Когда подаем?
Налоговый расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» подаем (1) в течение отчетного квартала (2) с информацией по месяцам отчетного квартала, по которым у ФСС отсутствуют данные, необходимые для проверки правильности расчета выплат застрахованным лицам.
Например, если работник заболел в сентябре 2021 года, такой Расчет с информацией о начисленных доходах и уплаченном ЕСВ в июле и августе 2021 года (то есть в месяцах, предшествующих месяцу начала болезни) есть возможность подать до конца сентября 2021 года (последнего месяца квартала).
Если предприятие не успеет подать такой Расчет до конца сентября, то далее уже за ІІІ квартал подает Расчет с типом «Звітний». Почему так? Потому что расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» подаем в течение отчетного квартала. Отдельно формировать справочный Расчет после окончания отчетного квартала по месяцам отчетного квартала не нужно.
Например, наступил октябрь. Работница предоставила больничный по беременности и родам с 4 октября 2021 года. Нужно ли по ней формировать справочный Расчет по месяцам ІІІ квартала? Нет. Начался отчетный период и за эти месяцы будет подан Расчет с типом «Звітний».
Особенности формирования и заполнения
Справочный Расчет формируете отдельно на каждое застрахованное лицо, информацию по которому указываете. Например, в сентябре болело 10 работников. Вот на каждого работника и формируете отдельный справочный Расчет. Он будет состоять непосредственно из самого Расчета и приложений, необходимых для назначения пособия.
В Расчете с типом «Звітний» как «Довідковий» заполняем только строки 01 — 06 заглавной части. А вот другие строки, как и показатели в разделе I, заполнять не нужно.
В строке 01 должны стоять отметки в двух ячейках: 011 — тип «Звітний» и 014 — тип «Довідковий». То есть имеем двойной тип Расчета.
Причину подачи Расчета с типом «Звітний» как «Довідковий», а именно для назначения матобеспечения, страховых выплат, указываем в «шапке» соответствующего приложения (в Д1 — это строка 035, в Д5 — строка 036), которое подаете в составе такого Расчета.
В Д1 отражаем начисленные суммы дохода за месяцы в пределах отчетного квартала, за которые подается информация. При необходимости формируем также Д5. Когда такая потребность возможна? Например, если в месяцах, за которые вы предоставляете информацию, приняли/уволили работника, ему предоставили или у него закончились отпуска в связи с беременностью и родами, для ухода за ребенком до 3 (от 3 до 6) лет, что может повлиять на сумму выплат.
А вот 4ДФ в состав справочного Расчета попасть не должен.
Внимание! Подача Расчета с типом «Звітний» как «Довідковий» на работника не отменяет обязанность работодателя указать эти же данные в Расчете с типом «Звітний».
То есть во время подачи Расчета за отчетный квартал в него и его приложения необходимо включать сведения о начислении ЕСВ по лицам, по которым ранее был предоставлен налоговый Расчет с типом «Звітний» как «Довідковий» (см. письмо Пенсионного фонда от 22.01.2021 г. № 2800-050102-1/2832).
