Запроваджуємо дистанційну роботу

Поняття та ознаки

Визначає поняття дистанційної роботи та особливості її запровадження ст. 60² КЗпП. Дистанційна робота — це форма організації праці, за якої робота виконується:

1) поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, у будь-якому місці за вибором працівника;

2) з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.

Дистанційна робота — це, як правило, інтелектуальна праця, не пов’язана з фізичною, ручною роботою. Працювати дистанційно можуть, зокрема, ІТ-фахівці, спеціалісти з маркетингу, реклами, дизайну, економісти, бухгалтери, оператори кол-центру тощо.

Зауважимо, що дистанційну роботу часто називають віддаленою. Проте так робити не варто. Поняття «віддалена робота» у КЗпП відсутнє.

Також майте на увазі, що

Перелік осіб, які можуть працювати дистанційно, трудове законодавство не визначає. Проте встановлює, що зважаючи на характер виконуваної роботи та відповідні ресурси у роботодавця, працювати дистанційно можуть: вагітні жінки, працівники, які мають дитину віком до 3 років або здійснюють догляд за дитиною до 6 років (на підставі медвисновку), працівники, які мають двох або більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю, батьки особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, а також особи, які взяли під опіку дитину або особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.

Крім того, працівник може вимагати від роботодавця тимчасове, строком до 2 місяців, переведення на дистанційну роботу. Це можливо у випадку, якщо на робочому місці стосовно нього були вчинені дії, що містять ознаки дискримінації чи сексуального домагання. Проте роботодавець може в цьому відмовити, якщо працівник не довів відповідні факти або дистанційна робота неможлива, зважаючи на трудову функцію працівника.

З’ясуємо, як правильно оформити трудові відносин з дистанційними працівниками.

Укладаємо трудовий договір

За загальним правилом трудовий договір про дистанційну роботу укладаємо в письмовій формі (п. 6¹ ч. 1 ст. 24 КЗпП). Типову форму такого договору затверджено наказом Мінекономіки від 05.05.2021 № 913-21 (далі — Типовий договір). За потреби сторони трудового договору можуть внести до неї зміни та доповнення, які не суперечать законодавству про працю (див. роз’яснення Мінекономіки від 30.08.2021*).

* Шлях пошуку на офіційному сайті www.me.gov.ua: Головна / Діяльність / Умови праці / Режим роботи.

Винятки з наведеного загального правила, за яких роботодавець може запровадити дистанційну роботу наказом (розпорядженням) без укладення письмового трудового договору, передбачені ч. 11 ст. 60² КЗпП. Це можливо у таких форс-мажорних випадках:

— на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, установлених законодавством;

— у разі виникнення загрози збройної агресії;

— у разі виникнення надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру.

Зауважимо: запровадження дистанційної роботи — це зміна істотних умов праці. Однак при її застосуванні з ініціативи роботодавця у вищезазначених виключних випадках попереджати працівників про зміну істотних умов праці за 2 місяці, як того вимагають норми ч. 3 ст. 32 КЗпП, не треба. У такому разі достатньо ознайомити працівників з наказом (розпорядженням) про застосування дистанційної роботи протягом 2 днів з дня його видання, але до початку такої роботи.

Так, дистанційну роботу можна запровадити за домовленістю сторін без укладення письмового трудового договору у виключних випадках, визначених у ч. 11 ст. 60² КЗпП (див. лист Мінекономіки від 04.05.2021 № 4712-06/26182-07). У такому разі працівник своє бажання працювати дистанційно на час дії відповідних форс-мажорних обставин, зазначає в заяві, а роботодавець видає відповідний наказ (розпорядження), з яким ознайомлює працівника. Дотримуватися дводенного строку попередження в цьому випадку не потрібно.

Дистанційний трудовий договір може бути:

— безстроковим, тобто таким, що укладається на невизначений строк;

— строковим, у разі його укладення на час виконання певної роботи або на визначений строк, наприклад, на період дії карантину.

Договір про дистанційну роботу може бути укладено при прийнятті на роботу або в процесі роботи. Якщо він укладається в процесі роботи, то в письмовій формі договору вказується дата, з якої він набирає чинності, та те, що цей договір укладається на заміну інших трудових договорів, що були раніше укладені між сторонами (п. 39¹ Типового договору).

Цікаво, що виконання дистанційної роботи можна поєднувати з виконанням роботи на робочому місці у приміщенні роботодавця. Наприклад, можна встановити, що 2 дні на тиждень працівник працює в офісі, а 3 дні — дистанційно. Проте в цьому випадку також за загальним правилом слід укласти письмовий трудовий договір. Це випливає з положень п. 5 Типового договору, в якому сторони договору зазначають особливості такого поєднання (час та/або інші умови, коли працівник виконує роботу у приміщенні чи на території роботодавця).

Якщо приймаєте на роботу новачка, то у загальному випадку йому можна встановлювати випробування (див. «Податки & бухоблік», 2021, № 67, с. 8).

Робоче місце та режим роботи

При дистанційній роботі працівник самостійно визначає робоче місце. Головне, щоб воно знаходилося поза межами робочих приміщень та території роботодавця (ч. 3 ст. 14 Закону про охорону праці**).

** Закон України «Про охорону праці» від 14.10.92 № 2694-XII.

Чи потрібно зазначати обране місце роботи в договорі або повідомляти про нього роботодавця? Ні, в цьому немає жодного сенсу.

За загальним правилом у разі запровадження дистанційної роботи працівник самостійно визначає режим робочого часу. На нього не поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку (далі — ПВТР), але дистанційний працівник має бути з ними ознайомлений (див. нижче).

Проте у трудовому договорі можна встановити режим роботи, якого повинен дотримуватися дистанційний працівник. Наприклад, якщо це зручно роботодавцю, — за графіком його роботи.

У будь-якому разі загальна тривалість робочого часу дистанційника не може перевищувати норм, установлених ст. 50 та 51 КЗпП. При цьому якщо працівник розподіляє робочий час на власний розсуд, то він сам вирішує, як дотримати норми годин.

Дистанційному працівнику гарантується період вільного часу для відпочинку — період відключення. Під час періоду відключення працівник може переривати інформаційно-комунікаційний зв’язок з роботодавцем, наприклад, не відповідати на дзвінки та електронні листи. У такому разі це не вважається порушенням умов трудового договору або трудової дисципліни. Зазначте період відключення у п. 16 Типового договору.

Матеріально-технічне забезпечення

У трудовому договорі про дистанційну роботу зазначають:

— порядок і строки забезпечення дистанційних працівників необхідним обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації та іншими засобами;

— порядок і строки виплати працівникам компенсації за використання належних їм або орендованих ними обладнання, програмно-технічних засобів, засобів захисту інформації та інших засобів.

Увага! Якщо у трудовому договорі ці питання не озвучені, за замовчуванням забезпечення покладається на роботодавця, який організовує встановлення та технічне обслуговування відповідних засобів, а також оплачує витрати, пов’язані з цим.

Можливо також установити в договорі і порядок відшкодування інших витрат працівника, зокрема, на оплату послуг Інтернету, оплату мобільного зв’язку, електроенергії тощо (п. 21 Типового договору). Виплату такого відшкодування можна здійснювати, наприклад, у строк, установлений для виплати заробітної плати, або у певний термін після отримання оригіналів документів, що підтверджують витрати працівника.

А що з матеріальною відповідальністю? Якщо дистанційник досяг 18 років та користується обладнанням та засобами, переданими йому роботодавцем, то з ним може бути укладено письмовий договір про повну матеріальну відповідальність (п. 2 ст. 135¹ КЗпП).

Майте на увазі! Дистанційні працівники несуть матеріальну відповідальність у повному розмірі шкоди, заподіяної з їх вини роботодавцю, якщо шкоди завдано нестачею, знищенням або пошкодженням обладнання та засобів, наданих працівникам у користування.

У разі звільнення працівника та неповернення наданих йому у користування обладнання та засобів з нього може бути стягнута балансова вартість такого обладнання у порядку, визначеному КЗпП (п. 10 ст. 134 КЗпП).

Інструктаж та охорона праці

Обов’язки роботодавця до початку роботи дистанційного працівника зведені до мінімуму (див. ст. 29 КЗпП та ч. 2 ст. 5 Закону про охорону праці). Так, роботодавець повинен:

— ознайомити працівника з ПВТР, навіть якщо на дистанційника вони не поширюються. Погодьтеся, інформація про режим роботи роботодавця не буде зайвою для працівника;

— надати працівникові рекомендації щодо роботи з обладнанням та засобами, які надаються працівнику для виконання певного обсягу робіт.

Це можна зробити у формі дистанційного інструктажу або шляхом проведення навчання безпечним методам роботи на конкретному технічному засобі.

За наявності небезпечних і шкідливих виробничих (технологічних) факторів укладення трудового договору про дистанційну роботу забороняється.

У трудовому договорі про дистанційну роботу за згодою сторін можуть передбачатися додаткові умови щодо безпеки праці (ч. 2 ст. 29 КЗпП).

Що стосується створення безпечних і нешкідливих умов праці, то для дистанційної роботи розмежована відповідальність працівника і роботодавця (див. схему нижче).

Охорона праці. Відповідальність працівника і роботодавця

Важливо! На роботодавця покладається обов’язок систематичного проведення інструктажу (навчання) працівника з питань охорони праці і протипожежної безпеки. АЛЕ лише в межах використання працівником обладнання та засобів, рекомендованих або наданих роботодавцем для дистанційної роботи.

Такий інструктаж (навчання) може проводитися дистанційно, з використанням інформаційно-комунікаційних технологій, зокрема шляхом відеозв’язку. У такому разі підтвердженням його проведення вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником (ч. 9, 10 ст. 153 КЗпП).

Гарантії та комунікація

Виконання дистанційної роботи не тягне за собою будь-яких обмежень обсягу трудових прав працівників. Дистанційні працівники мають право на щорічні та інші відпустки, встановлені законодавством, на оплату тимчасової непрацездатності тощо.

При цьому, на думку фахівців Мінекономіки (див. роз’яснення від 30.08.2021), у Типовому договорі про дистанційну роботу у розд. IV «Умови оплати праці» немає необхідності дублювати положення колективного договору та/або нормативного акта роботодавця щодо оплати праці. За умови дотримання відповідно до законодавства процедури інформування працівника про його умови праці, у трудовому договорі може бути зазначене відповідне посилання на колективний договір або нормативний акт роботодавця без установлення у ньому конкретних умов оплати праці.

З гарантіями для дистанційних працівників розібралися. А тепер приділимо увагу питанню комунікації роботодавця і працівника при дистанційній роботі.

Ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням засобів електронного зв’язку. Такий спосіб «спілкування» роботодавця із працівниками встановлено ч. 3 ст. 29 КЗпП (ср. ).

Засоби електронного зв’язку необхідно зазначити у трудовому договорі. У такому разі підтвердженням ознайомлення вважатиметься факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником.

Що ж слід розуміти під «засобами електронного зв’язку»? На думку Мінекономіки, висловлену в листі від 21.04.2021 № 4706-06/24058-07, під цим терміном можна розуміти певне кінцеве обладнання, за допомогою якого після підключення його до мережі можна передавати на відстань певну інформацію.

При цьому наведене у ст. 29 КЗпП положення щодо можливості ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця за допомогою визначених у трудовому договорі засобів електронного зв’язку, не забороняє сторонам трудових відносин передбачити у конкретному трудовому договорі особливу процедуру здійснення такого ознайомлення шляхом обміну відповідними електронними документами, зокрема, але не виключно, за допомогою електронної пошти, спеціальних програм та додатків для обміну повідомленнями тощо. У п. 22 Типового договору вказано також, що це може бути електронна пошта, номер телефону, мобільний додаток тощо.

Разом із тим Порядком роботи з електронними документами у діловодстві.., затвердженим наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5, встановлені загальні вимоги щодо впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису. Тож рекомендуємо для цілей дистанційного ознайомлення з документами використовувати спеціальне програмне обладнання, яке передбачає наявність у сторін договору електронного підпису.

Хоча, безумовно, роботодавець і працівник можуть обмінюватися й оригіналами підписаних документів, наприклад, рекомендованими листами з повідомленням про вручення.

Дистанційний працівник повинен звітувати про виконану роботу. Порядок і строки подання таких звітів зафіксуйте у п. 23 Типового договору.

Наостанок зазначимо, що роботодавцю у разі запровадження дистанційної роботи доцільно внести зміни до локальних нормативних актів, зокрема до ПВТР, колективного договору. Крім того, можна розробити Положення про дистанційну роботу, в якому регламентувати усі питання, про які ми розповіли у нашій статті.