Вводим дистанционную работу

Понятие и признаки

Определяет понятие дистанционной работы и особенности ее введения ст. 60² КЗоТ. Дистанционная работа — это форма организации труда, при которой работа выполняется:

1) за пределами рабочих помещений или территории работодателя, в любом месте по выбору работника;

2) с использованием информационно-коммуникационных технологий.

Дистанционная работа — это, как правило, интеллектуальный труд, не связанный с физической, ручной работой. Работать дистанционно могут, в частности, ІТ-специалисты, специалисты по маркетингу, рекламе, дизайну, экономисты, бухгалтеры, операторы колл-центра и т. п.

Заметим, что дистанционную работу часто называют удаленной. Однако так делать не стоит. Понятие «удаленная работа» в КЗоТ отсутствует.

Также имейте в виду, что

Перечень лиц, которые могут работать дистанционно, трудовое законодательство не определяет. Однако устанавливает, что, принимая во внимание характер выполняемой работы и соответствующие ресурсы у работодателя, работать дистанционно могут: беременные женщины, работники, имеющие ребенка в возрасте до 3 лет или осуществляющие уход за ребенком до 6 лет (на основании медзаключения), работники, имеющие двоих или более детей в возрасте до 15 лет или ребенка с инвалидностью, родители лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы, а также лица, которые взяли под опеку ребенка или лицо с инвалидностью с детства подгруппы А I группы.

Кроме того, работник может требовать от работодателя временного, сроком до 2 месяцев, перевода на дистанционную работу. Это возможно в случае, если на рабочем месте в отношении него были совершены действия, содержащие признаки дискриминации или сексуального домогательства. Однако работодатель может в этом отказать, если работник не доказал соответствующие факты или дистанционная работа невозможна, учитывая трудовую функцию работника.

Выясним, как правильно оформить трудовые отношения с дистанционными работниками.

Заключаем трудовой договор

По общему правилу трудовой договор о дистанционной работе заключаем в письменной форме (п. 6¹ ч. 1 ст. 24 КЗоТ). Типовая форма такого договора утверждена приказом Минэкономики от 05.05.2021 № 913-21 (далее — Типовой договор). При необходимости стороны трудового договора могут внести в нее изменения и дополнения, не противоречащие законодательству о труде (см. разъяснение Минэкономики от 30.08.2021*).

* Путь поиска на официальном сайте www.me.gov.ua: Головна/Діяльність/Умови праці/Режим роботи.

Исключения из приведенного общего правила, при которых работодатель может ввести дистанционную работу приказом (распоряжением) без заключения письменного трудового договора, предусмотрены ч. 11 ст. 60² КЗоТ. Это возможно в следующих форс-мажорных случаях:

— на время угрозы распространения эпидемии, пандемии, необходимости самоизоляции работника в случаях, установленных законодательством;

— в случае возникновения угрозы вооруженной агрессии;

— в случае возникновения чрезвычайной ситуации техногенного, природного или другого характера.

Заметим: введение дистанционной работы — это изменение существенных условий труда. Однако при ее применении по инициативе работодателя в вышеуказанных исключительных случаях предупреждать работников об изменении существенных условий труда за 2 месяца, как того требуют нормы ч. 3 ст. 32 КЗоТ, не нужно. В таком случае достаточно ознакомить работников с приказом (распоряжением) о применении дистанционной работы в течение 2 дней со дня его издания, но до начала такой работы.

Да, дистанционную работу можно ввести по договоренности сторон без заключения письменного трудового договора в исключительных случаях, определенных в ч. 11 ст. 60² КЗоТ (см. письмо Минэкономики от 04.05.2021 № 4712-06/26182-07). В таком случае работник свое желание работать дистанционно на время действия соответствующих форс-мажорных обстоятельств указывает в заявлении, а работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение), с которым ознакамливает работника. Соблюдать двухдневный срок предупреждения в этом случае не нужно.

Дистанционный трудовой договор может быть:

— бессрочным, т. е. таким, который заключается на неопределенный срок;

— срочным в случае его заключения на время выполнения определенной работы или на определенный срок, например, на период действия карантина.

Договор о дистанционной работе может быть заключен при приеме на работу или в процессе работы. Если он заключается в процессе работы, то в письменной форме договора указывается дата, с которой он вступает в силу, и то, что этот договор заключается взамен других трудовых договоров, которые были ранее заключены между сторонами (п. 39¹ Типового договора).

Интересно, что выполнение дистанционной работы можно совмещать с выполнением работы на рабочем месте в помещении работодателя. Например, можно установить, что 2 дня в неделю работник работает в офисе, а 3 дня — дистанционно. Однако в этом случае также по общему правилу следует заключить письменный трудовой договор. Это следует из положений п. 5 Типового договора, в котором стороны договора указывают особенности такого совмещения (время и/или другие условия, когда работник выполняет работу в помещении или на территории работодателя).

Если принимаете на работу новичка, то в общем случае ему можно устанавливать испытание (см. «Налоги & бухучет», 2021, № 67, с. 8).

Рабочее место и режим работы

При дистанционной работе работник самостоятельно определяет рабочее место. Главное, чтобы оно находилось за пределами рабочих помещений и территории работодателя (ч. 3 ст. 14 Закона об охране труда**).

** Закон Украины «Об охране труда» от 14.10.92 № 2694-XII.

Нужно ли указывать выбранное место работы в договоре или сообщать о нем работодателю? Нет, в этом нет никакого смысла. Ведь

По общему правилу в случае введения дистанционной работы работник самостоятельно определяет режим рабочего времени. На него не распространяются правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР), но дистанционный работник должен быть с ними ознакомлен (см. ниже).

Однако в трудовом договоре можно установить режим работы, который должен соблюдать дистанционный работник. Например, если это удобно работодателю, — по графику его работы.

В любом случае общая продолжительность рабочего времени дистанционщика не может превышать норм, установленных ст. 50 и 51 КЗоТ. При этом, если работник распределяет рабочее время на свое усмотрение, то он сам решает, как соблюсти норму часов.

Дистанционному работнику гарантируется период свободного времени для отдыха — период отключения. Во время периода отключения работник может прерывать информационно-коммуникационную связь с работодателем, например, не отвечать на звонки и электронные письма. В таком случае это не считается нарушением условий трудового договора или трудовой дисциплины. Укажите период отключения в п. 16 Типового договора.

Материально-техническое обеспечение

В трудовом договоре о дистанционной работе указывают:

— порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и другими средствами;

— порядок и сроки выплаты работникам компенсации за использование надлежащих им или арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и других средств.

Внимание! Если в трудовом договоре эти вопросы не озвучены, по умолчанию обеспечение возлагается на работодателя, который организовывает установление и техническое обслуживание соответствующих средств, а также оплачивает расходы, связанные с этим.

Возможно также установить в договоре и порядок возмещения других расходов работнику, в частности на оплату услуг Интернета, оплату мобильной связи, электроэнергии и т. п. (п. 21 Типового договора). Выплату такого возмещения можно осуществлять, например, в срок, установленный для выплаты заработной платы, или в определенный срок после получения оригиналов документов, подтверждающих расходы работника.

А что с материальной ответственностью? Если дистанционщик достиг 18 лет и пользуется оборудованием и средствами, переданными ему работодателем, то с ним может быть заключен письменный договор о полной материальной ответственности (п. 2 ст. 135¹ КЗоТ).

Имейте в виду! Дистанционные работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине работодателю, если ущерб нанесен недостачей, уничтожением или повреждением оборудования и средств, предоставленных работникам в пользование.

В случае увольнения работника и невозврата предоставленных ему в пользование оборудования и средств с него может быть взыскана балансовая стоимость такого оборудования в порядке, определенном КЗоТ (п. 10 ст. 134 КЗоТ).

Инструктаж и охрана труда

Обязанности работодателя до начала работы дистанционного работника сводятся к минимуму (см. ст. 29 КЗоТ и ч. 2 ст. 5 Закона об охране труда). Так, работодатель должен:

— ознакомить работника с ПВТР, даже если на дистанционщика они не распространяются. Согласитесь, информация о режиме работы работодателя не будет лишней для работника;

— предоставить работнику рекомендации по работе с оборудованием и средствами, которые предоставлены работнику для выполнения определенного объема работ.

Это можно сделать в форме дистанционного инструктажа или путем проведения обучения безопасным методам работы на конкретном техническом средстве.

При наличии опасных и вредных производственных (технологических) факторов заключение трудового договора о дистанционной работе запрещается.

В трудовом договоре о дистанционной работе с согласия сторон могут предусматриваться дополнительные условия о безопасности труда (ч. 2 ст. 29 КЗоТ).

Что касается создания безопасных и безвредных условий труда, то для дистанционной работы разграничена ответственность работника и работодателя (см. схему ниже).

Охрана труда. Ответственность работника и работодателя

Важно! На работодателя возлагается обязанность систематического проведения инструктажа (обучения) работника по вопросам охраны труда и противопожарной безопасности. НО только в пределах использования работником оборудования и средств, рекомендованных или предоставленных работодателем для дистанционной работы.

Такой инструктаж (обучение) может проводиться дистанционно, с использованием информационно-коммуникационных технологий, в частности путем видеосвязи. В таком случае подтверждением его проведения считается факт обмена соответствующими электронными документами между работодателем и работником (ч. 9 и 10 ст. 153 КЗоТ).

Гарантии и коммуникация

Выполнение дистанционной работы не влечет за собой каких-либо ограничений объема трудовых прав работников. Дистанционные работники имеют право на ежегодные и другие отпуска, установленные законодательством, на оплату временной нетрудоспособности и т. п.

При этом, по мнению специалистов Минэкономики (см. разъяснение от 30.08.2021), в Типовом договоре о дистанционной работе в разд. IV «Умови оплати праці» нет необходимости дублировать положения коллективного договора и/или нормативного акта работодателя об оплате труда. При условии соблюдения в соответствии с законодательством процедуры информирования работника о его условиях труда в трудовом договоре может быть указана соответствующая ссылка на коллективный договор или нормативный акт работодателя без установления в нем конкретных условий оплаты труда.

С гарантиями для дистанционных работников разобрались. А теперь уделим внимание вопросу коммуникации работодателя и работника при дистанционной работе.

Ознакомление работников с приказами (распоряжениями), уведомлениями, другими документами работодателя об их правах и обязанностях допускается с использованием средств электронной связи. Такой способ «общения» работодателя с работниками установлен ч. 3 ст. 29 КЗоТ (ср. ).

Средства электронной связи необходимо указать в трудовом договоре. В таком случае подтверждением ознакомления будет считаться факт обмена соответствующими электронными документами между работодателем и работником.

Что же следует понимать под «средствами электронной связи»? По мнению Минэкономики, изложенному в письме от 21.04.2021 № 4706-06/24058-07, под этим термином можно понимать определенное конечное оборудование, с помощью которого после подключения его к сети можно передавать на расстояние определенную информацию.

При этом приведенное в ст. 29 КЗоТ положение о возможности ознакомления работников с приказами (распоряжениями), уведомлениями, другими документами работодателя с помощью определенных в трудовом договоре средств электронной связи, не запрещает сторонам трудовых отношений предусмотреть в конкретном трудовом договоре особую процедуру осуществления такого ознакомления путем обмена соответствующими электронными документами, в частности, но не исключительно, с помощью электронной почты, специальных программ и приложений для обмена сообщениями и т. п. В п. 22 Типового договора указано также, что это может быть электронная почта, номер телефона, мобильное приложение и т. п.

Вместе с тем Порядком работы с электронными документами в делопроизводстве.., утвержденным приказом Минюста от 11.11.2014 № 1886/5, установлены общие требования к внедрению электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи. Поэтому рекомендуем для целей дистанционного ознакомления с документами использовать специальное программное оборудование, предусматривающее наличие у сторон договора электронной подписи.

Хотя, безусловно, работодатель и работник могут обмениваться и оригиналами подписанных документов, например, заказными письмами с уведомлением о вручении.

Дистанционный работник должен отчитываться о выполненной работе. Порядок и сроки предоставления таких отчетов зафиксируйте в п. 23 Типового договора.

Напоследок отметим, что работодателю в случае введения дистанционной работы целесообразно внести изменения в локальные нормативные акты, в частности в ПВТР, коллективный договор. Кроме того, можно разработать Положение о дистанционной работе, в котором регламентировать все вопросы, о которых мы рассказали в нашей статье.