В командировку по турпутевке

Туризм = командировки

Сразу скажем, что прямого запрета на такие действия ни один нормативно-правовой акт не содержит.

В то же время некоторые специалисты считают, что так делать нельзя.

Такого подхода, в частности, придерживался в свое время Минфин (см. письма Минфина от 06.03.2013 г. № 31-07230-16-29/7168 и от 17.07.2013 г. № 31-07230-16-27/21432). В своих письмах он в основном указывал, что служебная командировка не имеет связи с туристической деятельностью и для возмещения командированному работнику расходов на туристические услуги основания отсутствуют.

Такой вывод Минфин делал, опираясь на определение туристических услуг, под которыми понимают услуги субъектов туристической деятельности относительно размещения, питания, транспортного, информационно-рекламного обслуживания, а также услуги заведений культуры, спорта, быта, развлечений и т. п., направленные на удовлетворение потребностей туристов.

Такое определение исчезло из законодательного пространства (а именно из Закона о туризме*) еще в далеком 2003 году. А потому учитывать такие выводы Минфина, на наш взгляд, не стоит.

* Закон Украины «О туризме» от 15.09.95 г. № 324/95-ВР.

На сегодня в Законе о туризме прямого указания о том, что в основу туризма положено именно предоставление оздоровительных и развлекательных услуг, не существует. Туризмом данный Закон признает временный выезд лица с места проживания в оздоровительных, познавательных, профессионально-деловых или других целях без осуществления оплачиваемой деятельности в месте, куда лицо отбывает (ст. 1 Закона о туризме).

Опираясь на это определение, на наш взгляд, можно говорить, что

Поскольку в этом случае поездка по туристической путевке будет происходить в профессионально-деловых целях.

В то же время некоторые придирчивые эксперты упрямо не хотят замечать этого. Они цепляются за наличие в определении туризма упоминания о запрете во время туристической поездки осуществлять оплачиваемую деятельность.

А потому отмечают, что осуществление оплачиваемой деятельности к туристической сфере не отнесено. Поэтому организация туристической поездки, целью которой является командировка, невозможна при участии субъектов туристических услуг. Привлекать турагентства следует только для организации отдыха работников. Отдых же работников с командировкой ничего общего не имеет.

Иногда такие выводы подхватывают и фискалы. Они тоже утверждают, что, отправляя по путевке от турагентства работника в командировку, возмещать понесенные им расходы нельзя. А если их оплачивает работодатель, то такие расходы следует признавать дополнительным благом, которое предоставлено работнику.

Хорошо, что с этим подходом не соглашаются суды (см. постановление Окружного админсуда г. Киева от 06.08.2014 г. по делу № 826/6255/14 // reyestr.court.gov.ua/Review/40298162). Опираясь на определение туризма, приведенное в ст. 1 Закона о туризме, суды подчеркивают, что одной из задач туризма является осуществление поездок с целью налаживания деловых (партнерских) отношений, выполнения профессиональных обязанностей.

А потому нет ничего противозаконного в том, чтобы лицо организовывало командировки работников через турагентства, а расходы на туристические услуги за пределами Украины относило к хозяйственным.

Итак, если ваш директор пожелает ехать в командировку через турагента, то запретить ему это никто не может.

Организуем командировку

Чтобы отправить работника в командировку по турпутевке, нужно, как и в случае с командировкой, без посторонней помощи (организацией командировки занимается сам работник или отдел предприятия) правильно задокументировать осуществление такой командировки.

Прежде всего руководитель предприятия должен издать приказ о командировке определенного работника за границу (например, для посещения конференций). В приказе желательно указать, что организацией командировки будет заниматься турагентство.

Кроме того, чтобы не было лишних вопросов у проверяющих, нужно также прямо прописать в Положении о служебных командировках, действующем на предприятии, о возможности привлекать к организации командировки турагентства.

После того как на руках будет приказ руководителя об организации командировки через турагентство, а также будет составлена смета командировочных расходов, можно приступать к выбору турагента и виду путевки для командировки.

Кто оплачивает путевку?

Достаточно часто у предприятия при направлении в командировку работника за границу через турагентство возникает вопрос: кто должен приобрести тур — сам работник предприятия или предприятие?

На наш взгляд,

После выбора тура, по которому конкретный работник будет отправляться в командировку, с турагентством будет заключен договор о предоставлении туристических услуг, в котором будет четко прописано, какие услуги будут предоставляться работнику-туристу.

Главное, на наш взгляд, не то, кто именно будет платить за тур, а сам факт наличия у работника первичных документов на осуществление самой командировки и выполнения в ней хозяйственной задачи (проведение переговоров, участие в выставках или конференциях и т. п.). А именно наличия оригиналов первичных документов, которые подтверждают расходы на оплату предоставленных услуг (произведенных работ), приобретение товаров.

При этом если приобретать путевку будет не предприятие, а сам командированный работник, то:

— во-первых он должен уложиться в выделенный бюджет;

— во-вторых, после возвращения из командировки он должен предоставить договор о предоставлении туруслуг и документы, которые подтверждали бы осуществленные расходы, в частности оплату путевки, а также документы, подтверждающие фактическое использование путевки (проставленные отметки в паспорте о пересечении границы, сертификаты на проживание в гостинице, проездные билеты и т. п.) для получения компенсации.

Если оплачивает турпутевку предприятие, то оно перед отправлением работника в командировку должно выдать ему путевку, а тот после возвращения из командировки должен просто предоставить документы, которые подтверждают использование такой путевки.

Документы на расходы

Такими документами обычно являются гостиничные счета, проездные документы, документы, на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов, расчетные документы на оплату таких расходов и т. п. Эти документы обычно нужны для того, чтобы подтвердить размер понесенных расходов работником, который был в командировке.

Для выплаты суточных также желательно наличие таких первичных документов. Но эти документы нужны не для того, чтобы подтвердить размер суточных, а как доказательство самого факта служебной поездки.

Однако в нашем случае в стоимость тура, предоставленного турагентом, входит практически все — проезд, проживание, питание и т. п. И потому в некоторых случаях у работника, который приедет из командировки, проводившейся по путевке, может не быть на руках некоторых документов. Обычно это касается гостиничных счетов или документов на бронирование билетов или гостиниц.

Документы на проезд и перевозку багажа обычно у работника остаются. Без них он осуществить посадку в самолет или поезд не сможет.

В случае отсутствия у работника на руках первичных документов на осуществление определенных расходов в командировке (например, гостиничных счетов, документов на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов, расчетных документов на оплату разных услуг и т. п.) налоговики могут быть против того, чтобы предприятие возмещало такие расходы работнику. А если возмещает, то такие расходы являются доходом работника и должны облагаться НДФЛ и ВС как дополнительное благо.

Поэтому советуем всем, кто собирается отправлять своих работников в командировку через турагентство, тщательно проработать с работниками турагентства вопрос об обеспечении их первичными документами на осуществленные расходы, даже если стоимость этих расходов включается в стоимость туристической путевки. Как минимум ваучер на проживание, документы на проезд (посадочные талоны), в том числе документы, подтверждающие расходы на бронирование билетов или номеров в гостиницах, у работника должны быть.

Такие расходы просто должны возмещаться работнику и не включаться в доход физлица.

В то же время, даже если работник будет иметь на руках все эти документы, не исключено, что фискалы могут посчитать, что возмещать такие расходы работнику не следует. Дело в том, что оплата за эти услуги осуществляется не напрямую работником или предприятием их предоставителю, а турагентству. Поэтому иногда фискалы считают, что если работник не подал расчетных документов, то такие расходы возместить без признания дохода в виде дополнительного блага не удастся.

Хорошо, что работники Фемиды не поддерживают такую позицию фискалов. Так, суды (см., например, постановление Пятого апелляционного админсуда от 16.02.2021 г. по делу № 420/796/20 // reyestr.court.gov.ua/Review/94903051) считают, что для возмещения командировочных расходов при организации такой командировки через турфирму главное — доказать связь таких расходов с хоздеятельностью и сам факт поездки работника в командировку.

При этом, по мнению суда, чтобы доказать хозяйственность осуществления командировки через турагентство, следует иметь:

1) приказ об организации бронирования билетов для перелета, номеров гостиницы и трансферта через турагентство для осуществления командировки;

2) заключенный договор с турагентством и расчетные документы на проведение платежей по нему;

3) Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, предоставленный работниками после возвращения из командировки, к которому приложены копии перевозочных документов, копия заграничного паспорта о пересечении границы, копия ваучера относительно бронирования и Отчет о результатах командировки с подробным описанием осуществленных действий во время командировки.

Наличие таких документов подтвердит факт предоставления туристических услуг, т. е. тех услуг, которые предоставляет турагентство по договору о предоставлении туристических услуг. И дает право предприятию, если именно работник приобретал путевку, возместить ему командировочные расходы без обложения таких сумм НДФЛ и ВС.

К сведению! Если же в командировке, организованной турагентством, работники несли и другие расходы (например, отдельно оплачивали билеты на переезд к месту проведения конференций и т. п.), то, чтобы их компенсировали, предприятию нужно подать соответствующие документы. Подробно о компенсации расходов на проезд читайте в «Налоги & бухучет», 2019, № 48, с. 8 и 2020, № 92, с. 12.

Аванс на командировку, когда все включено

По общему правилу, отправляя работника в командировку, работодатель должен выплатить командированному работнику денежный аванс. Об этом сказано в ст. 121 КЗоТ.

Такой аванс должен покрывать расходы командированного работника на оплату проезда, найма жилья, суточных (питание и другие личные потребности физлица, не требующие документального подтверждения), стоимость обязательной страховки и виз, если они предусмотрены.

Но когда работника отправляют в командировку по турпутевке, то при приобретении такой путевки самим предприятием работник не будет нести затраты на проезд, питание и проживание. Все включено в условия предоставления туруслуги.

Поэтому возникает вопрос: следует ли работнику выдавать аванс?

Да, делать это нужно.

Это подтверждают и компетентные органы (см. письма Минфина от 23.07.2009 г. № 31-26030-13-25/20122 и Минсоцполитики от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13).

Обнаружить такое нарушение могут инспекторы труда в ходе проверки. За невыдачу аванса:

— работодателю грозит трудовой штраф в размере одной минимальной заработной платы (на сегодня — 6000 грн) в соответствии с абзацем восьмым ч. 2 ст. 265 КЗоТ;

— должностным лицам предприятия (ФЛП) — в общем случае админштраф от 510 до 1700 грн (см. ч. 1 и 2 ст. 41 КоАП).

В то же время из-за того, что проживание, питание и проезд включены в стоимость турпутевки, резонно будет урезать немножко размер суточных в зависимости от того, включено питание в турпутевку или нет. Размер такого урезания следует прописать в Положении о командировке.

При этом кое-кто может спросить, следует ли облагать НДФЛ и ВС стоимость питания, оплаченного при приобретении турпутевки. На наш взгляд, делать этого не следует. Так как в соответствии с абзацем вторым п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ не считается доходом физлица сумма возмещенных командированному лицу расходов на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях).