Внедряем в кадровую жизнь новые стандарты по оформлению документов

Прежде всего отметим, что никакой революции в кадровом делопроизводстве с принятием ДСТУ 4163:2020 не произошло. Обновлены определенные нормы по оформлению документации, однако новый стандарт имеет такую же юридическую силу, как и его предшественник ДСТУ 4163:2003.

Даже если вы не знали о наличии таких стандартов, паниковать не стоит. По нашему мнению, несоответствие оформления отдельных реквизитов кадрового документа требованиям нового стандарта не является основанием для признания его недействительным. Главное — чтобы обязательные реквизиты были в наличии в документе (см. ниже).

Штрафов за несоблюдение стандарта нет. Также не определен орган, который может проверять и контролировать соответствие документов ДСТУ 4163:2020.

Безусловно, мы не призываем игнорировать требования к оформлению документации. Наоборот, предлагаем ознакомиться с ними более подробно. Тем более, что есть судебная практика, где несоответствие приказа об увольнении предыдущему стандарту стало дополнительным аргументом для признания увольнения незаконным (постановление Полтавского апелляционного суда от 30.04.2020 по делу № 528/790/19 // reyestr.court.gov.ua/Review/89205276, оставлено в силе ВС).

Где применяется?

ДСТУ 4163:2020 распространяется на всех юридических лиц независимо от формы собственности. Физлицам-предпринимателям также рекомендуем применять этот стандарт.

ДСТУ 4163:2020 распространяется на организационно-распорядительные документы, в том числе и на заявления гражданина/работника, приказы (распоряжения) о приеме на работу, приказы (распоряжения) об увольнении с работы.

Общий перечень документов, которые относятся к организационно-распорядительным, приведен в Классификаторе управленческой документации, утвержденном приказом Минэкономики от 12.03.2021 № 526 (см. документы, код которых начинается с «01»).

А теперь переходим от общих вопросов к конкретике. Разбираем реквизиты служебного документа.

Реквизиты документа: читаем

Реквизит — это информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и (или) придания ему юридической силы (п.п. 4.1.4 ДСТУ 2732).

Реквизиты документов должны располагаться в четко определенных для них местах. Это, среди прочего, позволит сократить время на их поиск и обработку. Место расположения зависит от формы бланка (угловой или продольный), которую использует составитель документа.

Всего стандарт устанавливает 32 реквизита (нумерация от 01 до 32). Однако не все они должны присутствовать в документе в обязательном порядке. Все зависит от конкретного документа, который создается.

Вместе с тем п. 4.4 ДСТУ 4163:2020 называет обязательные реквизиты, которые надо указывать в любом документе, а именно: наименование юридического лица (номер реквизита в стандарте — 04); название вида документа (09) (на письмах не указывается); дата документа (10); регистрационный индекс документа (11); заголовок к тексту документа (19); текст документа (20); подпись (для электронных документов — электронная подпись или электронная печать в случае отсутствия электронной подписи) (22).

Разберем те реквизиты документов, в отношении которых возникает больше всего вопросов.

Наименование юридического лица. Должно соответствовать полному наименованию, указанному в положении/уставе о юридическом лице (см. п. 5.4 ДСТУ 4163:2020). Ниже полного наименования отдельной строкой в центре размещайте в скобках или без них сокращенное наименование, если оно официально зафиксировано в положении/уставе. Однако советуем указывать сокращенное наименование в скобках, чтобы оно не воспринималось как продолжение полного названия.

Наименование юридического лица печатайте прописными (большими буквами) (п. 7.4 ДСТУ 4163:2020). Допустимо использовать полужирный прямой шрифт (п. 7.2 ДСТУ 4163:2020). См. пример приказа на рис. 3.

Название вида документа. Указывайте прописными (буквами, например, ЗАЯВЛЕНИЕ, ПРИКАЗ и т. п. Допустимо использовать полужирный прямой шрифт (п. 7.2 ДСТУ 4163:2020).

Помним, в письмах название вида документа не указывают.

Дата документа. Дата документа — это, соответственно, дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или составления. Она может быть оформлена цифровым или словесно-цифровым способом.

При этом учтите следующую особенность.

Примеры цифрового способа (прямая и обратная последовательность):

08.11.2021

2021.11.08

Словесно-цифровой способ оформления даты используйте, если документ содержит сведения финансового характера. При этом если день месяца содержит одну цифру, то впереди проставляйте ноль. Также допустимо употреблять слово «год/года» в сокращенном варианте «г.». Например,

08 ноября 2021 года

08 ноября 2021 г.

В разных реквизитах одного документа дата может быть оформлена как словесно-цифровым, так и цифровым способом.

В случае применения информационных (автоматизированных) систем организации делопроизводства допустимо проставлять дату регистрации документа в составе штрихкода или QR-кода, создаваемого этой системой.

Регистрационный индекс документа. Состоит из порядкового номера документа в пределах группы регистрируемых документов, который дополняется индексами, в частности индексом по номенклатуре дел. В этом случае составные части регистрационного индекса отделяют одна от другой правосторонней наклонной чертой (п. 5.11 ДСТУ 4163:2020).

Например, регистрационный индекс приказа по личному составу о приеме на работу с индексом дела 02-04 может быть таким: № 113/02-04/ос.

В случае применения информационных (автоматизированных) систем организации делопроизводства можно проставлять регистрационный индекс в составе штрихкода или QR-кода.

Место составления документа. С учетом изменений, оно должно соответствовать наименованию населенного пункта согласно Кодификатору административно-территориальных единиц и территорий территориальных громад, утвержденному приказом Минрегиона от 26.11.2020 № 290. Например, г. Харьков.

Однако не совсем понятно, как в соответствии с этим Кодификатором указывать наименование таких населенных пунктов, как поселок городского типа, поселок, село. Нужно ли указывать название территориальной громады, к которой относится населенный пункт?

Также есть неопределенность с отражением г. Киева как места составления документа. В примере, приведенном в п. 5.13 ДСТУ 4163:2020, указано «г. Киев». А вот далее по тексту написано, что в случае указания в этом реквизите столицы «Киев» сокращение «г.» не применяют.

Со своей стороны мы уверены: если стандарт не дает однозначного ответа на вопросы, касающиеся оформления реквизитов документа, то предприятие, создающее такой документ, имеет право определять их для себя самостоятельно. При этом на действительность документа это не повлияет.

Реквизиты с указанием имени и фамилии лиц. Вместо инициалов и фамилии лица теперь указывают «Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ» в следующих реквизитах: «Адресат», «Гриф затвердження документа», «Підпис», «Віза», «Гриф погодження (схвалення) документа», «Відмітка про засвідчення копії документа», «Відмітка про ознайомлення з документом», «Відмітка про виконання документа». При этом фамилию указывают прописными буквами (п. 5.27 ДСТУ 4163:2020).

Что касается текста документа, то новым стандартом не нормировано, в каком формате указывать лиц, фигурирующих в нем. Однако не следует сбрасывать со счетов Правила, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее — Правила № 1000/5). В них указано (см. п.п. 5 п. 9 разд. ІІ), что в распорядительных документах по кадровым вопросам (личному составу) распорядительная часть начинается, как правило, с глагола в форме инфинитива: «ПРИЙНЯТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ» и т. п. Далее указывается прописными буквами фамилия работника, на которого распространяется действие распорядительного документа.

Что касается написания фамилии в других реквизитах, в которых прямо не указано, что она пишется прописными буквами, то считаем, что ее следует указывать исходя из общих правил написания.

Отдельно остановимся на ситуации, когда подписант, чьи должность, имя и фамилия указаны в документе, может отсутствовать. В таком случае документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывают должность, имя и фамилию фактического подписанта.

Если документ невозможно перепечатать, исправление вносят рукописным или машинописным способом так, как указано на рис. 1.

Рис. 1. Фрагмент приказа с изменениями, внесенными в отношении подписанта

Не разрешено при подписании документа ставить предлог «За» или правостороннюю наклонную черту перед наименованием должности.

Требования к изготовлению документов

Печатать или писать? Организационно-распорядительные документы, в том числе кадровые, надо печатать. И только отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные и докладные записки и т. п.), авторами которых являются должностные и другие физические лица, допустимо оформлять рукописным способом (см. п. 7.1 ДСТУ 4163:2020).

Поэтому, например, заявление гражданина о приеме на работу или заявление работника о предоставлении ему отпуска могут быть написаны от руки или напечатаны и подписаны.

Шрифт. Для печати любых кадровых документов используйте гарнитуру Times New Roman и шрифт размером 12 — 14 печатных пунктов. Однако допустимо использовать шрифт размером 8 — 12 печатных пунктов для печати отдельных реквизитов, например, реквизита «Код юридичної особи» (см. п. 7.2 ДСТУ 4163:2020).

Интервалы. Рекомендовано печатать текст на листах бумаги формата А4 через 1 — 1,5 интервала, а формата А5 — через 1 интервал.

Вместе с тем для отдельных реквизитов установлены четкие требования к межстрочным интервалам, а именно (п. 7.3 ДСТУ 41636:2020):

— реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк («Довідкові дані про юридичну особу», «Заголовок до тексту документа», «Відмітка про наявність додатків»), печатают через 1 интервал;

— составные части реквизитов «Адресат», «Гриф затвердження документа», «Гриф погодження (схвалення) документа» отделяют друг от друга через 1,5 интервал;

— реквизиты документа отделяют друг от друга через 1,5 — 3 интервала.

Поля и отступы. Соблюдайте такие поля: 30 мм — левое, 10 мм — правое; 20 мм — верхнее и нижнее.

От границы левого поля документа делайте следующие отступы: 10 мм — для абзацев в тексте; 90 мм — для реквизита «Адресат»; 100 мм — для реквизитов «Гриф затвердження документа» и «Гриф обмеження доступу до документа»; 125 мм — для расшифровки подписи в реквизите «Підпис».

Не делают отступ от границы левого поля, в частности, для реквизитов «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст документа» (без абзацев), «Відмітка про наявність додатків», «Відмітка про засвідчення копії документа», «Відомості про виконавця документа», «Відмітка про ознайомлення з документом», а также для наименования должности в реквизите «Підпис» (более подробно см. в п. 7.7 ДСТУ 4163:2020).

И в конце выясним еще один вопрос. А как быть с типовыми формами, которые используют в работе немало кадровиков?

Типовые формы приказов

Можно ли в дальнейшем применять типовые формы приказов, в частности, формы № П-1, № П-3, № П-4, утвержденные приказом Госстата от 05.12.2008 № 489? Ведь Госстат не вносил в них каких-либо изменений, касающихся новых требований к составлению документов. Да, их можно использовать и в дальнейшем, адаптировав под новые требования ДСТУ 4163:2020.

Такой вывод согласуется с ответом Госстата, предоставленным в письме от 25.08.2021 № 19.1.2-26/О-117-21/122 (ср. ). В нем указано, что типовые формы разработаны с целью систематизации и определения стандартного унифицированного перечня показателей, необходимых для составления форм государственных статистических наблюдений по труду.

При этом под «обязательностью» ведения предприятиями первичного учета показателей, указанных в типовых формах, следует понимать в первую очередь не вопрос обязательности использования типовых форм, а необходимость ведения первичного учета в целом.

Ну а теперь переходим от теории к практике. И если у вас уже рябит в глазах от всех этих миллиметров слева/справа — не расстраивайтесь ☺. Наши примеры помогут расставить все точки над «і».

Заявление о приеме на работу

Образец заявления приведен в приложении В.4 ДСТУ 4163:2020, но по старым правилам. А именно — указаны фамилия и инициалы адресата-руководителя, как требовалось раньше, а не «Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ».

Однако при оформлении заявления гражданина о приеме на работу надо указывать именно «Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ» адресата-руководителя, как того требует п. 5.15 ДСТУ 4163:2020.

Заметьте, что в случае адресования документа руководителю юрлица (его заместителю) наименование юрлица должно быть составной частью наименования должности адресата.

А вот требования к данным автора заявления (и других внутренних документов) стандартом не установлены. Мы считаем, что в вопросах, не урегулированных ДСТУ 4163:2020, надо руководствоваться Правилами № 1000/5 и Сборником, утвержденным протоколом Укргосархива от 22.11.2015 № 7, хоть они и приспособлены еще под старый ДСТУ.

Приведем образец заявления о приеме на работу на рис. 2 ниже.

Рис. 2. Пример заявления о приеме на работу

Приказ о приеме (увольнении)

При оформлении приказов о приеме (увольнении) работников обратите внимание на следующее.

Точку в конце заголовка к тексту «Про прийняття на роботу» («Про припинення трудового договору») не ставим (п. 7.6 ДСТУ 4163:2020). Конкретного работника, который принимается (увольняется), в заголовке можно не указывать (см. п. 5.19 ДСТУ 4163:2020).

Распорядительную часть приказа о приеме начинайте с глагола «ПРИЙНЯТИ» (в случае увольнения — «ЗВІЛЬНИТИ») прописными буквами. Далее указывайте прописными буквами ФАМИЛИЮ работника, который трудоустраивается (с которым прекращается трудовой договор), и маленькими — его имя и отчество. Кроме того, укажите основание для издания приказа (см. гл. 9 разд. ІІ Правил № 1000/5).

Образец приказа о приеме на работу приведен на рис. 3.

Рис. 3. Образец приказа о приеме на работу

Отдельно остановимся на реквизите «Відмітка про засвідчення документа». Ее проставляют ниже реквизита «Підпис» на лицевой стороне последнего листа копии документа.

Отметка о заверении копии документа состоит из следующих элементов: слов «Згідно з оригіналом» (без кавычек), наименования должности, личной подписи лица, заверяющего копию, его собственного имени и ФАМИЛИИ, даты заверения копии (см. рис. 4).

Рис. 4. Образец отметки об удостоверении копии документа

Нужно ли копию приказа об увольнении заверять оттиском печати? В ДСТУ 4163:2020 указано, что заверение документа проводится в случаях, определенных законодательством. При этом копии документов заверяют оттиском печати юридического лица, структурного подразделения (службы делопроизводства, службы кадров, бухгалтерии и т. п.) юридического лица или печати «Для копій».

С учетом Правил № 1000/5 считаем достаточным заверить копию приказа об увольнении оттиском печати отдела кадров или же печати «Для копій».

Внимание! С 10.06.2021 выдача работнику копии приказа об увольнении является обязательной, вне зависимости от основания прекращения трудового договора. И не забываем ставить на ее лицевой стороне в верхнем правом углу отметку «Копія».