Коли подаємо?
Податковий розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий» подаємо (1) протягом звітного кварталу (2) з інформацією за місцями звітного кварталу, за якими у ФСС відсутні дані, необхідні для перевірки правильності обчислення виплат застрахованим особам.
Наприклад, якщо працівник захворів у вересні 2021 року, довідковий Розрахунок з інформацією про нараховані доходи та сплачений ЄСВ у липні та серпні 2021 року (тобто в місяцях, що передують місяцю початку хвороби), є можливість подати до кінця вересня 2021 року (останнього місяця кварталу).
Якщо підприємство не встигне подати такий Розрахунок до кінця вересня, то далі вже за ІІІ квартал подає Розрахунок з типом «Звітний». Чому так? Тому що Розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий» подаємо протягом звітного кварталу. Окремо формувати довідковий Розрахунок після закінчення звітного кварталу за місяці звітного кварталу не потрібно.
Наприклад, настав жовтень. Працівниця надала лікарняний по вагітності та пологах з 4 жовтня 2021 року. Чи потрібно щодо неї формувати довідковий Розрахунок за місяці ІІІ кварталу? Ні. Почався звітний період і за ці місяці буде подано Розрахунок з типом «Звітний».
Особливості формування та заповнення
Довідковий Розрахунок формуєте окремо на кожну застраховану особу, інформацію щодо якої зазначаєте. Наприклад, у вересні хворіло 10 працівників. От на кожного працівника й формуєте окремий довідковий Розрахунок. Він складатиметься безпосередньо з самого Розрахунку та додатків, необхідних для призначення допомоги.
У Розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий» заповнюємо лише рядки 01 — 06 заголовної частини. А ось інші рядки, як і показники у розділі І, заповнювати не потрібно.
У рядку 01 повинні стояти позначки у двох комірках: 011 — тип «Звітний» та 014 — тип «Довідковий». Тобто маємо подвійний тип Розрахунку.
Причину подання Розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий», а саме для призначення матзабезпечення, страхових виплат, указуємо в «шапці» відповідного додатка (у Д1 — це рядок 035, у Д5 — рядок 036), який подаєте в складі такого Розрахунку.
У Д1 відображаємо нараховані суми доходу за місяці у межах звітного кварталу, за які подається інформація. За потреби формуємо також Д5. Коли така потреба можлива? Наприклад, якщо у місяцях, за якими ви надаєте інформацію, прийняли/звільнили працівника, надали чи у нього закінчилися відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до 3 (від 3 до 6) років, що може вплинути на суму виплат.
А ось 4ДФ до складу довідкового Розрахунку потрапити не повинен.
Увага! Подання Розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий» на працівника не скасовує обов’язку роботодавця зазначити ці ж дані у Розрахунку з типом «Звітний». Тобто під час подання Розрахунку за звітний квартал до нього та його додатків необхідно включати відомості про нарахування ЄСВ щодо осіб, стосовно яких раніше було надано податковий Розрахунок типом «Звітний» як «Довідковий».
