Із ситуацією, яка описана у запитанні, стикнулося наразі багато роботодавців. З переходом на е-лікарняні у них з’явилася можливість бачити відкритий листок непрацездатності одразу в день його створення (звісно, якщо не буде помилок при його формуванні). У такому лікарняному буде зазначено й дату його відкриття, й дату закриття.
Проте виданим листок непрацездатності вважається через 7 днів після дати його закриття, а е-лікарняний по вагітності та пологах — через 7 днів з дати його відкриття (п. 3 розд. II, п. 1 розд. ІІІ Порядку № 1234*).
* Порядок видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затверджений наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234.
Саме після спливу такого семиденного строку очікування та зміни статусу на «Готово до сплати» е-лікарняний можна брати в роботу.
Навіть якщо ви бачите е-лікарняний в особистому кабінеті страхувальника, це не означає, що він виданий працівникові та наданий вам для оплати
Єдине, що ви можете, поки лікарняний очікує на видачу, це використовувати наявну інформацію для табелювання відсутності працівника на робочому місці.
Якщо працівник звільняється раніше, ніж його електронний лікарняний лист стане готовим до сплати, роботодавець зобов’язаний у день звільнення провести з ним остаточний (повний) розрахунок (ст. 116 КЗпП). Тобто нарахувати та виплатити всі належні працівникові суми: заробітну плату за фактично відпрацьований час, компенсацію за невикористані дні відпустки, лікарняні за готовими до сплати листками непрацездатності, за якими комісією з соцстрахування призначені виплати.
Що стосується лікарняних листів, які не є виданими на дату звільнення, то нараховувати непрацездатні виплати за ними не можна. Це справедливо й для випадку оплати перших п’яти днів хвороби за рахунок роботодавця. Про порушення вимог ст. 116 КЗпП тут мова не йде. Адже в день звільнення ще не буде підстав для нарахування і виплати лікарняних за невиданим листком непрацездатності.
Після того як лікарняний буде виданий та готовий до сплати, комісія із соцстрахування в загальні строки призначить, а роботодавець розрахує й нарахує лікарняні.
Зупинимося на оподаткуванні. Лікарняні, нараховані після звільнення особі, яка на момент їх нарахування вже не перебуває у трудових відносинах з роботодавцем, оподатковуємо ПДФО та ВЗ на загальних підставах (п.п. 164.2.20 ПКУ). В 4ДФ їх відображаємо за фактом нарахування/виплати з ознакою доходу «127».
Переходимо до ЄСВ. Виплати, нараховані колишнім працівникам після звільнення, потрапляють до бази нарахування ЄСВ, якщо вони нараховані за відпрацьований час. Також до бази потрапляє середня зарплата за вимушений прогул, нарахована згідно з рішенням суду.
Лікарняні не входять до фонду зарплати та є по суті виплатою за невідпрацьований час. Тож якщо вони нараховані колишньому працівникові (після його звільнення), то ЄСВ з них не стягуємо. На це звертають увагу податківці, наприклад, у листі ДФСУ від 04.07.2017 № 956/6/99-99-13-02-01-15/ІПК. В ЄСВшному Д1 такі лікарняні не відображаємо.
