Темы статей
Выбрать темы

Кадровый учет в военное время

Вороная Наталья, эксперт по кадровым и налоговым вопросам
Ведение кадровой документации — обязанность каждого работодателя. На основании этих документов учитывается рабочее время, начисляется заработная плата работникам, определяется их страховой стаж для назначения пенсии и т. п. При этом война диктует свои требования к созданию и хранению кадровых документов. Давайте поговорим об особенностях кадрового учета в военное время.

Кадровая документация в условиях боевых действий

В соответствии с ч. 1 ст. 7 Закона № 2136* в период действия военного положения порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений, оформления и ведения трудовых книжек и архивного хранения соответствующих документов в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно.

* Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Но при этом должно быть обеспечено ведение достоверного учета:

— выполняемой работниками работы;

— расходов на оплату труда.

Внимание!

Такое послабление предоставляется только работодателям в районах активных боевых действий

При этом заметим, что отдельного перечня таких районов законодательство не содержит. Например, в Перечне № 75* населенные пункты, на территории которых ведутся боевые действия, отдельно не выделены, а указаны вместе с находящимися в оккупации и окружении. Как же найти нужную информацию?

* Перечень территориальных громад, расположенных в районе проведения военных (боевых) действий или находящихся во временной оккупации, окружении (блокировке), утвержденный приказом Минреинтеграции от 25.04.2022 № 75.

Минреинтеграции совместно с Минцифры создали цифровую платформу, где в режиме реального времени можно увидеть, на каких территориях ведутся боевые действия. Наведя курсор на конкретную территориальную громаду на интерактивной карте, вы увидите, какой статус она имеет и дату изменения такого статуса. Рекомендуем сделать скриншот экрана на конкретную дату, ведь статус населенного пункта впоследствии может измениться.

Если работодатель расположен на территории ведения боевых действий, он может самостоятельно определить порядок работы кадровой службы на предприятии, а также перечень кадровых документов, которые будут вестись во время действия военного положения. То есть соответствующим приказом (распоряжением) работодатель определяет, какие документы следует вести обязательно, а какие можно отложить на послевоенный период.

Главное при этом соблюдать требование о достоверном учете выполненной работы и расходов на оплату труда (см. разъяснение Минэкономики от 23.03.2022).

Из этого следует, что в обязательном порядке должны заполняться табель учета использования рабочего времени и документы о выработке продукции (например, рапорты о выработке, маршрутные листы, наряды и др.). Ведь именно эта документация является основой для учета выполняемой работы и начисления заработной платы работникам. Также не забывайте о приказах по кадровым вопросам (личному составу).

А какие документы можно отложить до окончания войны? Те, которые не связаны с учетом выполняемой работы и оплатой труда работников. Например, личные карточки формы № П-2.

Что касается трудовых книжек, то сейчас в бумажной форме их ведут только по требованию работников. Однако если информация о трудовой деятельности работников еще не передана Пенсионному фонду, и трудовые книжки по-прежнему хранятся у работодателя, их следует заполнять, как и в мирное время.

Но если сохранность трудовых книжек может оказаться под угрозой, имеет смысл выдать их работникам на руки под подпись. Именно так рекомендовала поступать Гоструда . Возможность и порядок выдачи трудовых книжек в период действия военного положения, а также порядок возврата их работниками после прекращения/отмены военного положения пропишите в соответствующем приказе работодателя.

Если же на территории, где расположено предприятие, боевые действия не ведутся, то продолжайте вести кадровую документацию, как и раньше.

Исключение предусмотрено только для трудовых договоров (см. ч. 1 ст. 2 Закона № 2136). Так, в период действия военного положения работник и работодатель имеют право по соглашению определять форму трудового договора — устная или письменная. Поэтому до окончания войны форма трудового договора может быть устной (если это согласовано с работником), независимо от требований КЗоТ. А уже после прекращения/отмены военного положения придется заключить письменный договор, если это предусмотрено ст. 24 КЗоТ.

Угроза оккупации

Кадровые документы содержат персональные данные работников. Разглашение таких сведений в условиях оккупации может привести к угрозе свободе, здоровью или даже жизни ваших сотрудников и их родных. Поэтому необходимо сделать все возможное, чтобы эти документы не попали в руки оккупантов.

Четкого алгоритма действий при возможной оккупации населенного пункта в законодательстве нет. Но что-то можно подсмотреть в рекомендациях Нацагентства по вопросам госслужбы от 17.03.2022. И хотя это всего лишь рекомендации, распространяющиеся на государственные предприятия и учреждения, некоторые их положения будут полезны и другим работодателям.

Прежде всего определите план действий. Готовиться к форс-мажорным обстоятельствам следует заранее.

По возможности оцифруйте (отсканируйте, сфотографируйте) кадровую документацию

Это поможет восстановить документы в случае их утраты. Кстати, так можно действовать и при наличии риска уничтожения документов в результате ведения боевых действий.

При угрозе оккупации желательно заранее перевезти кадровые документы в более спокойный регион. Если это невозможно, обеспечьте их хранение в закрытых сейфах в максимально безопасном месте на территории населенного пункта, где находится предприятие.

Содержащуюся на серверах документацию в электронной форме скопируйте на несколько переносных носителей. Это убережет от утраты документов в случае физического уничтожении одного из носителей. Сами серверы и переносные носители информации при первой возможности необходимо вывезти в безопасный регион.

Трудовые книжки по возможности раздайте работникам под подпись.

Важно! Работодатель может принять решение об уничтожении кадровых документов, которые содержат информацию, представляющую угрозу для жизни работников в случае ее завладения оккупантами. Естественно при условии, что невозможно обеспечить безопасное хранение либо эвакуацию таких документов.

При этом следует составить соответствующий акт. Утвержденной формы акта для такого случая нет, поэтому он будет произвольным. Но за основу можно взять форму, приведенную в приложении 15 к Правилам № 1000*.

* Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5.

Для проведения перечисленных мероприятий соответствующие службы предприятия должны заранее разработать следующие документы:

1) перечни дел (документов), которые:

— вывозятся в безопасные регионы;

— уничтожаются;

— остаются на месте;

2) списки работников, ответственных за вывоз в безопасный регион, учет и хранение дел (документов), их уничтожение;

3) порядок транспортировки документации;

4) порядок обеспечения охраны документов при их подготовке к транспортировке и непосредственно при самой транспортировке;

5) очередность вывоза документации в безопасный регион.

Перечисленные документы утверждает руководитель предприятия.

Коммуникация с работниками

Война внесла свои коррективы в организацию трудовых отношений. В частности, многие работодатели перевели работников на дистанционную работу. Кроме того, часто работники, спасая свои жизни, выезжали в другие регионы Украины или за границу без оформления каких-либо документов. В результате возникает вопрос: как коммуницировать с такими сотрудниками?

Новая ч. 2 ст. 7 Закона № 2136* призвана помочь урегулировать эту проблему. Так, в период действия военного положения стороны трудового договора могут договориться об альтернативном способе создания, пересылки и хранения приказов (распоряжений) работодателя, уведомлений и других документов по вопросам трудовых отношений и о любом другом доступном способе электронной коммуникации.

* Вступила в силу с 19.07.2022.

Причем такая возможность не зависит от того, ведутся ли активные боевые действия на территории, где находится работодатель.

Обязательно согласуйте альтернативный способ коммуникации между работодателем и работником

Обратите внимание: при отсутствии предварительного согласия сторон на обмен документами средствами электронной связи такие документы должны подаваться в бумажной форме с оригинальной подписью автора документа. На это обращал внимание Верховный суд в постановлении от 03.12.2018 по делу № 686/21222/16-ц (ср. ).

Минэкономики в разъяснении от 19.07.2022 рекомендует сторонам перед началом использования альтернативных способов коммуникации зафиксировать факт договоренности об использовании в трудовых отношениях соответствующих средств электронной коммуникации. Это поможет в дальнейшем избежать недоразумений и противоречий.

В общем случае возможность использовать для ознакомления работника с приказами и другими документами работодателя электронные коммуникационные сети (с наложением усовершенствованной электронной подписи или квалифицированной электронной подписи) либо альтернативные способы коммуникации оговаривается сторонами в трудовом договоре (см. ч. 3 ст. 29 КЗпП). Но если такой договоренности не было, а работник уже находится в другом населенном пункте, придется проявить креативность.

Можно, конечно, направить соглашение об электронном/альтернативном способе коммуникации работнику по почте и дождаться возврата подписанного им экземпляра. Но этот вариант не самый оптимальный. На наш взгляд, в условиях военного положения фиксировать факт договоренности можно также с использованием электронных средств связи. Но сделать это следует так, чтобы не вызывало сомнения волеизъявление обеих сторон трудового договора.

Самым «железобетонным» подтверждением волеизъявления будет подписание соответствующих документов электронной подписью. Для этого можно воспользоваться цифровой платформой id.gov.ua. При этом идентификация подписанта будет проведена с помощью электронной подписи (при ее наличии), приложения «Дія» или BankID НБУ. Таким образом, даже при отсутствии у работника электронной подписи в большинстве случаев эту проблему можно легко решить и подписать соглашение об определении способа обмена информацией.

А какие способы электронной/альтернативной коммуникации можно предусмотреть в таком соглашении?

Безусловно, наиболее надежный способ обмена документами между работником и работодателем — использование электронных телекоммуникационных сетей с наложением электронных подписей (например, с помощью той же платформы id.gov.ua). Но можно и упростить себе жизнь.

Вполне подойдет вариант, при котором работник подписывает заявление, написанное на бумаге, фотографирует его и пересылает работодателю любым средством телекоммуникационной связи (электронная почта, Viber, WhatsApp, Telegram и др.).

Для ознакомления работника с приказами (распоряжениями) работодателя можно воспользоваться таким же способом. Работник, получив приказ (распоряжение), распечатывает его (при наличии такой возможности), проставляет подпись об ознакомлении, делает фотографию приказа (распоряжения) и пересылает ее работодателю тем же мессенджером.

А если распечатать документ, полученный от работодателя, работник не может? В этом случае рекомендуем прописать в соглашении об определении способа обмена информацией, что факт ознакомления с документом работник подтверждает текстовым сообщением в соответствующем мессенджере.

Нацагентство по вопросам госслужбы в разъяснении от 16.03.2022 предлагало после направления работнику на электронную почту либо в мессенджер отсканированного или сфотографированного документа зафиксировать факт доведения ему информации протоколом. Если этот вариант подходит госслужащим, почему бы им не воспользоваться и вам?

При этом на наш взгляд,

в подтверждение факта ознакомления работника с документом обычные предприятия могут составлять акт в произвольной форме

Рекомендуем в него включить такие сведения:

— дату и место составления;

— должность и Ф. И. О. лица, которому направлен документ;

— дату, время и вид средства телекоммуникационной связи, с помощью которой направлен документ;

— контактные данные работника, по которым направлены документы с использованием средства телекоммуникационной связи (номер телефона, адрес электронной почты и т. п.);

— краткое содержание документа, направленного работнику;

— должность и Ф. И. О. лица, направившего документы работнику;

— подписи лиц, составивших акт;

— приложения к акту, подтверждающие факт направления документов (копия снимка экрана средства телекоммуникационной связи и т. п.).

Такой документ составляют в одном экземпляре и хранят в отделе кадров.

Ниже приведем пример акта, подтверждающего факт ознакомления работника с направленным ему приказом.

img 1

Заметим, что в отдельных случаях составить акт может оказаться проблематичным. Например, в связи с невозможностью собрать несколько сотрудников в одном месте в одно время. Поэтому здесь смотрите по ситуации. А вот скриншот (или фото) экрана, подтверждающий факт отправки документа на ознакомление и ответ работника, рекомендуем сделать в любом случае

Итак, теперь вы знаете лайфхаки, которые облегчат работу с кадровыми документами во время войны. При этом помните, что приоритет во всех ситуациях должен отдаваться жизни и здоровью людей, а любой документ можно будет составить или восстановить после нашей победы.

Выводы

  • Во время войны работодатель, находящийся в районе активных боевых действий, самостоятельно определяет порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений.
  • Работодатель обязан обеспечить достоверный учет выполняемой работниками работы и расходов на оплату труда.
  • В случае угрозы оккупации населенного пункта, в котором расположено предприятие, по возможности следует раздать трудовые книжки работникам под подпись.
  • В период действия военного положения стороны трудового договора могут договориться об альтернативном способе создания, пересылки и хранения кадровых документов.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше