласно Положению № 1483 в данном случае.
1 Указ Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 утратил силу.
2 Хотя мы и против применения этого штрафа (подробнее см. «Налоги & бухучет», 2020, № 88, с. 22).
Оприходованием наличности в кассах предприятий, применяющих РРО и ведущих кассовую книгу, является осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании приходного кассового ордера (ПКО) (п. 11 Положения № 148).
При этом выдача наличных средств за возвращенный покупателем товар или непредоставленную услугу в понимании Закона об РРО считается расчетной операцией (ст. 2 Закона об РРО). Осуществляться она должна через РРО с выдачей РРО-чека (его форма № ФКЧ-2 приведена в приложении 2 к Положению № 134).
4 Положение о форме и содержании расчетных документов…, утвержденное приказом Минфина от 21.01.2016 г. № 13.
По окончании операционного дня в кассу предприятия должна поступить выручка за вычетом проведенных через РРО возвратов. То есть оприходованием будет считаться поступление изъятых из РРО денежных средств в кассу предприятия (выручка за минусом возвратов) в полном объеме.
Важно: через кассу предприятия возврат налички непосредственно покупателю провести нельзя.
Если на момент возврата денег покупателю в ящике РРО недостаточно наличности, кассир за недостающей суммой обращается в бухгалтерию. В таком случае выдачу наличных денег из кассы предприятия оформляем расходным кассовым ордером (РКО) (п. 26 Положения № 148). А в ящик РРО эту сумму вносим при помощи операции «служебное внесение» (109.06 БЗ, хотя сейчас эта консультация утратила силу).
В нашем случае в РРО денежных средств хватает, ведь нигде не сказано, что возврат денег должен осуществляться в рамках только дневной выручки. То есть вся наличка, имеющаяся в операционной кассе, может быть направлена на выполнение обязательств перед покупателем.
Правда, если так поступить, в результате может не оказаться денег для выдачи сдачи другому покупателю (возможна админответственность по ст. 16315 КоАП).
Поэтому безопасней не трогать разменную монету, а обратиться все-таки в кассу предприятия за недостающей суммой. Но даже если вы этого не сделали, тоже не беда. Можно по окончании операционного дня отрегулировать остаток разменной монеты в РРО.
Документальное оформление движения разменки следующее. Получение/выдачу ее в кассе предприятия оформляем ПКО/РКО соответственно. Внесение/выдачу налички из операционной кассы, не связанные с осуществлением расчетных операций, регистрируем с помощью операций «служебное внесение»/«служебная выдача» (п. 6 разд. III Порядка № 5475, 109.06 БЗ).
5 Порядок регистрации и применения РРО…, утвержденный приказом Минфина от 14.06.2016 г. № 547.
Поскольку разменная монета6 ночует в ящике РРО7, ежедневно обнулять операционную кассу и сдавать разменку в кассу предприятия не нужно. Но учтите: каждый следующий день разменную монету надо вносить в операционную память РРО с помощью «служебного внесения». Это делается после распечатки Z-отчета и до (!) регистрации первой расчетной операции, проводимой после Z-отчета. Хотя, если версия программного обеспечения РРО не обнуляет конечный остаток, то и операцию «служебное внесение» для переноса остатка на таком РРО делать не нужно.
6 Подробнее об учете разменной монеты см. «Налоги & бухучет», 2019, № 32, с. 16.
7 В пределах лимита кассы позволяет это делать п. 15 Положения № 148, см. также письмо ГФСУ от 23.08.2019 г. № 3978/6/99-99-14-05-01-15/ІПК.
А вот операция «служебная выдача» является обязательной, только если хотите вернуть разменную монету в кассу предприятия.
В нашем случае возврат покупателю налички был осуществлен частично за счет разменной монеты, поэтому в ящике РРО на конец дня ее не хватает. Откорректировать остаток разменки можно двумя способами:
1) в одно действие — оставшуюся разменную монету в кассу предприятия не возвращаем, а только выдаем из кассы предприятия недостающую сумму 3 тыс. грн с оформлением РКО;
2) в два действия — возвращаем остаток разменки в кассу предприятия (проводим «служебную выдачу» и оформляем ПКО на 3 тыс. грн), следом выдаем установленную предприятием сумму разменки (оформляем РКО на 5 тыс. грн).
Оприходование выручки и возврат денег через операционную кассу
| № п/п | Содержание операции | Корреспонденция счетов | Сумма, грн | |
| Дт | Кт | |||
| 1 | Служебное внесение разменной монеты в ящик РРО из кассы предприятия | 301/«Операц. касса» | 301 | 5000 |
| В конце операционного дня на основании Z-отчета | ||||
| Операционная касса | ||||
| 2 | Отражено поступление выручки от продажи товаров, работ (услуг) | 301/«Операц. касса» | 702 | 27000 |
| 3 | Начислены налоговые обязательства по НДС | 702 | 641/НДС | 4500 |
| 4 | Отражен возврат товара и выдача через РРО наличных денег покупателю | 704 | 301/«Операц. касса» | 30000* |
| * Поскольку сумма возврата превышает 100 грн, составляем акт о выдаче средств (п. 8 разд. ІІІ Порядка № 547). | ||||
| 5 | Корректируем сумму начисленных ранее НО по НДС (методом «красное сторно»). Составляем уменьшающий РК* | 704 643 | 643 641/НДС | 5000 5000 |
| * РК составляем, поскольку возврат товара происходит не в день его продажи. Учтите: РК может быть заблокирован, если он составлен после окончания 14 дней с даты корректируемой НН (см. «Налоги & бухучет», 2020, № 62, с. 6). | ||||
| Касса предприятия | ||||
| 6 | Выданы денежные средства в операционную кассу как пополнение суммы разменной монеты | 301/«Операц. касса» | 301 | 3000 |
