С ситуацией, которая описана в вопросе, столкнулось сегодня много работодателей.
С переходом на е-больничные у них появилась возможность видеть открытый листок нетрудоспособности сразу в день его создания (конечно, если звезды на небе сойдутся и не будет ошибок при его формировании). В таком больничном будут указаны и дата его открытия, и дата закрытия.
Однако выданным листок нетрудоспособности считается через 7 дней после даты его закрытия, а листок нетрудоспособности по беременности и родам — через 7 дней с даты его открытия (п. 3 разд. II, п. 1 разд. ІІІ Порядка № 1234*).
* Порядок выдачи (формирования) листков нетрудоспособности в Электронном реестре листков нетрудоспособности, утвержденный приказом МОЗ от 17.06.2021 № 1234.
Именно после истечения такого семидневного срока ожидания и изменения статуса на «Готово до сплати» е-лікарняний можно брать в работу. То есть,
даже если вы видите е-больничный в личном кабинете страхователя, это не значит, что он выдан работнику и предоставлен вам для оплаты
Единственное, что вы можете, пока больничный ожидает выдачи, это использовать имеющуюся информацию для табелирования отсутствия работника на рабочем месте.
Если работник увольняется раньше, чем его электронный больничный лист станет готовым к уплате, работодатель обязан в день увольнения провести с ним окончательный (полный) расчет (ст. 116 КЗоТ). То есть начислить и выплатить все причитающиеся работнику суммы: заработную плату за фактически отработанное время, компенсацию за неиспользованные дни отпуска, больничные по готовым к уплате листкам нетрудоспособности, по которым комиссией по соцстрахованию назначены выплаты.
Что касается больничных листов, которые не являются выданными на дату увольнения, то начислять нетрудоспособные выплаты по ним нельзя. Это справедливо и для случая оплаты первых пяти дней болезни за счет работодателя.
О нарушении требований ст. 116 КЗоТ здесь речь не идет. Ведь в день увольнения еще не будет оснований для начисления и выплаты больничных по невыданному листку нетрудоспособности.
После того как больничный будет выдан и готов к уплате, комиссия по соцстрахованию в общие сроки назначит, а работодатель рассчитает и начислит больничные.
Остановимся на налогообложении. Больничные, начисленные после увольнения лицу, которое на момент их начисления уже не находится в трудовых отношениях с работодателем, облагаем НДФЛ и ВС на общих основаниях (п.п. 164.2.20 НКУ). В 4ДФ их отражаем по факту начисления/выплаты с признаком дохода «127».
Переходим к ЕСВ. Выплаты, начисленные бывшим работникам после увольнения, попадают в базу начисления ЕСВ, если они начислены за отработанное время. Также в базу попадает средняя зарплата за вынужденный прогул, начисленная согласно решению суда.
Больничные не входят в фонд зарплаты и являются, по сути, выплатой за неотработанное время. Поэтому если они начислены бывшему работнику (после его увольнения), то ЕСВ с них не взимаем. На это обращают внимание налоговики, например, в письме ГФСУ от 04.07.2017 № 956/6/99-99-13-02-01-15/ІПК. В ЕСВшном Д1 такие больничные не отражаем.
