Годовая инвентаризация: организационные нюансы

Организационные вопросы

Инвентаризация — обязанность. Проведение годовой инвентаризации — это не прихоть предприятия, а обязательная процедура для всех без исключения предприятий. Ее проведения перед составлением годовой финансовой отчетности требуют ч. 1 ст. 10 Закона о бухучете и пп. 5 и 7 разд. І Положения № 879.

Когда говорят о проведении годовой инвентаризации на предприятии, то имеют в виду осуществление операций по обеспечению достоверности данных бухучета и финансовой отчетности путем проверки и документального подтверждения наличия, состояния и оценки активов и обязательств предприятия.

Проводят годовую инвентаризацию все предприятия независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, опираясь на требования Положения № 879. В то же время при проведении инвентаризации определенных видов активов следует принимать во внимание и особенности, прописанные в положениях других нормативно-правовых актов. Так, например, при проведении инвентаризации:

— нефти и нефтепродуктов опираются на положения Инструкции № 281;

— спирта этилового — Инструкции № 264;

— активов и обязательств сельхозпредприятий — Методрекомендаций № 37 и т. п.

Объем работ. Когда говорят об инвентаризации, то имеют в виду самый масштабный вид инвентаризации. Дело в том, что

То есть при ее проведении проверяют наличие, состояние и оценку всех видов обязательств и всех активов предприятия независимо от их местонахождения, в том числе предметы, переданные напрокат, в аренду или находящиеся на реконструкции, модернизации, консервации, в ремонте, запасе или резерве независимо от технического состояния.

При проведении годовой инвентаризации проверке подлежат активы и обязательства, учитываемые на забалансовых счетах, в частности ценности, которые не принадлежат предприятию, но временно находятся в его пользовании, распоряжении или на хранении (объекты оперативной (операционной) аренды основных средств, материальные ценности на ответственном хранении, переработке, комиссии, монтаже), условные активы и обязательства (непредвиденные активы и обязательства) предприятия (залоги, гарантии, обязательства и т. п.), бланки документов строгой отчетности, прочие активы.

Срок проведения

Общие сроки. Годовую инвентаризацию проводят ежегодно перед составлением годовой финотчетности. Положение № 879 рекомендует проводить ее ежегодно до даты баланса, то есть до 31 декабря (п. 10 разд. I Положения № 879). При этом 31 декабря — это предельная дата, на которую инвентаризация должна быть позади. А вот сам период ее проведения зависит от вида инвентаризируемых активов и обязательств. Подробно о сроках проведения инвентаризации отдельных активов и обязательств во время годовой инвентаризации см. в таблице ниже.

Сроки проведения годовой инвентаризации

Особые сроки. В таблице приведены предельные сроки проведения годовой инвентаризации. В то же время п. 10 разд. ІІ Положения № 879 устанавливает определенные особенности при определении сроков проведения инвентаризации для отдельных активов. А именно он дает право предприятию проводить инвентаризацию:

1) земучастков, зданий, сооружений и других недвижимых объектов — один раз в три года. Все другие основные средства, не упомянутые выше, следует инвентаризировать ежегодно;

2) инструментов, приборов, инвентаря (мебели) — их можно инвентаризировать ежегодно в объеме не менее 30 % всех указанных объектов с обязательным охватом всех этих объектов в течение 3 лет;

3) библиотечных фондов — по решению руководителя их можно инвентаризировать в течение года по графику. В случае если объем библиотечных фондов составляет от 100 до 500 тыс. единиц, то инвентаризация может проводиться в течение 5 лет с охватом ежегодно не менее 20 % единиц, а свыше 500 тыс. единиц — в течение 10 лет с охватом ежегодно не менее 10 % единиц;

4) драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в приборах, оборудовании и других изделиях, следует осуществлять одновременно с инвентаризацией этих активов.

Конкретные сроки начала/окончания инвентаризации (в пределах сроков из Положения № 879), ее продолжительность, а также объекты, подлежащие инвентаризации, устанавливает руководитель в приказе о проведении инвентаризации.

Устанавливая сроки проведения инвентаризации определенных активов на предприятии, стоит помнить, что

Так, например, согласно приказу руководителя инвентаризацию проводят по состоянию на 01.12.2021. Это означает, что сама инвентаризация будет проходить в декабре (например, со 2 по 20 декабря 2021 года). Хотя документы о проведении инвентаризации (а именно инвентаризационные описи) следует заполнять в день проведения инвентаризации, определенной в приказе руководителя (в нашем случае — на конец дня 1 декабря 2021 года).

Это правило не касается только инвентаризации объектов ОС и ценностей, которые на дату инвентаризации будут находиться за пределами предприятия. Их инвентаризируют до момента временного выбытия с территории предприятия.

Инвентаризационные комиссии

Постоянно действующая комиссия. Чтобы провести годовую инвентаризацию, руководитель предприятия должен создать инвентаризационную комиссию (п. 1 разд. ІІ Положения № 879). Состав такой комиссии утверждается распорядительным документом руководителя предприятия. В состав такой комиссии входят.

— представители аппарата управления предприятия;

— бухгалтерской службы (представители аудиторской фирмы, централизованной бухгалтерии, субъекта предпринимательской деятельности — физического лица, осуществляющего ведение бухучета на предприятии на договорных основах). Как видите, на правах представителя бухгалтерии в состав инвентаризационной комиссии может входить и предприниматель, который ведет бухучет на предприятии в соответствии с заключенным гражданско-правовым договором;

— опытные работники предприятия, которые знают объект инвентаризации, цены и первичный учет (инженеры, технологи, механики, исполнители работ, товароведы, экономисты, бухгалтеры).

К сведению! По решению руководителя предприятия в состав инвентаризационной комиссии могут также входить члены ревизионной комиссии общества.

Возглавить инвентаризационную комиссию может руководитель предприятия (его заместитель) или руководитель структурного подразделения предприятия, уполномоченный руководителем предприятия. А в случае, когда бухучет ведет непосредственно руководитель предприятия, то именно руководитель самостоятельно должен возглавить инвентаризационную комиссию (абзац второй п. 1 разд. ІІ Положения № 879).

При этом если объемы работ по проведению инвентаризации небольшие (такое происходит, как правило, на небольших предприятиях), то постоянно действующая инвентаризационная комиссия сама непосредственно и проводит инвентаризацию.

Если же на предприятии большой объем работ и потому постоянно действующей инвентаризационной комиссией не может быть обеспечено надлежащее проведение инвентаризации, то на таком предприятии создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

Рабочие комиссии. Создаются рабочие инвентаризационные комиссии распорядительным документом руководителя (приказом, распоряжением). В состав таких комиссий входят те же специалисты, что и в состав постоянно действующей комиссии. Исключением считается только то, что в состав таких комиссий могут быть включены члены инвентаризационной комиссии (п. 2.2 разд. ІІ Положения № 879).

Рабочие комиссии создаются именно для непосредственного проведения инвентаризации в местах хранения и производства.

Создавая рабочую комиссию, следует помнить об определенных ограничениях (п. 2.4 разд. ІІ Положения № 879):

1) запрещается назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии одного и того же работника два года подряд для проверки активов, находящихся на ответственном хранении у тех же материально ответственных лиц;

2) в состав рабочей инвентаризационной комиссии нельзя включать материально ответственных лиц для проверки активов, находящихся у них на ответственном хранении. Хотя, по нашему мнению, не будет ничего криминального, если материально ответственное лицо будет участвовать в инвентаризации в составе другой рабочей комиссии, которая будет пересчитывать активы, находящиеся в ведении других материально ответственных лиц.

Особые комиссии. Сегодня нередки случаи, когда на предприятии в штате работает только одно лицо — директор. Несмотря на это, проводить годовую инвентаризацию на предприятии все равно следует. Возникает вопрос: как ее провести?

Минфин нашел два выхода из этой ситуации (см. письмо Минфина от 27.05.2014 № 31-08410-07-29/12918):

— первый — утвердить состав инвентаризационной комиссии из одного лица (директора) или

— второй — включить в состав комиссии специалистов, нанятых по гражданско-правовому договору.

Те, кто выберет первый (более легкий и экономный) вариант, могут ненароком нарушить требования п. 2.4 разд. ІІ Положения № 879 и включить в инвентаризационную комиссию работников, в ведении которых находятся активы, по которым проводится инвентаризация. Когда на предприятии один директор, то именно он и является материально ответственным лицом за все активы предприятия. Поэтому, на наш взгляд, чтобы было точно все в рамках разрешенного — лучше включить в комиссию специалиста, приглашенного для проведения инвентаризации на основании гражданско-правового договора.

Проведение инвентаризации

Отсутствует член комиссии. После того как на предприятии созданы инвентаризационные комиссии, можно приступать к проведению инвентаризации. Проводить ее должен полный состав инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) (п. 1 разд. ІІ Положения № 879).

Опираясь на это, можно смело говорить, что когда по каким-то причинам (отпуск, болезнь) отсутствует хотя бы один из членов инвентаризационной комиссии, то проводить инвентаризацию эта комиссия не сможет, пока отсутствующее лицо не появится.

Если член инвентаризационной комиссии будет отсутствовать (из-за болезни, командировки, отпуска) длительное время, то, чтобы не останавливать проведение инвентаризации, можно провести замену этого члена комиссии на другое лицо (см. письмо Минфина от 15.12.2003 № 31-04200-30-23/19). Для этого необходимо издать приказ руководителя, которым отсутствующего работника исключают из состава комиссии, а вместо него вводят в состав комиссии другого работника.

Инвентаризация во время отпуска. Бывают случаи, когда по определенным причинам лица, за которыми закреплены материальные ценности, отсутствуют на предприятии. Тогда возникает вопрос: можно ли проводить инвентаризацию активов, закрепленных за такими лицами, во время их отсутствия?

По общему правилу этого делать нельзя. Дело в том, что

Хотя каждый случай отсутствия следует рассматривать отдельно. Так, если материально ответственное лицо идет в отпуск, то здесь не должно возникнуть проблем с проведением инвентаризации. Дело в том, что когда такое лицо идет в отпуск, то доверенные ему материальные ценности, как правило, передаются другому лицу. Так как без этого такими ценностями нельзя воспользоваться в случае производственной необходимости, которая может привести к крайне негативным последствиям.

А когда осуществляется передача ценностей от одного материально ответственного лица другому (хотя и временно), Положение № 879 требует обязательного проведения инвентаризации.

Итак, получается, что когда одно лицо идет в отпуск, то ценности, которые были за ним закреплены, передаются другому лицу, а значит, проинвентаризировать их можно без проблем.

Инвентаризация во время болезни. Другое дело, когда материально ответственное лицо заболело. В этом случае оно точно не передаст закрепленные за ним ценности другому лицу.

И как быть в этом случае? На наш взгляд, следует опираться на требования:

— п. 1 разд. ІІ Положения № 879, где говорится, что такое лицо должно присутствовать при инвентаризации,;

— п. 18 разд. ІІ Положения № 879, где обусловлено, что инвентаризационные описи (акты инвентаризации) подписывают и материально ответственные лица.

Поэтому можно констатировать: пока материально ответственное лицо не выйдет с больничного, провести инвентаризацию ценностей, которые за ним закреплены, не получится.

В то время, пока ожидают, что материально ответственное лицо выздоровеет, инвентаризационная комиссия может осуществить проверку других активов и обязательств.

Несколько слов скажем о случае, когда материально ответственное лицо заболело во время инвентаризации ценностей, которые за ним закреплены. В данном случае следует учитывать рекомендации, приведенные в п. 8 разд. ІІ Положения № 879. В соответствии с ними, если инвентаризация активов в помещении, где они хранятся, не закончена в течение одного дня, она должна быть закончена в течение следующих дней. После того как инвентаризационная (рабочая) комиссия покинула это помещение, председатель инвентаризационной комиссии опечатывает его пломбиратором.

При этом во время перерыва в работе инвентаризационной комиссии (пока болеет материально ответственное лицо) инвентаризационные описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Если болеет материально ответственное лицо долго, тогда материальные ценности, закрепленные за ним, в течение его болезни будут опечатаны. Но если они нужны для работы предприятия, то их можно все-таки получить.

Но чтобы это сделать, следует осуществить определенные операции. А именно на расходных документах об активах, отпущенных со склада во время инвентаризации, с разрешения руководителя предприятия в присутствии членов инвентаризационной комиссии нужно сделать отметку «после инвентаризации». При этом делают ссылку на дату инвентаризационной описи, где записаны эти активы.

Если материальные ценности еще не внесли в инвентаризационную опись, их должны внести в отдельную инвентаризационную опись (п. 9 разд. ІІ Положения № 879).

После того как материально ответственное лицо выйдет с больничного, комиссия может продолжить инвентаризацию ценностей, которые за ним закреплены.

Документальное оформление

Старт инвентаризации. Чтобы начать проведение инвентаризации, руководитель должен издать распорядительный документ (приказ, распоряжение) о проведении инвентаризации. В нем, в частности, указывают: дату, на которую проводят инвентаризацию, сроки ее проведения, виды инвентаризируемых активов и обязательств. Этим же приказом нередко утверждают состав рабочих инвентаризационных комиссий.

В то же время бывают случаи, когда сроки и порядок проведения инвентаризации определяют в приказе об организации бухучета или в приказе об учетной политике. В этом случае, чтобы началась годовая инвентаризация, можно обойтись без отдельного приказа. Достаточно непосредственно перед ее началом отдельным приказом руководителя утвердить состав рабочих инвентаризационных комиссий.

Проведение инвентаризации. При проведении инвентаризации инвентаризационная комиссия составляет (п. 15 разд. II Положения № 879):

— инвентаризационные описи, в которых фиксирует наличие, состояние и оценку активов предприятия и активов, которые принадлежат другим предприятиям и учитываются за балансом.

В инвентаризационной описи активы приводятся по наименованиям в количественных единицах измерения, принятых в учете отдельно по местонахождению таких ценностей, и лицам, ответственным за их хранение, с возможным выделением по субсчетам и номенклатурой.;

— акты инвентаризации, в которых показывают наличие денежных документов, бланков документов строгой отчетности, фининвестиций, наличности, а также полноту отражения денежных средств на счетах в банке (регистрационных счетах), дебиторской и кредиторской задолженностей, обязательств, средств целевого финансирования, расходов и доходов будущих периодов, обеспечений (резервов), создаваемых в соответствии с требованиями П(С)БУ, МСФО и других актов законодательства.

Акты инвентаризации заполняются с учетом объектов инвентаризации, при этом должны быть обеспечены их идентификация и сопоставление с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризационные описи (акты инвентаризации) следует составлять без помарок и подчисток. Исправление ошибок должно делаться во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и написания над ними правильных. Исправления должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) и материально ответственными лицами.

О том, по какой форме оформлять такие документы, в Положении № 879 не определено. На наш взгляд, для этого можно:

1) использовать уже утвержденные формы инвентарных описей, например, постановлением Госкомстатистики от 28.12.1989 № 241, приказом Минфина от 17.06.2015 № 572 или приведенными в приложении к письму Минагрополитики от 04.12.2003 № 37-27-12/14023;

2) разработать собственные формы, например, опираясь на утвержденные. Главное, чтобы они соответствовали требованиям п. 2 Положения № 88 и ст. 9 Закона о бухучете.

Составленные инвентаризационные описи (акты инвентаризации) передают в бухгалтерию. Там их проверяют, таксируют. А потом бухгалтерская служба должна сверить данные из документов, предоставленных инвентаризационной комиссией, с данными учета. Для этого она составляет сличительные ведомости активов и обязательств, в которых отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (актов инвентаризации) (пп. 19 и 20 разд. II Положения № 879).

Выводы. После этого инвентаризационная комиссия ставит точку в своих исследованиях.

В нем приводят (п. 1 разд. IV Положения № 879) причины недостач, потерь, излишков, а также предложения о зачете в результате пересортицы, списании недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием причин и принятых мер по предотвращению таких потерь и недостач. Предприятия могут прилагать к протоколам другую информацию, являющуюся существенной для принятия решений о признании и оценке активов и обязательств и раскрытии соответствующей информации в финансовой отчетности.

Протокол инвентаризационной комиссии утверждается руководителем предприятия в течение 5 рабочих дней после завершения инвентаризации.

На основании утвержденного протокола результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности того отчетного периода, в котором закончена инвентаризация.