Теми статей
Обрати теми

Втілюємо у кадрове життя нові стандарти з оформлення документів

Марченко Олена, експерт з кадрових і податкових питань
З 1 вересня 2021 року набув чинності новий стандарт з оформлення документації — ДСТУ 4163:2020. І з того часу до нашої редакції рікою потекли запитання щодо його застосування. У тому числі й від працівників кадрових служб. Чи треба в заяві про прийняття на роботу зазначати прізвище керівника великими літерами? Яким має бути розмір шрифту у наказі про прийняття на роботу? Як засвідчити наказ про звільнення працівника? Зараз усе з’ясуємо!

Перш за все зазначимо, що жодної революції у кадровому діловодстві з прийняттям ДСТУ 4163:2020 не сталося. Оновлені певні норми з оформлення документації, але новий стандарт має таку саму юридичну силу, що й його попередник ДСТУ 4163:2003.

Навіть якщо ви не знали про наявність таких стандартів, панікувати не варто. На нашу думку, невідповідність оформлення окремих реквізитів кадрового документа вимогам нового стандарту не є підставою для визнання його нечинним. Головне — щоб обов’язкові реквізити були наявні в документі (див. нижче).

Штрафів за недотримання стандарту немає. Також не визначено орган, який може перевіряти та контролювати відповідність документів ДСТУ 4163:2020.

Безумовно, ми не закликаємо ігнорувати вимоги щодо оформлення документації. Навпаки, пропонуємо ознайомитися з ними більш детально. Тим більше що є судова практика, де невідповідність наказу про звільнення попередньому стандарту стала додатковим аргументом для визнання звільнення незаконним (постанова Полтавського апеляційного суду від 30.04.2020 у справі № 528/790/19 // reyestr.court.gov.ua/Review/89205276, залишена в силі ВС).

Де застосовується?

ДСТУ 4163:2020 поширюється на усіх юридичних осіб незалежно від форми власності. Фізособам-підприємцям також рекомендуємо застосовувати цей стандарт.

ДСТУ 4163:2020 поширюється на організаційно-розпорядчі документи, у тому числі й на заяви громадянина/працівника, накази (розпорядження) про прийняття на роботу, накази (розпорядження) про звільнення з роботи.

Загальний перелік документів, які належать до організаційно-розпорядчих, наведено у Класифікаторі управлінської документації, затвердженому наказом Мінекономіки від 12.03.2021 № 526 (див. документи, код яких починається з «01»).

Оформлюйте за ДСТУ 4163:2020 як паперові, так і електронні кадрові документи

А тепер переходимо від загальних запитань до конкретики. Розбираємо реквізити службового документа.

Реквізити документа: читаємо

Реквізит — це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікування, організації обігу та (або) надання йому юридичної сили (п.п. 4.1.4 ДСТУ 2732).

Реквізити документів повинні розташовуватися у чітко визначених для них місцях. Це, серед іншого, дозволить скоротити витрати часу на їх пошук та обробку. Місце розташування залежить від форми бланка (кутовий чи поздовжній), яку використовує укладач документа.

Усього стандарт встановлює 32 реквізити (нумерація від 01 до 32). Проте не всі вони мають бути наявними в документі в обов’язковому порядку. Усе залежить від конкретного документа, який створюється.

Разом з тим п. 4.4 ДСТУ 4163:2020 називає обов’язкові реквізити, які треба зазначати у будь-якому документі, а саме: найменування юридичної особи (номер реквізиту в стандарті — 04); назва виду документа (09) (на листах не зазначається); дата документа (10); реєстраційний індекс документа (11); заголовок до тексту документа (19); текст документа (20); підпис (для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису) (22).

Розберемо ті реквізити документів, стосовно яких виникає найбільше запитань.

Найменування юридичної особи. Має відповідати повному найменуванню, зазначеному в положенні/статуті про юридичну особу (див. п. 5.4 ДСТУ 4163:2020). Нижче повного найменування окремим рядком у центрі розміщуйте у дужках або без них скорочене найменування, якщо його офіційно зафіксовано в положенні/статуті. Проте радимо зазначати скорочене найменування в дужках, аби воно не сприймалося як продовження повної назви.

Найменування юридичної особи друкуйте великими літерами (п. 7.4 ДСТУ 4163:2020). Допустимо використовувати напівжирний прямий шрифт (п. 7.2 ДСТУ 4163:2020). Див. приклад наказу на рис. 3.

Назва виду документа. Зазначайте великими літерами, наприклад, ЗАЯВА, НАКАЗ тощо. Допустимо використовувати напівжирний прямий шрифт (п. 7.2 ДСТУ 4163:2020).

Пам’ятаймо, у листах назву виду документа не зазначають.

Дата документа. Дата документа — це, відповідно, дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення. Вона може бути оформлена цифровим або словесно-цифровим способом.

Якщо застосовуєте цифровий спосіб оформлення дати, то крапку наприкінці не ставите

Приклади цифрового способу (пряма та зворотна послідовність):

08.11.2021

2021.11.08

Словесно-цифровий спосіб оформлення дати використовуйте, якщо документ містить відомості фінансового характеру. При цьому якщо день місяця містить одну цифру, то попереду проставляйте нуль. Також допустимо вживати слово «рік/року» у скороченому варіанті «р.». Наприклад,

08 листопада 2021 року

08 листопада 2021 р.

У різних реквізитах одного документа дата може бути оформлена як словесно-цифровим, так і цифровим способом.

У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства допустимо проставляти дату реєстрації документа у складі штрих-коду або QR-коду, що створюється цією системою.

Реєстраційний індекс документа. Складається з порядкового номера документа в межах групи документів, що реєструють, який доповнюється індексами, зокрема індексом за номенклатурою справ. У цьому випадку складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою (п. 5.11 ДСТУ 4163:2020).

Наприклад, реєстраційний індекс наказу з особового складу про прийняття на роботу з індексом справи 02-04 може бути таким: № 113/02-04/ос.

У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства можна проставляти реєстраційний індекс у складі штрих-коду або QR-коду.

Місце складення документа. З урахуванням змін, воно має відповідати найменуванню населеного пункту згідно з Кодифікатором адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад, затвердженим наказом Мінрегіону від 26.11.2020 № 290. Наприклад, м. Харків.

Проте не зовсім зрозуміло, як за цим Кодифікатором вказувати найменування таких населених пунктів, як селище міського типу, селище, село. Чи потрібно вказувати назву територіальної громади, до якої належить населений пункт?

Також є невизначеність з відображенням м. Києва як місця складення документа. У прикладі, наведеному в п. 5.13 ДСТУ 4163:2020, зазначено «м. Київ». А ось далі по тексту вказано, що у разі зазначення в цьому реквізиті столиці «Київ», скорочення «м.» не застосовують.

Зі свого боку ми впевнені: якщо стандарт не дає однозначної відповіді на питання, що стосуються оформлення реквізитів документа, то підприємство, яке створює такий документ, має право визначати їх для себе самостійно. При цьому на дійсність документа це не вплине.

Реквізити із зазначенням ім’я та прізвища осіб. Замість ініціалів та прізвища особи тепер зазначають «Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ» у таких реквізитах: «Адресат», «Гриф затвердження документа», «Підпис», «Віза», «Гриф погодження (схвалення) документа», «Відмітка про засвідчення копії документа», «Відмітка про ознайомлення з документом», «Відмітка про виконання документа».

При цьому прізвище вказують великими літерами (п. 5.27 ДСТУ 4163:2020).

Що стосується тексту документа, то новим стандартом не унормовано, в якому форматі зазначати осіб, які фігурують у ньому. Проте не слід скидати з рахунків Правила, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

У них зазначено (див. п.п. 5 п. 9 розд. ІІ), що у розпорядчих документах з кадрових питань (особового складу) розпорядча частина починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива: «ПРИЙНЯТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа.

Що стосується написання прізвища в інших реквізитах, в яких прямо не зазначено, що воно пишеться великими літерами, то вважаємо, що його слід вказувати за загальними привалами написання.

Окремо зупинимося на ситуації, коли підписант, чиї посада, ім’я та прізвище вказані у документі, може бути відсутній. У такому разі документ підписує особа, яка виконує його обов’язки. При цьому зазначають посаду, ім’я та прізвище фактичного підписанта.

Якщо документ неможливо передрукувати, виправлення вносять рукописним або машинописним способом так, як зазначено на рис. 1.

img 1

Рис. 1. Фрагмент наказу із змінами, внесеними щодо підписанта

Не дозволено під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади.

Вимоги до виготовлення документів

Друкувати чи писати? Організаційно-розпорядчі документи, в тому числі кадрові, треба друкувати. І лише окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, допустимо оформлювати рукописним способом (див. п. 7.1 ДСТУ 4163:2020).

Тож, наприклад, заява громадянина про прийняття на роботу або заява працівника про надання йому відпустки можуть бути написані від руки або надруковані й підписані.

Шрифт. Для друкування будь-яких кадрових документів використовуйте гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12 — 14 друкарських пунктів. Проте допустимо використовувати шрифт розміром 8 — 12 друкарських пунктів для друкування окремих реквізитів, наприклад, реквізиту «Код юридичної особи» (див. п. 7.2 ДСТУ 4163:2020).

Інтервали. Рекомендовано друкувати текст на аркушах паперу формату А4 через 1 — 1,5 інтервали, а формату А5 — через 1 інтервал.

Разом з цим для окремих реквізитів установлено чіткі вимоги щодо міжрядкових інтервалів, а саме (п. 7.3 ДСТУ 41636:2020):

— реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків («Довідкові дані про юридичну особу», «Заголовок до тексту документа», «Відмітка про наявність додатків»), друкують через 1 інтервал;

складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження документа», «Гриф погодження (схвалення) документа» відокремлюють один від одного через 1,5 інтервал;

— реквізити документа відокремлюють один від одного через 1,5 — 3 інтервали.

Поля та відступи. Дотримуйте таких полів: 30 мм — ліве, 10 мм — праве; 20 мм — верхнє та нижнє.

Від межі лівого поля документа робіть такі відступи: 10 мм — для абзаців у тексті; 90 мм — для реквізиту «Адресат»; 100 мм — для реквізитів «Гриф затвердження документа» та «Гриф обмеження доступу до документа»; 125 мм — для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».

Не роблять відступ від межі лівого поля, зокрема, для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст документа» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Відмітка про засвідчення копії документа», «Відомості про виконавця документа», «Відмітка про ознайомлення з документом», а також для найменування посади в реквізиті «Підпис» (більш детально див. у п. 7.7 ДСТУ 4163:2020).

І наприкінці з’ясуємо ще одне питання. А як бути з типовими формами, які використовують у роботі чимало кадровиків?

Типові форми наказів

Чи можна надалі застосовувати типові форми наказів, зокрема, форми № П-1, № П-3, № П-4, затверджені наказом Держстату від 05.12.2008 № 489? Адже Держстат не вносив до них жодних змін, що стосуються нових вимог до складення документів. Так, їх можна використовувати й надалі, адаптувавши під нові вимоги ДСТУ 4163:2020.

Такий висновок узгоджується з відповіддю Держстату, наданою в листі від 25.08.2021 № 19.1.2-26/О-117-21/122 (ср. ). У ньому зазначено, що типові форми розроблено з метою систематизації та визначення стандартного уніфікованого переліку показників, необхідних для складання форм державних статистичних спостережень із праці.

При цьому під «обов’язковістю» ведення підприємствами первинного обліку показників, зазначених у типових формах, слід розуміти насамперед не питання обов’язковості використання типових форм, а необхідність ведення первинного обліку в цілому.

Ну а тепер переходимо від теорії до практики. І якщо у вас вже рябить в очах від усіх цих міліметрів ліворуч/праворуч — не засмучуйтесь ☺. Наші приклади допоможуть розставити усі крапки над «і».

Заява про прийняття на роботу

Зразок заяви наведено у додатку В.4 ДСТУ 4163:2020, але за старими правилами. А саме — зазначено прізвище та ініціали адресата-керівника, як вимагалося раніше, а не «Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ».

Проте при оформленні заяви громадянина про прийняття на роботу треба зазначати саме «Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ» адресата-керівника, як того вимагає п. 5.15 ДСТУ 4163:2020.

Зауважте, що у разі адресування документа керівнику юрособи (його заступнику) найменування юрособи має бути складовою частиною найменування посади адресата.

А от вимоги щодо даних автора заяви (та інших внутрішніх документів) стандартом не встановлені. Ми вважаємо, що в питаннях, що не врегульовані ДСТУ 4163:2020, треба керуватися Правилами № 1000/5 та Збірником, схваленим протоколом Укрдержархіву від 22.11.2015 № 7, хоч вони і підлаштовані ще під старий ДСТУ.

Наведемо зразок заяви про прийняття на роботу на рис. 2.

img 2

Рис. 2. Зразок заяви про прийняття на роботу

Наказ про прийняття (звільнення)

При оформленні наказів про прийняття (звільнення) працівників зверніть увагу на таке.

Крапку в кінці заголовка до тексту «Про прийняття на роботу» («Про припинення трудового договору») не ставимо (п. 7.6 ДСТУ 4163:2020). Конкретного працівника, що приймається (звільняється), в заголовку можна не зазначати (див. п. 5.19 ДСТУ 4163:2020).

Розпорядчу частину наказу про прийняття починайте з дієслова «ПРИЙНЯТИ» (у разі звільнення — «ЗВІЛЬНИТИ») великими літерами. Далі зазначайте великими літерами ПРІЗВИЩЕ працівника, що працевлаштовується (з яким припиняється трудовий договір), і малими — його ім’я та по батькові. Крім того, вкажіть підставу для видання наказу (див. гл. 9 розд. ІІ Правил № 1000/5).

Зразок наказу про прийняття на роботу наведено на рис. 3.

img 3

Рис. 3. Зразок наказу про прийняття на роботу

Окремо зупинимося на реквізиті «Відмітка про засвідчення документа». Її проставляють нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії документа.

Відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів: слів «Згідно з оригіналом» (без лапок), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та ПРІЗВИЩА, дати засвідчення копії (див. рис. 4).

img 4

Рис. 4. Зразок відмітки про засвідчення копії документа

Чи потрібно копію наказу про звільнення засвідчувати відбитком печатки? В ДСТУ 4163:2020 зазначено, що засвідчення документа проводиться у випадках, визначених законодавством. При цьому копії документів засвідчують відбитком печатки юридичної особи, структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) юридичної особи або печатки «Для копій».

З урахуванням Правил № 1000/5 вважаємо достатнім засвідчити копію наказу про звільнення відбитком печатки відділу кадрів або ж печатки «Для копій».

Увага! З 10.06.2021 видача працівникові копії наказу про звільнення є обов’язковою, незалежно від підстави припинення трудового договору. І не забуваємо ставити на її лицьовому боці у верхньому правому куті відмітку «Копія».

висновки

  • Невідповідність оформлення окремих реквізитів документа вимогам ДСТУ 4163:2020 не робить його нечинним.
  • Реквізит «Підпис» включає такі елементи: найменування посади, особистий підпис, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ (великими літерами).
  • Рекомендуємо використовувати типові форми кадрових документів після їх адаптування під нові вимоги ДСТУ 4163:2020.
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі