Виды командировочных расходов, которые возмещаются работнику, указаны в п.п. 170.9.1 НКУ. К таким расходам относятся, в частности, прочие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки и расходы на обязательное страхование. Освобождение от обложения НДФЛ указанных расходов предусмотрено п.п. 165.1.11 НКУ. ВС не начисляем на основании п.п. 1.7 п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НКУ. Но эти правила действуют только при наличии оригиналов подтверждающих документов и их связи с хозяйственной деятельностью предприятия.
Таким образом, если условием въезда в иностранное государство и пребывания на его территории является тестирование на COVID-19, то при возмещении расходов на тестирование у работника дополнительное благо не возникает.
Кроме того, для въезда в некоторые страны необходимо иметь и страховой полис, который покрывает лечение от COVID-19. Если такой полис является обязательным для въезда в ту или иную страну, предприятие обязано компенсировать работнику расходы на его приобретение. Ведь без его наличия работник не сможет выехать в командировку за границу.
Хоть страхование от COVID-19 прямо и не указано в п.п. 170.9.1 НКУ, его стоимость при наличии документального подтверждения понесенных расходов не является доходом работника. Это командировочные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки (абзац второй п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ).
Стоимость тестирования и страхового полиса, связанных с COVID-19, необходимых для заграничной командировки, не является также базой начисления ЕСВ. Дело в том, что командировочные расходы не входят в фонд оплаты труда согласно п.п. 3.15 Инструкции № 5 и указаны в п. 6 разд. I Перечня № 1170 среди выплат, на которые не начисляется ЕСВ.
Важно позаботиться и о доказательствах того, что без негативного «ковидного» теста и полиса на страхование от COVID-19 ваш работник не сможет быть командирован в ту или иную страну. Используйте, например, информацию на сайте Минздрава (//covid19.gov.ua/border) или на сайте посольства страны в Украине.
Для того чтобы расходы на тестирование не попадали в налогооблагаемый доход работника, можно пойти и другим путем. На помощь приходит п.п. 165.1.19 НКУ, который выводит из-под налогообложения средства или стоимость имущества (услуг), которые предоставляются как помощь на лечение и медицинское обслуживание плательщика налога, за счет работодателя при наличии подтверждающих документов.
Один из вариантов действий может быть таким. Работник пишет заявление с просьбой предоставить помощь на медицинское обслуживание — проведение тестирования на COVID-19. Работодатель оплачивает медучреждению стоимость такого тестирования и издает приказ о предоставлении помощи на медицинское обслуживание согласно п.п. 165.1.19 НКУ. Далее получает документы, подтверждающие предоставление услуг.
Сумму помощи на лечение и медобслуживание работников отражайте в разд. I 4ДФ Налогового расчета с признаком дохода «143».
Помощь на оплату лечения не входит в базу начисления ЕСВ, поскольку она не относится к фонду оплаты труда согласно п.п. 3.31 Инструкции № 5 и приведена в п. 14 разд. I Перечня № 1170.
