Темы статей
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Вводим дистанционную работу

Марченко Елена, эксперт по кадровым и налоговым вопросам
Налоги & бухучет Октябрь, 2021/№ 81
Печать
Еще в 2014 году сложилась ситуация, при которой работники достаточно большого количества предприятий Донецкой и Луганской областей вынуждены были работать за пределами офисов. Такая работа стала едва ли не единственным выходом практически для всех сфер малого и среднего бизнеса и в период введения жесткого карантина в стране. Однако долгое время такая форма организации труда не была узаконенной. Сейчас дистанционную работу легализовали и она получает все большее распространение не только в критических ситуациях. Кстати, об отличиях и сходствах между дистанционной и надомной работой мы рассказали в «Налоги & бухучет», 2021, № 79, с. 21. Сейчас же более подробно разберемся со всеми нюансами и правилами введения дистанционной работы.

Понятие и признаки

Определяет понятие дистанционной работы и особенности ее введения ст. 602 КЗоТ. Дистанционная работа — это форма организации труда, при которой работа выполняется:

1) за пределами рабочих помещений или территории работодателя, в любом месте по выбору работника;

2) с использованием информационно-коммуникационных технологий.

Дистанционная работа — это, как правило, интеллектуальный труд, не связанный с физической, ручной работой. Работать дистанционно могут, в частности, ІТ-специалисты, специалисты по маркетингу, рекламе, дизайну, экономисты, бухгалтеры, операторы колл-центра и т. п.

Заметим, что дистанционную работу часто называют удаленной. Однако так делать не стоит. Понятие «удаленная работа» в КЗоТ отсутствует.

Также имейте в виду, что

для введения дистанционной работы необходимо, чтобы специфика работы работника позволяла ему выполнять свою работу дистанционно

Перечень лиц, которые могут работать дистанционно, трудовое законодательство не определяет. Однако устанавливает, что, принимая во внимание характер выполняемой работы и соответствующие ресурсы у работодателя, работать дистанционно могут: беременные женщины, работники, имеющие ребенка в возрасте до 3 лет или осуществляющие уход за ребенком до 6 лет (на основании медзаключения), работники, имеющие двоих или более детей в возрасте до 15 лет или ребенка с инвалидностью, родители лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы, а также лица, которые взяли под опеку ребенка или лицо с инвалидностью с детства подгруппы А I группы.

Кроме того, работник может требовать от работодателя временного, сроком до 2 месяцев, перевода на дистанционную работу. Это возможно в случае, если на рабочем месте в отношении него были совершены действия, содержащие признаки дискриминации или сексуального домогательства. Однако работодатель может в этом отказать, если работник не доказал соответствующие факты или дистанционная работа невозможна, учитывая трудовую функцию работника.

Выясним, как правильно оформить трудовые отношения с дистанционными работниками.

Заключаем трудовой договор

По общему правилу трудовой договор о дистанционной работе заключаем в письменной форме (п. 61 ч. 1 ст. 24 КЗоТ). Типовая форма такого договора утверждена приказом Минэкономики от 05.05.2021 № 913-21 (далее — Типовой договор). При необходимости стороны трудового договора могут внести в нее изменения и дополнения, не противоречащие законодательству о труде (см. разъяснение Минэкономики от 30.08.2021*).

* Путь поиска на официальном сайте www.me.gov.ua: Головна/Діяльність/Умови праці/Режим роботи.

Исключения из приведенного общего правила, при которых работодатель может ввести дистанционную работу приказом (распоряжением) без заключения письменного трудового договора, предусмотрены ч. 11 ст. 602 КЗоТ. Это возможно в следующих форс-мажорных случаях:

— на время угрозы распространения эпидемии, пандемии, необходимости самоизоляции работника в случаях, установленных законодательством;

— в случае возникновения угрозы вооруженной агрессии;

— в случае возникновения чрезвычайной ситуации техногенного, природного или другого характера.

Заметим: введение дистанционной работы — это изменение существенных условий труда. Однако при ее применении по инициативе работодателя в вышеуказанных исключительных случаях предупреждать работников об изменении существенных условий труда за 2 месяца, как того требуют нормы ч. 3 ст. 32 КЗоТ, не нужно. В таком случае достаточно ознакомить работников с приказом (распоряжением) о применении дистанционной работы в течение 2 дней со дня его издания, но до начала такой работы.

А можно ли не заключать письменный договор в случаях, определенных в ч. 11 ст. 602 КЗоТ, если инициатива введения дистанционной работы исходит от работника?

Да, дистанционную работу можно ввести по договоренности сторон без заключения письменного трудового договора в исключительных случаях, определенных в ч. 11 ст. 602 КЗоТ (см. письмо Минэкономики от 04.05.2021 № 4712-06/26182-07). В таком случае работник свое желание работать дистанционно на время действия соответствующих форс-мажорных обстоятельств указывает в заявлении, а работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение), с которым ознакамливает работника. Соблюдать двухдневный срок предупреждения в этом случае не нужно.

Дистанционный трудовой договор может быть:

бессрочным, т. е. таким, который заключается на неопределенный срок;

срочным в случае его заключения на время выполнения определенной работы или на определенный срок, например, на период действия карантина.

Договор о дистанционной работе может быть заключен при приеме на работу или в процессе работы. Если он заключается в процессе работы, то в письменной форме договора указывается дата, с которой он вступает в силу, и то, что этот договор заключается взамен других трудовых договоров, которые были ранее заключены между сторонами (п. 391 Типового договора).

Интересно, что выполнение дистанционной работы можно совмещать с выполнением работы на рабочем месте в помещении работодателя. Например, можно установить, что 2 дня в неделю работник работает в офисе, а 3 дня — дистанционно. Однако в этом случае также по общему правилу следует заключить письменный трудовой договор. Это следует из положений п. 5 Типового договора, в котором стороны договора указывают особенности такого совмещения (время и/или другие условия, когда работник выполняет работу в помещении или на территории работодателя).

Если принимаете на работу новичка, то в общем случае ему можно устанавливать испытание (см. «Налоги & бухучет», 2021, № 67, с. 8).

Рабочее место и режим работы

При дистанционной работе работник самостоятельно определяет рабочее место. Главное, чтобы оно находилось за пределами рабочих помещений и территории работодателя (ч. 3 ст. 14 Закона об охране труда**).

** Закон Украины «Об охране труда» от 14.10.92 № 2694-XII.

Нужно ли указывать выбранное место работы в договоре или сообщать о нем работодателю? Нет, в этом нет никакого смысла. Ведь

дистанционный работник может менять рабочее место без согласования с работодателем

По общему правилу в случае введения дистанционной работы работник самостоятельно определяет режим рабочего времени. На него не распространяются правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР), но дистанционный работник должен быть с ними ознакомлен (см. ниже).

Однако в трудовом договоре можно установить режим работы, который должен соблюдать дистанционный работник. Например, если это удобно работодателю, — по графику его работы.

В любом случае общая продолжительность рабочего времени дистанционщика не может превышать норм, установленных ст. 50 и 51 КЗоТ. При этом, если работник распределяет рабочее время на свое усмотрение, то он сам решает, как соблюсти норму часов.

Дистанционному работнику гарантируется период свободного времени для отдыха — период отключения. Во время периода отключения работник может прерывать информационно-коммуникационную связь с работодателем, например, не отвечать на звонки и электронные письма. В таком случае это не считается нарушением условий трудового договора или трудовой дисциплины. Укажите период отключения в п. 16 Типового договора.

Материально-техническое обеспечение

В трудовом договоре о дистанционной работе указывают:

порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и другими средствами;

порядок и сроки выплаты работникам компенсации за использование надлежащих им или арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и других средств.

Внимание! Если в трудовом договоре эти вопросы не озвучены, по умолчанию обеспечение возлагается на работодателя, который организовывает установление и техническое обслуживание соответствующих средств, а также оплачивает расходы, связанные с этим.

Возможно также установить в договоре и порядок возмещения других расходов работнику, в частности на оплату услуг Интернета, оплату мобильной связи, электроэнергии и т. п. (п. 21 Типового договора). Выплату такого возмещения можно осуществлять, например, в срок, установленный для выплаты заработной платы, или в определенный срок после получения оригиналов документов, подтверждающих расходы работника.

А что с материальной ответственностью? Если дистанционщик достиг 18 лет и пользуется оборудованием и средствами, переданными ему работодателем, то с ним может быть заключен письменный договор о полной материальной ответственности (п. 2 ст. 1351 КЗоТ).

Имейте в виду! Дистанционные работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине работодателю, если ущерб нанесен недостачей, уничтожением или повреждением оборудования и средств, предоставленных работникам в пользование.

В случае увольнения работника и невозврата предоставленных ему в пользование оборудования и средств с него может быть взыскана балансовая стоимость такого оборудования в порядке, определенном КЗоТ (п. 10 ст. 134 КЗоТ).

Инструктаж и охрана труда

Обязанности работодателя до начала работы дистанционного работника сводятся к минимуму (см. ст. 29 КЗоТ и ч. 2 ст. 5 Закона об охране труда). Так, работодатель должен:

— ознакомить работника с ПВТР, даже если на дистанционщика они не распространяются. Согласитесь, информация о режиме работы работодателя не будет лишней для работника;

— предоставить работнику рекомендации по работе с оборудованием и средствами, которые предоставлены работнику для выполнения определенного объема работ.

Это можно сделать в форме дистанционного инструктажа или путем проведения обучения безопасным методам работы на конкретном техническом средстве.

При наличии опасных и вредных производственных (технологических) факторов заключение трудового договора о дистанционной работе запрещается.

В трудовом договоре о дистанционной работе с согласия сторон могут предусматриваться дополнительные условия о безопасности труда (ч. 2 ст. 29 КЗоТ).

Что касается создания безопасных и безвредных условий труда, то для дистанционной работы разграничена ответственность работника и работодателя (см. схему ниже).

img 1

Охрана труда. Ответственность работника и работодателя

Важно! На работодателя возлагается обязанность систематического проведения инструктажа (обучения) работника по вопросам охраны труда и противопожарной безопасности. НО только в пределах использования работником оборудования и средств, рекомендованных или предоставленных работодателем для дистанционной работы.

Такой инструктаж (обучение) может проводиться дистанционно, с использованием информационно-коммуникационных технологий, в частности путем видеосвязи. В таком случае подтверждением его проведения считается факт обмена соответствующими электронными документами между работодателем и работником (ч. 9 и 10 ст. 153 КЗоТ).

Гарантии и коммуникация

Выполнение дистанционной работы не влечет за собой каких-либо ограничений объема трудовых прав работников. Дистанционные работники имеют право на ежегодные и другие отпуска, установленные законодательством, на оплату временной нетрудоспособности и т. п.

Труд дистанционных работников оплачивают на общих основаниях без каких-либо особенностей в соответствии с действующими у работодателя формами и системами оплаты труда

При этом, по мнению специалистов Минэкономики (см. разъяснение от 30.08.2021), в Типовом договоре о дистанционной работе в разд. IV «Умови оплати праці» нет необходимости дублировать положения коллективного договора и/или нормативного акта работодателя об оплате труда. При условии соблюдения в соответствии с законодательством процедуры информирования работника о его условиях труда в трудовом договоре может быть указана соответствующая ссылка на коллективный договор или нормативный акт работодателя без установления в нем конкретных условий оплаты труда.

С гарантиями для дистанционных работников разобрались. А теперь уделим внимание вопросу коммуникации работодателя и работника при дистанционной работе.

Ознакомление работников с приказами (распоряжениями), уведомлениями, другими документами работодателя об их правах и обязанностях допускается с использованием средств электронной связи. Такой способ «общения» работодателя с работниками установлен ч. 3 ст. 29 КЗоТ (ср. 025069200).

Средства электронной связи необходимо указать в трудовом договоре. В таком случае подтверждением ознакомления будет считаться факт обмена соответствующими электронными документами между работодателем и работником.

Что же следует понимать под «средствами электронной связи»? По мнению Минэкономики, изложенному в письме от 21.04.2021 № 4706-06/24058-07, под этим термином можно понимать определенное конечное оборудование, с помощью которого после подключения его к сети можно передавать на расстояние определенную информацию.

При этом приведенное в ст. 29 КЗоТ положение о возможности ознакомления работников с приказами (распоряжениями), уведомлениями, другими документами работодателя с помощью определенных в трудовом договоре средств электронной связи, не запрещает сторонам трудовых отношений предусмотреть в конкретном трудовом договоре особую процедуру осуществления такого ознакомления путем обмена соответствующими электронными документами, в частности, но не исключительно, с помощью электронной почты, специальных программ и приложений для обмена сообщениями и т. п. В п. 22 Типового договора указано также, что это может быть электронная почта, номер телефона, мобильное приложение и т. п.

Вместе с тем Порядком работы с электронными документами в делопроизводстве.., утвержденным приказом Минюста от 11.11.2014 № 1886/5, установлены общие требования к внедрению электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи. Поэтому рекомендуем для целей дистанционного ознакомления с документами использовать специальное программное оборудование, предусматривающее наличие у сторон договора электронной подписи.

Хотя, безусловно, работодатель и работник могут обмениваться и оригиналами подписанных документов, например, заказными письмами с уведомлением о вручении.

Дистанционный работник должен отчитываться о выполненной работе. Порядок и сроки предоставления таких отчетов зафиксируйте в п. 23 Типового договора.

Напоследок отметим, что работодателю в случае введения дистанционной работы целесообразно внести изменения в локальные нормативные акты, в частности в ПВТР, коллективный договор. Кроме того, можно разработать Положение о дистанционной работе, в котором регламентировать все вопросы, о которых мы рассказали в нашей статье.

выводы

  • Трудовой договор о дистанционной работе в общем случае обязательно заключаем в письменной форме, кроме ситуаций распространения эпидемии, необходимости работника самоизолироваться и других форс-мажорных обстоятельств, установленных ч. 11 ст. 602 КЗоТ.
  • Дистанционный работник распределяет рабочее время на свое усмотрение, на него не распространяются ПВТР, если иное не предусмотрено условиями трудового договора.
  • Если в трудовом договоре о дистанционной работе не указано, какая из его сторон ответственна за материально-техническое обеспечение работника, то по умолчанию такая ответственность возлагается на работодателя.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше